《公文写作基础知识》PPT课件.ppt

第二章公文写作基础知识,第一节公文概述第二节公文规范第三节公文格式,第二章公文写作基础知识,第一节公文概述,一、公文的定义,公文的定义有广义和狭义之分：广义公文即公务文书，泛指党政机关、社会团体、企事业单位等社会合法组织在处理公务时形成和使用的各类应用文书。包括通用公文和专用公文。狭义公文特指条例和办法规定使用的相关文书。亦称“法定公文”、“党政公文”或“通用公文”。,第二章第一节,狭义公文定义1.在条例中，中共中央办公厅将党的机关的公文定义为：“是党的机关实施领导，处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。”,第二章第一节,2.在办法中，国务院将行政机关的公文定义为：“是行政机关在行政管理活动中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”行政公文,二、公文的特点,（一）法定性1.作者的法定性2.效用的法定性3.制发程序的法定性（二）工具性：是进行公务活动的工具（三）规范性：内容；形式（格式、程序）（四）时效性（时代性；及时性；时限性）,第二章第一节,三、公文的作用,1.指挥和指导作用2.规范行为作用3.联系协调作用4.宣传教育作用5.凭据记载作用,第二章第一节,五、公文的分类,（一）按使用范围分1.通用公文即办法、条例中规定的公文。又称为“一般公文”、“法定公文”。2.专用公文指有关职能机关或行业专用的公文。如外交文书、军事文书、司法文书等。,第二章第一节,（二）按发文机关所属组织系统分1.党的机关公文条例规定的公文文种14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要2.行政机关公文办法规定的公文文种13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要,第二章第一节,（三）按行文方向分1.上行文：下级机关向上级机关报送的公文。如报告、请示。部分意见可以上行。2.下行文：上级机关向下级机关发送的公文。如命令、决定、指示、决议、条例、规定、批复、通告、公告、多数会议纪要、多数通知、部分意见与函等。3.平行文：向平级和不相隶属机关传递的公文。如函、议案。部分意见、通知、会议纪要可以平行。（意见、部分通知、部分会议纪要，行文方向有特殊之处）,第二章第一节,（四）按涉密程度分普通公文、秘密公文、机密公文、绝密公文按阅读范围：对外公开件、国内公开件、内部使用件等（五）按处理时限分平件、急件、特急件等；如以电报方式传送分平急件、加急件、特急件、特提件,第二章第一节,第二章公文写作基础知识,第二节公文规范,具体地讲，我国现阶段的公文的规范，主要是指条例和办法中有关公文的若干标准以及由国家技术监督局制定的国家行政机关公文格式中的有关标准；再加上长期社会实践，探索和总结的一些已经被公认的原则和规律。以上这些，构成了我国现代公文应遵循的规范。,第二章第二节,一、公文文种的规范,（一）文种选用的原则1.按组织系统的职能范围选用文种（如通告）2.按组织的级别权限选用文种（条例）3.按组织之间的工作关系选用文种（上、平、下行文）4.按公文的适用范围选用文种,第二章第二节,1.公报适用于公开发布重要决定或者重大事件。如中国阿尔巴尼亚联合公报2.决议适用于经会议讨论通过的重要决策事项。如关于中华人民共和国国歌的决议3.指示适用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。如中共中央、国务院关于制止乱砍滥伐森林的紧急指示4.条例适用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。如中国共产党基层组织选举工作暂行条例,5.规定适用于对特定范围内的工作和事务制定带有约束力的行为规范。如关于毕业论文的相关规定6.命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布实施重大强制性行政措施；嘉奖有关单位和人员。如中华人民共和国主席令7.决定适用于对重大事项或者重大行动作出安排，嘉奖有关单位和人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。如八届全国人大五次会议关于批准设立重庆直辖市的决定8.公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。,第二章第二节,9.通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。10.通知适用于批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文；传达上级机关的指示；发布规章；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。11.通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。,第二章第二节,12.议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。13.报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。14.请示适用于向上级机关请求指示、批准。15.批复适用于答复下级机关请示事项。,第二章第二节,16.意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。17.函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题；请求批准和答复审批事项。18.会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。,第二章第二节,（二）避免文种混乱现象1.混用公文文种2.生造公文文种3.误用公文文种,第二章第二节,二、公文行文的规范,（一）行文精简的规则（二）按权限行文的规则（三）职能部门行文的规则,第二章第二节,（四）联合行文的规则1.同级政府可以联合行文。如：省政府与省政府之间；市政府与市政府之间2.同级政府各部门之间可以联合行文。如：省政府所属各厅、局级之间3.上级政府部门可以和下一级人民政府联合行文。如：国务院各部委与同一行政级别的省政府之间,第二章第二节,4.政府与同级党委、军事机关可以联合行文。5.上级政府部门与下一级党委、军事机关如处于同一行政级别，可以联合行文。6.政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位可以联合行文。如：政协、工会、等等,第二章第二节,（五）文件抄送的规则（六）协商一致的规则（七）向上级请示的规则（八）报刊发布公文的规则（九）文件退回的规则,第二章第二节,三、公文语言的规范,千百年来，在公文的形成和发展中，形成了公文语言的特殊语体，即公文语体。其特点是：准确、简明、朴实、庄重（一）准确是公文语言的第一要素。后面的三个特点是以它为基础、前提和条件。,第二章第二节,1.精选同义词准确达意。如“公布”与“发布”。2.巧用附加语限定语意。3.善用关联词彰显文脉。4.适用模糊语勾勒概略。,（二）简明简明即简洁明确。1.遣词用其基本意。2.组词酌用文言词。如“悉”、“顷”“务”“当”“毋”等。3.常用缩略语。（1）力求规范。（2）先全后简。,（三）朴实即质朴、平实，浅近而不雕琢、夸张、古奥。1.切记雕琢堆砌。2.言说直陈其事。,（四）庄重即严肃、郑重。1.冷静、客观的文风。2.使用具有普适性的书面语。3.使用规范化、模式化词语。,四、公文其他规范,（一）文字排列规范（二）用纸规范（三）结构层次序数规范（四）引用规范（五）数字使用规范,第二章公文写作基础知识,第三节公文格式,一、公文格式的含义,按照条例办法中的规定，公文的格式项目可以分为：指定性格式项目如标题、主送机关、正文、成文日期、印章等选择性格式项目版头、发文字号、签发人、秘密等级、保密期限、紧急程度、份号、附注、附件等等,第二章第三节,二、公文格式的制作,（一）眉首部分（又称“文头部分”）1.公文份号（1）概念：印制份数顺序号（2）适用范围：“绝密”、“机密”公文应标明份号（3）标注：用七位阿拉伯数字标识，如0000123（4）位置：文件首页左上角,第二章第三节,2.秘密等级和保密期限（1）性质：是公文涉密程度的标志，密级分为“绝密”、“机密”和“秘密”（2）适用范围：涉及国家机密的公文（3）标识方法：绝密十年（4）位置：文件首页右上角顶格写,3.紧急程度（1）性质：是对公文送达和办理的时间要求。行政公文分为：特急急件。党的公文分为：特急加急。（2）适用范围：紧急公文（3）标识方法：用汉字标明“特急”，中间空一字（4）位置：眉首部分右上角、密级下方,4.发文机关标识（版头）（1）是发文机关的标志，具有法定性、权威性和效用性。（2）用套红大字居中印在公文首页上部（红头文件），以示庄重。（3）形式：A“发文机关名称”+“文件”；如国务院文件。B“发文机关全称或规范化简称”；如中共中央文件,C联合行文时，可用“主办机关名称”+“文件”，如黑龙江省人事厅文件；也可用“几个同级机关名称”+“文件”，但“主办机关”排列在前，“文件”位于“发文机关名称”右侧，上下居中排布；例如：黑龙江省人事厅、黑龙江省科学技术委员会、黑龙江省财政厅文件。如果联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。,5.发文字号（是发文机关为制发公文所依次编排的文号）（1）组成：“机关代字+发文年份+发文顺序号（2）注意：年份、序号用阿拉伯数码标识；年份标全称，用方括号括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。如渝委20083号国办发200921号,第二章第三节,渝府20045号渝工商大20059号（3）位置：位于发文机关标识下空两行，居中排布（4）一般必备,（5）关于“发文字号”要注意的几个问题：联合行文，只标注主办机关的发文字号。机关代字用简称，比较固定，不能随便乱用。“国发”的这个“发”字，有上级发下来文件的意思，一般单位不能随意使用。如对上级行文不能用“发”字“命令”（令）和“公告”，走单独的发文序号。（如第207号）,第二章第三节,批复和函，可在发文代字中标注文种“批”和“函”。渝委函20045号6、签发人（1）概念：代表机关核准并签发公文的领导人。（2）适用范围：仅供上行文使用（3）标注方法：平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空一字，签发人居右空一字。签发人后用全角冒号，冒号后标识签发人姓名，如签发人：王利。,第二章第三节,（4）注意：如有多个签发人，所有单位批准该文发出的负责人均需签名。主办单位签发人姓名放在第一列，其他签发人从第二行起在主办单位签发人之下按发文机关顺序依次顺排，应使最后的签发人与发文字号平行排列。,（二）公文的主体部分（文身部分）公文的主体部分又称“内文”，这是公文实质性内容的部分。由于公文内容的长短不同，主体部分的位置经常变动。1.公文的标题（1）完整式的标题由“发文机关+发文事由+文种”构成（又称标题三要素）中共中央关于经济体制改革的决定发文机关发文事由文种国务院关于大力推进职业教育改革与发展的决定发文机关发文事由文种,第二章第三节,（2）非完整式：或省略发文机关或省略事由，留用两项。关于加强对企业国有、集体产权管理有关问题的意见（省略发文机关）红头文件；机关内部文件；个人的行文等可省发文机关深圳市人民政府通知（省略事由）内容简单或复杂的公文；或“公告”“通告”等可省事由公文标题前面的两项可以省略，最不可以省略的是文种这一项。,第二章第三节,（4）标题中的介词“关于”A公文标题中使用“关于”，把发文机关与事由部分隔离，因为事由部分的行为主体与发文机关不一致。如果没有“关于”，不仅语法结构欠严密，且易使人误解。如xx部关于严格执行会议费规定的通知和xx部严格执行会议费规定的通知意思明显不同。B在批转、转发或发布性通知中，因事由部分的行为主体与发文机关一致，可省“关于”。,（5）标题中，除了法规、规章名称加书名号以外，一般不使用标点符号。但有时，不使用标点符号会引起误会时，可以使用。国务院关于“九五”期间深化科学技术体制改革的决定“三八”妇女节“一二九”运动,第二章第三节,（6）公文标题在公文首页横隔线之下，正文之上各空一行居中排列。公文标题可据情况一行或多行排列。多行排列时应注意对称、美观，分行不破词，“的”字不排行首。,第二章第三节,改错题：A仪南乡政府通知春耕生产要认真抓好改：仪南乡人民政府关于认真抓好春耕生产的通知B重庆市教委关于印发重庆市高校学生学籍管理办法的通知改：重庆市教委印发重庆市高校学生学籍管理办法的通知C关于青山县教委对山区中小学教师实行生活补贴的请示报告改：青山县教委关于山区中小学教师实行生活补贴的请示,2.主送机关又称“抬头”，是公文的主要受理机关，对该公文负有直接的办理责任。主送机关应当标明主送机关的全称、规范化简称、同类型机关的统称。“各区人民政府”，“市政府直属各单位”,第二章第三节,上行文的主送机关只能有一个，不要多头主送。下行文如“指示”“通知”“通报”等需要所属各机关都了解、执行的，可以有两个以上的主送机关。张贴性需广大群众周知的公文，如“公告”“通告”等，不标主送机关。,有多个主送机关时，同一性质、同一系列的机关单位排在一起，不同机关单位名称用顿号隔开，不同性质、不同系列的机关、单位名称用逗号隔开，例如“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”主送机关名称位于公文标题下空一行，左侧顶格写，回行继续顶格写，末尾加冒号。,第二章第三节,3.正文是公文的核心部分。用来表述公文的内容，一份公文的质量如何，主要体现在这一部分。一般由开头、主体和结尾组成。不同种类的公文，正文的篇幅长短不同，格式写法也不同。位于主送机关之下，空两格书写。,第二章第三节,4.附件（1）附件是附属于正文的其他公文或材料。它是该公文的一个组成部分，如无专门说明，其效用与正文相同。或是正文的补充说明、或是正文内容的延伸，是正文内容的补充部分，与正文具有同等效力。（2）适用范围：A、正文只起批准、发布“印发、转发、批转”的作用，主要内容是附件。如XX市人民政府转发市劳动局关于XX铜丝厂滥发实物问题的处理意见的通报。,第二章第三节,B、用于补充说明主件某一方面内容的附件。如有关的图表、名单、计划、调查报告等专项材料。（3）标注：在正文下一行左空两字，先写“附件”，后标冒号和附件名称。附件名称后不加标点符号。附件如有几件，每件占一行，平行排列。如“附件：1.XXXXXX”如“附件：2.XXXXXX”,5.发文机关署名（落款）（1）指制发公文并对文件负责的作者，可表明文件的责任者及法定权威性。（2）一般用全称或规范化简称，标示在正文后面右下方。（3）政府机关发文，可用机关印章代替；有的公文如“令”也可不标发文机关署名而由主要领导签名，如”省长：XXX”;联合行文时，主办机关在前，一个发文机关占一行。,6.成文日期（1）成文日期是公文生效的时间标志。（2）成文日期根据以下情况确定：A、一般公文以机关领导人的签发日期为准。B、法规、规章类公文以依法批准的日期为准,第二章第三节,C、会议类公文以会议正式通过日期为准，标在标题下方居中位置（题注）。D、张贴、公布、告示类公文，以公布之日为准。E、联合行文，以最后一位机关领导人签发日期为准。F、以电报形式发出的公文，以发出日期为准。,第二章第三节,（3）成文日期的写法：A、行政公文要用汉字，年、月、日写全。二三年十一月八日二四年一月十日（“”不能写成“零”，不能用阿拉伯数字的“0”，不能用英文字母的“O”代替。）B、党的公文的成文日期可以写成阿拉伯数字。2004年11月8日,第二章第三节,（4）成文日期的位置，有三种情况：1）一个机关行文的，规定标在右空4字，离正文的距离是加盖印章后不到一行，具体看印章的大小。2）两个单位联合发文的，将成文日期拉开，左右各空7字，离正文的距离与单一行文的要求相同。3）三个以上单位联合行文的，成文日期在最后一排印章之下空一行的位置，右空2字。,第二章第三节,7.印章（1）印章是公文生效的标志。公文加盖印章，既保证公文的效力和信用，也是发文机关以示负责。（2）根据现行公文法规规定，公文除“会议纪要”和以电报形式发出的公文外，都必须加盖公章。（3）印章要端正、清晰地印在成文日期上，做到上不压正文，下覆盖成文年月日中间偏上四至七个字，这叫“骑年盖月”章。（4）联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章，印章之间不相交和相切。见例文。,第二章第三节,（7）附注用以说明正文中其他的一些事项。比如：发放范围、使用注意事项，等等。常见的有：（此件发至县、团级）（此件可自行翻印）（此件至X月X日对外公开）等等附注在成文日期的下一行，用圆括号括入，左空2个字格。,第二章第三节,（三）版记部分（文尾部分）1.主题词（1）主题词：经过规范化处理的、用来标引公文主题内容、表述公文的性质和类属的高度概括的便于检索查询的规范词。（2）标引的要求：通常由公文制发机关的最高行政主管机关负责制定和发布。如：国务院办公厅制发的国务院主题词表，所属行政机关的公文标注主题词，必须按它来制作，来标准。,第二章第三节,（3）标引方法：主题词由规范化名词或名词性词组构成，一般由“类别词”（反映该公文主要类别）、“类属词”（属于类别词以下的词，反映公文的主要内容）和“文种词”3个层次组成。,第二章第三节,（4）标引的顺序：A、先标类别词。B、再标类属词C、最后标引表示文件文种的词。国务院关于加强水土保持工作的通知农业水土保持通知类别词类属词文种,第二章第三节,（5）一份文件如有两个以上主题内容，先对一个主题内容进行标引，再标引第二个。“国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知”经济管理企业破产劳动就业通知第一主题第二主题,第二章第三节,（6）一份文件的标引，一般35个词，词与词之间空一个字格，不加标点。（7）位于文尾的抄送机关之上，通常排一行。顶格标注：主题词：XXXXXXXXXXXX。,第二章第三节,2.抄送机关（1）指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上、下级和不相隶属机关。（2）抄送机关名称应用全称或规范化简称。（3）一般抄送的范围：,第二章第三节,A、受双重领导单位之间行文，行文前征得同意，须抄送。B、特殊情况越级行文，被越过的直接上级或下级机关需要抄送。C、批复某一机关而另一机关要照此办理的，需要抄送。D、行文中涉及另一机关职权，行文前会签，行文中要抄送。E、除主送外，需要阅知的，要抄送备案。,第二章第三节,（4）抄报、抄送和抄发（行文关系）的定义及标注顺序A、抄送给上级机关的叫“抄报”（上）B、抄送给下级机关的叫“抄发”（下）C、抄送给同级机关和不相隶属机关的叫“抄送”（中）抄送机关一般按级别高低排列，同级机关按党、政、军、群次序排列；不同级别或同一级别不同性质的单位之间用逗号，同一级别、同一性质的单位之间用顿号。,（6）标注方法：标注在公文主题词之下、印发机关和时间之上。左空一字先标识“抄送”两字，后加冒号，依次排列抄送机关名称，在最后一个抄送机关后标句号。,3.印发机关和印发日期（1）印发机关：一般是公文印制的主管部门，不是公文的发文机关。一般是直属于上级领导的办公厅（室）、文秘部门。（校长办公室、中央办公厅、秘书处等等）他们负责文件的办理和印发等具体工作。（2）印发日期：以公文付印的日期为准。（3）在同一行，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用完全的阿拉伯数码标识。,第二章第三节,版记中各要素之下均加一条黑线隔开，以示区别。版记部分的几个项目虽属选择项目，但一般都应具备。,请将下列各要素逐一抄写在公文版式图的适当位置，共10分国庆后，我校发烧病人数量急剧上升附件：发烧病人隔离治疗实施办法各学院，各处（室）：重庆工商大学文件重工商大200950号二00九年十月十二日（印）重庆工商大学校长办公室2009年10月12日印发抄送：各位校领导关于进一步做好甲流H1N1流感防控工作的通知主题词：甲流感防控通知,重庆工商大学文件重工商大200950号关于进一步做好甲流H1N1流感防控工作的通知各学院，各处（室）：国庆后，我校发烧病人数量急剧上升附件：发烧病人隔离治疗实施办法二00九年十月十二日（印）主题词：甲流感防控通知抄送：各位校领导重庆工商大学校长办公室2009年10月12日印发,三、公文的特定格式,根据现代公文处理的需要，公文中还规定了信函、命令、会议纪要三种特定的格式。他们在版式设计、项目安排和标识方法上，有特殊的要求。1.信函格式2.命令格式3.会议纪要格式,第二章第三节,四、公文平头文件的格式,平头文件是指没有发文机关标识的文件。（相对于红头文件而言）在制发过程中，不用文头和文尾部分，但是文头部分的发文字号要提下来放在标题的下方平头文件格式一般用于单位内部发文、教材例文也采用这种格式。,第二章第三节,平头文件的格式：1.标题2.发文字号（把发文字号从文头部分，调到标题正下方或右下方）3.主送机关4.正文5.附件6.发文机关7.成文日期,第二章第三节,