如何进行采购备货.ppt

教辅图书如何合理备货,北京诚明联创管理咨询有限公司主讲人:方其林2007年4月24日,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,2,教辅图书供应链表现形式,教辅图书交付计划,纸张、稿件、图书,授信、经销合约、结算单据,客户需求、订单、数量、信用,退货、化桨,付款,信息流物流资金流,信息流物流资金流,供应商,印厂,分销商,客户,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,3,库存存在有主要原因,减少供货与渠道需求之间冲突；预期库存，减少缺货可能性；出于稳定经营的目的。,服务,成本,可承受财力期望的服务水平,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,4,教辅业库存的缺点,库存是掩盖所有问题的“万恶之源”,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,5,库存图表（一）库存掩盖所有问题,成本问题,效率问题,销量问题,交货问题,库存水平,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,6,库存图表（二）降低库存暴露问题,成本问题,效率问题,销售问题,交货问题,库存水平,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,7,库存不是资产而是负债！,教辅业库存的缺点,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,8,一个需思考的问题？,教辅分销管理中的库存问题、采销平衡问题怎样管制?谁来做?,第一部分教辅备货组织,库存控制在书业中的关系,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,11,书业库存控制流程原则,备货定量原则。确保采购员依据相同的方法作出相同的决定。简单技术原则。确保日常备货操作可以简单有效的运作。定量决策原则。依据定的判断规则，可以实现库存管理的有效性。异常情况报告原则。利用库存异常情况报表，可以尽早发现并控制异常情况适当信息深度原则。采购依据来源于物流与销售的营销信息。,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,12,一、教辅采购组织职能,调查、分析和评估省内图书市场以确定客户需求和采购时机。收集、整理、分析各地区新教材的使用情况和教育考试变化情况。分析、评估、选择、淘汰、确定出版商和收集供应商的出版发行信息。制订并有效管理采购计划。改进采购工作流程和标准。通过少的流通环节，减少库存时间，以达到图书周转的目标。管理和培训采购人员，以确定产品符合客户需求。分析、掌握出版社的销售目标、销售政策、期望及要求，协商洽谈签订年度供货合同，并督促履行合同。填报供应商订单，进行业务跟踪及处理来货差错和损耗。监督落实分书计划。收集、汇总、汇报图书的销售及库存动态，及时调整库存结构。制定并实施进、调和退货计划，及处理出版社的调货、退货、接待事宜。及时处理图书日常添、订业务。协助财务对账和清理账务。定期向出版社填报库存，并据此拟订并执行图书采购付款计划。,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,13,二、采购组织的作用与架构,1、5R原则：Rightsupplier从合格的出版商处Righttime在需求的时间內Rightprice以合理的折扣Rightquantity取得正确数量Rightquality符合品质要求的图书与服务,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,14,二、采购组织的作用与架构,管理层次采购方法谈判预算训练员工減少成本,工作层次跟催做纪录处理付款处理物料申请处理报价单比较价格,战略层次采购研究长远计划评估供应能力制定政策,2、采购组织的职能,传统方法：比较被动现今方法：比较积极及具策略性,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,15,三、采购主管的工作职责,库存控制30：全面掌握与系统分析渠道销售系统内“进销存”数据，实时把握市场化图书产品销售趋势，各环节的图书存货以及出版商生产进度；及时调整公司图书库存，降低图书滞库率。图书采购资源配置（30）：制定公司年、季、月度采购、销售衔接计划，根据销售月度滚动销售计划，制定月度要货计划；并根据市场需求趋势与实际销售状态，修正计划或调度图书资源，及时响应市场变化；减免供货上“多与不足”现象。分析采购偏差10）：对各渠道销售计划进行审定，监督执行，分析与研究出现偏差的原因，调整采、销期量标准；提供渠道销售折扣政策的建议方案。核查库存（10）：对物流配送进行动态跟踪监控，旺季每天查对库存一次，淡季二天查对库存一次，并及时与客服专员、销售外勤调研分析下线代理商库存动态，便于调剂市场库存。出版商对接（10）：每月按时提报公司库存，核对出版商采购应付款动态，并针对出版商授信政策提报应付到货采购款，维护公司与出版商客情关系。出版资源整合（10）：随时收集市场教辅图书信息，并对供应商进行评估，提供优化公司产品结构建议。参加出版业春、秋两季图书订货会。,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,16,四、采购业务员工作职责,执行公司教辅图书采购计划。负责建立所管理的图书供应商档案并有效管理。负责图书采购协调与沟通。负责图书供应信息、资料和内部采购信息收集、整理、分析和传递。收集、汇总图书销售及库存动态，及时调整库存结构。处理图书残次品及积压图书调、退货。及时处理图书日常添、订书业务。与物流部、财务部核对当月图书采购与退货。定期向出版商填报库存，收集销售信息、市场信息、库存信息并据此拟订并执行教辅图书采购付款计划。产品采购信息的录入，并按程序提报。定期向采购经理提报图书采购报告。不定期协调助财务部、物流部进行库存盘点；,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,17,五、采购组织管理模式,专人负责制；集中采购，统一配送；采、分、退一条笼；,第二部分教辅备货原则,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,19,一、教辅图书库存控制的关键问题,何时必须补货订购点的问题必须补充多少货订购量的问题应维持多少货存量基准的问题,汽车的油箱到底有多大？,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,20,一、教辅图书库存控制的关键问题,1、教辅订购点的问题所谓订购点，是指当存量降至某一数量时，应即刻请购补充的时点或界限。一旦订购点抓得过早，则将使库存积压。倘若订购点抓得太晚，则将造成缺货，甚而流失客户、影响信誉。因而订购点的掌握非常重要。,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,21,一、教辅图书库存控制的关键问题,2、教辅订购量的问题所谓订购量，是指当存量到达请购点时，决定请购补充的数量，按此数量报订，能符合最高存量与最低存量的基准。一旦订购量过多，则教辅形成积压，若订购量太少，库存不足引起断货，且订购次数必然增加，同时也提高了订购成本。,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,22,一、教辅图书库存控制的关键问题,3、存量基准的问题存量基准包括：最低存量最高存量,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,23,二、教辅图书备货原则,教辅采购员必须遵循的备货原则为：勤进快销原则；以需定进原则；适价原则；高流转率原则。,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,24,三、教辅采购备货的作用,图书销售公司经营的必要前提；是控制成本和销售利润的主要手段；可以帮助公司洞察教辅图书市场的变化趋势；是科学控制库存的开端；决定公司库存周转的速度；,过量采购造成过高的存货储备成本和资金积压,少量采购则无货可销而造成再采购成本提高,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,25,四、教辅图书采购特点,政策性。教辅图书开发受国家教育政策影响较大，教辅必须与教材同步，同时面对的是特定的消费群学生，教委干预与新华书店特有资源的垄断性较强。季节性。教辅图书与学年段同步，分为春、秋两季销售期。地域性。教育体制改革，教材版本地方化，导致教辅图书地域性特别强，一纲多版。层次性。教辅图书市场分为高中段、初中段、小学段、学前段不同层次。多样性。按教辅图书市场可分为应试类、同步类、试卷类、阅读类、素质教育类的多样性。目前市场不同的教辅图书品种高达上万个品种。,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,26,五、教辅图书采购类型,目前书业公司教辅采购类型有：自型出版；购断采购（经销和代销）；租型采购；受托采购（出版商寄售）。,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,27,六、教辅图书采购方法,按采购订约方式分类口头采购（目前不被出版商所接受）；传真采购（多数后期补货采用）；试控性采购（对于新产品采用）；订约采购（以年度经销合同约定方式进行采购）,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,28,七、采购备货管理内容,采购备货计划的编制；采购备货的实施。包括首次备货报订与日常备货报订。采购备货的监控。采购人员监控；采购流程监控；采购结算监控；采购信息的收集和使用；教辅库存控制。,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,29,八、教辅图书采购流程,收集市场需求信息与查验教辅库存；制订采购计划（与市场销售和库存动态）；与出版商协商，发出采购订单；运输进货与进货控制；到货验收、入库；采购对账与结算；教辅退货与考评。,第三部分教辅备货需求分析,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,31,一、教辅需求分类,1、库存管理所面临的困难教辅图书批量大，品种多，我们应针对每种图书采用不同的控制方法与流程。没有一种库存管理方法可以适应所有品种。市场需求存在变数，破坏性因素太多，无法准确预测市场需求。,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,32,一、教辅需求分类,2、需求分灰应考虑的要素：需求的确定性分析；需求的趋势或形状；需求的频度；需求量的水平；需求的成本水平；产品的销售周期。,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,33,一、教辅需求分类,3、需求的趋势或形状,稳定需求趋势,趋向变化趋势,周期变化趋势,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,34,二、需求的频度分类,1、快速需求,教辅快速需求图,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,35,二、需求的频度分类,2、漫速需求,概率变大,需求量变大,请设想一下，教辅业是否存在此种需求,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,36,二、需求的频度分类,3、产品生命周期,投放期,成长期,成熟期,下降期,退出期,最长的周期,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,37,需求分析的关键,由于需求在时间上与数量上发生变动性，因此，采用适当的频度检验需求变动的幅度是库存管理中重要的环节,第四部分教辅备货计划要素分析,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,39,一、教辅备货计划的内容,教辅图书采购计划的内容包括以下几个方面：编制教辅图书目录表。为了保证采购图书适销对路，采购员必须根据渠道与学生需求，制定产品组合，编制产品目录表，确定重点采购图书、辅助采购图书、关联采购图书的比重，通常三者的比例大致为70%、20%、10%。制定每个采购项目的采购计划。采购项目内容包括出版商、图书系列、学科、版别、数量、码价、折扣、总码洋、总实洋等。货源组织。参加书业年度订货会，每年度分为春秋两季订货会，春季订货会一般在北京举行，秋季订货会举办地存在不确定性，应举办方而定。通过图书订货会与各出版商进行贸易洽谈，选定意向的供应商及发行政策。确定采购进度及相应的采购批次。采购进度应考虑以下几个方面问题：一是教辅购销规律。教辅是季节性特别强的产品，应遵循季前采购、季中补货、季后压缩的采购策略。二是领先策略。教辅上市时机很重要，采购时间应能配合领先上市的策略。比如高三教辅，如果在高三学生补课后上市，会导致教辅无法销售。三是库存水平。决定采购量或采购时间的因素包括采购周期、日均销量、安全存量、采购批次及批量、销售时段等因素。,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,40,二、教辅采购预测的一般程序,明确采购预测目标。采购预测是建立在营销调研基础之上，依据销售部门编制销售计划编制。收集、分析有关信息资源。对上游出版商可提供教辅资源、渠道代理商需求信息、学校与学生变动情况等资源进行收集与分析，找出市场销售的规律性，便于销售与采购预测。选择预测方法。根据渠道销售历史数据、公司新财年度产品组合计划、出版的供应能力，渠道的选择及代理商的经营能力，对教辅图书市场的进行趋势分析，预测教辅图书销量。分析评价预测方法与预测结果。新财年5月份，公司应召开年度营销会议，采购与销售联合召开营销分析会，会议由总经理主持。编制年度预测报告。经营销分析会进行论证后，销售部与采购部应在论证的基础上形成新财年销售计划与采购计划，提报总经理审批签发。,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,41,三、影响采购计划与预测因素,1、教辅市场需求预测采购人员须了解教辅图书市场特性，贴近市场才能有效控制采购，采销对路，现将教辅图书采购预测要求列示如下：教育管制。影响教辅图书需求最基本的经济因素，从市场来分析就是教育管制情况，教辅图书是否可以进课堂，很大程度上受教育干预较大。9年义务教育法规明文规定，不允许学校组织教育图书征订，从而对教辅图书销售影响较大。而对教辅图书购买，学校教师取决定性的因素。高中段虽然已实行市场化，但仍就受教育自身经济利益的影响，和新华书店固有的垄断资源控制，对教辅图书销售受阻。学生人口因素。教辅图书的消费者主要是学生，学生基数越大，对教辅需求市场总量越大。目前由于我国实行计划生育影，学生总量总体上呈下降的趋势。学生购买心理和行为。我国是应试教育国家，目前由于受就业压力大的影响，学生对于教辅图书需求增大，一般在城镇家庭的学生，通常都是两套教辅资料以上，尤其是江浙、广东、山东等地区，学生购买力非常强。,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,42,三、影响采购计划与预测因素,2、年度销售计划目前教辅图书出现供过于求的状况，所以公司的财年经营计划应以销售计划为起点。而编制销售计划，又受到销售预测的影响。销售预测的决定因素，包括不可控因素，如教育政策、学生人口总数、家庭经济水平、竞争者状况等。以及可控因素，如公司财务状况、销售能力、人力资源、公司声誉、出版商的选择等。3、库存控制在业内，关系到书业公司成败的是公司库存控制水平的问题，库存控制到位，公司能盈利。同时，库存控制不到位，会遭受上游出版商的制裁，取消代理商的资格，失去优质产品，对产品组合能力减弱。4、图书定价图书的码价与发行折扣同样是对市场预测较大影响的因素之一。5、业务人员素质与工作效率,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,43,四、采购计划的编制,1、采购计划的关键点每个月或每季应该准备的教辅图书系列及库存额的决定。在这个库存额的范围内，制定备齐教辅图书的计划。以销售预测为基础制定采购计划。,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,44,四、采购计划的编制,2、采购信息收集当地的教育发展情况：学校数、学生人数、升学率、考生人数等。教材变化情况及分布：使用教材版本、教辅资料版本及教材目录。客户的销售规模及其需求：营业面积、教辅图书产品结构、客户的期望及要求。竞争对手的产品经营情况：主要竞争对手的主要独家产品销售的规模、数量、销售渠道及其与出版商的合作方式；本期市场上的畅销品种及其销售情况及发展潜力；竞争对手近期的经营策略及经营管理举措。出版商的情况：地位、目标、规模、发货、退货要求、营销政策、发展趋势、畅销产品及有潜力的产品、发行领导及区域负责人等。教育图书产品情况：教育图书的变化趋势，需求的变化趋势，营销方式的变化趋势，主要的供货单位。现有产品的销售分析：对出版商和产品进行销量分析，结合销量进行利润和利润率分析，总结前期进货得失。从而确定本学期的重点客户重点品种、淘汰品种等采购政策及措施。终端客户的需求情况：掌握学生及老师各年级、各阶段对教育图书的需求情况；,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,45,四、采购计划的编制,3、采购计划年度计划：根据公司发展和销售计划由采购在每年5月前制订年度采购计划，根据经营定位，确定经营重点品种，出版商、策略及进销存的规模。学期计划：根据学期特点及近期教育考试规律的变化情况由采购在每年5月、11月制订。订货会计划：确定参加订货会的目的与目标。确定争取的出版商及品种。订货和出版商的拜访计划及订货会的日程安排。参加订货会的人员安排及费用预算计划。新渠道的采购计划根据新渠道拓展计划来制订采购计划；确定需要进货的规模及品种；确定供货单位及资金预算；制订实施细则及进度安排；新上品种的采购计划上品种之前必须作好销售市场需求调查（由销售部提供年度销售计划为前提）。了解竞争对手的经营情况。了解该种产品出版商的情况。拟定新进品种具体实施方案以上计划须以书面形式制订上报。,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,46,四、采购备货需求的确定,1、教辅图书采购量计算公式为：销售期内预计销量(春季/秋季)=销售时段预计日均销量首批采购量=销售期内预计销量40%后期补货量=预计剩余销售时段日均销量-现有库存量最低安全库存水平=采购周期预计日均销量采购周期：秋季：7月1日至8月25日，57天。8月26日至9月10日，23天。春季：12月1日至1月25日，46天。1月26日至2月15日，23天。,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,47,四、采购备货需求的确定,2、采购订购方法定期定购法。定期采购方式控制，是以定期检查盘点和固定订购周期为基础的一种库存控制方法。要求按固定检查周期对库存量进行盘点，并根据盘点的实际库存量和下一个进货周期的预计需求量来确定采购批量。定量定购法。定量采购控制法每次在订货之前都要详细检查和抽查库存，能及时了解图书库存动态。当库存降至安全储备量时，按到安全库存量发出订单，经过交货周期收到订货，库存水平上升。,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,48,四、采购备货需求的确定,3、决定教辅最适当的采购数量方法固定期间法期间长短从图书上市开始到学生开学前5天（7月1日至8月25日，12月1日至1月25日）。每个月每周编制本月要货计划，但是每次订购教辅数量则变动。此法每期保持57天库存。最低库存量=（出版商造货天数+进货在途天数+销售准备天数）平均每天发货量其中：销售准备天数是指图书入库、验收所需时间。,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,49,四、采购备货需求的确定,3、决定教辅最适当的采购数量方法批对批法发出的订单数量与每一期净需求数量相同。每一期均不留库存。此法用于学生开学前5天至开学后10天左右报订。预计销售结束后，不再接受渠道订单，如有特殊订单（订数）应与代理商强调不允许退货。,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,50,五、教辅图书备货组合,1、教辅图书组合按学年段可划分为：高中段、初中段、小学段。高中段。高中教辅图书已基本上实行市场化，同时是购买力极强的主力群，采购部应力争强势的教辅图书占据市场。初中段。初中段同样是不可勿略的一个重要市场，尤其是初三学年，应试性特别强，同时是公司产品影响终端又一主力产品群。小学段。小学段是公司吸引渠道客户的强有力的补充，代理商在进货时首选品种较全，对于渠道影响力较大产品的上游供应商，所以采购部同样加强对小学产品的组合与筛选。,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,51,五、教辅图书备货组合,2、教辅图书组合按产品类型可划分为：应试类、同步类、试卷类、阅读类、素质教育类。应试类。应试类教辅图书目前市场销售主力图书，包括高三、初三、小学六年级考试复习类教辅图书，其特点是销量大、市场影响力强，为公司主抓采购产品。同步类。此类教辅图书同样是公司主力教辅图书，采购部必须全力争取的产品，其直接决定公司对市场影响力和公司利润与销量。试卷类。此类是与应试类教辅图书的互补，同样是不可多得的产品。阅读类与素质教育类。此二类产品是公司对市场产品的补充，采购部应针对教辅图书市场季节性强的特性丰富公司产品结构。,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,52,五、教辅图书备货组合,3、不选择的图书品种与公司销售定位无关的。比如公司主要是经营教辅图书，就不宜采购社科类图书。教辅图书质量低劣的。比如业内一些东拼西凑的教辅图书，选题策划缺乏新意的教辅图书，抄袭现象较为严重。盗版的。盗版图书对于一家书业公司的负面影响极大，应严格控制采购。不配套的。自实行新课标以后，采购部在采购教辅图书时，应充分考虑教辅图书是否与河北省采用的教辅材是否同步，否则会形成资金和库存积压，造成巨大损失。付款条件苛刻的尽量不选，与公司合作期限不长，产品在市场反映不强，而付款条件又苛刻的出版商。退货条件苛刻的。在市场上同类相比，产品质量与服务支持没有明显突出，而又强烈要求退货条件的产品。,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,53,六、重点出版商管理,1、重占点出版商的界定在公司教辅图书销量前5名；系列产品点公司产品结构前10名的出版商；知名出版商；销量适中，经营利润高的出版商。,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,54,教辅销售帕累托曲线,100%,50%,75%,100%,客户,80%,20%,销售码洋,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,55,六、重点出版商管理,2、重点出版商管理备货充足，突出陈列。主动将产品送学校，供老师选择和征订。旺季每周报库存一次。应作售前预测。收集重点出版商和重点产品的销售信息。广告宣传品及时按要求张贴或悬挂。实行调货期制度。,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,56,备货与“炒冷饭”,“炒冷饭”练习,供应周期的变动量,供应周期,供应周期内需求量,供应周期内需求量的变动量,安全库存量,服务级别,第五部分教辅备货责任,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,58,一、出版商敏感指标,库存率。该指标决定出版商与教辅公司合作是否盈利，书业库存率20%为分界线；库存率=退货总码洋销售总码洋100%铺货率。铺货不及时，导致教辅库存积压与销售份额低。回款率。决定出版商的资金周转是否畅通，出版风险的大小。回款率=实际回款额销售码洋发货折扣100%,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,59,二、采购备货的责任划分,1、采购人员的责任对采购预测量准确性负责。对订单填报信息质量负责。对出版商来货验收准确性负责，此款与物流是1：1责任。对采购进货单录入准确性负责。对采购差错处理负责。对采购票据传递及时性负责。对采购档案管理安全性、保密负责。对采购结算准确性负责。对出版商维护负责。,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,60,二、采购备货的责任划分,2、物流人员责任对出版商来货验收准确性负责，此款与采购是1：1责任。对库内图书损耗负责。对图书运输安全负责。库存统计信息准确性负责。对图书验收及时性负责。,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,61,三、采购备货管理制度,1、实施“三统一分”制度统一采购验收。统一审核结算。统一转账付款。采购费用分开控制。,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,62,三、采购备货管理制度,2、实施“五到位一到底”制度“五到位”就是教辅图书采购的每批必须由采购员、验收人、运输人、批准人、财务审核人在凭证上签字，才算手续齐全。“一到底”就是负责到底，谁采购谁负责到底，从采购订单、采购验收、图书分发到图书退货与结算都记录在案并经得起检查。,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,63,三、采购备货管理制度,3、检验原则因来货频次较高，加之没有专业的检测工具，常用有效的检验原则可概括为“一点、一抽、三看”。一点：点是指图书验收关键，来货数量是否与随货清单一致，及是否与公司报订品项一致。通常是仓储统计员先找到标有“清单”字样的包装，开包取出出版商发货清单，按清单所载发货件数进行发货件数的核对，保证发货件与清单一致，便于明确运输途中是否存在损耗。一抽：抽是指核对发货件数后，采用随机抽样方式，开包检查，检查每包中数量是否符合。三看：看包装外形质量。开包看图书内在质量。看图书缺陷。,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,64,三、采购备货管理制度,4、教辅验收方法数量验收。一般采取“先卸后验”的办法，运用分层抽样法（多品种）。质量验收。用“看”、“同”、“听”、“摇”、“拍”、“摸”等感官检验方法。包装验收。包装验收的目的是为了保证图书在运行途中的安全。物流包装一般在正常的保管、装卸和运送中，经得起颠簸、挤轧、摩擦、叠压、污染等影响。在包装验收时，应具体检查纸包内图书是否外露、纸包是否受过潮湿。,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,65,三、采购备货管理制度,5、有随货清单同行的验收流程采购员在第一时间内通知物流部到货信息，准备接货。物流部经理组织物流人员准备接货，并清点库存位。收发员清点来货件数，并由仓储统计员在货运公司货运单上对来货总件数进行签收，如有件数有差错应在货运单上注明。收发员找出“内有清单”字样的包装，拆包取出随货清单，按到随货清单进行整包（数量、品项详细）验收，再将拼包或包头不详的拆包核对细数。如有差错，仓储统计员填写收货差错单，附列出版商随货清单呈报采购员。采购员将验收结果录入广智软件，并打印进货单一式二联，连同出版商随货清单返回财务部一联。如有细数差错，采购员将收货差错单在一小时之内传真出版商进行确认，协商解决。收发员将图书分类整理入库。仓储统计员与采购员对图书实物与账表核对，并处理有关错误。采购员录单时，必须按广智软件进货单格式录入详细的信息，不得遗漏。,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,66,三、采购备货管理制度,6、无随货清单同行的验收流程采购员在第一时间内通知物流部到货信息，准备接货。物流部经理组织物流人员准备接货，并清点库存位。储运司机提货或库房接货。此步需特别关注的是，储运司机和仓储统计员在接货时，与运输公司签收时，只对收货件数进行签收，不得对发货明细签收，避免与出版商的纠纷。仓储统计员清点来货件数，同时通知采购员要求出版商传真发货清单。收发员开包核对来货细数，并手工填写收货清单，经仓储统计员签字确认后，将手工收货清单移交仓储统计员。采购员将出版商传真的发货清单与仓储统计员的手工收货清单进行核对，如差错误，则由采购员用广智软件录进货单，并打印一式两联。如有差错，仓储统计员则手式填写收货差错单，经采购员签字确认后，传真出版商进行确认，采购员凭收货差错单、手工收货清单及出版商发货清单传真件通过计算机录进货单，并打印一式二联，仓储统计员一联、财务记账一联。收发员将清点验收后的图书上架存储。采购员将收货差错单、进货单、出版商发货清单、手式收货清单一同递报财务部。采购员录单时，必须按广智软件进货单格式录入详细的信息，不得遗漏。,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,67,三、采购备货管理制度,7、图书保管与保养根据不同类别、形状、特点、用途分库分区；保管要做到“三清”，“二齐”，“三号定位”摆放。三清：图书清、数量清、版别清。二齐：摆放整齐、库容整齐。三号定位：按区、按排、按位定位。保管图书应做到“四不”，即不潮、不淋、不霉、不混、按图书保管技术要求，进行防火、加垫、通风、干燥、定期重新包装，存放不当应及时改进。仓储员对库存、待保管、待验图书、设备、工具等负有经济责任。仓库图书如有毁损、报废、盘盈、盘亏等，仓储统计员应及时报告物流经理，分析原因，查明责任，按规定办理报批手续。年损耗率不得超过行业标准0.2。库存图书，未经总经理批准，一律不准擅自借出。禁止外来人员进行公司仓库，不得在仓库区域内抽烟。图书验收入库如发现有残次图书和一些自然残书要在待检区隔离堆放。,第六部分教辅备货预测,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,69,一、首期如何备货？,1、教辅图书销售结构从一个教辅图书销售周期性来分析，教辅图书销结构如下：秋季销售：春季销售60：40占公司80%销售，来自20%的教辅图书产品（主要指教辅批发商）。,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,70,一、首期如何备货？,2、目前书业经验采购作法多数教辅分销商的采购备货按上一个财年同季销售的70%作为首期采购的比例。不足表现在：出版商造货供不上；前期积压库存大，周转率低；回款压力大，操作不慎影响公司的诚信度。,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,71,一、首期如何备货？,3、首期备货的依据过去三年的历史数据，通过三年销售或发货趋势分析，找出备货的规律性；秋季和春季的销售预测与市场推广计划；产品的生命周期。产品在不同的生命周期，所表现的销售趋势不一样。,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,72,一、首期如何备货？,4、首期要货（产品上市前要货）首期要货量=上一年产品上市第一个月份发货总量（1+历年该产品的增长率）在尊重历史数据的同时，结合市场增长的态势，组合产品的要货，保证约一个月期间的合理备量，减少报订的次数和采购成本。合理的储量，可以快速铺货，提升销量（指强势产品）。在新旧财年交替过程中，产品的市场存量合理性，对学生的可挑拣性较少，销售的概率大。,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,73,二、教辅季中如何备货？,1、教辅图书每季销售曲线,毕业生教辅与非毕业生教辅销售曲线图,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,74,二、教辅季中如何备货？,2、教辅图书销售特性销售期短；时效性强；季节性性明显；不可控因素多；备货勤进、快出。,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,75,二、教辅季中如何备货？,3、采购方式根据教辅图书批量大，渠道要货量的随机性特点，采用定量采购方式。定量采购控制法每次在订货之前都要详细检查和抽查库存，能及时了解图书库存动态。当库存降至安全储备量时，按到安全库存量发出订单，经过交货周期收到订货，库存水平上升。,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,76,二、教辅季中如何备货？,4、定量采购的作业程序,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,77,二、教辅季中如何备货？,5、定量采购方式备货量库存保有量=查验当日库存+出版商已发货在途量-当日已订购量=每批订购周期天数日平均发货量其中：订购周期=出版商造货天数+在途运输天数+销售整理天数=3天+2天+1天=6天采购周期视分销商与出版商之间的距离及出版商供货速度而确定。当库存保有量低于订购周期保有量时，向出版商发出订单，等到该批教辅到库时，刚好弥补库存不足。如果涉及销售提前引起的断货，建议设置安全储备量，设置模式为：安全储备量日平均发货量提前销售天数（此模型需结合公司实际情况，另外在教辅进入淡季时，不要设置安全储备量，需谨慎对待）,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,78,教辅图书的采购周期,出版商造货时间,在途运输时间,报订时间,入库整理时间,Cutdown,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,79,6、定量订货库存模型,由图可见，系统的最大库存量为Q，最小库存量为零，不存在缺货。库存按a的需求率减少，当库存降到订货点库存时，就按固定订货量Q发出订货。经过一固定的订货提前期后，新的一批订货到达（订货刚好在库存变为。时到达）。平均库存量为O2。,Q,库存量,订货点库存,Q/2,时间,LT,a,b,0,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,80,库存管理中牛鞭效应,为了更好地平衡供给和需求,个人电脑正在转向以下发展趋势:,协作的需求规划,同步的订单完成,联合的造货能力规划,分销渠道,真正的客户需求,出版,短缺,供给过量,供给/需求不一致,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,81,出版业销售预测的重要性,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,82,二、教辅季中如何备货？,7、日平均发货量的确定上一财年发货高峰期（8月份较为理想）；日平均量=8月份发货总额30（天）库存保有量维持在6天左右是较为合理的。本模型适应于有批销史的产品。适用周期：秋季：5月15日至8月25日；春季：12月15日至2月15日。,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,83,三、后期如何补货（销售期即将结束时）？,1、后期补货方式受销售季节的影响，后期报订往往是形成库存积压的关键点；渠道仍在要货，不得不备货；采用总量倒挤法方式；,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,84,三、后期如何补货（销售期即将结束时）？,2、总量倒挤法后期补货总量=截止开学前一周公司累计发货总量（1+出版商要求退货率上限）已累计向出版商报订到货量每批可补货量=后期补总量-现有库存-后期已补订数后期补货总量后期每批订货量（此为高压线，不可逾越，否则库存失去控制）,第七部分教辅退货,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,86,一、退、调货计划的制定,1、退、调货品种的确定根据出版商要求确定退、调货品种，采购部在秋季、春季与销售部共同确定退货标准及要求，经总经理审批后，由客服下发到各区域代理商。有关退货政策制订要求如下：根据自身库存确定退、调货品种。根据市场销售情况确定退、调货品种。根据销售季节确定退、调货品种。,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,87,一、退、调货计划的制定,2、退、调货时间的界定按到书业的惯例，教辅图书退、调货期分为秋季和春季，秋季退货期一般在每年的11月上旬之前完成，春季一般在每年4月上旬之前完成。具体退、调货时间按以下要求来确定：根据出版商的要求制定时间。根据图书体例来确定退、调货时间。每次退、调货必须有时间界限。,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,88,一、退、调货计划的制定,3、退、调货费用预算退货费用。退货费用由公司承担，所以应严控制渠道退货，降低损失。调货费用。书业特性，调货费用一般按调出总码洋比例，出版商给予补助。折损费用。折损费是指出版商按公司超标库存图书的印制成本计算报废损失，所以在退货时应充分考虑折损费与公司有形损失和潜在损失来组合退货量。退、调货费用，必须凭有效单据，经物流部仓储统计员、物流经理、采购员三方签字确认，经财务部审核后，方可报总经理审批。折损费用的发生，采购部接收到出版商的通知后，必须第一时间呈报总经理处理，任何人不得压制与承诺。,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,89,二、退、调货要求,1、根据出版商的要求进行调退货：对出版商平时要求调退货，必须积极配合。2、按照双方的书面协议进行退货。3、对物流人员及采购人员的要求:规范开单要求：所有退货单据必须规范。数量准确要求：所有出库货物必须做到准确无误，清单和货物必须吻合。包装时应尽量避免混包，每包必须标识清楚，如有清单应注明“清单”字样。在填发货票时，按表格要求仔细填写清楚，填完后交采购部审查后方能发货。发货后，应及时向承运人索要提货票，二天之内把提货票寄出或传真出版商。,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,90,三、退、调货过程中应注意的问题,1、所退货物必须与原出版商相吻合。2、收货地址、收货人及其联系方式必须准确无误。3、同一品种的图书应一次退完（出版商要求的调货除外）。4、所有退货必须在出版商规定的时间内进行。5、对于重点出版商或重点产品，如退货量较大应分析平衡出版商可接受程度，避免应退货处理不当，导致出版商在新财年取销公司代理商资格。,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,91,四、调、退货流程,1、出版商要求调货处理接到调货通知后采购员与仓储统计员及时检查库存情况。根据该书在当地的销售情况确定是否调货。采购员确定调货数量，填报退货计划书，报采购经理平衡。总经理审批退货计划。物流部按退货计划书执行退货。此步物流部与采购部必须在3个工作日之内办理完毕，不得压制。采购员向出版商传真货票或批销清单。,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,92,四、调、退货流程,2、公司对现库存压力主动申请调货主动与出版商沟通要求调出库存压力产品，说细说明调货理由。采购员填报退货计划，确定调货数量。采购部经理审核退货计划。总经理审批退货计划。督促物流准确、及时的调出。物流部按物流作业流程执行退货。采购员向出版商传真货票。跟踪检查到货并确认对方已收货情况。,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,93,四、调、退货流程,3、退货流程根据出版商通知或该书的销售周期确定退货。制订退货计划，（时间、数量等）交采购部下发。督促物流退货计划的实施。寄发清单或取货凭证。总经理审批执行。,2020/5/13,北京诚明联创管理咨询有限公司,94,结束语,目前书业库存现状销量的增长，库存同步增长；销量下滑，库存高居不下；退货费用高居不下；仓库越来越不够用；物流人员越来越多，效率越来越低。以上主要因素，来源于如何科学合理的备货，望各位强化库存管理与科学备货。,