管理实战：跨越七种会议“陷阱”的技巧

管理实战：跨越七种会议“陷阱”的技巧员工会议是企业中最常见的会议。版权所有，全国公务员共同的天地!研究显示，企业会议总数的至都是员工会议。员工会议通常都是由经理或部门经理、主管等企业领导召集的会议。陷阱员工会议太频繁员工会议常依惯例安排。不必要的会成为员工偷闲机会。跨越技巧员工会议应尽量限制在一周一次。可以取消没有太多重要事情要处理的定期会议，但不宜超过总会议次数的。使会议真正为需要而开。陷阱员工会议时间太长跨越技巧会前应把开会时间确定出来。主持人应严格遵守开会时间。在预定时间内处理完事情，然后结束会议。陷阱主持人话说得太多由于这种会议的主持人常是企业领导，其发言一般占全部开会时间的。与会者仅能在会议快结束时发表意见，使得会议无法征询员工有益的建议和意见。跨越技巧主持人的发言时间应缩短，应尽量不要超过全部会议时间的一半，发言应有组织。同时，可指定与会者发言或作简要评论。陷阱领导太独裁这是员工最常发的怨言之一。经理人因怕惹事，而在会中保持沉默。跨越技巧主持人应使与会者能真正参与会议，对与会者意见保持中立态度。主持人可将会议进行过程录像，观看自己的议事行为是否霸道。陷阱讨论结构松散即使主持人采取权威性的作风，会议也可能以混乱收场。与会者彼此太熟悉，也使会议难以照原议程进行。因为与会者和主持人没有达成按议程有系统地议事的共识。跨越技巧主持人会前准备议程的工作决不可少，版权所有，全国公务员共同的天地!且要在会中指定与会者作简要发言，要有简短、主旨明确的开场白。陷阱主持人讲的内容重复许多与会者不一定须通过主持人讲话才知道公司要公开的消息，有时会前就知道。跨越技巧主持人完整的会前准备工作，包括了解与会者已经知道了哪些内容，以避免重复与会者已知的事项。陷阱员工会议常墨守成规由于员工会议常是定时定点举行，处理可以预料中的事，要避免这一问题并不容易。然而，强调团队合作的企业，会要求与会者反映当时发生的问题，而非只报告旧闻。跨越技巧议程设计应随最新情况而有所变化。讨论方式也应有弹性。主持人可以指派与会者轮流担任。陷阱会议记录不完整会议记录不完整，甚至无法提供给与会者，是开会的大忌。清楚无误的会议记录对决议的执行有很大帮助。跨越技巧主持人一定要指定某个与会者担任这项工作，专心倾听个人发言，并有组织地将发言记录下来。陷阱会议常流于形式会议只重视决策结果，对执行情况就不关心了。这是员工会议常有的情况。跨越技巧分派工作要记录负责人姓名及工作完成日期，并对执行决策情况进行检查，以确保会议决策落到实处。二、紧急会议紧急会议通常是为解决紧急问题而临时召开的。其开会目的通常也非常明确。由于要处理的事情紧急，因此决议能在有限的时间内达成。陷阱缺乏会前准备工作这有可能降低效率，由于事情紧急，有权决定事情处理方式的人，往往无法出席。当议程不明时，也可能使讨论无章法。跨越技巧避免常开这种会议。若非召开不可，主持人须在会前准备讨论形式及领导方法等。若没有详细议程，也要列出三四个讨论要点，会议记录不可缺少。三、专题讨论会议专题讨论会议一般先由三四个专家针对议题发表意见。与会者在专家发言后发问。主持人可以指定专家回答所提问题。陷阱专家发言过长或不善于发言与会者很快就会觉得无聊。这种讨论会较偏重一对一的沟通。如能配以其他更能调动参与讨论的会议方式更好。跨越技巧会前即和专家商量好他该负责的发言的要点，使彼此的发言内容不重叠。主持人也要控制个人发言时间，必要时给发言者某些暗示。四、集思广益的会议这是最常见的传统会议形式之一，是目前企业普遍采用的方法。这种开会方式的好处就是能集思广益。它不仅能理清问题，也有完整的决议过程。陷阱这种方法未必效率最高若讨论的问题缺乏逻辑性，这种方法便行不通。跨越技巧首先要把各步骤该花的时间定出来。若有好几种解决办法可供选择，则应考虑另开以讨论决议为主的会议，这样才会更有效率。五、电子邮件会议电子邮件会议以电脑为辅助工具。这种会议，与会者不需面对面地讨论，而是将意见以电子邮件的方式和他人讨论，或交由主管单位审议。这种会议可以以匿名的方式进行问卷调查，可避免与会者间的冲突，得来的意见也较中肯。陷阱太早得到的答复，可能未经深思熟虑跨越技巧在使用上述方法前，确定是否有必要采用可延长作出决议时间的方法。另外，受访者应在三人以上。六、书写议事会议书写议事会议是与会者以书面方式答复主持人的问题，可说是现代企业中发展最快的、适用范围极广的一种会议，从讨论问题、商议解决办法到作出决议，都可穿插使用这种方法。陷阱若为解决简单问题，该方式则太费时间为求准确，该方式一定时间内只能讨论一个主题，对于时间紧迫的会议并不合适。跨越技巧虽然这种方法不适于解决复杂的问题，但经验丰富的主持人能引导问题方向，并能控制会议进度。要达成的决议，应最适合解决问题，而不是以完美作为标准。七、旁观者清会议旁观者清的会议，对于企业处理棘手的问题很有帮助。举行这种会议，首先主持人要在会前将与会者分为三类：一是引导会议进行的“协调者”，二是与问题直接有关的“受困扰者”，三是跟问题完全无关的与会者。这些与会者的任务，是帮助“受困扰者”从各种行不通的问题中“解套”。陷阱上述方法较适用于解决不太抽象的问题但若与会者提出的想法太过抽象，也可能一下子就被“受困扰者”否决。第 5 页 共 5 页