EXCEL的常用工具.ppt

电子表格的常用工具,按标准时间格式书写时间,填写日期要按照标准格式填写。,单元格格式,千分比录入长数字时怎么办：数值与文本英文+数字自定义类型：案例”340505”#，,选择性粘贴,粘贴时运算可对粘贴对象进行加减乘除运算，如：A1单元格数值为2，复制A1单元格，选定B5：E7区域，进行下列操作：选择性粘贴运算乘，则B5：E7单元格的数据变成原来的2倍。其余运算类推。使用选择性粘贴乘的功能将单元格区域的数字转换正负号、将以元为单位的报表转换为以千元或万元为单位是非常方便的,高级筛选,案例说明：,排序：自定义序列,条件格式,条件格式可以突出单元格数据条件格式也可以和公式结合,数据透视表及图表,Excel提供了两种方法来处理折线图中的缺失数据：以零值代表：将空白单元格作为零处理，对于零值数据点，行跌落至零。以内插值替换：用内插值数据点代替空白单元格，填充空距以连接行。,数据缺失的处理方法,分列,并列比较,函数及公式,什么是函数,Excel函数即是预先定义，执行计算、分析等处理数据任务的特殊公式。以函数SUM为例，它的语法是“SUM(number1,number2,.)”。其中“SUM”称为函数名称，函数名称后紧跟左括号，接着是用逗号分隔的称为参数的内容，最后用一个右括号表示函数结束。参数是函数中最复杂的组成部分，它规定了函数的运算对象、顺序或结构等。,函数的参数,函数右边括号中的部分称为参数，假如一个函数可以使用多个参数，那么参数与参数之间使用英文半角逗号进行分隔。参数可以是常量(数字和文本)、逻辑值(例如TRUE或FALSE)、数组、错误值(例如#N/A)或单元格引用(例如E1:H1)，甚至可以是另一个或几个函数等。参数的类型和位置必须满足函数语法的要求，否则将返回错误信息。,函数的参数,常量：接输入到单元格或公式中的数字或文本，或由名称所代表的数字或文本值。例如数字“2890.56”、日期“2003-8-19”和文本“黎明”都是常量。,函数的参数,逻辑值是比较特殊的一类参数，它只有TRUE(真)或FALSE(假)两种类型。例如在公式“=IF(A3=0,A2/A3)”中，“A3=0”就是一个可以返回TRUE(真)或FALSE(假)两种结果的参数。当“A3=0”为TRUE(真)时在公式所在单元格中填入“0”，否则在单元格中填入“A2/A3”的计算结果。,数组（常量及区域数组）,数组用于可产生多个结果，或可以对存放在行和列中的一组参数进行计算的公式。常量数组：放在“”内部，内部各列的数值要用逗号“,”隔开，各行的数值要用分号“;”隔开。例如：56,78,89;90,76,80。区域数组：是一个矩形的单元格区域，该区域中的单元格共用一个公式。例如矩形单元格区域“B1:B3,A1:A3”就是一个区域数组。,单元格引用,单元格引用分为相对引用、绝对引用和混合引用三种类型。案例,嵌套函数,函数也可以是嵌套的，即一个函数是另一个函数的参数，例如“=IF(OR(RIGHTB(E2,1)=1，RIGHTB(E2,1)=3，RIGHTB(E2,1)=5，RIGHTB(E2,1)=7，RIGHTB(E2,1)=9),男,女)”。其中公式中的IF函数使用了嵌套的RIGHTB函数，并将后者返回的结果作为IF的逻辑判断依据。,TEXT函数,将数值转换为按指定数字格式表示的文本。语法：TEXT(value，format_text)。,TEXT(value，format_text),参数：Value是数值、计算结果是数值的公式、或对数值单元格的引用；Format_text是所要选用的文本型数字格式，即“单元格格式”对话框“数字”选项卡的“分类”列表框中显示的格式，它不能包含星号“*”。注意：使用“单元格格式”对话框的“数字”选项卡设置单元格格式，只会改变单元格的格式而不会影响其中的数值。使用函数TEXT可以将数值转换为带格式的文本，而其结果将不再作为数字参与计算。实例：如果A1=2986.638，则公式“=TEXT(A5，#，#0.00)”返回2，986.64,AVERAGE,用途：计算所有参数的算术平均值。语法：AVERAGE(number1，number2，.)参数：Number1、number2、.是要计算平均值的130个参数。实例：如果A1：A5区域命名为分数，其中的数值分别为100、70、92、47和82，则公式“=AVERAGE(分数)”返回78.2。,AVERAGEA,用途：计算参数清单中数值的平均值。它与AVERAGE函数的区别在于不仅数字，而且文本和逻辑值(如TRUE和FALSE)也参与计算。语法：AVERAGEA(value1，value2，.)参数：Value1、value2、.为需要计算平均值的1至30个单元格、单元格区域或数值。实例：如果A1=76、A2=85、A3=TRUE，则公式“=AVERAGEA(A1:A3)”返回54(即76+85+1/3=54),DOLLAR（或RMB函数）,用途：按照货币格式将小数四舍五入到指定的位数并转换成文字。语法：DOLLAR(number，decimals)或RMB(number，decimals)。,DOLLAR（或RMB函数）,参数：Number是数字、包含数字的单元格引用，或计算结果为数字的公式；Decimals是十进制的小数，如果Decimals为负数，则参数number从小数点往左按相应位数取整。如果省略Decimals，则假设其值为2。实例：公式“=RMB(1586.567，2)”返回“￥1586.57”，=RMB(99.888)返回“￥99.89”。,VALUE,用途：将表示数字的文字串转换成数字。语法：VALUE(text)。,VALUE,参数：Text为带引号的文本，或对需要进行文本转换的单元格的引用。它可以是Excel可以识别的任意常数、日期或时间格式。如果Text不属于上述格式，则VALUE函数返回错误值#VALUE!。注意：通常不需要在公式中使用VALUE函数，Excel可以在需要时自动进行转换。VALUE函数主要用于与其他电子表格程序兼容。实例：公式“=VALUE(￥1，000)”返回1000；=VALUE(16:48:00)-VALUE(12:00:00)返回0.2，该序列数等于4小时48分钟。,RANK,用途：返回一个数值在一组数值中的排位(如果数据清单已经排过序了，则数值的排位就是它当前的位置)。语法：RANK(number，ref，order),RANK,参数：Number是需要计算其排位的一个数字；Ref是包含一组数字的数组或引用(其中的非数值型参数将被忽略)；Order为一数字，指明排位的方式。如果order为0或省略，则按降序排列的数据清单进行排位。如果order不为零，ref当作按升序排列的数据清单进行排位。注意：函数RANK对重复数值的排位相同。但重复数的存在将影响后续数值的排位。如在一列整数中，若整数60出现两次，其排位为5，则61的排位为7(没有排位为6的数值)。实例：如果A1=78、A2=45、A3=90、A4=12、A5=85，则公式“=RANK(A1，$A$1:$A$5)”返回5、8、2、10、4。,MID或MIDB函数,MID返回文本串中从指定位置开始的特定数目的字符，该数目由用户指定。MIDB返回文本串中从指定位置开始的特定数目的字符，该数目由用户指定。MIDB函数可以用于双字节字符。语法：MID(text，start_num，num_chars)或MIDB(text，start_num，num_bytes)。,MID(text，start_num，num_chars),Text是包含要提取字符的文本字符串。Start_num是文本中要提取的第一个字符的位置。Num_chars指定希望MID从文本中返回字符的个数。Num_bytes指定希望MIDB从文本中返回字符的个数（按字节）。实例：如果a1=电子计算机，则公式“=MID(A1，3，2)”返回“计算”，=MIDB(A1，3，2)返回“子”。,VLOOKUP函数,在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。当比较值位于数据表首列时，可以使用函数VLOOKUP代替函数HLOOKUP。语法：VLOOKUP(lookup_value，table_array，col_index_num，range_lookup),VLOOKUP(lookup_value，table_array，col_index_num，range_lookup),Lookup_value为需要在数据表第一列中查找的数值，它可以是数值、引用或文字串。Table_array为需要在其中查找数据的数据表，可以使用对区域或区域名称的引用。Col_index_num为table_array中待返回的匹配值的列序号。Col_index_num为1时，返回table_array第一列中的数值；col_index_num为2，返回table_array第二列中的数值，以此类推。Range_lookup为一逻辑值，指明函数VLOOKUP返回时是精确匹配还是近似匹配。如果为TRUE或省略，则返回近似匹配值，也就是说，如果找不到精确匹配值，则返回小于lookup_value的最大数值；如果range_value为FALSE，函数VLOOKUP将返回精确匹配值。如果找不到，则返回错误值#N/A。,IF函数,用途：执行逻辑判断，它可以根据逻辑表达式的真假，返回不同的结果，从而执行数值或公式的条件检测任务。语法：IF(logical_test，value_if_true，value_if_false)。,IF(logical_test，value_if_true，value_if_false)。,Logical_test计算结果为TRUE或FALSE的任何数值或表达式；Value_if_true是Logical_test为TRUE时函数的返回值，如果logical_test为TRUE并且省略了value_if_true，则返回TRUE。而且Value_if_true可以是一个表达式；Value_if_false是Logical_test为FALSE时函数的返回值。如果logical_test为FALSE并且省略value_if_false，则返回FALSE。Value_if_false也可以是一个表达式。,