会议管理-复习要点二.ppt

会议管理,秘书三级复习要点二,一、分值比重在理论知识试卷中，以单项选择和多项选择题形式出现，比重占20%。在技能操作试卷中，比重占30%，以情景录像形式出现或者在实务操作中与其他章节只是交叉使用。,二、本章重难点1、能够拟定会议筹备方案；2、能够督查会务的筹备情况；3、审核会议文件的程序和方法；4、能够与上司沟通会议的有关事宜；5、能够拟定会议的应急方案；6、会场检查的方法和程序；7、会议总结与会议效果评估的方法和程序；8、会议经费预算。,三、考点解析会议的基础知识1、会议的基本要素会议目的、召开时间、召开地点、组织者、主持者、与会者、主题、议题、日程等。2、会议的类型（1）根据会议规模分大型会议：千人以上；中型会议：百人以上、千人以下；小型会议：三人以上、百人以下。,（2）按照会议采用的方式常规会、广播会、电话会、电视会、网络会议等。（3）根据会议时间划分定期会议、不定期会议（4）根据会议的组织类型划分内部会议和外部会议正是会议和非正是会议,会前筹备任务：天地公司为了开拓夏季服装市场，拟召开一个服装展示会，推出一批夏季新款时装。请你拟定一个会议筹备方案。,1、拟定会议筹备方案（1）会议筹备方案的作用（知识考核）确保会议的周密组织；确保会议的服务质量和沟通协调到位；确保领导的意图得以贯彻执行。,（2）会议筹备方案的内容(P7)会议的主题和议题。会议名称。会议的议程。会议时间、会期、地点。会议所需设备和工具，要满足会议的需要。会议文件的范围，做好文件的印刷或复印工作。与会代表的组成会议经费预算。确定会议的餐饮安排。若是大型会议，还应确定筹备机构与人员分工。,注：会议议程表的设计方法：（1）注意议题所涉及的各种事务的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定；（2）议程表中第一项是宣布议题，安排讨论问题应尽量将同类性质问题集中安排在一起；（3）保密性较强的议题一般安排在后面。,2、电话会议及视频会议的知识(1)电话会议交流信息的特点方便灵活，准备时间短，回复迅速，电子通信会议中花费最少的缺少身体语言，难以进行互动交流，缺少文本，难以传递大量细节信息可以搭配使用其它通信方式适用于分公司不远、规模不大的企业,（2）电话会议信息工作的要求准确发出开会信息认真分发会议书面信息材料合理安排会场信息传输设备按时接通电话通报出席情况做好会议记录,（3）视频会议的特点实现声音和图像同时传送打破空间的限制节省时间、费用交流效果较好局限：初始准备时间较长、初始投入成本较高，互动效果差，交流不够广泛,（4）视频会议信息工作的要求A.发出开会信息B.分发文件信息资料C.布置会场D.设置与检查会场信息传输设备E.做好会议信息准备F.采用先集中后分散的形式G.汇总情况信息,3、远程会议筹备方案的特点（1）节省时间和金钱、可以做永久记录、交流更加直接与简短（2）筹备会议方案时先与与电信公司沟通，包括会议的日期、起止时间、参会人数等（3）会议资料寄给与会人员，以便使他们有时间准备会议讨论（4）专人负责远程会议设备,4、会务机构分工的要求（1）根据会议的规模和类型组织人员队伍（2）会务机构要分工明确、责任到人（3）加强协调、定期沟通5、工作程序（1）组建会议筹备委员会（2）分成筹备小组（3）形成筹备方案（4）领导审核方案,6、检查会议筹备情况会议筹备情况检查的主要内容；（P13）会议准备是否充分；会议期间能否排除各种干扰；环境条件与用品准备；文件材料的准备情况会场布置情况的检查会议保卫工作检查,7会议筹备情况的检查的方法听取会议筹备人员的汇报；听取汇报的领导会务筹备人员汇报材料的准备选择的汇报时间汇报的关键会前现场检查(注意事项6点),8、会务筹备情况检查结果的汇报形式（知识、技能考核）书面形式口头形式协调会形式,9、会议筹备情况的检查程序（知识、技能考核）开会检查会议筹备小组成员自查，将检查结果以书面报告形式上报领导小组；领导小组协调，确定汇报的时间、地点，并发出会议通知；召开筹备检查协调会，现场解决问题；会后电话、现场指导等进行催办和落实。,10、现场检查程序P16确定路线与重点，并通知有关部门；将检查项目制成检查单，以便记录汇总；按照既定的检查路线和项目逐一现场核对，对达到和未达到语气要求的准备项目都要有明确的记录；对未达到检查要求的项目该怎么办？对检查所发现问题的纠正？,11、审核会议文件（1）会议文件的类型（2）会议文件审核的内容P18会议文件的准确性和完整性会议文件的具体内容与会议主题的关系是否符国家方针政策法规是否与实际相符提交讨论的文件是否实现经过会商是否中心突出、观点明确、调理清晰、事实准确。,（3）会议文件审核的方法对校法折校法读校法（4）审核会议文件的程序自审（起草会议文件的秘书）初审（主管秘书）会审（内容涉及较多部门）终审（主管领导）,案例：某公司张秘书刚由分公司调入总部，担任总经理秘书，公司要在圣诞节搞一个新年联欢会，与一些重要的客户进行联谊。张秘书在分公司搞过多次这样的活动，便自作主张决定会议的地点，邀请嘉宾的名单，活动的内容和奖品发放的形式。联欢会搞的很热闹，但张秘书被总经理狠狠的批评了一顿。,12、与领导沟通会议的有关事宜（1）原则时间性及时性全面性（2）方法定期书面报告定期口头汇报领导亲自参加会议其他,5、拟定会议的应急方案（1）会议应急方案的内容（知识考核）会议举行过程中可能出现的问题；人员、场地、设备、资料、健康与安全、行为。出现问题时负责解决的会议工作人员；（2）会议应急方案的作用会议策划与筹备做到早作准备；有效缓解危机、提高效率；工作人员步调一致，有回旋余地。,（3）处理会议突发事件的方法P26（技能考核）人员、场地、设备、资料、健康与安全、行为。（4）会议应急方案的预定程序预测情况准备应对备选方案讨论会议紧急情况确定会议应急方案,（5）会议应急方案的特点有的放矢预防为主留有余地（6）会议应急方案实施的原则思想上充分准备在人财物方面要措施到位在实施过程中坚持定期检查,会中服务,一、提示会议按计划进行P311、推进会议进程的原则（1）认真倾听，最少限度地打断谈话。（2）树立自信，确信自己能对任何冲突产生积极的影响，用直接坦诚和适当的方法表达自己的愿望、意见和需求和信念。（3）消除交流障碍。（4）强调问题。（5）注意交流技巧，接受有益的批评和建议。,2、提示会议按计划进行的意义有利于形成会议气氛，掌握会议议程，维持会议只需，排除外界干扰，引导形成决议和结果的形成。3、提示会议按计划进行的程序了解议题和议程准时宣布开会有效引导议题,二、监督会议经费的使用1、会议经费的类型（1）与会人员交费的预算与会人员交费的预算=预期的与会人员人数缴费额+预期陪同人数缴费额-交费折扣额（2）参展商缴费（3）联合主办者缴费（4）广告、赞助和捐助（5）公司分配（6）其他收入项目,（2）会议经费使用的程序申请经费主管领导审批财务部门审批向财务人员提取现金或支票经费支出审核会议经费支出（3）制定会议经费预算方案,三、处理会中突发事件（P40）1、处理人员问题2、处理健康与安全问题3、处理行为问题,会后落实,一、会议总结1、会议总结的目的（知识考核）（1）检查会议目标的实现情况（2）检查各个小组的分工执行情况（3）将员工自我总结和集体总结向结合，以积累经验，找出不足，从而明确今后搞好同类会议组织与服务工作的借鉴之处，不断改进会议的组织服务工作。（4）奖惩相关人员，并要妥善解决会议的遗留问题。,2、会议总结的主要内容总结的内容包括会议名称、时间、地点、规模、与会代表人数、主要议题，参加会议的上级领导人，会议的主持者，领导报告或讲话的要点，对会议的基本评价和贯彻要求，会议的决议情况及今后的工作任务布置等。,3、会议总结的方法与要求方法：座谈会、表彰会、书面总结等。要求：以科学的绩效考评标准为指导。（对会议工作人员绩效的数量和质量进行检测的准则，具有完整性、协调性和比例性。）,二、会议评估（知识、技能考核）1、明确会议评估对象：对会议总体管理工作、会议主持人和对会议工作人员的评估三个方面。2、确定会议评估因素：（1）会议总体管理工作评估覆盖会议工作的方方面面，包括会议目标、会议方案、会场情况、时间、与会者范围、食宿安排、会议经费、会议文件资料和其他各项活动内容，应该根据会议的性质和类型决定评估的内容。（2）会议主持人评估：主持能力、修养、业务水平、工作作风、会议进程的控制能力和引导会议决议形成能力的评估。（3）会议工作人员评估：工作人员行为表现、工作态度、业务水平和工作效果的评估。,3、设计评估表格，收集评估数据设计评估表格应该注意表格的长度、问题的相关性、提问的方式、填写的难易度、分析数据的方式等。4、分析数据、得出结论。秘书应该根据会议的类型和目的，去获得分析数据并得出结论最后形成分析报告。采用科学的数据分析方式，与会者较多时，可以采用计算机分析数据，并以显易的方式整理和战士会议评估所获得的数据，如柱形图、饼形图、散点式等。,