《如何帮助员工有效地进行时间管理》.ppt

如何帮助员工有效地进行时间管理,六西格玛品质网,“可惜，我没有足够的时间！”“一天有35小时就好了！”以上的话，你曾听到过多少次？自己又讲过多少次呢？每天有24小时，每周有168小时，每年有8,736小时，不多不少，绝对公平。无论你是富有或贫困，强或弱，总经理或仓管员，行政管家或楼层服务员，成功人士或家庭主妇，大家都有相同的时间。如果我们选择一项富有挑战性的职业，每周所耗由54小时增至64小时，时间哪里来？家庭、空闲还是睡眠？因此可以说，时间管理就是在每168小时内完成所安排的工作之过程。为了使我们的讨论更有效，在此之前不妨做一个如下的个人活动耗时分析。,时间管理,75years=27,375days(1/3sleep)18,250days,时间管理,睡眠小时/天用膳小时/天穿衣小时/天交通小时/天家务小时/天工作时间小时/天个人成长,如:教育、阅读、嗜好小时/天家庭小时/天空间小时/天总计168小时/每周,个人活动,有关资料表明，一个督导员要有效地使用时间，他应该：1.养成写记事簿的习惯2.将乏味且难度大的工作安排在精力最充沛的时间去做3.定期检讨自己的工作活动，并自问“他人能否做出与我一般的水准”？4.善于对工作进行取舍或重新安排一个精明能干的管理者则应该：1.有充足的时间去做他们想做的事情2.认识到短期的工作满足感亦是重要的3.很少认为工作负担过重4.明白有时小事情要给大目标让路的道理5.有将事情按轻重缓急安排的能力,而在日常生活中，总是存在着一些“偷时者”（TimeRobbers）。所谓“偷时者”就是某些令我们无法完成重大事情的琐碎事。它们通常有两类：（一）外来的（二）内在的电话不善聆听来访者不予重视会议犹豫不决员工问题视而不见突发事件有求必应资料不全需时失算缺乏沟通文件满桌特别要求,人生中独特且必要的资源。供给无弹性。无法租、买、借。无法储蓄累积。无替代品。过了就不能重来。时间本身是无法管理的。,时间的特性,下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes”Or“No”。1.你通常工作很长时间吗？2.你通常把工作带回家吗？3.你感到很少花时间去做你想做的事吗？4.如果你没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？5.即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？6.你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？7.你时常在做重要工作时被打断吗？8.你在办公室用餐吗？9.在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？10.你时常把工作拖到最后一分钟，然后很努力地去做完它们？11.你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？12.你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？13.当你长休了一段时间，你是否有负罪感？14.你常无暇阅读与工作有关的书籍？15.你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标一致的大事？16.你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？,总结你的时间掌控,如何对付上述诸多“偷时者”？究竟怎样进行时间管理？我们将从以下九个方面进行讨论：（一）如何拟定计划以避免时间之浪费？（二）如何拒绝他人之请托以避免时间之浪费？（三）如何对付不速之客以避免时间之浪费？（四）如何对付电话干扰以避免时间之浪费？（五）如何治疗会议病以减少时间之浪费？,对策,（六）如何治疗“文件满桌病”以避免时间之浪费？（七）如何减少上下班交通所引起的时间浪费？（八）如何减少“事必躬亲”所引起的时间浪费？（九）如何清除上司所引起的时间浪费？,对策,如何拟定计划以避免时间之浪费？,重要又紧迫的事情重要但不紧迫的事情紧迫但不重要的事情例行性的事情,第二优先,第三优先,第一优先,第四优先,请排出正确的行事优先级,轻重缓急层次表,Important重要Notimportant不重要,PRIORITY2乙,PRIORITY1甲,PRIORITY3丙,PRIORITY4丁,UrgentNoturgent急不急,如何拒绝他人之请托以避免时间之浪费？,管理者之所以不好意思拒绝他人之请托，可能是基于以下的原因：,时间,不知如何拒绝他人之请托,不了解拒绝他人请托的重要性,想做一位广受爱戴的好人,担心拒绝接纳请托后会触怒请托者,接纳请托比拒绝请托更为容易,如何对付不速之客以避免时间之浪费？,不要采用无条件的“门户开放政策”,在办公室外接见外界不速之客,站立会客,利用隐蔽的办公室,定期和部属或同一阶层的同事见面,时间,如何对付电话之干扰以避免时间之浪费？,外来电话应先由秘书接听,事后回复电话的办法比较值得采纳,尽量将须打出去的电话集中在一起,时间,如何治疗会议病以避免时间之浪费？,A.思考是否有必要以会议的形式进行商讨？B.尽量减少与会人员。C.当关键性人物无法与会时，原则上不应开会。D.为避免会议过长，可将会议安排在午餐前、下班前或另一个活动之前。E.计算会议成本：例：(1)与会者有10位；(2)每位月薪4,000元,享有的福利计有1,000元(薪金的25%)；(3)每位每月工作时间为10,000分钟，一个会议长达一小时，则耗资300元。A.会议中如等候迟到者，则等于惩罚准时者。B.不要令与会者太过舒服。C.避免受电话或访客之干扰。D.根据实际需要，可让部分与会者只参加会议的一部分。E.会议结束时，总结达成的结论及定下工作的时限。A.会议记录应尽快作成。B.迅速解决会议中的决议及待办事项。C.为杜绝与会者的无故缺席/迟到或早退，可考虑在会议记录上注明。,会议前,会议中,会议后,时间,如何治疗“文件满桌病”以避免时间之浪费？,培养“只处理来往文件一次”的习惯,阅读后立即在文件上注明要采取之行动,避免把文件列入“General”或“Miscellaneous”档案内,时间,如何减少上下班交通所引起的时间浪费？,避免交通拥挤的高峰时间上下班,选择班次稳定的交通工具,利用上班的时间构思当天的工作细节,利用下班的时间检讨当天的工作得失,时间,如何减少“事必躬亲”所引起的时间浪费？,适当地分权授责（Delegation）,采取Managementbyexception的管理方法,时间,授权,Who?计划人物What?具体数字化Why?重要性When?何时开始、完成时间需时多少进度Where?地点How?方法资源HowMuch?费用,如何清除上司所引起的时间浪费？,A.应开门见山、单刀直入。B.技巧地指明你与他谈论的事端对他可能产生的利害关系。A.当他指派工作给你时，多作询问。B.如你的工作繁多，请他为你决定完成工作的优先次序。C.询问他完成工作的时限。A.若你能一边听他说话一边继续工作，则采取这种听话方式。B.尽量避免发问或对他的话语作出评论。,应付“听而不闻”的上司,对付见异思迁的上司,对付以你为听众的上司,时间,运用管理工具提升工作效率,万用手册行事历与日程表便条与备忘录通讯簿名片簿提醒自己的方法小纸条闹钟数码科技的运用电脑PDA,我们有这些好习惯吗?自我管理=好习惯=效率,事先要有安排排定优先顺序临事要集中精神沟通要彻底避免杂乱无章不苛求尽善尽美不要怕说“不”不要拖延要能当机立断善用零碎时间养成“过手一次”的处理原则,问题/回答,Recommendations：Thesecuritycontractshouldbeconsideredforreevaluationandtheworkingconditionsfortheguardforcemodified.Itappearstheprerequisitehousingandrequiredhoursatthebreweryarelimitingtheguardpersonneltohaveampletimeoff.CORRECTIVEACTION:Reviewandreevaluatedthesecuritycontractincluding:1.Reviewandupdatethestandingbyprogram.Reducethememberofstandingbytosixsecurityguards(firetruckoperator).Othersecurityguardscangohomeafterjob.2.Consideringtoincreasesecurityguardheadcounttoincreasedayofffrom4daysto8dayseachmonth.Itwillincreasethecostof145706.4RMB.3.Replacethesecurityguardswithmiddle-agedpersonneltodecreasetheturnover.4.Replacetheuniform.,Audit,Recommendations：BWIBhasminimalCCTVs(orrecordingdevices)andnomail/packagescreeningx-rayequipment.SuggestconsiderationbegiventoupgradingthetechnicalsecurityattheplantwithCCTVs(andrecorders)andx-rayequipment.CORRECTIVEACTION:Installmail/packagescreeningx-rayequipmentatgateNo.3,Audit,Recommendations：Itissuggestedthatthefencingontopofthewallbeupgradedtoahigherprofiletohinderscalingfromtheroofsofthehousingarea.Additionally,itissuggestedBWIBnotstorematerialsorobjectssoclosetothewallthatenablestheclimbingoverthewall/fencefrominsidetheproperty.CORRECTIVEACTION:Checkandremovethematerialsorobjectsclosetothewall.,Audit,Recommendations：BWIBbeprovidedwithanupdatedlockingsystemthroughoutthebreweryandacomputerizedrecordkeepingsystemtotrackissuingandretrievalofkeysandcores.CORRECTIVEACTION:Installtheupdatedlockingsystemthroughoutthebrewery.,Audit,更多免费资料下载请进：仪器信息网,