质量文记录管理制度

版次：D 编号 分发号：*管理标准编号质量文件记录管理制度版本号：A 受控状态：2022-03-1 发布 2022-5-1 实施* 发布1 前 言本规定为规范记录管理而编制记录文件管理制度。本规定由质量部提出，质量部归口。为便于理解，将历次修订记录保留如下。 本规定由质量部起草，主要起草人：* 自本文件下发之日起实施。2 目的为规范原始记录管理，加强对各类记录的有效控制，进一步规范记录的填写，体现记录的原始性、准确性和可追溯性，特制定本制度。3 适用范围适用于与公司生产管理有关的所有记录。4 职权和职责1. 生产部、质量部及相关部门的点检作业区、质检作业区负责各自的记录填写、贮存和保管。2.管理部负责记录需要委托印刷等日常管理。5 管理标准和管理要求1.原始记录是公司的一项重要的基础工作，要使公司原始记录的设计、印刷更加规范。2.记录作为基础性和依据性文件，应尽可能全面地反映产品质量形成的过程和结果。3.对记录的每一项要进行评审和取舍，选择那些必要的原始数据作为记录项。4.在确定记录的格式和内容的同时，应考虑使用者的填写方便。5.应尽量采用国际、国内或行业标准，参考先进公司的成功经验以使记录更加规范化和标准化。6.在建立管理体系和修订过程中，应当对现行的记录进行清理，废除多余的记录，修改不适用的记录，同时应按要求统一编号。7.对于同一种活动的记录格式应当是固定的，不能随意变更，以免造成混乱。8.记录的建立、更改、委托印刷8.1记录的建立、更改由主管部门或使用部门提出，委托印刷由使用部门提出。记录的建立、更改、印刷量须经主管部门对记录的内容、使用量等方面审核后执行。8.2生产部负责对生产现场相关记录表格的统一编号后再委托印刷。8.3委托印刷至少在一个月前提出，原则上一次印刷量控制半年左右的使用量。8.4综合管理部在接受委托印刷时须凭有效审批手续，方可实施印刷。9.记录的分类及编号1）部门类别取其简称，如：生产、财务、质量等。2）记录类别根据本标准分为原始记录（记录）、台帐、报告、图表、照片，以及电子媒体的记录等。10.记录的设置1）各部门根据工作重要性和必要性设置记录的类别，原则是同一专业或部门记录项目不重复、不交叉，有利于记录信息共享。2）设计记录项目应合理、简单明确，具有:期、质、量的要求，便于见证业务活动的痕迹，便于统计分析。3）记录表一般应设置填表部门、填表人、审核人、日期等项栏目，使之具有可追溯性。4）记录保存期可根据的用途及实际需要和重要程度规定其保存年限。5）对于公司和国内外行业标准的通用记录表，可直接使用。6）记录的标识：应具有唯一性标识，为了便于归档和检索。11.记录的填写1）记录必须在规定期限填写和上报，任何个人和部门不得延误上报时间。遇有客观原因不能按时上报，事先须征得主管部门同意。2）记录填写须指定相应岗位的技术、管理、操作及验证人员负责，记录中应注明填写时间，记录人（全名）、审核人（全名）应在记录中签字，必要时应由分管领导确认签字。3）记录填写执行国家法定或公司规定的计量单位和符号。4）记录填写必须及时、准确、全面；用钢笔、签字笔填写，字迹清晰、整洁清晰，便于识别和保存。5）记录数据填写必须真实准确、不得做假，对记录造假、失实而造成后果的，按谁填写谁负责原则。6）各项工艺操作、监视和测量等作业岗位应作实时记录和整理，不得在事前填好或事后补记。7）已填写的记录不得随意更改。若由于笔误造成差错需要更改，修改人应杠改“”并签字，同时写明更改时间；保持原数据仍可辨认，切不可用刀刮、修改液涂改、橡皮擦或有重笔描写。12.记录是记载过程状态和过程结果的文件，在记录过程中必须避免以下问题：1）盲：记录的设置、设计目的、功能不明，不是为管理、改进所用，而是为了应付检查。2）乱：记录的设置、设计随意性强，缺乏体系考虑，记录的填写，保管收集混乱，责任不清。3）散：保存、管理分散，未作统一的规定。4）松：记录填写、传递、保管不严，日常疏于检查，达不到要求，无人考核，且丢失和涂改现象严重。5）空：该填不填，空格很多，缺乏严肃性。6）错：写错别字，语言表达不清，填写错误。13.记录填写的注意事项：1）记录要保持现场运作，如实记录，当天的运作当天记，当周的活动当周记，岗位操作人员须按操作顺序填写，记录保持其原始性，不可以重新抄写和复印。2）文字、数字书写要标准。3）记录用笔可以用钢笔、签字笔或其他油性笔，不应用红笔，字迹清晰端正，用笔一定要考虑其字迹的持久性和可靠性。4）记录填写应完整，不得有空缺，如无内容填写，可用一斜线代之，表示记录者已经关注到这一栏。5）内容与上项相同时，应重复抄写，不得用“省略号”或“同上”表示。6）数字要上下对齐，左右对齐并按规定保留小数位数。7）日期与时间的填写：日期一律按年、月、日顺序横写。8）记录中会包含各种类型的签署，任何签署都应签署全名，字迹清晰易辨。品名不得简写，应按标准名称填写，不得使用自造简化字。9）与其它班组、车间有关的操作记录应做到一致性、连贯性。10）散页记录和成本记录都应检查是否完整，然后装订成册，注明名称、日期妥善保管。14.记录的保管和处置：1）记录的保管应落实到人，保管环境应适宜可靠，干燥、通风，并有必要的架、箱，应做到防潮、防火、防蛀、防止损坏、变质和丢失；记录保存期限问题，一般记录的保存期限为2年，根据记录的重要性，反映产品原始信息的重要追踪记录保存期限为10年，同时做好相关电子档的记录保存，保存期不低于原始记录应尽量长期保存。2）凡属新试、科研、技术、模具、设备等重点项目和产品的记录按公司档案保密管理规定，明确专人负责统一保管和处置。3）记录的处置：超过规定保存期限的记录，应统一进行处理，重要的含有保密内容的记录须保留销毁记录（记录的销毁工作必须申报分管领导、总经理批准后方可进行）。15.记录的查阅1）记录使用部门和规定人员应及时查阅、分析和处理记录文件，并做好上帐、汇总工作。2）各部门记录文件原则上只供各部门内部使用，外部查阅须得到主管部门同意，涉及保密的记录文件须报请总经理领导审批同意。3）查阅或借阅人员应保持记录的完整和清洁，不得在记录上私自涂改或撕毁，借阅部门应对归还的记录进行检查，发现折页、更改等情况，要追究其查阅或借阅者的责任。4）主管部门结合制度检查，可直接查阅相关部门的记录文件，并对记录文件的编制、使用、保管的规范性和记录事项的准确性、完整性作出评价。6 管理规定1.生产记录和原始记录是生产、技术、质量和经济活动情况的直接反映，是公司、各生产车间管理的重要内容和基础工作。2.原始记录表由车间主任或车间技术人员编写，根据工艺程序、操作要点和技术参数等内容设计。3.生产登记表由车间主任负责，根据原始记录的内容以及各自生产特点进行设计。4.根据管理体系运行要求，原始记录表、生产登记表的编制，要充分考虑到安全、环保相关表格的制定。5.认真做好本单位或部门自行保存的文件、资料工作，建立相应的档案，妥善保存。7 附记录表单记录单目录序号记录名称记录编号版本备注1234附加说明：本标准由 * 起草本标准由 * 审核本标准由 * 审查本标准由 * 批准本标准由*部负责解释