财务管理制度及报销制度和流程

财 务 管 理 制 度 及 报 销 流 程 第一章 总则 第二章 财务报销（支付）流程原则性规定 第三章 借支管理规定及借支流程 第四章 预付款管理规定及审批流程 第五章 应付账款管理规定及审批流程 第六章 日常费用报销制度及流程 第七章 工薪福利费用支出制度及流程 第八章 物资购置财务报销制度及流程 第九章 工程验收、结算及付款流程 第十章 现金管理制度 第十一章 银行结算管理制度 第十二章 往来款项管理制度 第十三章 资金计划编制制度 第十四章 会计档案管理 第一章 总则1.1为适应现代企业要求，建立健全财务管理体系，根据中华人民共和国会计法、企业会计准则、企业财务通则、企业会计制度的相关规定，特制定本制度。1.2本制度适用于灵宝市宏轩科技有限责任公司的财务管理，各单位、各部门都必须认真执行。1.3本管理制度的基本任务是：贯彻执行国家有关法律法规和公司相关制度；及时筹措资金，保证一线生产资金需求；加强资金管理，严格财经纪律；严格合同管理，保证资金安全；控制费用支出，降低生产成本；降低资金成本，提高资金使用效率；组织会计核算，发挥会计信息在经营决策中的作用，做好财务分析。 第二章 财务报销（支付）流程原则性规定2.1财务报销（支付）的原则2.1.1单位的所有开支，严格按照审批程序执行，所有开支最终必须经总经理签字认可方可执行，如因特殊原因财务负责可电话请示总经理后先执行后审批。2.1.2公司的所有支出应编制资金计划。资金计划实行月报制，各部门应安排专门人员于每月26日上报下月资金使用情况至财务（各部门的资金计划要有部门负责人及主管领导签字认可），财务审核汇总后报副总经理、常务副总、总经理批准后执行。2.1.3公司各项物资购置（包括材料物资、办公用低值易耗品、固定资产、临建设施、烟酒）及修理支出，相关部门应有购置或维修申请，经部门负责人签字后报送主管领导审批，财务根据批准的购置申请审核各部门上报的资金计划。2.1.4实行周转金制度的，不再另行安排借支，实报实支；未实行周转金制的，实行一事一借，一事一报，单笔借款从借款之日起在半月以内必须报账（预付款按合同约定取得发票之日起半月内），如有违约，财务将不再为其办理借款，并扣发其工资，直到还清为止；2.2相关流程2.2.1日常费用报销流程经办人按要求整理报销单据（需办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单）部门负责签字财务科复核副总经理、常务副总、总经理审批（先由主管领导审批、再到其他处审批）到出纳处报销（根据资金计划安排）。2.2.2分包工程验收流程主管领导组织相关人员进行工程验收（工队、生产技术部、企管部）生产技术部编制验收单并组织参与验收人员签字主管领导审批工程验收单交生产技术部进行工程结算2.2.3分包工程结算流程生产技术部每月25日提交结算单部门负责人签字财务审核副总经理、常务副总、总经理审批（先由主管领导审批、再到其他处审批）各工队开具发票后交财务挂账（或由财务代扣税金）2.2.4分包工程款支付流程各工队开具领款单部门负责人签字财务审核副总经理、常务副总、总经理审批（先由主管领导审批、再到其他处审批）财务根据审批过的资金计划付款2.3审批事项其他补充说明在具体执行过程中，若遇有关审核、审批人员出差在外，可由其授权人代核、代批或电话请示，但事后必须请有关人员追认。本财务报销（支付）流程及规定自2013年9月11日起执行。此制度属试行版，在执行中如发现不妥之处，财务可报总经理进行修正。第三章 借支管理规定及借支流程3.1适用范围3.1.1 出差借款出差人员凭审批后的出差申请表按批准额度办理借款，出差返回15个工作日内办理报销还款手续。试用人员因工作需要确需借支差旅费或业务费，借支金额一般不得超过按实际考勤计算的工资数。3.1.2物资购置包括材料物资、办公用低值易耗品、固定资产、临建设施、烟酒及修理支出借款,指在物资购置过程中，需现款交易的，经办人根据审批过的购置计划填写借款单。3.1.3 其他临时借款指员工因公务需要、以个人名义向单位借支的款项，主要是指招待费、协调费、调矿费等其他一些公司业务支出。3.2借款流程3.2.1 流程说明借款人按规定填写借款单，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）等相关借款单据标明的填写项目。借款必须专款专用，不允许多笔借款交叉使用。3.2.2 审批流程借款人填写借款单部门负责签字财务经理审核副总经理、常务副总、总经理审批（先由主管领导审批、再到其他处审批）财务根据审批过的资金计划付款第四章 预付款管理规定及审批流程4.1适用范围预付款主要指在物资采购及其他专项业务活动过程中，根据合同约定需由公司先支付全部或部分款项的经济业务。4.2管理规定 此款项的支付必须建立在相关合同的基础之上，其经济业务的完成及报账由业务经办人负责到底，另经办人负责将相关合同报送，财务要根据合同内容审核其经济业务，并根据档案管理要求保管合同。4.3审批流程4.3.1 流程说明经办人按合同约定填写付款申请单，注明付款事由、付款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、收款方信息等相关付款申请单标明的填写项目。4.3.2 审批流程经办人填写付款申请单部门负责签字财务经理审核副总经理、常务副总、总经理审批（先由主管领导审批、再到其他处审批）财务根据审批过的资金计划付款第五章 应付帐款管理规定及审批流程5.1适用范围应付帐款主要指公司在前期的物资采购及其他专项业务活动过程中，根据合同约定或资金安排没有及时支付形成挂账的应付工程款、物资款等欠款。5.2管理规定 此款项的支付必须建立在相关合同的基础之上（无合同约定根据审批过得资金计划），有合同详细约定的由经办人员据合同填制付款申请单，无合同或合同属于长期合同，须由客户开具收据（或我公司的领款单），客户不方便时，可提供相关单据复印件。5.3审批流程属于填制付款申请单的要求及程序同第四章相关规定，属于出具领款单的要求如下5.3.1 流程说明客户按规定填制领款单交由我公司具体业务经办人，注明领款事由、领款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、收款方信息等相关领款申请单标明的填写项目。5.3.2 审批流程经办人持客户领款单部门负责签字财务经理审核副总经理、常务副总、总经理审批（先由主管领导审批、再到其他处审批）财务根据审批过的资金计划付款第六章 日常费用报销制度及流程日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品、业务招待费、汽车费用等。6.1费用报销的一般规定6.1.1 报销人必须取得相应的合法票据，属办公用品及低值易耗品的，还要有购货清单。6.1.2 填写报销单应注意:根据费用类别填写对应单据；严格按单据要求项目认真填写，注明附件张数；金额大小写须完全一致，不得涂改；简述费用内容或事由。6.1.3 费用报销流程：经办人整理报销单据并填写对应费用报销单并签字部门负责签字确认财务部门复核副总经理、常务副总、总经理审批（先由主管领导审批、再到其他处审批）财务报账6.2差旅费相关规定 6.2.1 食宿费报销时必须提供食宿发票。6.2.2 员工出差无紧急或特殊情况禁止乘坐豪华汽车、高铁等，确需乘坐上述车辆的需征得所在部门领导同意。单位派车随同的，不再报销交通费用。6.2.3 业务发生及报销流程6.2.3.1 出差申请：拟出差人员首先填写出差申请表，出差申请单由主管领导审批。6.2.3.2 借支旅费：出差人员将审批过的出差申请表交财务科查验，按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。6.2.3.3 返回报销：出差人员应在返回单位后的15个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写差旅费报销单，出差申请表附报销单据之后。6.3电话费相关规定6.3.1 手机费按日常费用审批程序审批，包干支付的随工资发放。6.3.2固定电话费由综合办公室指定专人按日常费用报销流程办理报销手续。6.4低值易耗品相关规定低值易耗品由综合办公室指定专人负责管理，综合办公室应负责制定相关管理办法及标准，对购置领用的低值易耗品，相关使用部门和归口管理部门应建立相关台账，每半年盘存一次，以加强资产的管理。6.5职工伙食补助费职工伙食补助费由综合办公室负责管理，每到月底，办公室要会同企管部、财务部审核当月员工出勤填制伙食补助表，并注明伙食补助标准，综合办公室根据三方签字认可的伙食补助表填写报销汇总单并按程序审批报账。6.6汽车费用6.1车辆费用包括油费、保险费、路桥费、停车费及维修保养费等。此类费用按单位相关规定执行。6.2 车辆加油原则上在公司指定的加油站，如特殊原因确需在外加油的，司机要请示部门负责人，每月企管部门要对行车里程、用油量及单位油耗做好统计分析工作；6.3 汽车保险费按主管领导审核后的标准进行投保。6.4路桥费、及停车费等其他费用凭正式发票报销。6.5需要发生的维修保养费用，应由申请人填写申请单，列明需要维修的内容、价格，由车辆管理人签署意见，主管经理进行审批。6.6审批：按日常费用审批程序审批。 第七章 工薪福利及相关费用支出制度及流程71相关规定每月 3日前，各部门将考勤表汇总并经部门负责签字后交企管部门审核，企管部审核后交财务造册。财务部门按照经审核的考勤表记载的人员出勤工日、岗位工资标准，编制工资表，于每月10日前完成编制及审批流程并组织发放。72支付流程：财务制表人制表人事部门签字财务经理审核副总经理、常务副总、总经理审批（先由主管领导审批、再到其他处审批）财务根据审批过的资金计划付款73特殊说明：每月部门考核工资由企管部定出考核金额后交由被考核部门分配并造册报财务发放，其具体程序为受考核奖励部门根据考核数分配造册部门负责签字财务经理审核副总经理、常务副总、总经理审批（先由主管领导审批、再到其他处审批）财务发放第八章 物资购置财务报销制度及流程8、1购置申请：由需要使用资产的部门提出申请，填写申请表，经部门负责、主管经理签署意见后，报总经理审批，交相关部门经办。金额在10000元以上的，原则上应签订购销（施工、维修）合同，合同做为支付货款的重要依据。8、2结账报销：业务完成后，经办人根据发票、入库单、购货清单（如需过磅的要有磅单；基建或维修业务，业务经办部门应组织使用部门、企管部门验收并填写验收单）报销汇总单。83报销流程：经办人整理报销单据并填写对应报销单并签字部门负责签字确认财务部门复核副总经理、常务副总、总经理审批（先由主管领导审批、再到其他处审批）财务报账第九章 工程验收、结算及付款流程9.1验收、结算、付款流程参照第二章相关流程9.2相关规定财务部门在受理工程结算款时，要依据施工通知单、验收单、结算单、合同进行审核，除合同存档外，其他几项要作为入账依据；付款时要根据合同扣除材料款、电费及代扣税金等。 第十章 现金管理制度10.1限额管理：现金实行库存限额管理，超过库存限额的现金应及时存入银行。库存限额按照本单位35天日常开支所需现金确定。不属于现金开支范围的业务应当通过银行办理转账结算。10.2使用范围员工工资、临时工工资及个人劳务报酬；各种劳保、福利费用以及符合财务要求的其它支出； 出差人员必须随身携带的差旅费及应报销的出差补助费用；结算起点1000元以下的零星开支；除以上规定外，超过使用现金限额的部分，应当以支票或银行转账方式支付；确需全额支付现金的，需经主管经理批准。10.3支出管理单位现金收入应当及时存入银行，不得坐支。借出款项必须执行严格的授权批准程序，严禁擅自挪用、借出货币资金。出纳向银行提取现金，应当经财务负责人同意。10.4盘点核对财务负责人每月月末组织相关人员对现金盘点，确保现金账面余额与实际库存相符。发现不符，及时查明原因，作出处理。出纳员要每天清点库存现金，登记现金日记账，做到日清月结，账账相符，账实相符。第十一章 银行结算管理制度11.1会计人员要认真执行银行结算办法的暂行规定，银行支票等结算凭证由出纳保管，财务印鉴要由两人分开保管，并建立银行结算凭证及财务印鉴使用登记制度。11.2财务人员要严格银行存款收支控制，银行取款必须经主管经理批准，手续齐备；不准携带空白支票外出，确须携带空白支票外出者，空白支票必须填写日期并在预计最高金额位画人民币符号，因使用支票不当造成企业损失时，应由当事人承担赔偿责任。11.3银行存款日记账逐笔逐日登记，每日结出余额。出纳应每月核对银行账户，编制银行存款余额调节表，使银行存款账面余额与银行对账单调节相符；如不符，应查明原因，及时处理。第十二章 往来款项管理制度12.1明细核算：对于往来款项的会计科目在财务上应设置辅助明细核算，以及时反映各类款项内容的发生、增减变动、余额等财务信息。12.2对发生的应收账款、其他应收款、预付账款等应收款项，按照谁经办谁回收的原则，损失者或已采取各种必要措施确实无法收回的坏账损失，由当事人按责任赔偿相应损失后及时处理账务。12.3每年年终时，全面清查各项往来款项，并及时核对清楚，做到债权明确，账实相符、账账相符。第十三章 资金计划编制制度12.1各部门根据各自的实际情况合理编制资金使用计划，报部门领导和主管经理审批后，交财务部门汇总，财务部门根据汇总好的资金计划于每月25日前报主管领导和总经理审批。12.2各部门在编制资金计划时要根据其主管的业务内容，按业务类别，分支付当月数及支付前期欠款数分别填写。第十四章 会计档案管理13.1财务部门应于每月月末将有关会计凭证等会计档案装订成册，做好封面整理入档。13.2财务部门建立会计档案目录，严格档案调阅手续，非经单位领导同意，外部人员不得随便调阅。13.3财务人员调动工作时必须办理会计档案移交手续，造具移交清单，分清前后责任，确保会计档案的连续完整。13.4 会计档案的保管年限：会计凭证类15年；总账15年、明细账15年、现金和银行存款日记账25年、辅助账簿15年；月、季度财务报告3年，年度财务报告（决算）永久；会计移交清册15年、会计档案保管清册永久。 15