直营部办事处管理制度

口味王集团直营事业部办事处管理制度口味王集团直营事业部办事处管理制度文件编号版本修改次执行日期拟制审核批准KWW-YX-ZY0012017/第1版2016年10月第一部分：直营部办事处设置及岗位责任体系第一章直营部办事处机构定位一、 直营部办事处设立原则二、 办事处机构性质三、 办事处机构职能四、 管理总则五、 办事处组织结构设置第二章直营部办事处岗位责任制度一、 办事处经理 副经理岗位职责二、 业务人员岗位职责三、 稽核专员岗位职责四、 核算专员岗位职责（行政归属办事处经理，专业归属财务部部长，共同考核）五、 仓管员岗位职责（行政归属办事处经理，专业归属财务部部长，共同考核）第二部分：直营部办事处管理体系第一章直营部办事处系统管理制度一、 例会制度二、 考勤制度三、 办事处工作制度（6S管理）四、 办事处固定资产、办公设备使用制度（财务？）五、 办事处保密制度第二章直营部办事处销售目标计划管理一、 年/月度销售计划的编制依据二、 销售计划编制、修改和确认（考虑是否做财务预算？）三、 销售计划执行情况的考核四、 销售目标计划管理流程第三章 直营部销售人员日常行为规范一、 总则二、 行为规范：言谈、举止、仪容、仪表三、 工作要求：终端开发、陈列维护、路线安排、促销活动管理及相关报表管理制度第四章直营部办事处物流仓储管理一、 仓库管理制度二、 订货发货管理制度三、 办事处调货管理制度第五章人事管理制度（职业规划？、招聘、录用、培训、薪酬体系？、考核、奖惩、晋升、异动） 第六章财务管理制度一、 房屋租赁制度（1. 房屋租赁标准、流程。2. 房屋租赁合同）二、 出差管理制度（1. 出差申请、核销核决及流程2. 差旅费补助标准3. 交通工具管理标准）三、 报销管理制度（1. 备用金管理规定 2.票据类别及报销票据的要求 3.报销票据背书要求 4.票据粘贴与书写要求 5.报销流程、时间及要求 6.报销监督措施四、 库存台帐管理制度五、 业务台帐管理六、 票据管理制度 (1.票据的类别 2. 票据的开具 3. 票据管理 4. 处罚措施)七、 办事处回款制度八、 对账管理制度九、 促销管理制度十、 电子账管理制度附表：房屋租赁合同、出差申请表、业务工作日报表、竞品信息调查表第一部分：直营部办事处设置及岗位责任体系第一章直营部办事处机构定位一. 直营部办事处设立原则及条件1、 空白市场，根据公司董事会、总裁办及营销中心制定的年度战略规划开办设立2、 被公司界定为成熟市场，且具备潜力的市场，在省会城市先期设立直营部办事处3、 根据公司战略及竞争层面相对重要的地级城市设立直营办事处4、 由原流通事业部经销商经营转为公司托管或公司直营的区域设立直营部办事处二. 直营部办事处机构性质1、直营部办事处是营销中心的二级操作平台。2、严格遵守公司各项管理制度，接受公司营销中心直营事业部销售总监直接领导，完成公司下达的综合市场营销目标；3、作为销售收入和费用第一责任人，承担相应的经营责任。三. 办事处机构职能1、 在营销政策和规定的指导下，根据本区域市场的具体特点，制定适用的市场策略和管理方式；2、 对营销中心下达的销售目标进行分解，完成销售任务，并对其运作费用进行有效控制；3、 规划、建立并优化完善销售网络和服务体系；4、 建立客户档案，负责维护目标区域市场，并做好售后服务；5、 完善前端的市场信息平台功能四. 管理总则1、直营部办事处管理纳入营销中心管理系统，员工的思想和行为必须符合营销中心的要求和规范；2、明确分工、职责与权限，实行激励考核制度，逐步形成一套管理严密、运作科学、务实高效的管理体系。五. 直营部办事处组织结构设置1. 直营部办事处岗位设置(1) 直营部办事处主管1名、副主管1名（最高职等委二级）(2) 稽核专员1名（可储备1-2名）（最高职等委三等）(3) 核算专员1名（最高职等委三等）(4) 业务人员*名（根据终端数量及拜访频次确定业务数量）（最高职等聘四等）(5) 仓管主管1名（最高职等聘四等）直营部销售总监2. 组织结构（示例） 直营部益阳办事处 (经理1名) 张勇（副经理1名）卜俊资阳区域业务员*区域业务员*区域业务员稽核专员1名（可储备1-2名）仓库主管1名核算专员1名3. 业务人员数量：根据办事处业务区域和规模，按照定岗定编原则来配置。4. 隶属关系（1） 副经理、稽核人员、仓管员、核算人员，统一受办事处经理管理，对经理负责。（2） 办事处经理是办事处唯一领导及责任人。第二章直营部办事处岗位责任制度一. 办事处经理 副经理岗位职责（详见岗位职责描述书）任用原则：由营销中心委派直接上级：直营部销售总监岗位职责： 1、传达、分解、落实销售总监下达的公司政策与任务。2、对本办事处的各项工作的成果和经营业绩承担全部责任。3、主持每月销售目标的制定，报批销售总监后分解落实，并督导实施；签发每批次的订单与退换货申请，主持拟订下月、下周分品种要货计划。4、监督业务填写日报以及周、月工作计划的制定与总结，并对其进行评审、指导。5、保持本辖区市场网络建设的合理性与秩序性。关注终端价格的稳定性，洞察预测市场危机，并及时应对；亲自对重要终端客户定期巡访与维护。6、组织建立健全终端客户档案，分析市场需求，判断消费倾向，提出产品改善和产品开发建议。7、策划本区域促销、公关活动，报批及组织实施和结果评估。8、制定办事处的费用预算计划，负责费用的控制与现金收付的签发及监督。9、组织办事处人员的上岗培训及定期培训，召集办事处人员例会，及时解决员工在业务、思想动态等方面出现的问题。10、组织制定并定期调整库存的安全定额标准，上报销售总监。11、负责办事处员工的月度绩效考评工作。二. 业务人员岗位职责任用原则：由营销中心聘用，或由销售总监授权当地招聘直接上级：办事处经理岗位职责：1.协助分办事处经理制定销售目标计划和目标分解计划，完成办事处经理下达的销售综合目标，提出促销建议。2.负责本辖区内市场秩序的维护，重点监控价格体系、窜货现象等，协助调解渠道冲突。3.建立终端客户档案，按计划巡访终端客户，进行市场调查，及时反馈市场竞品信息，协助办事处经理进行终端客户分类评估。4.填写每日巡访工作路线计划、日工作总结、每周工作计划与总结，上报办事处经理。5.对辖区内各终端进行宣传公司政策，并对终端店的经营活动进行指导（库存、订货、展示、售后服务等），主动向终端店主做新产品的卖点介绍、产品宣传工作，保证新产品得以顺利推广。6.协助终端店做好售后服务维护工作，解决质量问题引起的纠纷。7.执行公司的促销计划；协助终端店做好展示样品定期更换保证产品展示位置明显、突出，保持展板及产品新鲜度及整洁度。8.定期对终端店店员进行产品知识、产品卖点、销售技巧的指导。9.积极进行市场开拓，积极发展新的终端客户；注意开发并维护特通渠道终端客户。三. 稽核专员岗位职责（详见岗位职责描述书）四. 核算专员岗位职责（详见岗位职责描述书）五. 仓管员岗位职责任用原则：由公司统一选派、管理直接上级：办事处经理岗位职责：1.负责办事处货品的日常进、出和仓储管理工作，凭核算专员签字的发货单据为储运备货。2.做好仓储帐目管理，及时掌握动态数据，监控安全库存量，及时、准确地提供各种货品库存的数据，协助制定订货计划和库存计划。3.做好仓库的日常管理，杜绝仓储损耗和任何严重事故，对储存货物的安全、完好负责。4.建立库存管理卡，每日对账，每周自我盘库，每月月底全面盘库。对库存差异进行分析，查明原因。根据流量情况及时向办事处经理提出储存结构调整的建议。5.协助完成办事处经理交付的其他工作事项。第二部分：直营部办事处管理体系第一章直营部办事处系统管理制度一、 例会制度为使分办事处的各项例会有计划地纳入制度管理，特制定办事处例会制度。(一)、晨会制度1、办事处员工每天早晨签到后，由员工轮流坐班主持晨会。2、晨会的主要目的是简报各自当日的重要工作事项；提高员工的自信心，鼓舞斗志；锻炼员工的讲解口才，使员工每时每刻都保持良好的心情，专心致志的做好自己的业务工作。3、会议进程为在会议主持人的主持下，首先交流工作内容；然后，由主持人自己命题（与自己工作相关），自己组织内容，自己讲解，但内容必须新鲜，感染力强，不能重复。4、每次晨会时间控制在10分钟左右。5、每日由稽核专员对晨会内容进行记录，并上传OA办公系统，备办事处经理审核及备查(二)、当日业务总结会1、每日工作完毕后，由办事处全体业务人员对当日工作完成情况进行交流、总结。2、由业务经理汇报一天的业务工作情况，解决当日发生的问题，准备并计划第二天的工作，力争当日工作当日完成，日清日结。3、总结会时间控制在20分钟。4、每日由稽核专员对日结会内容进行记录，并上传OA办公系统，备办事处经理审核及备查(三)、周会1、每周日下午利用2小时时间，原则上是由办事处经理组织，如办事处经理有事不在，由副经理主持。稽核员对会议内容进行记录，记入专门的“每周工作会议纪要”，并上传OA系统。2、业务经理填写周计划表，办事处经理主持总结一周的业务情况，检视目标完成，讨论需要解决的问题，并安排出下一周的工作要点。3、预测下周销售情况，制定周销售计划和周订货计划。4、业务工作讨论完毕后，办事处经理主持学习，由员工轮流交流自己的主题。 (四)、月会1、每月最后1个工作日由办事处经理组织召开月会，全体员工参加。时间为4个小时左右。2、会议前，须完成各项上报公司的统计报表以及业务经理下月业务计划表，各位员工做好自己本月的工作总结。3、会议主题为：总结一个月来的业务情况；员工工作述职；工作纪律与业绩完成情况进行点评；下月工作计划与目标进行分解；责任落实。4、会议结束后，办事处经理完成对各员工的业绩考评，填写办事处人员月度考核表，上报公司销售总监。二、 考勤制度1、上班时间：上午7：40上班7：50-8：00晨会8：10出勤下午18：00业务回办事处汇报18：00-18：20一天业务总结安排，准备第二天的工作（具体作息时间，各办事处经理按当地情况制定，并上报销售总监）2、签到：员工应在每天早晨上班时间前，在办事处签到簿上签到，若发现代签一次，扣除代签者和被代签者当月工资各20元。3、出差：因工作需要出差，须事先到核销专员处领取并填写出差申请单，办理出差手续，返回后及时核销，凭报销凭证确认出差之间的考勤。4、事假：员工因私请假，以书面报告申请，一天内由办事处经理批准，两天（含两天）以上应上报销售总监审批后上报营销总监经理核准，由人事行政部备案。5、病假：员工因病休息应有区级以上医院开据诊断证明（病假条），否则按事假处理。6、旷工：员工不请假不上班者为旷工。旷工三天（含三天）以上者，按自动离职处理；三天以内（含三天）者，按相关人事管规处罚，并停发一切补贴。7、迟到、早退：员工如有迟到早退现象发生，一次扣20元工资。外出业务人员需上午上班时间签到，下午业务总结会前回公司报道，如有要紧工作延迟返回的时间，须及时通知办事处经理，未及时通知者视同早退。8、考勤记录：考勤记录由稽核专员负责，根据实际情况严格登记，作为员工考核的依据。三、 办事处工作制度（6S管理）1. 办事处全体员工须严格遵守公司的各项规章制度，以制度为本，不可肆意散漫，自行其事。对违反各项制度者必给予相应的处分。给公司造成重大经济损失或严损企业形象者，当即除名，并承担相应的经济损失。2. 办事处全体员工须服以直接上级领导的安排，可就其指令提出合理建议，不可肆意顶撞违抗。上级员工要主动做好沟通工作，营造良好的沟通氛围，不可粗鲁武断。各级员工必须明确各自的权责范围，可对职责外的事务提出合理建议，不可肆意干涉。3. 办事处全体员工须以严谨、谦虚、认真的态度对待工作，按时完成上级安排的各项工作，同时发挥团结协作的团队精神，一切从公司的整体利益出发，不可在工作中谋取私利，一经发现，严肃处理。4. 全体员工须树立以消费则、以客户为中心，以企业形象为生命的思想，做到仪容整洁端庄，待人接物文明礼貌，严守公司秘密。对待客户耐心认真，尊重团结同事和领导。上班时间禁止大声喧哗、谈论私事和打私人电话。5. 办事处员工在工作和使用办公用品中，须本着节约的原则，不可肆意浪费。员工对所需的办公用品，须向核算主管提出申请。6. 办事处的全体员工须在周五和月初向办事处经理提交周计划和月计划，在总结会议中上交上周和上月的周总结和月总结。计划与总结工作作为绩效考核的一项依据，与个人奖惩相联系。7. 员工出差时，须提交出差费用申请，报请办事处经理批准后，方可从财务主管处提取相应款项。出差完毕，须在当月月底前向财务主管上交剩余款项及相应报销凭据，不可滞留公款。8. 员工在出差中，须及时向办事处经理汇报出差进度及所遇到的各项问题。对于超出个人职责权限以及疑难的问题，须报请办事处经理批示后方可行事, 不可自作主张。9. 办事处员工应及时向上级领导上报反映各种市场问题和情况，并鼓励提出个人见解，参与讨论解决方案。10. 办事处虽然地处外埠，但是要严格按照公司规定的6S管理原则进行办事处工作管理。11. 要有明确的卫生负责人，负责办事处办公环境的日常管理和维护。12. 办事处要有明确的餐饮区、居住区、办公区、仓库区、产品展示区。13. 在办公区内，要对文件柜和文件夹进行编号管理，方便寻找和查询。14. 对相关办事处的各种票据，要有明确的归档整理。15. 对相关办事处没有按照上述规定而导致重大影响的，每发现一次，处以对办事处经理50元、主要负责人100元的罚款，并立即改正。16. 严禁非公司人员居住。一经发现，追究办事处经理的责任。四、 办事处办公设备使用制度采购制度：1、IT办公设备（如电脑、打印机、传真机、复印机、移动硬盘、笔记本电脑等）：需在本月预算中体现（以投资预算表体现），提出申请经审批后，确认预算内的，由公司网络部购买后发至办事处2、 产品操作设备：需在本月预算中体现（以投资预算表体现），提出申请审批后，确认预算内的，由公司工程部统一安排3、日常办公用品：需在本月预算中体现（以业务部费用预算表体现），由办事处经理审批后，直接购买，最后到公司报销。使用制度1. 办事处的办公设备应由核算专员进行登记，由办事处经理明确各设备的保管责任人。使用办公设备的所有人员均须按有关要求操作。2. 办公用计算机，打印机等办公设备由专人负责使用，其它人员不经允许不能私自使用该设备，否则一切后果及所造成的经济损失均由当事人负责赔偿。3. 办公室使用计算机的员工严禁进入计算机游戏程序，不得因私上网，如发现一次罚款200元。4. 员工要爱护所有公司的公共设备，离开办公室时，要检查关闭所有设备电源及容易发生危险的器具，保证安全。5. 任何人未经领导批准，不能将公司的专用办公设备带出办公地点。6. 上班时间不能打私人电话，保持工作信息的畅通无阻。 登记制度：办事处所有固定资产一经购买，必须登记在册（请使用公司固定资产登记表）五、 办事处保密制度1、所有员工须每年度10月份与公司重新签署保密协议，遵守协议内容。2、必须遵守国家有关的保密法规和安全制度。3、不得向他人泄露公司的技术秘密与商业数据。4、不得向他人泄露公司的营销策略、市场策划方案及秘密。5、不得向他人泄露公司的终端客户秘密及终端客户档案。6、违反以上规定者，将处以重罚；情节严重的予以除名，并追究其给公司造成的经济损失。第二章直营部办事处销售目标计划管理一、 年/月度销售计划的编制依据1、 直营部下达的年度计划销售指标及办事处年度经营计划。2、 上个月度的销售实际完成状况和各区域汇报的下月份计划汇总情况。3、 综合区域市场需求，竞争对手情况，历史销售资料而做出的销售预测。二、 销售计划编制、修改和确认1、 办事处月度销售计划由分办事处经理负责制订，核算专员和各区域业务协助完成。2、 在办事处月度工作会议上，办事处经理召集业务讨论销售计划，同时制定办事处月度订货计划、促销计划和市场开发计划。3、 根据销售总监批准后的月度销售目标计划，各区域业务制定负责区域内的销售任务分解计划、促销计划和月度定货计划，同时制定自己的月度工作计划，交办事处经理审核批准。三、 销售计划执行情况的考核1、 办事处销售计划分为年度计划、季度计划和月份计划。按照区域以销售目标计划表的方式分别展开、下达。2、 对各区域细分的计划，按周进行跟踪和检查，每月中对各区域计划完成情况和工作计划执行情况进行一次通报和总结，办事处经理应及时检查和督促区域业务经理的工作。3、 月末由办事处经理将办事处以及各区域销售计划完成情况上报销售总监。4、 月末办事处经理组织全体职员进行月度总结，对整体和各区域市场销售计划和工作计划完成情况进行考评和总结，填写办事处工作人员月度考核表；并写出书面分析说明后，一同上报直营部销售总监。四、 销售目标计划管理流程月计划确认下达计划修改公司计划目标任务上月销售完成情况市场预测制定本月销售计划办事处专题研究计划各区域销售计划月度促销计划月度市场开发计划各区域工作计划各区域促销计划各区域销售目标分解月度订货计划区域订货计划公司批准第三章 直营部销售人员日常行为规范一、 总则1. 公司销售业务人员是终端客户了解、认识、接受公司的直接渠道。销售业务人员的行为对公司行象至关重要，为此特制定本行为规范。2. 销售业务人员行为规范是销售业务人员在任职期间必须遵守的基本行为准则。3. 任何终端客户和公司相关部门及个人均有权对销售人员的行为依据本行为规范进行监督。二、 行为规范：言谈、举止、仪容、仪表1 言谈1） 任何场合不得讲脏话；业务沟通及会议应该讲普通话。2） 对终端客户的提问要及时答复，因任何原因自己及请示之后答复不了的问题，应以书面形式向上级汇报。3） 任何情况严禁与终端客户发生不愉快的争论，任何时候不允许对终端客户有不尊重的称谓（例如：绰号）4） 进行产品宣传时，不得在宣传资料上对竞争厂家及其产品进行诋毁。5） 未经授权，不准公开公司财务数据。2 举止6） 拜会终端客户时，要注意形象，不准于终端客户现场吸烟、吐痰等。7） 绝对不可以有任何接触及客户隐私的行为。8） 与终端客户交谈时，手机设置为静音，认真听终端客户讲话，眼睛应注视客户。3 仪容仪表9） 工作期间应该穿着公司统一的工作服，服装大小合身并符合季节。10） 发型整洁，女士脸部不应有头发遮住，发型紧靠头部。11） 男士头发应在衣领之上，梳齐，鬓角要修清。12） 男士不准蓄须。13） 女士要化淡妆；修饰要整洁。三、 工作要求：终端开发、陈列维护、路线安排、促销活动管理及相关报表管理制度（待定）第四章直营部办事处物流仓储管理一、 仓库管理制度(一) 基本规范1、 仓管员以发至办事处货物的随货同行联、产品进仓单、发货单作为储存与出货的依据，做到先进先出。2、 产品进仓单、发货单的数据及时登记入帐，定期或不定期盘点，做到单帐相符，帐实相符。3、 未经仓管员核准的人员不得进入仓库，搬运完毕后，亦不得在仓库逗留。4、 每天核对库存，进行安全库存储备，根据安全库存提出订货计划。5、 做好库房门禁管理，妥善保管货物，经常维持清洁、通风，做到防鼠、防潮、防火、防爆，放置消防器材，每半年检查一次，如发现异常及时处理或更换。仓库内及周围严禁吸烟，并有明显标识。6、 仓管员下班离开前，应巡视仓库电源、水源是否关闭，确保仓库的安全。(二) 库位规划与配置依成品入出库情况、包装、方式等规划所需库位及其面积，以达库位空间的有效利用。(三) 库位配置原则1、 配合仓库内设备（例如手推车、消防设施、通风设备、电源等）及所使用的储运工具规划运输通道。2、 依销售类别（如成品储存区与退货区）、产品类别分区存放，收发频繁的成品配置于进出便捷的库位。3、 将各项成品依品名、规格、批号划定库位，标明于“库位配置图”上，并随时显示库存动态。相同规格品名的产品不能放在两个仓库内。(四) 成品堆放依成品包装形态及质量要求设定堆放方式及堆积层数，以避免成品受挤压而影响质量，产品存放高度不能超过2米。(五) 库位标示产品应于每一库位设置货卡标示牌，标示其品名、规格、单位包装量、库位数量。每次进出货，及时更改存量，做到卡账货相符。依配置情况绘置“库位标示图”悬挂于仓库明显处。(六) 库位管理仓管员应掌握各库位、各产品规格的进出动态，依先进先出原则发货。每种规格原则上应配置两个以上小库位，以备轮流交替使用，以达先进先出的要求。（七） 不良品管理对不良品设专区摆放整齐，每袋装有清单，载明产品数量、名称、收回原因及经办人，予以封存，待销售总监批准后进行处置。二、 订货发货管理制度(一) 总则1、 办事处经理应组织库管员与核算员有效地进行库存管理工作。其中办事处经理是第一责任人。2、 库存管理工作的总体目标是：在保证不断货的前提下，最大限度地降低库存，同时保持品种结构的合理，防止滞销品的积压。(二) 订货业务1、 办事处要在办事处经理的直接负责下，每月确定一次各品种的安全库存量，当库存量达到或低于安全库存量时，及时向公司发出要货订单。2、 安全库存量的确定，应参照办事处上月销量、去年同月销量，以及货物从公司到本办事处的在途时间。3、 每周（每月）办事处经理应会同库管员和核算员提出下周（下月）的要货意向清单，由核算员于每周五（每月27日）下班前传至公司销售客服部。4、 各办事处的下周（月）要货意向清单与实际订货的符合情况，做为对办事处经理考核的参考依据。5、 为控制库存、加速回款，公司对各办事处定期核定出一个资金占用限额指标，各办事处在此限额指标内的订货，营销中心将予以保证。超出该限额指标的订货，应经过营销总监的审批后才予以供货。6、 各办事处应保持库存结构的合理性；为及时调整库存结构，各办事处可参照公司关于调换货的有关规定进行处理。附：公司发货至各办事处在途时间表区域长沙萧山物流天数1天2天(三)、收货管理1、 仓管员应依据“发货单随货联”清点数量，检验合格后，仓管员开立产品入库单一式二联，在产品入库单上签字，自留进仓单存根联，财务联交核算员。2、 办事处经理应每月25日组织库存盘点工作，填写盘点表，做到帐实相符。对盘库过程中出现的差异，进行分析，寻找原因。由核算员于26日前将盘库结果上报销售总监。(四)、退货管理1. 各办事处在开发市场和终端网点时，可承诺对新终端店的第一批货保留在30天内退货的权利，但运费须对方承担。退货的最终决定权在办事处经理。2. 终端客户因质量原因退货，由办事处经理参照公司有关规定作出处理。库管员应将实退数量填注于入库单上办理入库，并由库管员、核算员入帐。3. 办事处如因产品质量问题需向公司退货，须填写不良品退货申请表，报计划物流部审批后方可办理退货。凡无审批而擅自退货者，运费由办事处经理自行承担。4. 退货申请表要写清名称、数量、退货原因，随货物一同返回公司，销售总监及办事处凭公司计划物流部的实收数量冲减办事处库存。5. 因滞销而积压的库存，需要向销售总监申请，批准后，可在规定时间内退回公司计划物流部，具体可参照不良品的相关规定进行处理。(五)、发货管理1. 接到客户订单后，开单导购员应填制一式四联的发货单，由内务主管（收款或入应收款账）签字后交储运员备货。2. 仓管员接储运员的发货单后，根据发货单上的品名、规格、数量准确备货，将备好的货物放置于备货区，由储运员清点，确认“单、实”相符。仓管员与储运员分别在发货单上签字，仓管员留存仓库联。3. 储运员持客户联、回单联送（发）货，经客户（托运部）确认后收取货款，回单联经收货单位经手人签名。（托运部代付款，需签合作协议）4. 储运员返回后将货款、回单联交内务主管，必须做到一单一清。如送货过程中发生变化，需如实将情况反馈内务主管和开单导购员。5. 内务主管每日工作结束前，应将回单与业务联进行对账，做到单单相符；将货款收入账、应收款账与统计员的销售总帐与应收款账进行对账，做到账账相符。 (六)、货物在途管理1. 所有物品在包装、搬运、出货过程中都要避免撞击和跌落。2. 用货车运货时，须视货物的轻重进行叠放，应避免货物被压损或变形。3. 搬运货物时，需注意人身安全。如货物不慎碰撞或掉落，可能会导致质量损伤时，业务员需及时检验，以确保其质量状况。4. 货物在配送前要核对品名、规格、数量是否正确。5. 货物送到终端店后，业务员需负责将产品最佳陈列展示，或放置于阴凉干燥处，并注意不得与日化、洗涤等有强烈污染化学品放置在一处，并由终端客户在发货单上签字。一、 办事处调货管理制度 (一)、调货种类1. 办事处不合理库存较大而造成资金沉淀，影响正常周转时，办事处可向销售总监申请或由销售总监根据库存情况将该批货物调往其他办事处。2. 因市场需要，公司须将办事处货物调往其他区域时，办事处应无条件服从并按规定期限将货物发出。(二)、调货程序1. 不合理库存需调出时，应由办事处以书面形式向销售总监提出申请，待批准后方可安排调货。2. 须将办事处货物调往其他区域时，销售总监将以书面形式通知办事处，办事处应立即按公司调货单所填品种、数量安排发货。(三)、帐务处理1. 办事处接公司通知或审批后，应按实际发货品种和数量开具提货单，提货单客户名称栏填写接收区域名称。办事处根据提货单数量冲减自己的库存。2. 货到接收区域后，应对照提货单验收货物并按实际收货数量开具入库单，并按入库单记帐联增加接收方库存。3. 收货时如出现货物短缺，如外包装破损由运输方承担责任；未出现破损则由发货方承担。4. 因积压而产生的调货，调货运费由出货方承担；因市场需要而产生的调货，调货费用由接收方承担。第五章人事管理制度（招聘、录用、培训、考核、奖惩、异动）第六章财务管理制度一、 房屋租赁标准及制度1 房屋租赁标准1) 原则:要求交通便利，便于大型货车进出、装卸，有可进行会议、会操场所，不扰民2) 房屋结构：三室一（二）厅（其中一室为仓库）3) 面积：120-150平方米4) 房屋物品：简单家具、床、电视、电话、宽带（可随时开通）、空调5) 租赁费用：5000元/月，按照当地租房价格进行上下浮动，最终以合同价格为准，由公司审批。6) 办公设备：序号固定资产名称品牌型号数量金额1直线电话（含传真机）1部2台式电脑1台3办公桌椅2套4ADSL宽带1套5打印机1台上述办公设备，由公司统一配备相同型号的设备，各办事处可以在公司控制的价格范围内自行采购。2 房屋租赁合同（1） 对于公司在各地设立的各类办事机构，其负责人在当地进行房屋租赁的时候，必须按照公司规定与出租房屋者签定房屋租赁合同，并要在公司管理部门存档，一切与房屋有关的事宜、费用、付款时间等事情的办理，都要严格的根据房屋租赁合同条款进行，当发生合同变更时，办事处负责人须提前提出申请，经过公司批准后方可执行变更。（2） 附房屋租赁合同范本二、 出差管理制度1 出差定义（1） 驻外出差的定义：驻外人员从办事处所在地到办事处所在城市以外的城市（地区）开展工作，产生住宿费用的视为驻外出差。（2） 在途的定义：驻外人员未到达目的地之前的时间，包括在火车上过夜、没有在目的地产生住宿费用、不能提供正规住宿凭证、目的地提供住宿的，均视为在途。2 出差补助规定（1） 出差补助标准：a) 驻外人员出差补助包括：餐费、住宿费、市区公交车费，实行“限额使用，按实报销，超支不补”的原则。b) 出差补助和住宿补助标准规定如下：出差补助住宿标准直辖市省会地（县）级市*元天*元天*元天（2） 报销相关说明：a) 仅限为火车票、长途客车票、船票等：市内出租车票不予报销。特殊情况乘坐飞机，出租车票需要报销者，需要经过总裁办的批准。b) 出差所在地的市内公产车票不予报销，IC卡充值票不予报销。c) 出差人员在出差期间未产生住宿费用的时间段（即出差目的地提供住宿，火车上过夜、不能提供正规住宿凭证的）则只销售在途补助。d) 出差人员应保留完整车（船）票及住宿发票，即车船票时间、车次、住宿发票的日期清晰可见，以此票作为计算费用的依据。e) 以相关的票据日期和时间计算是否为在途和住宿。f) 原则上，出差目的地为公司办事处的，则出差人员应在办事处住宿。g) 参加公司展会期间，如公司负责住宿，参展人员只报销来回长途汽车票及火车票，不享受任何补助：若公司不负责住宿则可享受相应的在途、住宿补助。h) 外出参加会议、培训等，若交纳的会议服务费用中包含住宿时，不再享受任何补助，若会议服务费用中不含食宿时，则享受住宿补助。3 交通工具标准（1） 火车：乘车时间超过4小时并有夜间乘车行为（0：006：00）的，可以乘做硬卧，否则一律为硬座。（2） 汽车：长途汽车票、办事处所在地公交车票可以报销。（3） 出租车：不予报销。三、 报销管理制度1 备用金管理规定（1） 办事处：采用备用金年度管理（2） 备用金额度：*元（具体金额需区域经理根据实际情况来确定）（3） 说明：a) 办事处实行全年备用金管理制度。b) 办事处经理统一借备用金，在办事处内部统一支配“备用金”。c) 办事处员工要及时的自行报销、或委托别人（内勤）报销，报销的票据要符合“报销票据类别要求”，对于不能报销的票据，财务部要及时的向报销本人或报销委托人解释。财务部有责任在每月规定的时间段内统一从银行汇款给报销人。（4） 借款批准权限规定：在借款上，必须依次有本人、上级主管、核算专员、经理签字。2 票据类别及报销票据的要求1） 票据类别：（1） 长途车费：包括飞机票、火车票、长途汽车票及购票附带的保险费（2） 市内公交车票：（3） 出差补助：（4） 通讯费：包含手机费、办事处固定电话费、ADSL相关费用（5） 业务会议费用：餐饮费、住宿费等（6） 办公用品费：包含除业务往来，日常工作发生的相关费用（7） 邮寄费：包含信件费用、包裹费用、快递费用（8） 银行手续费（9） 运输费（10） 油费（11） 路桥费（12） 车辆维修费（13） 未列明费用的，按实际发生的费用内容填写相关项目2） 报销票据要求：以上（1）、（2）、（4）、（5）、（10）、（11）项票据必须提供正规发票，收据不能作为入账的依据，电话充值卡不能报销：（6）、（7）、（8）可以为出票单位开具的正规票据：（9）可以为铁路部门提供的提发货用的正规票据，或其他货运公司提供的收据；第（12）可以为收据，后附更换零件清单。要求所有收据均盖有公章或财务章，无章无效。3 报销票据背书要求以上的13项票据，全部要求后面背书，标明事由、地点、时间，第（9）项，需标明提发货日期、发货厂家的名称，第（12）项，须附更换零部件的清单。注：票据无背书或背书填写事由不合理：时间、地点不明确的，此票公司将不予报销。4 票据粘贴与书写要求1） 首先将发票及收据分开，不能粘贴。2） 其次将发票和收据按上述12项进行不同类别的归类，每类一张“票据粘贴单”（见附表），贴票时，用胶水从左至右鱼鳞式粘贴，所粘的票据不能超过粘单的大小，超过部分需折成与粘单大小一致。3） 按以上12项类别分类后的所有发票粘在一起，按以上12项类别分类后的所有收据粘在一起，分别附上“*部报销凭证”。4） 每种费用项目的票据必须按“票据粘贴单”上列明的项目填写齐全，票据类别、票据张数、票据金额、“粘单共 张，第 张”。5） 其中票据类别中的第（1）项必须附住宿发票一同粘贴在一张“票据粘单”上，视为一次完整出差。每次出差，将出差票据单独粘贴在“票据粘贴单”上，方可有效，不允许多次出差行为混为一次粘贴报销。票据包括：往返火车票、长途客车票和住宿发票，无住宿发票的，视为在途。6） 将每次出差后贴好的“票据粘贴单”汇总后，先将车票金额和补助金额填写在“差旅费报销单”上，后将所有票据粘贴单附在此“差旅费报销单”后。7） 最后将汇总后的票据，按费用支出的项目内容将金额填写在“*部报销凭证”上，按“差旅费报销单”汇总后的金额也如实填写在“*部报销凭证”上。所有票据粘贴单附在此“*部报销凭证”后。8） 粘贴票据时，不能使用类似订书钉等方法进行装订，只能使用胶水进行粘贴。（注：不符合以上规定之一者，公司财务部有权将报销票据退回本人，重新粘贴、分类，情节严重者，予以罚款。）5 报销时间及要求1） 办事处人员需要在每月把相关的票据粘贴完毕，在每月3日前将上月的所有报销票据由办事处核算专员给公司相关内勤人员，由内勤人员协助报销。财务部每月在18日前审核并报销票据。2） 对于财务审核不能报销的票据，内勤人员要及时与办事处进行沟通，并解释说明不能报销的原因。6 报销监督措施1） 贴票人要认真了解报销制度，做到一次粘贴成功票据，避免重复操作耽误时间。2） 财务和部门领导有审核票据的权利和责任，并签字表示认可报销。3） 由于任何一方失误而导致报销不能正常进行耽误了正常工作的，公司保留处罚相关责任人的权利。4） 如发生任何严重的舞弊行为，处以票据面值5倍的罚款。5） 若发现报销凭证计算的金额高于实际应报销票据的金额，不分任何原因，公司将给予填票人高出差价部分的处罚，即改正重报后，由公司财务部开具差价数额的罚单。四、 库存台帐管理制度1 办事处要建立手工台帐，记录产品的出入、节余情况。2 库存账的“收入”均应按办事处核算专员开具的办事处产品入库单（后附公司的“发货清单”）为准，并在台帐上注明入库单的编号以备查。3 库存账的“发出”均应以内勤开具的办事处送货单为准，并在台帐上注明送货单的单号以备查。4 每一笔台帐的记录，必须对相应的票据为依据。5 库存账的登记均应以“产品型号+版本号”为账页。6 各办事处均应在开具送货单后由内勤或库管发货，遇有特殊情况者，可以先发货后补票，但应在当天完成相关手续，并登记台帐，由业务员或办事处经理去找终端客户补签字确认。7 办事处库存账每日应结算出余额，并不定期进行账实盘点。8 台帐要有办事处核算专员专职负责管理，禁止其他人随意更改和填补。9 每天必须完成当天的台帐记录，不允许延后补充，如果由于核算专员的请假而导致台帐延后的，要经过办事处经理的同意，同时核算专员上班后要及时的补充帐目。10 要严格进行台帐帐本管理，保管人为核算专员，监督责任人为办事处经理。11 如办事处发生台帐丢失的行为，公司将追究所有与之有关人的责任并严肃处理，以防止公司财产受到损失。五、 业务台帐管理1 各办事处以业务姓名为明细，以业务应付账款为发生额逐笔登记入账。2 业务台帐“借方”登记业务应付账款，逐笔登记。3 业务台帐“贷方”登记业务已付的款项，冲减业务的应付账款，逐笔登记。4 核算专员每日结出台帐的借方余额，以便业务员及时了解欠款情况，为业务员工作提供方便。六、 票据管理制度1 票据的类别a. 办事处产品入库单 b .办事处送货单 c .缴费单 d .办事处退货单 e . 收据2 票据的开具1） 各种票据的开具，统一由内勤管理。2） 严格按以下各项目开具a) 收货单位：终端客户简称b) 日期：实际开具票据的日期（年月日）c) 品名：产品型号简称d) 规格：厂家标识及版本号e) 单位：根据实际单位填写f) 数量：实际销售数量g) 单价：公司规定的终端到达价格h) 金额：数量单价3） 金额栏大小写一致且大小相同（小写“￥”封口，大写“整”封尾）4） 各直接负责人均应在票据上签名，不得伪造签名、不得未经授权代签名。5） 其他各类票据要严格按照票据栏目要求填写，未填写或漏项填写的，均视为违反票据规定的行为。3 票据管理1） 所有单据必须整体使用，如填写作废应一式几联全部作废，加盖“作废”章，作废联要妥善保管，避免流失行为发生。2） 票据不允许同时使用两本。3） 每本票据不允许断号。4） 票据要按册编号，编码为：“第一、二册”，时间：某年某月某日。5） 票据要严格保管，并存放在有锁的柜子中，由内勤本人掌拿钥匙。4 处罚措施驻外办事处审计制度七、 办事处回款制度1 作为公司的收入，严禁任何人以任何理由短期、长期挪为己用，占为私有，一经公司发现，做除名处理并追究相关的刑事责任。2 作为办事处的销售收入，要严格的按照办事处缴款流程办理缴费手续。有货款来往的驻外办事机构，须配备内勤，负责办事处的内务、财务、库存、对账等事宜。3 现金缴款：当日收到的现金货款2000元（含）以内的时候，可以暂留办事处，最迟与次日上午10：00前由收款人与内勤送交银行办理电汇；超过2000元，收款人必须在当日电汇给公司，内勤将银行回执单妥善保管，不得丢失，定期寄回公司。办事处经理应监督货款的回收工作。4 银行承兑汇票商业承兑发票的缴款：业务员收回票据后，应在次日10：00前以EMS的形式邮寄给公司，办事处内勤将EMS底联妥善保管，不得丢失，办事处经理应监督票据的流通。5 销售人员从客户处携带现金的最高额度为：20000.00元。6 办事处人员收到货款后，必须在当天交给内勤并放入保险柜，若发现临时或长期挪用和占有公司货款，公司追究其责任后做除名处理。八、 对账管理制度1 财务部有专职的人负责销售账目管理和统计工作，并每月与办事处核对账目。2 市场部内勤协助服务部每季度与各区域的业务进行账物核对，办事处内勤负责配合进行。3 每个月初的第一个工作日，办事处内勤、公司内勤、财务部三方核对销售账目，核对上个月全月的销售回款情况，及时核对存在的差异。4 每月初的第一个工作日，办事处内勤要依据台账库存数量进行仓库盘点，每月必须盘点一次，后与公司内勤、财务部进行库存账目的核对。5 公司每个月要派专人负责对办事处进行抽查盘点，账账盘点和账物盘点。九、 电子帐管理制度1. 每个办事处电脑应安装记账软件,作为票据录入的载体。2. 电子账目由内勤专职负责，内勤不在的时候，由办事处经理指定专人负责。3. 在登录电子账的计算机上，不允许安装单机或网络版游戏，避免因为机器的损坏导致电脑账目丢失的现象，一经发现将严肃处理。4. 销售内勤要严格依据票据账来登录电子账，严禁私自更改电脑账目。5. 内勤要每天以电子邮件的形式，发送给公司总部的相关内勤和财务人员，并随时进行及时的对账和调整。 16 / 16