关于配送业务管理制度及流程

绿锦 201202号-02-11关于配送业务管理制度及流程（暂行）一、配送人员管理要求1、配送人员要求配送时按公司规定穿着统一服装、胸牌，确保干净、整洁。2、要做到“五勤”、 “七不”和“两个注意”。(1) “五勤”的具体内容是勤洗澡，勤理发，勤刮胡须，勤刷牙，勤剪指甲。勤洗澡：要求配送人员勤洗澡、洗衣服，保持整持干净，身上不得有汗味、异味，以免给客户留下不好印象。证服务时身体无异味。勤理发。男配送人员不留怪发型，发长不过耳，不留大鬟角，上班前梳理整齐。女配送人员不能留怪发型，上班前应梳理整齐，头发必须扎起来不得披肩。勤刮胡须。男服务员每天刮一次胡须，保持面部下净整洁。勤刷牙。口中不得有异味。勤剪指甲。不得出现手指甲很长很脏现象，女配送人员不允许涂抹指甲油，勤洗手，保持手部的清洁。 (2) “七不”的内容是在客户面前不掏耳，不剔牙，不抓头皮，不打哈欠，不抠鼻子，不吃食品，不嚼口香糖。(3) “两个注意”的内容是：配送前注意不食韭菜、犬蒜和大葱等有强烈气味的食品；在宾客面前咳嗽、打喷嚏须转身，并掩住口鼻。3、按客户要求时间，准时到达，只能提前不能推后，原则上要提前五分钟到达目的地。4、每个单品不得缺斤少两，只多不少，原则上每个单品不得超出2斤。遇某个单品确实没货现象，提前一天与客户沟通协调，不得配送时再沟通。5、价格合理，依据不同的客户需求、区域制订不同的价格，不得随意报价，在配送前一天必须有市调，依据配送前一天市调价格、批发价格、门店零售价格后，统一核对列报配送价格。如：科硕钨钼根据大张、丹尼斯的价格低1-3分即可，农信办根据周围商贩与超市价格制定，但不能超过周围市调价格。6、确保产品质量及数量，每个单品达按客户要求配送，不确定产品提前一天打电话询问后再采购，不得出现产品质量、数量不合格现象。7、遇产品质量及数量达不到客户要求，无条件退换货品。8、配送人员要求使用普通话，礼貌用语，不得讲脏话。（1）打电话报货标准：“你好！我是好菜篮公司的XX，请你列报XXX所需货品名称、数量、标准及具体送货时间”遇不清楚的地方询问标准：“麻烦问一下，”挂电话时标准：“好的，我已登记清楚，再见！”（2）配送时说话标准：“你好！我是好菜篮公司的XX，我现在已经到XXX，你需要的货我已送到，请问放到哪里”。离开时说话标准：“请签字验收，如对我们的服务有什么不满意可直接提出，我们会改进”、“再见！”（3）售后回访说话标准：“你好！我是好菜篮公司的XX，今天给你送去的货品你还满意吗？有什么需要我们改进的吗？”挂电话时标准：“再见！”9、配送筐，要干净整洁，只能做配送用，不得用于其它，每个筐子编上号码，如配送筐需要留客户那里，共放置几个，让对方在确认单上签字，在下次配送时取回，依此类推。10、配送车辆，要保持干净，货品摆放要整齐，不得乱摆乱放。所有蔬菜必须有中转筐配送，一个叠一个摆放，原则上每个筐子物品摆放不得超出筐子边缘，以免压坏商品，耐压菜品放下面（如土豆、南瓜等），。不耐压菜品放上面（如青菜、菠菜、油麦菜、西红柿等）。11、出发前准备。将所有商品按报货单核对一遍，复核重量、数量、检查产品质量，检查配送人员服装是否穿带整齐、车辆卫生是否合格、是否带出库单、计算器、笔、复写纸等物品，确保无误后配送。12、配送完毕后，清点所有东西有没有遗漏现象，是否都放回配送车，客户出库单是否签字等，确保无误后离开。二、报货管理流程1、配送业务由专人负责，暂由王苗苗负责，要求电话24小时开机，一般要留给客户至少二种以上联系方式，一个是公司的贵宾热线及固定电话和自己的手机，以免出现联系不上现象。2、配送业务负责人与客户沟通列报货品时间，遇到时间未列报货品时，由配送业务负责人主动与客户联系。3、客户在报货时，如电话报货，配送业务负责人一定要记录清楚品种、数量、重量、产品要求标准、到货时间；原则上由客户以电子版形式或传真件形式报货（列报品种、数量、重量、产品要求标准及到货时间）。4、配送业务负责人接到报货后，与采购部沟通，安排人员所配送地点调研，确定价格列报部门经理，遇缺货现象，提前列报客户告知情况。5、客户认可后，将采购任务单下达采购部，由采购部按要求采购。三、入库、出库管理流程1、由采购人员直接购买的配送物品，由王苗苗负责人办理入库手续。2、从门店调出的配送物品，由门店出具调拨单出库，由王苗苗依据调拨单进行入库。3、配送物品在入库时，由王苗苗负责对物品进行检验、验收、筛选、分类。4、配送物品出库时，由王苗苗负责办理，装筐、过秤、检验、填写出库单及单价、总金额，一式三联，王苗苗留存两联，客户一联。5、在配送前司机对所配送物品，按照出库单进行核实，核实无误后按时效进行配送。6、配送后由客户对产品进行验收，并在出库单上签字认可，留存客户一联，其余交王苗苗保管。四、成本核算及结帐管理1、王苗苗依据每次配送出库单，进行整理核对，核算每次配送成本、利润。2、汇总统计后，每月进行销售列报，列报部门经理。3、所有配送业务采购费用，由王苗苗统一汇总，统一报销。4、所有配送业务结帐，由王苗苗持配送单，确定客户是否要发票，按合同签定时效进行结帐。5、结帐完毕后，与财务部核对，并开具回款收据。河南绿锦农业开发有限公司2012年2月11日 签发人： 抄 送：企管部及配送人员 拟 稿：孙丽娜 校对： 5