公司财务报销制度房地产

锦州新基业房屋开发有限公司财务报销制度 财务报销制度是指公司通过制定相应的制度规定各项费用的开支标准，并依据这些制度对公司各项日常费用的开支进行严格的计划、核算控制、考核与奖惩，以将公司的各项费用控制在尽可能合理的范围内，杜绝浪费，提高经济效益。各级管理人员和业务人员要树立成本意识。 第一部分 总则 第一条 为准确核算和监督公司的成本费用支出，加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。第二条 本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、工程相关支出及专项支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。 第三条 本制度适用公司全体员工，并报综合办公室备案。第二部分 借款管理规定及借款流程第四条 借款管理规定 (一) 出差借款：出差人员凭审批后的出差申请表按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。 （二）其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。 (三) 各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。 (四) 借款额度：1、为了更准确地掌握现金的收支，原则上300元以下的现金支出不予办理借款。2、员工借支现金前必须预计合理的借支额度，部门负责人应进行额度的审核，超出合理范围的员工借款，财务部门不予借支。3、对不同级别的员工设置最高借款限额，未还借款超过限额时，财务部不再向其借款，公司工程部周转金和协调费借款的人员可上浮一个级次，特殊情况下，借款人提出借款事由，经总经理批准后，方可办理借款。 级别额度总经理级0.1万-10万元副总经理级0.5万-5万元部门负责人0.1万-1万元一般员工0.5万元以下4、财务部对部分频繁进行现金支付的员工，可核定每人不超过2000元的借支额度作为周转使用。（五）外出购进材料需借支现金1万元以上的，除按上述手续外，还应提交物资部门主管领导批准的采购计划或请购单，采购计划或请购单要填明所购材料名称、牌子、规格、数量、价格、金额。 (六) 借款销账规定：1、借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐；2、借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。 (七) 借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。 (八) 借支的现金，要在当月月末前，结清借支。 （九）临时工和试用期的员工不能借支现金，有出差任务时，由同行人员借支现金。 （十）现金借支人应亲自到财务部门支取现金并在现金支付凭证上签字，委托他人支取的，必须由受托人在现金支付凭证上签字。第五条 借款流程 (一) 借款人按规定填写借款单，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。 (二) 审批流程：主管部门经理审核签字主管会计复核总经理审批。 (三) 财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部出纳处办理领款手续。 第三部分 经营性费用（人工费、材料费）方面的报销规定及流程第六条 本公司的经营性费用（包括人工费、材料费）支付，由公司的总经理（负责人）审批。 第七条 材料费用的支付程序：材料进仓验收 仓库记账财务审核总经理（或受权人）审批报账支付第八条 支付相关规定（一） 材料款（含原、辅材料、库存商品、物料用品、低值品）支付。 （二） 支付的原始凭证须有发票、送货单及验收单、材料清单。 （三） 由供货单位开出送货单，无送货单的由收货部门开具验收单，送货单要由送货单位加印章，送货单或者验收单要由送货人签名、采购经办人签名、收货验收人签名，建筑公司的材料单由建筑公司统计加盖入账戳记。 （四） 供货方凭送货单或者验收单连同发票到财务部，经财务部核对无误后，凭财务部开具的双方确认的材料清单，经总经理（副总经理）审批，并在发票签字后，方可支付。支付凭证（发票）须有收款经手人签字、总经理（副总经理）签批、采购经办人签字。（五） 用料部门负责人须在材料员月末提交的材料汇总表上签字确认。（六） 送货单或验收单必须填写明用料部门（项目名称）、货物名称、规格、包装规格、数量、单价、金额，并由送货人、收货人签章。（七） 材料款的支付，须通过银行转账支付，特殊情况须现金支付，须提前通知所在公司财务部，并经公司主管会计审核，总经理审批签字后方可支付。第四部分 日常费用报销制度及流程第九条 日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。 第十条 费用报销的一般规定 (一) 报销人必须取得相应的合法票据(相关规定见发票管理制度),且发票背面有经办人签名。 (二) 填写报销单应注意：根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。 (三) 按规定的审批程序报批。 (四) 报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。第十一条 费用报销的一般流程报销人整理报销单据并填写对应费用报销单 须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单部门经理审核签字主管会计复核财务总经理审批到出纳处报销。 第十二条 差旅费报销制度及流程 （一）业务人员差旅费开支标准：车船费可实报实销（需打的、坐飞机的需请示各公司总经理）；住宿费和餐费，总经理的费用按单据实报实销，其他人员限额报销，按以下标准执行：级 别交通工具住宿标准(元/晚/人）伙食标准(元/天）外埠市内交通费用 (元/天)总经理飞机、动车实报实销实报实销实报实销副总经理飞机、动车500/350实报实销实报实销部门负责人火车硬卧、动车二等260/20030/2030/20一般员工火车硬卧200/18030/2030/20 注：直辖市、上海、北京、深圳、广州等一线城市执行前段标准，二线及以下城市执行后段标准。（二）费用标准的补充说明： 1. 住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，不予补偿；超出住宿标准部分由员工自行承担。 2. 实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返京时间为准，12：00以后出发（或12：00以前到达）以半天计，12：00以前出发（或12：00以后到达）以一天计。3. 伙食标准、交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数结算，原则上采用额度内据实报销形式，特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴。4. 宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费，同时按比例（早餐20、午餐或晚餐40）扣减出差人当天的伙食补贴。5. 出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。 （三） 报销流程 1. 出差申请：拟出差人员首先填写出差申请表，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由总经理批准。 2. 借支差旅费：出差人员将审批过的出差申请表交财务部,按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。 3. 购票: 出差人员持审批过的出差申请复印件，到行政部订票（原则上机票一律用支票支付，特殊情况不能用支票的，需事先书面说明情况，经审批人签字后报财务备案）。 4. 返回报销：出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写差旅费报销单，部门经理审核签字，财务部审核签字，总经理审批；原则上前款未清者不予办理新的借支。 第十三条 电话费报销制度及流程 (一) 费用标准 1. 移动通讯费：为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准，具体标准见行政部相关管理制度规定。 （目前暂不实行)2固定电话费：公司为员工提供工作必须的固定电话，并由公司统一支付话费。不鼓励员工在上班期间打私人电话。 (二)报销流程 1、 公司人力资源部每年初（10日前）将本年员工手机费执行标准（若有新增员须在当月10日前将其执行标准）交财务部。 2、 员工到财务部出纳处签字领款（每月25日前）。 3、 固定电话费由行政部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报总经理批示处理办法。 第十四条 办公费、低值易耗品等报销制度及流程 （一）管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由公司行政部统一管理，集中购置,并指定专人负责。 （二）报销流程 1购置申请: 公司行政部每月根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算，实际购置时填写购置申请单按资产管理办法规定报批。 2报销程序：报销人先填写费用报销单(附出入库单)，按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。 3费用归集：财务部按月根据行政部提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。 第十五条 招待费、培训费、资料费及其他报销制度及流程 （一）费用标准 1. 招待费：为了规范招待费的支出，大额招待费应事前征得总经理的同意，公司全年累计发生的业务招待费用，不得超出年度预算指标。超预算总额的开支需按预算管理制度报批后方可开支。1）、各级管理人员业务招待费开支权限、总经理级以上的业务接待费按预算指标控制开支；、副总经理为1000元以下，超出须报总经理；、一般工作及业务接待用餐每人不得超过50元；、一般工作及业务接待住宿标准为标准（普通）双人房。2）、业务招待费报销单据签批权限：、公司预算以内的开支由公司总经理签批。、业务接待费须在发生的次月底前回单报销，否则，财务部有权拒绝报销。 、公司在本县内接待客户吃饭、住宿的，如非特殊情况，应安排在集团属下的酒店并按以上的开支权限标准执行。 2. 培训费:为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司人力资源部门统一管理，各部门培训需求应及时报送人力资源。人力资源根据实际需要编制培训计划报总经理审批。 3. 资料费：在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。各部门在购买资料前必须先填写资料申请表，在报销前必须到行政部资料管理人员处进行登记(资料管理人员在资料发票背面签字)。 4.其他费用：根据实际需要据实支付。 ( 二)报销流程： 1. 招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。 2.培训费由人力资源部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。 3.资料费在报销前需办理资料登记手续，按审批程序审批后的报销单及申请表到财务处办理报销手续。 4.其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。 第十六条 工薪福利及相关费用支出制度及流程 （一）费用标准工薪福利等支出包括工资、奖金、临时工资、社会保险及各项福利等，此类费用按照资金支出制度相关规定执行。 （二） 工薪福利支付流程 1、每年元月20日由人力资源部将本年经公司总经理审批后的工资支付标准（含人员变动、额度变动、扣款、社会保险及住房公积金等信息）转交财务部；2、每月7日前由人力资源部将本月考勤情况、人员变动、额度变动、扣款、社会保险及住房公积金等信息，转交财务部； 3、年度奖金：财务部根据人力资源年度审批后的奖金分配方案进行编制工资表；4、按工薪审批程序审批；5、每月10日前由财务部通过银行代发形式支付工资；6、每月末之前员工到财务部领工资条并与工资卡内资金进行核实。 （三）临时工资支付流程同工资支付流程（四）社会保险及住房公积金支付流程： 1、由人力资源部将由公司总经理审批后的支付标准交财务部进行相关的财务处理； 2、住房公积金由人力资源部按工薪审批程序申请转帐支票支付；社会保险金由财务部协助人力资源办理银行托收手续，财务部收到银行托收单据应交人力资源部专人签字确认，若有差异应查明原因并按实际情况进行调整。 （五）其他福利费支出由公司人力资源部按审批后的支付标准填写报销单经部门经理签字确认财务经理进行财务复核报总经理审批，审批后的报销单及支付标准交财务部办理报销手续。 第五部分 专项支出财务报销制度及流程第十七条 专项支出主要包括软件及固定资产购置、咨询顾问费用、广告宣传活动费及其他专项费用等。 （一）公司固定资产购置和对外投资权限1）、支付金额10万元（含10万元）以下的固定资产投资，由公司总经理决定；2）、支付金额10万元50万元(含50万元)的固定资产投资，需本公司办公会议审批； 3）、支付金额50万元以上的固定资产投资，由本公司董事会决议，呈集团董事长审批；第十八条 软件及固定资产购置报销财务制度及流程。 (一) 填写购置申请：按公司资产管理制度相关规定填写资产购置申请单并报批。 (二) 报销标准：相关的合同协议及批准生效的购置申请。 (三) 结账报销：1、资产验收（软件应安装调试）无误后，经办人凭发票等资料办理出入库手续，按规定填写报销单（经办人在发票背面签字并附出入库单）；2、按资金支出规定审批程序审批；3、财务部根据审批后的报销单以支票形式付款；4、若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。 第十九条 其他专项支出报销制度及流程 (一) 费用范围：其他专项支出包括其他所有专门立项的费用（含咨询顾问、广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用）支出。 (二) 费用标准：此类费用一般金额较大，由主管部门经理根据实际需要向总经理提交请示报告（含项目可行性分析、费用预算及相关收益预测表等），经总经理签署审核意见后报董事长及其授权人审批。 (三) 财务报销流程 1审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。 2签订合同：由直接负责部门与合作方签订正式合作合同，（合同签订前由公司法律顾问的审核，合同应注明付款方式等）。 3付款流程：1）、由经办人整理发票等资料并填写费用报销单（填写规范参照日常费用报销一般规定）；2）、按审批程序审批：主管部门经理审核签字 财务复核 总经理审批；3）、财务部根据审批后的报销单金额付款；4）、若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。 第六部分 其他相关规定第二十条 关于预付款及定金、应付账款的支付1、货款的支付原则上应是货物经验收后，手续齐全才付款，如遇特殊情况，确须预付购货款或工程款的，须提供供货合同或工程合同。2、预付款的支付，须由经办人书面提出，公司总经理（副总经理）审批。预付的金额不得超出合同规定的金额。财务部要与经济合同核对后，方可支付。3、应付账款的支付，由供应商或物资（采购）部门、经办部门（合同）负责人提出付款申请，并提供发票或材料对账清单，经主管会计审核，总经理（副总经理）审批后，方可支付。第二十一条 人工费的支付 1、已完工进行结算的工序，由施工员开出结算单和付款凭证，结算单和付款凭证，须由项目经理、经营部审核确认，呈总经理（受权人）审批签字后支付。2、预付人工费，可只填制付款凭证，不填结算单，如确须填制结算表，须单独填制，不可多个工序或与完工工序混合并合并填制。预付的人工费，必须填明工序名称、完工程度，第几次预付，累计已预付的金额。3、结清预付人工的工序结算，必须在结算单填明本工序已预付的人工费日期、次数、金额、本次结算金额。第二十二条 关于支付凭证要有效和规范（一）、报销的原始凭证必须字迹清楚、数字准确，金额数字不得涂改，其他内容修改要有开具方在更正处盖章确认。2、报销凭证的抬头（单位名称）必须与支付款单位一致，收款单位与凭证加具的收款单位印章一致。3、差旅费、业务招待费的报销，须分别填制“差旅费报销单”、“费用报销审批单”。4、材料、物资购进的单据必须是发票，并附送货单或验收单。5、行政部门收取的费用，须是财政部门监制的收款收据。第七部分 报销时间的具体规定 第二十三条 为了协调公司对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下： （一）、财务报销：公司财务部每周二、四为财务报销日。若当月的最后一个报销日在该月的28日以后，为了便于财务部集中时间月末结账，该报销日停止财务报销。 （二）、借支及其他业务的不受以上的时间限制，可随时办理。 第八部分 附则第二十四条 部门负责人对下属员工现金借支审核不慎造成坏账损失的，部门负责人负责解决。 第二十五条 本规定由财务部负责解释修订。 第二十六条 本规定自下发之日起执行。 锦州新基业房屋开发有限公司 二0一一年十一月一日13