管理信息系统规划的主要方法.doc

_管理信息系统规划的主要方法用于管理信息系统规划的方法很多，主要是关键成功因素法（Critical Success Factors，CSF）、战略目标集转化法（Strategy Set Transformation, SST）和企业系统规划法（Business System Planning, BSP）。其它还有企业信息分析与集成技术（BIAIT）、产出方法分析（E/MA）、投资回收法（ROI）、征费法（chargout）、零线预算法、阶石法等。用得最多的是前面三种。一、关键成功因素法（CSF) 1970年哈佛大学教授William Zani在MIS模型中用了关键成功变量，这些变量是确定MIS成败的因素。过了10年，MIT教授Jone Rockart 将CSF提高成为MIS的战略。作为一个例子，有人把这种方法用于数据库的分析与建立，它包含以下几个步骤： 1.了解企业目标。 2.识别关键成功因素。 3.识别性能的指标和标准。 4.识别测量性能的数据。 这四个步骤可以用一个图表示，见图3-2-1:图3-2-1 关键成功因素法 关键成功因素法通过目标分解和识别、关键成功因素识别、性能指标识别，产生数据字典。关键成功因素就是要识别联系于系统目标的主要数据类及其关系，识别关键成功因素所用的工具是树枝因果图。 如图3-2-2，某企业有一个目标，是提高产品竞争力，可以用树枝图画出影响它的各种因素，以及影响这些因素的子因素。树枝图如何评价这些因素中哪些因素是关键成功因素，不同的企业是不同的。对于一个习惯于高层人员个人决策的企业，主要由高层人员个人在此图中选择。对于习惯于群体决策的企业，可以用德尔斐法或其它方法把不同人设想的关键因素综合起来。关键成功因素法在高层应用，一般效果好。二、 战略目标集转化法（SST）William King于1978年提出，他把整个战略目标看成“信息集合”，由使命、目标、战略和其它战略变量组成，MIS的战略规划过程是把组织的战略目标转变为MIS战略目标的过程。第一步是识别组织的战略集，先考查一下该组织是否有成文的战略式长期计划，如果没有，就要去构造这种战略集合。可以采用以下步骤：描绘出组织各类人员结构，如卖主、经理、雇员、供应商、顾客、贷款人、政府代理人、地区社团及竞争者等。识别每类人员的目标。 对于每类人员识别其使命及战略。第二步是将组织战略集转化成MIS战略，MIS战略应包括系统目标、约束以及设计原则等。这个转化的过程包括对应组织战略集的每个元素识别对应的MIS战略约束，然后提出整个MIS的结构。最后，选出一个方案送总经理。例如图3-2-3所示。图3-2-3 战略目标集转化法 由图3-2-3 我们可以看出这里目标是由不同群体引出的。例如，组织目标O1由股票持有者S、债权人Cr以及管理者M引出；组织战略S1由目标O1和O6引出，依次类推。这样就可以列出MIS的目标、约束以及设计战略。三、企业系统计划法（BSP） IBM公司70年代初将BSP作为用于内部系统开发的一种方法，它主要是基于用信息支持企业运行的思想。在总的思路上它和上述的方法有许多类似之处，它也是自上而下识别系统目标，识别企业过程、识别数据，然后再自下而上设计系统以支持目标。见图:BSP方法步骤图BSP方法是把企业目标转化为信息系统(IS)战略的全过程。它支持的目标是企业各层次的目标。工作步骤如图：进行BSP工作是一项系统工程性工作，要很好地准备。准备工作包括接受任务和组织队伍。一般接受任务是由一个委员会承担。这个委员会要明确规划的方向和范围，在委员会下应有一个系统规划组，其组长应全时工作，并具体参加规划活动。委员会委员和系统组成员思想上要明确“做什么”(what)，“为什么做”(why)，“如何做”(how)，以及“希望达到的目标”是什么。要准备必要的条件：一个工作控制室、一个工作计划、一个采访交谈计划、一个最终报告的提纲，还有一些必要的经费。所有这些均落实后，还要得到委员会主任认可。在这里我们要再强调一下准备工作，如果准备工作没做好，不要仓促上阵。我国许多企业现在仍存在未认真做准备工作而就上马管理信息系统的情况，结果是欲速则不达，危害整个工程。下面我们对BSP的主要活动进行一些介绍。1.开始的动员会 动员会要说清工作的期望和期望输出。系统组要简介企业的现状，包括政治上、经济上、管理上敏感的问题，还应介绍企业的决策过程、组织功能、关键人物、用户的期望、用户对现有信息系统的看法等。由信息系统负责人介绍信息人员对于企业的看法，同时应介绍现有项目状况历史状况以及信息系统的问题。通过介绍让大家对企业和对信息支持的要求有个全面的了解。2.定义企业过程定义企业过程是BSP方法的核心。系统组每个成员均应全力以赴识别它们、描述它们，对它们要有透彻的了解，只有这样BSP才能成功。企业过程定义为逻辑上相关的一组决策和活动的集合，这些决策和活动是管理企业资源所需要的。整个企业的管理活动由许多企业过程组成。识别企业过程可对企业如何完成其目标有个深刻的了解，识别企业过程可以作为信息识别构成信息系统的基础，按照企业过程所建造的信息系统，在企业组织变化时可以不必改变，或者说信息系统相对独立于组织。定义企业过程的步骤见图BSP识别过程图任何企业的活动均由3方面组成：一方面是计划和控制；另一方面是产品和服务；再一方面是支持资源。这可以说是三个源泉，任何活动均由这里导出。 识别企业过程要依靠占有材料，分析研究，但更重要的是要和有经验的管理人员讨论商议。我们先从第一个源计划与控制出发,经过分析、讨论、研究、切磋，可以把企业战略规划和管理控制方面的过程列于表3-2-1。 表321战略规划管理控制战略规划管理控制经济预测组织计划政策开发放弃/追求分析 市场/产品预测工作资金计划雇员水平计划运营计划预测管理目标开发产品线模型预测测量与评价 识别产品与服务过程与此稍有不同，我们知道任何一种产品均有生老病死，或者说有要求、获得、服务、退出四阶段组成的生命周期，对于每一个阶段，就用一些过程对它进行管理。我们就可以沿着这条线去摸清这些过程。这些过程见表要 求获 得服 务退 出市场计划市场研究预 测定 价材料需求能力计划工程设计开发产品说明工程记录生产调度生产运行购 买库存控制接 受质量控制包装储存销 售订货服务运 输运输管理 支持资源识别企业过程，其方法类似于产品和服务，我们由资源的生命周期出发列举企业过程。一般来说企业资源包括资金、人才、材料和设备等。（见表323） 表323资源生命周期要求获得服务退出资金财务计划成本控制资金获得接收公文管理银行帐会计总帐会计支付人事人事计划工资管理招聘转业补充和收益职业发展终止合同退休材料需求生产采购接收库存控制订货控制运输设备主设备计划设备购买建设管理机器维修家具、附属物设备报损识别企业过程还有另外一种方法，叫做“通用模型法”。它首先引用一个较粗的较通用的模型，见图327。图327 识别企业过程通用模型法 这个模型不断扩展，以适应特殊企业的需要。例如“需求”可以扩展成“商品化”和“销售”，“需求”联系于使产品或服务生效的过程，其外部接口是顾客。如果说以前我们所讲的识别过程的方法是由微观到宏观的枚举综合，那么这种方法就是由宏观到微观的分解。 识别过程是BSP方法成功的关键，输出应有以下文件： 一个过程组及过程表。 每一过程的简单说明。 一个关键过程的表，即识别满足目标的关键过程。 产品服务过程的流程图。 系统组成员能很好地了解整个企业的运营是如何管理和控制的。 至此识别过程才能告一段落。3.定义数据类 识别企业数据的方法有两种，一种是企业实体法，实体有顾客、产品、材料以及人员等客观存在的东西。企业实体法的第一步是列出企业实体，一般来说要列出715个实体。再列出一个矩阵，实体列于水平方向，在垂直方向列出数据类。如表3-2-4。 表324 数据企业实体矩阵 企业实体数据类产品顾客设备材料卖主现金人员计划/模型产品计划销售领域市场计划能力计划设备计划材料需求生产调度 预算人员计划统计/汇总产品需求销售历史 运行设备利用开列需求卖主行为财务统计生产率盈利历史 库存 产品 成本 零件 顾客 设备机器负荷原材料 成本材料单 卖主 财务会计总帐雇用工资 技术 业务 订货 运输 采购 订货 材料 接收 接收 支付另一种识别数据的方法是企业过程法，它利用以前识别的企业过程，分析每一个过程利用什么数据，产生什么数据，或者说每一过程的输入和输出数据是什么。它可以用输入-处理-输出图来形象地表达，见图328。图3-2-8 输入处理输出图4.分析企业和系统的关系主要用几个矩阵来表示其一是组织过程矩阵，它在水平方向列出各种过程，垂直方向列出各种组织，如果该组织是该过程的主要负责者或决策者，则在对应的矩阵元中画；若为主要参加者就画x，若为部分参加者就画/，这样就一目了然。如果企业已有现行系统，我们可以画出组织和系统矩阵。在矩阵元中填C，表示该组织用该系统，如果该组织以后想用某系统可以在矩阵元中填入P，表示该组织计划用该系统。同理可以画出系统过程矩阵，用以表示某系统支持某过程。同样可以用C和P表示现行和计划。用同样方法还可以画出系统和数据类的关系。5.确定经理的想法就是确定企业领导对企业前景的看法 作为系统组的成员就应当很好的准备采访提纲，很好地采访以及很好的分析总结等，采访的主要问题参考如下： 你的责任领域是什么？ 基本目标是什么？ 你去年达到目标所遇到的三个最主要的问题是什么？ 什么东西妨碍你解决它们？ 为什么需要解决它们？ 较好的信息在这些领域的价值是什么？ 如果有更好的信息支持，你在什么领域还能得到最大的改善？ 这些改善的价值是什么？ 什么是你最有用的信息？ 你如何测量？ 你如何衡量你的下级？ 你希望做什么样的决策？ 你的领域明年和3年内主要变化是什么？ 你希望本次规划研究达到什么结果？ 规划对你和企业将起什么作用？ 以上问题供参考，均应根据具体情况增删，一般来说，所提问题应是Open up型，即打开话匣子型，而不应当是close down型，即只要求回答是否式的问题。6.评价企业问题在BSP采访以后应当根据这些资料来评价企业的问题，评价过程的流程图见图329。图3-2-9 评价企业问题 根据这个图，第一步就要总结采访数据，这可以汇集到一个表上，见表。 表325主要问题问题解价值说明信息系统要求过程/组影响过程/组起因由于生产计划影响利润计划机械化改善利润改善顾客关系改善服务和供应生产计划生产生产 第二步是分类采访数据，任何采访的数据均要分三类，即现存系统的问题和解、新系统需求和解，以及非IS问题。第三类问题虽不是信息系统所能解决的，但也应充分重视，并整理递交总经理。第三步是把数据和过程关联起来，可以用问题过程阵表示，表中的数字表示这种问题出现的次数。如表3-2-6所示。 表326问题过程组市场销售工程生产材料财务人事经营市场/顾客选择222预测质量34产品开发4117.定义信息结构 实际上是划分子系统，BSP方法是根据信息的产生和使用来划分子系统的，它尽量把信息产生的企业过程和使用的企业过程划分在一个子系统中，从而减少了子系统之间的信息交换。具体的作法是用UC图，U表示使用（Use),C表示产生（(Create)见图3-2-10所示。图3-2-10 U/C矩阵 这个图的左列是企业过程，最上一行列出数据类，如果某过程产生某数据，就在某行某列矩阵元中写C,如果某过程使用某数据，则在其对应元中写U。开始时数据类和过程是随机排列的，U，C在矩阵中排列也是分散的。我们以调换过程和数据类的顺序的方法尽量使UC集中到对角线上排列，见图3-2-10。然后把UC比较集中的区域用粗线条框起来，这样形成的框就是一个个子系统。在粗框外的U表示一个系统用另一个子系统的数据，图中用带箭头的线表示。这样就完成了子系统划分，即确定了信息结构的主流。 CSF方法能抓住主要矛盾，使目标的识别突出重点。用这种方法所确定的目标和传统的方法衔接得比较好，但是一般最有利的只是在确定管理目标上。SST方法从另一个角度识别管理目标，它反映了各种人的要求，而且给出了按这种要求的分层，然后转化为信息系统目标的结构化方法。它能保证目标比较全面，疏漏较少，但它在突出重点方面不如前者。BSP方法虽然也首先强调目标，但它没有明显的目标引出过程。它通过管理人员酝酿“过程”引出了系统目标，企业目标到系统目标的转换是通过组织系统、组织过程以及系统过程矩阵的分析得到的。这样可以定义出新的系统以支持企业过程，也就把企业的目标转化为系统的目标，所以我们说识别企业过程是BSP战略规划的中心，绝不能把BSP方法的中心内容当成UC矩阵。 我们把这三种方法结合起来使用，把它叫CSB方法即（CSF，SST和BSP结合。这种方法先用CSF方法确定企业目标，然后用SST方法补充完善企业目标，并将这些目标转化为信息系统目标，用BSP方法校核两个目标，并确定信息系统结构，这样就补充了单个方法的不足。当然这也使得整个方法过于复杂，而削弱了单个方法的灵活性。可以说迄今为止信息系统战略规划没有一种十全十美的方法。由于战略规划本身的非结构性，可能永远也找不到一个唯一解。进行任何一个企业的规划均不应照搬以上方法，而应当具体情况具体分析，选择以上方法的可取的思想，灵活运用。THANKS 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