江苏杰创科技有限公司合同评审作业指导书

.合同评审作业指导书二0一一年七月发布修订记录日期版本说明作者2011.7.201.0初稿发布 审核： 批准： 日期：1. 目的规范合同的制定和评审规程，减小市场风险，确保本公司交付的产品和服务质量满足客户要求。2. 适用范围适用于本公司与客户签定合同的评审。3. 职责 3.1市场营销部：负责制定合同草案并编号。3.2 综合计划部：负责项目的合同评审，负责生效合同的归档、分发等管理工作。3.3 主管经理：负责批准通过评审的合同。4. 工作流程4.1合同草案制定市场营销部负责了解客户意向、与客户洽谈并介绍产品。在客户确有合作意向，并充分考虑了公司满足客户需求的可行性情况下，由销售人员按照本公司相关制度制定合同草案。客户对合同有特殊要求时，按客户提出的要求制定合同草案。4.2合同评审的基本内容1) 规定合同范围和需求并写入文档；2) 识别可能出现的意外风险并进行风险评估及控制；3) 恰当保护有关的专利信息；4) 解决所有与招标不一致的需求；5) 公司有能力满足合同要求；6) 规定公司对供方工作的责任；7) 统一合同双方对术语的理解；8) 客户有能力履行合同职责。 4.3 合同中的质量条款为保证双方顺利执行合同，避免出现不必要的争端，合同中必须明确规定相关内容并在合同评审中评审以下几项质量条款：1) 明确付款条件及方式；2) 明确规定验收准则，统一双方对验收准则中各项要求的理解；3) 明确规定在开发、安装和服务过程中对用户需求更改的处理，包括需求更改较大时可能引起周期的延长及增加费用的分担；4) 明确规定对验收后出现问题的处理（如让步接收或推迟交付时间继续纠正所出现的问题等），还包括与质量有关的索赔和客户的投诉等；5) 指出由客户进行的活动，尤其是客户在需求分析、安装和验收方面所应承担的责任，规定对客户方在人员、环境、时间上的要求；6) 项目需要时，还应规定由客户提供的设施、工具和软件项（包括配套的软件产品）等；7) 按客户的要求和本公司的技术水平，规定项目开发、安装和服务所采用的标准和规程；8) 规定复制需求，包括各软件项的复制数量、本公司提供拷贝的责任期限等；9) 明确规定对软件产品进行维护的约定，包括维护期、维护项等。4.4 合同评审的实施1） 合同评审员对合同进行分类并组织各相关部门实施合同评审，各部门的职责如下： 综合计划部负责对以下几项内容进行评审：l 明确客户需求、合同范围l 商务条款合理性l 客户需求变更及合同更改的处理l 统一双方对术语的理解l 明确专利信息l 版权信息的保护l 法律条款合理性l 合同中风险的识别及评估l 采购设备的可采购性l 采购设备报价的合理性l 采购设备交货期的合理性l 采购设备保修条款的合理性l 合同中风险的识别及评估事业部门负责对以下几项内容进行评审：l 系统中各设备的相容性（技术合理性）l 系统集成技术方案的正确性和可靠性l 安装期限，维护要求l 验收标准是否明确l 双方在安装和维护过程中的责任确定l 系统平台（支撑软件）的提供者是否明确l 系统的技术可行性与可靠性l 双方在软件开发过程中的责任确定l 由客户进行活动，尤其是客户在需求规格说明、安装验收方面的作用l 由客户提供的设施、工具和软件项等l 专利信息的保护措施的确定l 安装期限，维护要求l 合同中风险的识别及评估l 培训条款的合理性l 培训内容的可行性2）各相关部门负责将各自的评审内容和评审意见、风险评估意见填写在“合同评审记录”中，合同中出现的问题，必要时各相关评审部门应及时与营销经理沟通。合同评审员负责收集各部门的合同评审意见及风险评估意见，总结合同评审的结果及综合分析合同风险性并负责审核。合同是否通过评审由主管市场经理确定。3）未通过评审的合同，由合同评审员责成销售人员根据评审人员提出的意见同客户协商，修改相应的合同条款。合同评审员负责将合同的修改内容通知相关部门，并组织对其进行重新评审。4）通过评审的合同，由合同评审员负责将评审情况通报给相关部门。5.4合同生效及执行通过评审的合同由双方法定代表人或其授权代理人签字生效并执行。签字生效的合同由合同管理员负责存档管理，并由合同管理员负责将合同文本分发给各相关部门。5.5生效后的合同修订5.5.1如果合同双方中的任何一方提出对生效的合同进行修订，在征得合同另一方的同意下可以进行。5.5.2合同修订工作由合同评审员负责组织。5.5.3合同评审员对合同变更情况进行审核，并根据变更情况进行分类，合同内容更动较大或变更内容涉及多部门则按本程序4.2条款重新进行合同评审；否则，只由相关评审部门负责重新评审。评审通过后，生效的修订合同由合同管理员管理。合同评审记录记录编号： 时间： 年 月 日合同编号:合同名称:评审部门(需参与评审部门名称)： 负责人签字:评审总结：风险评估总结：评审结论：填表审核批准1. 由合同评审员填写评审结论并审核，最后由主管市场副总经理批准。2. 此页不足记录结果时，可以有附页，总页数包含所有附页。 第 页/共 页10.合同评审记录(附页) 时间： 年 月 日合同编号:合同名称:合同所属部门：合同负责人：评审部门:评审内容：评审意见： 填表人/日期 审核意见： 审核人/日期：1 本表由合同评审员分发各评审部门，由各评审部门单独填写评审及审核部分。此页不足可以有附页，附页格式自定。2 本表由评审部门负责人审核后交还合同评审员。 第 页/共 页.