合同与订单评审控制程序

.修订履历日期版次页次条文修订内容修订人1. 目的对顾客合同与订单进行评审，使与顾客有关的质量、环境、HSF过程能有效控制，确保满足顾客合同与订单要求。2. 范围适用于对所有顾客合同与订单需求的评审。3. 定义3.1 常规合同与订单已形成大批量生产产品且客户要求未发生变化的产品的合同与订单。3.2 特殊合同与订单3.2.1 顾客与本厂首次签订的合同与订单；3.2.2 新产品（包括首次量产及停产12个月产品）的合同与订单；3.2.3 过去已经正常生产但要求发生变化的产品的合同与订单；3.2.4 订单交付日期不符合公司正常交货周期的订单；3.2.5 其它常规合同以外的合同与订单。4. 职责4.1 销售部：4.1.1 负责组织相关部门进行销售有关的特殊合同与订单的评审，及签订（合同涉及销售负责人签署时）；4.1.2 负责销售有关的常规合同与订单的审核，及签订（合同涉及销售负责人签署时）；4.1.3 负责与顾客之间的协调与联络工作。4.2 品质部：4.2.1 负责组织相关部门进行质量/环保有关的特殊合同的评审，及签订（涉及质量负责人签署时）；4.2.2 负责质量/环保有关的常规合同的审核，及签订（涉及质量负责人签署时）。4.3 技术部、品质部、工程部、物管部参与特殊合同与订单的评审，对有关技术要求、质量要求、交货期、数量、包装、货款结算方式及交付等条款进行评审。4.4 总经理：顾客合同的签署（涉及法人代表人签署时）。5. 流程图（见附件一）6. 工作程序6.1 接收到顾客的销售合同与订单后由销售部销售员进行编号和分类，并按“常规订单”或“特殊订单”分别录入ERP系统组织评审。6.1.1 订单编号方式如下： x xx xx xxx 序号（001999） 月份（0112） 年份（取后两位，如2015年，用15表示） P（只适用于计划订单）6.1.2 合同的编号参照外来文件管理规程的编号方式。6.2 常规合同与订单的评审6.2.1 常规合同6.2.1.1 涉及销售有关的合同，如采购合同、保密合同等，直接提交销售部长审核，按合同要 求签署；6.2.1.2 涉及质量、环保有关的合同，如质量保证合同、环保协议等，由销售部转交给品质部长审核，按合同要求签署。6.2.2 常规订单销售员将顾客的订单交由销售部长审批后由销售员统一录入EPR系统，直接下发形成生产计划。6.3 特殊合同与订单的评审6.3.1 特殊合同6.3.1.1 涉及销售有关的合同,由销售部进行初步的评审，填写于合同评审记录表，根据合同的内容提供给技术主管、物管部长、工程部长、品质部长评审，最终提交总经理批准；评审结果可以符合，则按合同要求签署；6.3.1.2 涉及质量、环保有关的合同,销售部销售员转达给品质部组织评审，品质部进行初步的评审，填写于合同评审记录表，再根据合同的内容提供给技术部长、物管部长、工程部长评审，最终提交总经理批准；评审结果可以符合，则按合同要求签署；6.3.1.3 评审结果不符合时,应统一由销售部部长或品质部长整理与顾客进行沟通，直到所有合约内容达成共识。6.3.2 特殊订单6.3.2.1 销售员将顾客的订单交由销售部长审批后由订单管理员统一录入ERP系统，经销售部长、技术部主管、物管部长、工程部长、品质部长评审后，应对评审的内容及意见做出具体说明；最终提交副总经理批准；6.3.2.2 评审取得一致意见后，销售部将审批的顾客订单提交给顾客；6.3.2.3 评审意见与顾客要求不一致时，由销售部销售员负责与顾客沟通，并对沟通取得一致意见的订单组织重新评审；6.3.2.4 订单评审应在二个工作日内完成，如顾客有特殊期限应予以满足；销售部销售员负责跟进；6.3.3 各评审部门应围绕以下内容进行评审：6.3.3.1 销售部长对交付方式、交付地点、价格、付款期限进行评审；6.3.3.2 技术部主管对顾客新产品的设计或变更的可行性、完成时间进行评审；6.3.3.3 物管部长对能否满足顾客交期和材料采购时间进行评审；6.3.3.4 工程部长对产品工艺、效率及工装设备等是否满足要求进行评审；6.3.3.5 品质部长对检验项目、顾客质量要求、环保要求等进行评审；6.3.3.6 对于新品和显着更改的产品，技术部和工程部要特别对制造可行性和风险进行评审；6.3.3.7 评审过程中，应注意对顾客要求、有害物质减免及其他隐含要求的评审与产品相关的法律法规要求及应确定任何附加有害物质减免要求的评审； 6.3.4 评审过程中，若涉及文件上的修订应按照文件控制程序执行。6.4 合同与订单的修订6.4.1 当顾客的要求发生变化时，销售部销售员应根据顾客的更改内容，编制合同修订记录表提交各相关部门进行评审。如顾客对产品性能、质量要求、环境、有害物质减免等发生变化时，评审要求按特殊合同与订单要求评审；6.4.2 因公司原因需要对顾客要求进行更改时，各相关部门应形成合同修订记录表，交由销售部销售员与顾客进行沟通，经顾客同意后，销售部内勤知会品质部通知各相关部门执行。6.5 记录的保管6.5.1 顾客订单应由销售部进行整理和归档保存；6.5.2 顾客合同应由品质部/销售部按照外来文件管理规程要求，交由办公室档案员归档保管。7. 相关文件7.1 外来文件管理规程7.2 文件控制程序8. 相关记录8.1 合同评审记录表 8.2 合同修订记录表 8.3 订单评审记录表附件一：合同与订单评审控制流程图 流程图 责任部门/人 相关记录合同/订单需求确认合同/订单形式特殊合同/订单常规合同/订单品质/环保有关评审销售有关合同/订单签署合同签署NGOKOK顾客沟通签署合同/订单提交顾客NG合同/订单归档终止行政科档案员/ 销售部销售员销售部长/品质部长销售部长/技术部长/工程部长/生产部长/品质部长/物管部长销售部销售员销售部销售员销售部/品质部合同评审记录表/订单评审记录表（ERP）合同/订单合同/订单合同/订单合同/订单6.