电子邮件沟通技巧与礼仪.doc

.电子邮件沟通技巧 电子邮件有很多用途，用于联系贸易业务、亲朋好友之间的通信等，但是作为工作场合的业务沟通，电子邮件提供了很多的便利，同时也带来了很多风险。在所有的沟通方式中，电子邮件是最难控制的，最容易达到你不想传递的对象。如何在企业里使用好邮件，相信也是大家经常感到比较困惑的问题，下面是我们企业和部门内部规范的一些邮件沟通技巧，相信这些技巧对于其他企业也同样适用。一、 邮件格式1. 邮件一定要注明标题，很多人是以标题来决定是否继续详读信件的内容。此外，邮件标题应尽量写得具描述性，或是与内容相关的主旨大意，让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。2. 如果不是经常交流的对象，记得写邮件抬头称呼对方，以示礼貌，并引起主要收件人的关注。3. 收件人尽量用中文姓名全称，避免只显示个人邮箱帐号。二、 哪些事情需要发送邮件1. 正式工作报告；2. 难以简单用口头表达说明清楚的事项；3. 知识推荐和信息传递；4. 没有见面交流条件的其他交流内容；总结：可以用口头交流解决的，尽量不使用邮件。三、 邮件发送对象1. 寻求跨门支持的邮件，一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级；同时抄送本部门的直接上级；这样往往可以获得支持部门的更好的支持；2. 项目通报类的邮件，主送给项目小组成员，抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导；3. 工作计划的发送对象，经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理人。为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理。4. 选择邮件发送对象的时候避免以下现象4.1 在对外沟通中，非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接经理；4.2 避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见面直接交流代替。4.3 避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高级管理人员不能深入了解的业务细节。四、 邮件沟通支持1. 如果遇到在邮件发送时对内容、措辞、发送人有任何疑问，可以向直接上级寻求沟通支持；2. 如果在沟通中发生意见分歧，沟通双方首先应换位思考，尽量用见面沟通或电话沟通解决分歧；3. 充分发挥个人的主动性，避免将一般性的沟通工作交给上级去做（这样降低了沟通效率）；五、 邮件内容1. 如果带有附件，尽量在邮件正文对附件内容进行总结，避免收件人一一打开附件才能知悉沟通事项；2. 控制邮件正文字数，确保邮件正文层次清晰、内容明确，避免长篇大论。六、 沟通确认和反馈1. 对重要沟通事项，在发送邮件后最好电话提醒对方引起关注；2. 重要会议通知再回前向与会人员提醒开会时间；3. 如果重要邮件发出去后石沉大海，不一定是对方不重视，尝试再次提醒； 每个人都会遇到沟通无效的情况，没有有效的沟通，很多工作将寸步难行，希望以上分享可以让大家沟通更轻松，工作更上一层楼！电子邮件沟通礼仪关于电子邮件1. 主题应当精当, 不要发送无主题和无意义主题的电子邮件。2. 注意称呼, 避免冒昧：当与不熟悉的人通信时, 请使用恰当的语气, 适当的称呼和敬语.3. 注意邮件正文拼写和语法的正确, 避免使用不规范的问题和表情符号. 使用简单易懂的主题行以准确传达您的电子邮件的要点。4. 因为邮件容易丢失, 因此应当小心查问, 不是无理猜测并暗责对方. 在自己做到及时回复邮件的同时, 不要对他人回复信件的时效性做过分期许.5. 不要随意转发电子邮件, 尤其是不要随意转发带附件的电子邮件, 除非你认为此邮件对于别人的确有价值. 在病毒泛滥的今天, 除非附件是必需的, 否则应该避免Word, PPT附件. 多使用PDF. 在正文中应当包含附件的简要介绍. 邮件要使用纯文本或易于阅读的字体, 不要使用花哨的装饰. 最好不用使用带广告的电子邮箱6. 如果不是工作需要, 尽量避免群发邮件. 特别不要参与发连环信这种活动(把这条消息发送给10个好友之类). 群发邮件容易使得收件人的地址相互泄漏, 因此最好使用邮件组或者暗送(Bcc). 两个人商量事情牵涉到第三方时, 应该将邮件抄送(CC)给第三方.7. 在给不认识的人发送邮件时，请介绍一下自己的详细信息，要么在签名中注明自己的身份，没有人乐意和自己不明底细的人讨论问题。8. 如果对方公布了自己的工作邮件，那么工作上的联系请不要发送到对方的私人信箱里去，没有人乐意在和朋友们联系的信箱中看到工作上的问题.3可编辑修改