合同管理办法(1)

.内蒙古东能能源有限责任公司合同管理实施细则（讨论稿）1 基本要求1.1 为加强和规范合同管理，根据中华人民共和国合同法，结合内蒙古东能能源有限责任公司（以下简称“东能公司”）实际，特制订本实施细则。1.2 本实施细则适用于东能公司与自然人、法人或其他组织之间因设立、变更、终止民事权利义务关系而订立的合同。2 管理机构及其职责2.1 综合办公室是东能公司合同主管部门，其主要职责是：2.1.1 宣传、贯彻、执行中华人民共和国合同法，制订、修订东能公司合同管理实施细则及相关制度; 对合同管理中发现的问题进行调研，提出解决方案。2.1.2 审核相对方主体资格、资信、履约能力等情况。2.1.3 组织东能公司合同项目的招投标、谈判方案的制订和招议标工作。2.1.4 负责合同的法律审查。2.1.5 健全合同管理岗位，配备合同管理员，组织合同承办人员参加合同管理业务培训。2.1.6 负责合同档案的管理。2.1.7 负责合同纠纷案件的处理;2.1.8 负责合同履行全过程的监督。2.1.7 负责东能公司合同专用章的保管和使用。2.1.8 负责合同基础工作的管理，做好合同跟踪、统计分析、合同台账资料的管理，及时分析解决合同履行中出现的问题。2.1.9 合同管理的其他工作。2.2 合同主办部门是东能公司具体承办合同的业务部门，其主要职责是：2.2.1 初审相对方主体资格、资信、履约能力等情况。2.2.2 负责资金计划申报，配合综合办公室做好公司招标（谈判）手续的办理。2.2.3 负责提供承办合同项目的具体内容、技术要求及指标、质量标准、实施期限，以及相对方应具备的资质要求等。2.2.4 负责或牵头组织对本部门主办合同的技术审查及相应过程文件的整理、保管和归档；负责对合同文本中涉及本部门业务专业范围内的相关内容进行审核。2.2.3 对合同履行全过程管理，出现履行异常和纠纷等情况及时报综合办公室并采取补救措施，收集证据。2.2.4 收集、保管、归档与所承办合同有关的资料；2.2.5 应由合同主办部门负责的其它工作。3 订立合同 3.1 订立合同的标准3.1.1 东能公司与外部发生的标的额5000元以上不能即时清结或按财务制度不准现金结算的经济往来，应订立书面合同。3.2 订立合同应符合下列条件3.2.1 有资金计划（支出类合同）。3.2.2 相对方主体资格和相关的资质证书、资信情况、代理权限符合订立合同的要求。3.2.3 按照招投标管理规定进行招标或谈判（支出类合同）。3.2.4合同已经依据本实施细则的规定完成了相应的审核会签及审批手续。3.3 订立合同的程序3.3.1 合同主办部门对合同项目进行论证。3.3.2 申报资金计划（支出类合同）。3.3.3 合同主办部门办理招标（谈判）手续（支出类合同）。3.3.4 招标或谈判（支出类合同）。3.3.5 合同主办部门打印合同文本和合同会签审查审批表。3.3.6 相对方签字、盖章。签订收入类合同时，可由我方先签字、盖章。3.3.7 我方签字、盖章。3.4 合同文本的起草和使用3.4.1 合同主管部门与主办部门根据招议标结果完善合同文本。3.4.2 订立合同时选用国家工商部门制订的合同标准文本；3.4.3 合同文本要做到标的明确，内容合法，严密可行，主要条款完备，权利义务明确，文字表达准确。3.5 合同文本的审查3.5.1 合同主办部门负责所办合同的技术审查，根据合同的性质、种类、关联程度等确定合同会签审核部门，会签审核部门一般包括计划部门、财务部门、法律事务部门、业务关联部门等。3.5.2 合同会签审核的表现形式为合同会签审批表。各会签部门根据职责分工审查相关条款，在合同会签审批表上发表会签意见。3.5.3 合同会签业务部门对拟签的合同文本所涉及的当事人、标的、价款、结算、专业技术等内容进行审核。3.6 合同的审批与签署3.6.1 合同的审批3.6.1.1 合同会签审批表（见附件1）中项目概况、项目立项依据由合同主办部门填写，部门负责人签字。3.6.1.2 合同会签审批表中招议标情况由综合办公室填写，并加盖业务印章。3.6.1.3 财务部负责投资计划、资金来源的审查。3.6.1.4 合同立项会签审批流程审批流程是：合同主办部门综合办公室分管经理公司经理。3.6.2 合同的签署3.6.2.1 合同会签审批完毕后，合同主管部门将审定后的合同文本交东能公司经理签署。3.6.2.2 签署人签署后，由合同主管部门在合同上加盖合同专用章。3 合同履行3.1 合同主办部门对合同履行进行监督，督促对方履行合同。 3.3 合同履行过程中，发现相对方没有履行能力或者继续履行合同会给公司带来经济损失时，应与相对方协商终止合同。因相对方违约使公司利益遭受损失时，应要求相对方承担违约责任。3.4 合同出现纠纷，由合同主办部门组织与相对方协商解决。3.5 合同付款3.5.1 合同付款程序3.5.1.1 合同履行完毕后，主办部门组织对合同履行情况进行验收，填写合同履行反馈表（附件2）。3.5.1.1.1合同主办部门牵头组织合同主管部门、相关职能部门，在合同规定的验收期内对合同履行情况进行全面验收。验收合格的由合同主办部门如实填写合同履行反馈表，由参与验收的人员及部门负责人签字并加盖本部门公章；经验收不合格的，由合同主办部门按照合同约定追究对方的违约责任。3.5.1.2 财务部凭加盖双方合同章的合同、经审查合格的合同会签审批表、合同履行反馈表及有关资料办理结算。对未按照规定办理会签审批、履行反馈审查手续的合同，不予办理结算付款。4 合同终结 4.1 合同履行完毕后，合同管理部门及时办理合同销号和归档手续，实行合同全过程的闭环管理。5 应急项目合同的管理5.1 应急项目合同是在紧急情况下，经过特殊批准所办理的合同。5.2 下列情况属于紧急情况：5.2.1 出现重大生产事故，需要立即确定抢险队伍，购买抢险物资的；5.2.2 发生重大自然灾害，需要立即采取各项抢险措施的；5.2.3 生产经营过程中，急需采取各项生产措施的；5.2.4 其他紧急特殊情况。5.3 应急项目合同需由合同主办部门以电话或传真方式及时报告公司经理，并在应急事项发生后2日内填写应急项目备案表，报综合办公室确认备案。5.4 应急项目合同应在紧急情况发生后15日内补办相应手续。6 合同印章管理6.1 对外签订合同，应加盖合同专用章，不得以行政章或其他业务专用章代替。6.2 合同专用章由综合办公室管理。6.3 禁止在尚未最后拟定的合同文本、空白纸张上加盖合同专用章。6.4 内容超过一页的合同文本，应在骑缝处加盖合同专用章。6.5 不准携带合同专用章外出签订合同。特殊情况，经公司经理领导书面批准后，可由合同专用章管理人员携带外出。6.6 建立合同专用章使用登记簿。6.7 合同印章丢失，应立即向公安机关报案并报公司经理，依法采取补救措施。7 合同的变更或解除7.1 合同履行过程中根据实际需要，经与对方协商一致，可以对合同进行变更或解除。变更或解除合同必须采用书面形式，合同的变更或解除必须报该合同原审查、审核部门确认。7.2 发生需要解除合同的情形时，应以书面形式告知对方，并说明理由。因对方过错而损害公司利益时，合同主管部门、主办部门应按合同约定追究对方的违约责任。7.3 合同发生纠纷，合同经办人员应及时向分管经理、经理汇报，在弄清事实、分清责任的基础上，按照有关法律、法规与对方协商。协商不成形成诉讼的，依据法律程序进行处理。8.附件1内蒙古东能能源有限责任公司合同会签审批表 合同类别承办人项目名称合同编号资金来源计划金额标的金额（大写）项目概况 主办部门（负责人签字）： （部门公章） 年 月 日招议标情况（写明参与招议标单位及中标或谈判结果）（部门签章） 年 月 日由组织招议标部门填写拟签约对方名称合同管理部门意见业务部门财务部分管经理经 理备注10附件2内蒙古东能能源有限责任公司合同履行反馈表合同分类合同编号合同名称标的金额对方单位验收情况分析及验收人意见或附验收报告： 验收人及组织单位负责人（签字）： （部门公章） 年 月 日验收后应付金额（大写）小写：预留保修金（大写）小写：本次付款金额（大写）小写：累计付款金额（大写）小写：合同管理意见业务部门财务部分管经理经 理备 注10