合同管理制度

精选资料 合 同 管 理 制 度1目的11 为加强企业合同管理，规范合同签订法律行为，减少合同失误，提高经济效益，根据我国合同法及其他有关法规的规定，结合公司的实际情况，制订本制度。12经济合同管理是企业管理的一项重要内容，搞好经济合同管理，对于公司经济活动的开展和经济利益的取得，都有积极的意义。各级领导干部，都必须严格遵守、切实执行本制度。各有关部门必须互相配合，共同努力，树立公司以“重合同、守信誉”为核心的经济合同管理工作。13公司各部门对外签订的各类经济合同一律适用本制度。2职责： 21销售部A：负责识别客户的需求与期望，组织有关部门对产品的需求进行合同签订前的合同评审工作；B：负责与客户进行关于合同信息的沟通与协调，并收集、整理，证明关于顾客资质方面的信息与资料，以方便各部门进行合同评审；C：指定专人负责对客户所下订单式合同进行收集、分类、编号后装订成册，并妥善保管。D：负责对拟制合同文本，填写合同评审表，组只与实施合同签订工作，并对签订合同后的跟进工作。23生产部/品管部：A；参与对产品特性有特殊改变要求销售合同的评审，评审产品的生产能力、交货能力的合同评审。B：品管部负责对产品实现过程质量检测能力，客户提出非常规要求（产品质量、包装方式、交运方式、分析方法等与我公司现行标准有所差异）的评审。C：生产技术部负责对配件、安设备安装、机器性能、技术参数、供应商的技术资料完整性、技术支持及售后服务情况的合同评审，并协助销售部门进行技术方面的沟通与洽谈。D：参与对新产品需求的销售合同的评审，评审新产品的设计开发技术满足能力。 23总经理办公室：A：负责对签订合同的法律风险进行评审。B：并指定专人负责对合同的原件进行收集、分类、编号后装订成册，并妥善保管。 24采购部 A：采购部负责对公司所采购的生产用原材料、备件、机器、设备等供应商的前期筛选； B：负责组织各相关部门对供应商的品质控制体系、交货能力进行实地评审及采购合同的拟定及相关部门对要签订采购同的评审。 25财务部A：负责对签订合同客户财务信用、付款能力评审， B：负责对供应商的资质、付款条件进行评审。 3经济合同评审31合同定义： 对外经济合同定义为A：公司对外进行产品销售的销售合同；B：公司对外公司进行采购的原材料、备件、施工招标、及机器安装或技术专让的合同与协议等合同统称为对外经济合同 32销售合同或是采购合同的主办人应在签订经济合同之前，销售部业务或是采购主办人通过与顾客以面谈、来电、电话、EMAIL、传真、信函等方式进行相关信息的交流与沟通洽谈，必要时需到客户或供应商处进行实地进行评审考查，识别顾客对产品的需求、用途与期望。采购人员需了解供应商对公司所采购物料或机器配件的交付、质量监控能力确认与考查。33必须认真了解对方当事人的情况。包括：对方单位是否具有法人主体资格、有否合同标的经营权、有否履约能力及其资信情况，对方签约人是否法定代表人或法人授权人证明及其代理权限。做到既要考虑本方的经济利益，又要考虑对方的条件和实际能力，防止合同欺诈，防止签订无效经济合同，确保所签合同合法、有效、有利。 34对新开发的客户或现有合作关系的客户对产品有新的特殊要求时，需要由销售部填写合同评审单交由财务部、生产部、品管部、总经理办公室进行合同签订前的合同评审工作，销售部主办人需要收集客户的相关资质证明或信息以供各部门评时做参考用。 34公司对外公司进行采购的原材料、备件、施工招标、及机器安装或技术专让等所签订的合同，由采购部门负责收集与整理供应商的相关信息与资质，组织公司财务部、生产部/品质部、总经理办公室等部门进行签订前合同评审。3 5经济合同评审的要点：3 51合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定；当事人的意思表示是否真实、一致，权利、义务是否平等；订约程序是否符合法律规定。 3 52合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；合作双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误。 353合同的可行性。合作双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失等。36根据法律规定或实际需要，经济合同是否应当呈报上级主管行政机关批准，或报工商行政管理部门鉴证，或由公证机关公证的合同，若需要的则需经过批准、鉴证或公证等程序。37评审人应是各需要评审部门的最高主管，必要时由各评审部门最高主管指定或是召集部门相关人员进行共同评审。38合同评审内容应注意的事项：381部首部分，注意：写明供需双方的全称、签约时间和签约地点。382正文部分，注意：产品名称应具体写明牌号、商标、生产厂家、型号、规格、等级等；383技术质量、包装标准、验收标准、验收项目、验收时间、验收地点和验收方法要求要明确、具体，供方对标的质量负责的条件、范围和方式，以及对标的质量提出异议的期限和方式应有明确约定；384数量要明确计量单位、计量方法、正负尾差、超欠幅度、自然损耗率及其它必须明确的要求等；包装费用、运输方式及运费负责应具体明确；交（提）货期限、地点及验收方法应明确；385单价、违约责任应具体写明约定的违约金数额、比例及计算方法；合同争议解决方式必须约定明确，除合同履行地明确在我公司所在地的合同外，争议管辖法院或约定仲裁机构应明确为公司所在地法院或仲裁机构386结尾部分，注意：双方都必须使用合格的印章-公章或合同专用章，不得使用财务章或业务章等不合格印章；注明合同有效期限。4经济合同的签订41签订经济合同，必须遵守国家的法律、政策及公司有关规定42对外签订经济合同，除法定代表人外，必须是持有法人授权书的法人授权人。法人授权人必须对本企业负责，对本职工作负责，在授权范围内行使签约权。43签订经济合同，必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则和“性价比择优签约”的原则。44签订经济合同时，对己经与客户建立了合作关系，所销售产品为公司成熟在产的产品，销售可以依据客户所下的订单式合同进行组织各部门安排生产销售即可，但相关订单式合同需得到部门主管的审核批准。45采购合同对己经有合作关系的供应商可参照4.4条款执行。46经济合同除即时清结者，一律采用书面形式，并采用公司统一的经济合同文本或是双方认可的合同文本。47合同内容应对合作双方的权利、义务的规定必须明确、具体、文字表达要清楚、准确。487经过各部门评审的合同无异议时，由销售部门主办人依据评审的结果并依据公司的相关规定拟定合同，由部门主管审核，公司主管领导批准后，由公司董事总理授权的授权人代表公司进行合同签订，同时加盖销售合同专用章，合同专用章保管部门或是人员需确认各部门的评审意见无误后方可盖章。488签订后销售合同正本原件由财务部保管，各部门依据副本进行生产计划编订与指导各相关部门进行后续作业展开。489采购合同的签订参照4.8.7及4.8.8条款进行操作，并加盖采购合同专用章，合同专用章保管部门或是人员需确认各部门的评审意见无误后方可盖章。4810签订采购合同应按公司规定的供货商资质条件、产品供货条件及标准从严控制供货商资质和产品质量（必要时可采用招标形式选择供货商），比价竞价，择优选定，以现货交易为主，坚持以销定进原则；付款尽可能采用分期付款方式，如需预付货款或定金时，应按我国合同法或是公司的有关付款管理规定办理相关手续，需要得到相关主管领导审核批准。4811签订购货合同如需采用现款方式付款，在 *万元以下的采购经理或是主管采购负责人审批，*万元至*万元的由董事总经理授权人审批，* 万元以上的由董事总经理审批。4812签订销售合同应坚持“现款现货，即时清结”的原则，款到发货，非特殊情况不得采取其他结算方式。4813签订销售合同如需分期付款方式结算，则须事先按本制度5.0规定的和批准程序报公司批准，分期付款额在*万元以下的由销售经理审批，*万元至*万元的由销售总监审批，*万元以上的由总公司董事总经理或董事总经理授权人审批。但分期付款额最高不得超过合同总额的30。4814任何人对外签订合同，都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签订经济合同时假公济私、损公肥私、谋取私利，违者依法严惩。49财务部、总经理办公室负责对下列合同进行审查：董事会、董事总经理委托审查的合同；内容复杂、较难掌握。财务部、总经理办公室主要负责审查合同条款、内容的合法性、严密性、可行性，需在合同评审单内提出意见供决策部门参考进行决策。5经济合同的审查批准范围5 1对外签订的经济合同，除按规定须上报公司高层主管领导审查批准者外，应先由部门经理或是部门总监审核或是批准；方能由公司董事总经理或是由董事总经理授权人依据评审结果正式签订。5 2下列合同由总经理或其授权人审批；1）标的超过 *万元的；2）预付定金或预付货款超过*万元的； 3）联营、合资、合作合同；4）重大涉外合同。53下列合同由董事长审批： 1） 标的超过*万元的； 2） 投资* 万元以上的联营、合资、合作、涉外合同。 3）.标的超过公司资产1/3以上的合同。6经济合同的审批程序流程61申报。在董事总经理或授权人在授权范围内对外签订合同前，各相关主办人员应事先填写“经济合同签约申报表”（一式二份），报本部门领导审查批准。（经领导口头同意签约的，签约后需补办手续）。62审核。对送审的经济合同，各部门主管领导真审阅，审批权限应按本制度5.2及5.3条规定的进行审批，必要时可进行调查研究，并在相关的评审栏内签署对合同内容的相关意见，由部门最高领导做出：批准、不批准的审核意见；并通知申报单位或是申报人进行补报材料或进一步谈判沟通（应提出谈判的具体要求和注意事项）。6 3部门主管应在“申报表”上依据各部门评审的意见批注意见后，“申报表”一份及合同初稿留底，另一份“申报表”连同其他材料发还申报部门或是主办人，由主办人按批准的意见办理或是补齐相关资料。再依据6.1或是6.2条款重新送审核，经部门最高主管核准后，需报董事总经理、董事长审批的，应由该部门最高主管领导签署意见，随同合同初稿及有关资料、附件等，上报核准。注：上述审批程序，一般为1至2天。特殊情况经批准或授权的可不受审批程序的约束。7.经济合同的保管71合同的保管归口于总经理办公室，总经理办公室应指定专人负责对合同的原件进行收集、分类、编号后装订成册，妥善保管，并有专门存放场地，保存期限*年。72保存环境应保持清洁、干燥卫生，标示清楚，便于索取，合同版本应是最新版本，若有变更需有变更申请单或相关资料予以明确变更事项，变更的内容需得到公司董事总经理或是董事总经理授权人签立意见。相关原始合同最新版本经济合同应予以一并保存，以便查验索证。73所有与产品要求的确认和评审有关的记录，由销售经营部对副本或是订单式合同负责收集、分类、编号后装订成册，并指定专人妥善保管，以便索取查验。74原材采购合同、机器技术协议、设备安装、技术规范等合同由总经理办公室保管原件，相关使用部门使用副本或是复印件，需做分类、编号装订成册并做好相关标示，以便索取查证使用。75对于因工作需要相关的技术资料合同、安装售后服务、技术资料等相关合同，需要保存在其他部门的，需得到董事总理的批准，由保管部门指定专人负责分类，编号进行保管。8 合同专用章管理81 市场销售合同、采购合同均应使用合同专用章。82.合同专用章按编号区别各1枚，每枚专人保管，综合管理部保留记录。83 合同专用章保管人须知：在加盖专用合同章前必看评审记录，用章后必须登记，并保存合同评审记录。9经济合同的履行9 1经济合同依法成立，即具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则，严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行或全面履行。9 2合同履行完毕的标准，应经合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。9 3企业各级领导及主办人应随时了解、掌握经济合同的履行情况，发现问题需及时汇报沟通协调处理。否则，造成经济合同不能履行、不能完全履行的，要追究有关人员的责任。10经济合同的变更、解除10 1在经济合同履行过程中碰到困难的，各部门首先应尽一切努力克服困难的，尽力保障合同的履行。如实际履行或适当履行确有不可克服的困难而需要变更、解除合同时，主导部门需及时与部门主管报告或是与相关部门进行沟通协调，经部门经理或是董事总理报备核准后方能与客户或是供应商接洽人进行联络沟通，并应在法律规定或合同期限内与客户合同签署人或是客户企业授权人进行充分沟通、协商妥善处理，并办理相关有效变更手续。102若为客户或是供应商提出变更、解除合同的，主办人员需及时了解变更情况并收集整理相关资料，并提出书面报告给部门负责人或是公司董事总经理确认批准后，应从维护本企业合法权益出发，从严控制与客户相关接洽人员进行协商妥善处理，并依据公司相关规定或是国家有关法律法规办理有效手续。103变更、解除经济合同，必须符合我国合同法和本制度的规定，并应在公司内办理有关手续。104变更、解除合同的手续，应按本制度5.条款的审批权限和程序执行1041经上报主管部门批准的合同，在达成变更、解除协议前，应报原机关批准。1042经工商行政管理机关鉴证的合同，在达成变更、解除协议后，应报原机关备案。1023经公证机关公证的合同，在达成变更、解除协议后，必须报公证机关重新公证，才具有法律效力。104变更、解除经济合同，一律采用书面形式正式函件（包括当事人双方的信件、函电、电传等），口头形式一律不予接受。 105变更、解除经济合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应予以履行。但特殊情况经双方一致同意中止或终止履行的例外。106因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律要求的责任与义务之外，应与合同当事人通过有效沟通进行解决。11经济合同销毁111财务部门对于保管到期的合同，保管人需及时填写到期合同销毁申请单经部门领导审核，董事总经理批准后，方可实施销毁工作，销毁方式为机器粉碎销毁。112经济合同保管填写到期合同销毁申请单时，需填写清楚，必要时做相应的标示。以上相关条款请总经理进行评阅后，再由相关部门进行可行性评审，对不足或是说明不明确或是需要修订的地方进行修正，修正后再正式试行。 THANKS 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