合同资料归档管理办法

中国石油冀东油田公司合同资料档案管理规定第一章 总 则第一条 为规范中国石油冀东油田公司（以下简称油田公司）合同资料档案管理工作，充分发挥合同档案在经济运行、法律保护等方面的作用，根据中国石油天然气集团公司档案工作规定、中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定，制定本规定。第二条 本规定适用于油田公司所属各单位（含法人单位）。第三条 本规定所称合同管理档案，指油田公司对外签订经济合同时在授权、立项、审批、招投标、履行等全过程中形成的，具有保存价值的应当整理后集中保管的各种载体的原始记录。第四条 油田公司合同管理档案管理工作实行统一领导、分级管理。第五条 合同承办单位应配备合同管理档案管理工作人员，确保建设项目档案工作正常开展。第二章 档案管理职责第六条 企管法规处是油田公司合同档案管理档案工作的归口管理机构，其主要职责是：（一）组织制订、执行油田公司合同档案管理档案工作管理制度；（二）负责油田公司合同档案管理档案管理工作的统筹规划、组织协调和监督指导；（三）负责油田公司合同档案管理档案验收工作；（验收？）（四）参加油田公司建设工程合同管理竣工验收；（考虑下）（五）组织油田公司合同管理档案管理业务交流与培训工作；第七条 合同承办单位档案管理机构是本单位合同管理档案工作的归口管理机构，应有专人负责，其主要职责是：（一）执行油田公司合同管理档案工作管理制度，制订本单位合同管理档案管理办法；（二）负责本单位合同管理档案管理工作的规划、组织协调和监督指导；（三）负责本单位合同管理档案验收工作；（四）组织本单位合同管理档案业务交流与培训工作；（五）负责本单位合同档案管理。第三章 一般规定第八条 反映和记录合同管理重要职能活动，具有查考利用价值的各种载体的项目文件，应当收集齐全，归入合同管理档案。第九条 合同承办单位应把合同档案管理工作纳入项目建设计划，纳入项目建设管理程序，纳入领导和工作人员的岗位职责，与项目建设管理同步实施。第十条 合同承办单位应加强对合同管理相关文件形成、收集、整理等过程控制，保证合同档案完整、准确、系统。第十一条 申请立项后，合同承办单位应明确档案管理机构、人员负责项目文件的收集、积累和整理工作；建立项目档案工作机制和合同文件管理流程，对合同文件实行跟踪管理、动态管理。第十二条 合同承办单位应当配备与本单位合同管理需要相适应的档案库房和档案安全保管的必要设备设施，档案保管条件应符合国家有关标准要求。第十三条 各单位员工调出本单位时，必须清退应归档的文件材料和借阅的档案，档案部门签署意见后，方可办理有关手续。第四章 文件收集、整理、归档与检查第十四条 各单位应保管单位负责人的授权委托书、乙方单位的资质文件和市场准入证等常规性文件。第十五条 合同管理资料日常收集企管法规处负责制定日常基础资料范本，各单位遵照执行。（一） 合同统计报表（附件一）合同统计报表每月报给企管法规处，全面反映各单位在建项目合同管理情况。（二） 合同基本台账（附件二）合同基本台账是反映各单位所签订合同基本情况汇总一览表，反映合同签订情况。（三） 合同收发记录表（附件三）合同收发记录应附于本合同，为负责记录经盖章后合同去向登记表。（四） 合同履行台账（附件四）合同履行台账附于本合同，为本合同履行结算情况一览表。其中标题栏填写合同编号；序号代表办理结算次数；第十六条 合同文本相关文件收集、整理与归档（一） 合同立项阶段，应收集相应合同管理信息系统中上报的资料，包括但不限于领导批示、项目申请报告、调研报告等。（二） 合同申报阶段，应收集相应合同管理信息系统中上报的资料，包括但不限于合同文本、HSE合同、技术协议、甲供材料表等。（三） 合同归档阶段，应收集相应合同管理系统中三项审查表、签字人授权委托书、变更申请、终止协议等资料。第十七条 招投标相关文件收集、整理与归档在招投标活动中，应收集、整理、归档的文件包括但不限于乙方市场准入证、乙方资质证书、乙方单位授权委托书、招标文件、投标文件、投标签到表、评标规定、评委评分表、领导批示、中标通知书等。（这部分征求许程意见）第十八条 油田公司合同管理档案由企管法规处以岗检形式负责检查。第五章 附 则第十九条 本规定由企管法规处负责解释。第二十条 本规定自印发之日起施行。附件：1.合同月度报表2.合同基本台账3.合同收发记录表4.合同履行台账