合同管理操作指导书

中天城投集团股份有限公司编 号文件名称合同管理操作指导书版 本修改状态生效日期页 码合同管理操作指导书编制日期审核日期批准日期修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人此文件未经中天城投集团股份有限公司管理者代表批准，不得擅自复印中天城投集团股份有限公司编 号文件名称合同管理操作指导书版 本修改状态生效日期页 码 1.0 目的通过对合同编制、审批过程、审批权限、履行、控的规定，维护公司利益，规避风险。2.0 适用范围公司签署的工程合同、工程材料设备采购合同、工程咨询设计合同、设计合同和营销类合同的管理。用于项目公司开发模式和项目部开发模式。3.0 术语和定义3.1. 项目部：代表发展商进行现场施工过程监督管理，产品中心现称为“项目部”，分公司现称为“工程部”。在本工程管理制度中统称为“项目部”3.2. 设计管理部：负责项目的概念设计、规划设计、施工图设计、景观设计、室内设计，以及负责与图纸有关的技术管理工作。产品中心现称为 “产品技术部”，分公司现称为“技术部”。在本工程管理制度中统称为“设计管理部”3.3. 成本管理部：全面负责项目的建安成本管理，包括目标成本的制定、动态成本管理、工程结算、合同管理等。产品中心现称为“合同造价部”，分公司现成为“预算部”。在本工程管理制度中统称为“成本管理部”。3.4. 营销管理中心：负责所有项目营销策划和销售管理3.5. 物资公司：负责材料采购管理3.6. 行政部：负责公司行政管理、文件及档案管理等3.7. 工程（材料）合同类别：1) 集中（战略）合作 2) 工程施工类承包合同3) 工程材料设备类合同 4) 工程监理类合同5) 工程类合同的补充协议 6) 用电、用水、供热、燃气配套工程协议7) 工程备案合同（设计、总包、监理、勘察、桩基检测）3.8. 工程设计咨询合同类别：1) 电力设计合同2) 有线电视设计合同3) 电信设计合同4) 弱电安防设计合同5) 燃气、中水设计合同6) 招标代理机构服务合同3.9. 设计类合同1) 概念设计合同2) 规划设计合同3) 施工图设计合同4) 装修合同3.10. 营销类合同1) 销售代理合同2) 广告设计类合同3) 印刷制作合同4) 模型制作合同5) 广播广告代理合同4.0 职责4.1. 项目公司招标小组4.1.1. 主办除集中采购和材料采购项以外其它各项供方合同的签署；4.1.2. 负责发放由招标小组主办的合同；4.1.3. 负责建立、维护合同台帐；4.1.4. 负责组织编制和修订标准合同文本；4.1.5. 负责对项目部进行合同交底，在每月项目检查中对合同执行进行检查；4.1.6. 参与合同索赔、争议处理。4.2. 物资公司4.2.1. 主办集中采购和材料采购的合同签署；4.2.2. 负责发放由物资公司主办的合同；4.2.3. 负责集中采购和材料采购合同建立合同台帐；4.2.4. 负责合同的履行及收集索赔证据；4.3. 成本管理部4.3.1. 负责合同中经济条款的谈判和编制，负责编制合同造价清单，并在清单说明中明确造价对应的范围、内容；负责编制变更签证协议等经济事项的合同附件；4.3.2. 负责合同中经济条款的审批；4.3.3. 参与合同索赔、争议处理。4.4. 设计管理部4.4.1. 主办设计类合同的签署4.5. 营销管理中心4.5.1. 主办营销类合同的签署4.6. 法律事务部4.6.1. 负责标准与非标准合同文件的法律审核；4.6.2. 负责合同的审计工作；4.6.3. 负责监控项目公司合同的执行情况；4.6.4. 负责主办合同索赔、争议处理。4.7. 行政部4.7.1. 负责对审批通过的合同盖章、编定合同流水号；4.7.2. 负责已签订合同的存档；5.0 工作程序5.1. 合同签订依据5.1.1. 合同的签订必须经过公司审批，相关部门签署项目合同（协议）审批表以及经公司招标领导小组批准的专项报告。具体详见采购管理规程。5.1.2. 补充合同的签订依据为主合同、项目合同（协议）审批表以及经公司招标领导小组批准的专项报告。5.2. 合同编制5.2.1. 合同主办部门负责组织成本等相关人员编制合同文本。5.2.2. 施工报建、质量监督检验、安全监督、燃气监理、有线电视、用水、用电的合同可采用国家行业标准版本或对方提供的版本，编制时应参照已签署的合同及相关案例。其余合同均应采用公司编制的标准合同文本。5.2.3. 主办部门应特别注意以下事项：1) 合同范围要明确，不应只说明期数和标段，应详细注明组团、楼号及使用部位，并附总平图说明；2) 对方的项目经理、联系人、通讯地址、邮编、电话及传真均应详细明确在合同中；3) 对于拟定文本中与标准文本的不同之处应特别注明；4) 完整的合同附件5.2.4. 合同附件是合同的重要组成部分，附件应包括：合同范围示意图、总平面图、合同造价清单及说明、技术质量和验收标准、项目现场管理规定、合同格式、订单及工作委托单格式、变更及签证协议、付款流程、竣工验收交接单、物资或工程验收表等。设计类合同应有设计任务书、施工图深度说明等。5.2.5. 合同拟定在进入审批前，主办部门应充分征求成本、项目、工程、法律等相关部门人员的意见。5.3. 合同审批5.3.1. 主办部门负责填写项目合同（协议）审批表。负责发起审批，按照公司指定审批人和审批顺序审批；5.3.2. 除公司管理层以外每个环节的审批时限为2天，由主办部门设定并跟踪审批进度。对于超过时限未完成审批的，主办部门可通过邮件等方式向公司招标领导小组全体进行通报。5.3.3. 书面审批中，主办部门负责将修改意见稿与本部门存档合同一起保存。5.3.4. 招标小组负责合同分类编号，行政部负责合同流水编号，具体按照质量记录及档案管理操作指导书执行。5.4. 合同签署5.4.1. 合同审批完成后，由主办部门对原件进行标识后，交由对方复印、签字、盖章。5.4.2. 主办部门持项目合同（协议）审批表审批完成通知和已经对方签署盖章的合同办理我方的签署（由法人代表或授权委托人签字）和盖章，并填写签约日期。5.4.3. 合同签署后，主办部门应将合同文办及电子文件、合同审批表移交招标小组和项目部。5.5. 合同交底5.5.1. 合同签署后，主办部门应及时以邮件或其它形式知会成本、工程、设计等相关人员，知会内容为合同编号、合同名称、签约单位、乙方联系人及联系电话等。5.5.2. 对于工程类合同，主办部门应将合同主要内容向成本、工程等相关人员进行交底。交底形式可以邮件或面谈等。交底内容重点是针对本工程特点的特殊约定。5.6. 合同分发与存档5.6.1. 合同份数按照公司四份原件，乙方二份原件执行。5.6.2. 招标小组执行部门负责主办合同的分发。行政部、成本管理部、财务部、项目部、法律事务部各存档一份。项目合同（协议）审批表原件由行政部存档。5.6.3. 主办部门各负责建立和维护所签署的合同台帐，每月25日招标领导小组负责检查项目公司的台帐。并于每月30日前向集团领导报送合同台帐。5.6.4. 设计管理部、营销管理中心向相关部门分发本部门主办的合同5.6.5. 存档部门应设专人负责合同资料管理，相关人均应履行保密义务。5.7. 合同履行及监控5.7.1. 工程合同由项目部负责监督履行（含保修期），如项目部撤销则由物业公司处理工程保修事宜。5.7.2. 招标小组、法律事务部负责对合同执行情况进行跟踪检查。5.8. 合同管理改进5.8.1. 招标小组负责组织合同文本的标准化工作，标准合同的定稿须经过成本管理部、项目部、法律事务部审定，公司管理层批准。5.8.2. 根据合同签署和履行、政府法规政策调整、案例分析等结论，招标小组负责收集相关信息，对合同文本特别是合同附件，持续修订完善。6.0 支持性文件6.1. 采购管理规程6.2. 质量记录及档案管理操作指导书7.0 相关记录7.1. 项目合同（协议）审批表7.2. 合同台帐项目合同（协议）审批表 部门编号： 项目名称主办部门合 作 方合同价（含下浮）：是否招投标：下浮率：招标小组/项目部/项目公司成本管理部/设计管理部/营销管理中心/物资公司主办部门意见主办部门简述签约原由及过程超过 万元的工程材料合同应履行招投标手续并附上过程备忘及资料部门主任意见 设计管理部/项目部意见与设计相关的工程需经设计部复核/设计类需经项目总经理复核营销管理中心意见与营销相关的费用需经市场营销管理中心签字确认成本管理部意见审核预算及合同条款财务部意见公司总经理批示： 合同台帐编号：类别：施工、监理、勘察 设备材料 设计类 营销类 项目： 序号公司合同编号合同名称签约方签订日期合同金额经办人采购方式