技术文件发放回收、保管管理规定.doc

.修订履历 Document modification record修订日期Revision date版本Versions修订内容 Revision content修订人Revised by部门Established Dept. 制订Prepared by审核Checked by批准Approved by发布部门Release Dept.实施日期Implemented Date品管部品管部1 目的 Purpose规定了技术文件管理职责、版本控制、发放、收回、保密等管理要求。2 范围 Scope适用于公司技术文件发放、收回与保密管理。3 术语和定义 Terms and definitions下列术语和定义适用于本规定3.1技术文件企业产品标准、产品设计文件、产品工艺文件、FMEA、控制计划以及其它技术文件。3.2有效版本技术文件符合审批程序并盖有红色印章的最新版本的技术文件3.3新品试制阶段技术文件指在新品试制阶段使用的设计文件和工艺文件。3.4小批量试产阶段技术文件指产品进入小批量生产时使用的设计文件和工艺文件4 职责和权限 Responsibility and authority4.1技术部4.1.1负责技术文件登记、归档、流转和保管等日常管理工作。4.1.2负责确定文件发放种类和数量，发放至生产部门、品管部的技术文件均需过塑后下发。4.1.3对下发到各部门技术文件的管理情况进行检查和指导，对违反本规定的责任人进行处罚。4.1.4技术文件的归档、登记、流转、使用与管理按技术文件管理规定执行。4.2使用部门4.2.1应指定专人负责技术文件的管理，建立必要的登记账目，格式参考附录G。4.2.2负责技术文件的登记、流转、保管、使用与管理等工作。5 流程图 Flow diagram5.1输入：体系标准、产品开发、日常工作等引出的文件资料的需求。5.2流程图仅限管理文件（技术文件及行政文件参考相关规定执行）流程 Processes责任Responsibility说明Explain输出Output制/修订部门、品管部体系管理员体系标准、产品开发、日常工作等引出的文件资料的需求。文件制订/更改通知单制/修订部门技术文件参考技术文件管理规定，行政文件参考行政文件管理规定，文件应包含总部的要求。文件草案NoYes归口领导审核对文件内容的适用性等进行确认。如果需要再修改，返回流程2执行内部邮箱管理者代表会签，如果有问题，返回流程2执行。OA流程NoYes4批准总经理文件批准。如果需要再修改，返回流程2执行。内部网络5发布/分发品管部体系管理员管理体系文件以纸质方式发布，发布时将PDF文档发内部邮箱给各部门领导。内部邮箱6实施前培训从事行政部对使用、关联部门人员进行教育培训/7实施品管部体系管理员/文件使用人所有使用、关联部门根据文件的规定或要求执行。/YesNo8修订品管部体系管理员文件制订部门确认文件是否适用及修改，如果需要修改，按流程2执行文件制订/更改通知单内部邮箱9管理及维护品管部体系管理员对公司共享文件夹文件进行管理，所有打印的纸质文件，由接收部门自行管理。/6、内容和要求 Contents and demands5.1技术文件有效版本控制5.1.1经鉴定产品的技术文件5.1.1.1企业产品标准复印件：在封面上盖有市技术监督局“企业产品标准备案专用章”（黒色），签字页加盖红色“技术文件（含日期）”章。5.1.1.2设计文件、工艺文件复印件：在每页上加盖红色技术文件（含日期）”章，设计文件标题栏标注阶段标记，A为试产鉴定，B为投产鉴定。5.1.1.3产品标志图复印件：在每页上加盖红色“技术文件（含日期）”章。5.1.1.4对策表复印件：在每页上加盖红色技术文件（含日期）”章。5.1.1.5外来文件复印件：在每页上加盖红色“外来技术文件（含日期）”章。5.2新产品技术文件5.2.1新品试制阶段5.2.1.1企业产品标准复印件，在封面上加盖红色“试制资料一次性使用有效（含日期）”章。5.2.1.2设计文件复印件：在每页上加盖红色“试制资料一次性使用有效（含日期）”章5.2.1.3工艺文件（初样试验评估后编制的）复印件：在每页上加盖红色“试制资料一次性使用有效（含日期）”章。5.2.2新品小批量试产阶段5.2.2.1企业产品标准复印件：在封面上加盖红色“技术文件（含日期）”章，指尚未备案的。5.2.2.2设计文件、工艺文件复印件：在每页上加盖红色“技术文件（含日期）”章，标题栏无阶段标记。5.3外发技术文件格式与用章用于采购、包装材料与制作工装的技术部文件加盖红色“外协技术文件（含日期）”章5.4外来技术文件的处理5.4.1技术部接收外来电子档文件需转化成公司文件必须为技术文件的格式，出具“OA技术通知单”流程审批，并记录转化后的文件编号（在外来文件接收登记表显示）。5.4.2审批流程后归档，复印件加盖红色“技术文件（含日期）”章下发；5.4.3外来纸质文件不需转化直接复件加盖红色“技术文件（含日期）”章下发；外来文件接收登记表格式参考附录D。5.5技术文件的发放与收回管理要求5.5.1技术部根据生产和工序状况，确定发放与产品有关的整套或部分技术文件数量，见附录A、附录B。5.5.2零件外协只发放零件图纸。5.5.3由各部门指定专人办理技术文件签收手续，资料员缺勤等，由部门领导或授权代理人签收。5.5.4各部门资料员对收到技术文件进行登记，保持最新有效版本的管理，登记表格式参考附录F，并负责退回所有失效的旧版技术文件。5.5.5技术部资料员负责指导和监督各使用部门的版本控制和管理情况。5.6技术文件（包括更改文件）发放5.6.1试制新品“加盖试制资料一次性使用有效（含日期）”章，转为小批量试生产时，技术部接到批准归档的（阶段转移确认审批表二）后，下发整套技术文件加盖红色“技术文件（含日期）”章，下发份额见表A.1、B.1，5.6.2使用部门将原下发的技术文件（盖试制内部文件）章的，三天内将原下发技术文件交技术部资料员处，由资料员集中销毁5.6.3因工作需要或使用时间过长看不清或遗失并能合理说明原因的，由使用部门在OA技术类流程上提出申请，部门主管审核，主管副总批准后发放。5.6.4模具设计开发或专用设备开发需要的技术文件，由技术部启动OA流程，主管副总批准后发放，项目开发完成后，文件使用单位自行进行文件的销毁（但需建立文件销毁清单），登记表格式参考附录G，技术部负责监督。5.6.4产品图纸更改或新增需要下发到外协厂家的，技术部只下发一份供外协厂家使用的零件技术图纸加盖红色“外协技术文件（含日期）”章，如该零件存在不只一个外协厂家情况时，由采购中心相关负责人开启OA流程，申请相应的零件图纸。5.6.5经OA流程批准的技术通知发放。批准后归档，纸质复印件加盖红色“技术文件（含日期）”章下发5.7旧版技术文件收回5.7.1各部门工作现场的所有失效旧版文件，由各部门专职或兼职和管理员负责如数收回，于三天内交技术部.5.7.2由技术部资料员办理旧版收回销毁清单登记，并组织统一销毁,登记表格式见附录G。5.7.3技术部定期抽查文件使用部门的版本管理情况。5.7.4违规处罚，查到一项不符合项，扣除责任人10元，所在部门领导10元，以此类推，罚单格式见附录C。5.8用于外协件技术文件5.8.1其版本有效性由采购中心按记录表附录H要求负责管理和监督。5.8.2供外协使用的零件技术文件，其版本有效性由采购中心负责监督和管理，生产厂家收到“记录表”及文件后，应于收件当天在“记录表”上选择旧版文件处置方式并签字盖章，将“记录表”传真至采购中心，因新、旧版本技术文件混合使用而造成经济损失，由生产厂家自行负全责。文件收发登记表格式见附录F。5.8.3由于技术文件未在规定时间内退回所有失效技术文件的，或在各环节仍在使用无效技术文件的，所造成的后果由使用单位承担全部责任。5.9技术文件的保密与使用管理5.9.1产品开发过程输出的任何载体形式的技术文件均属于公司的保密技术文件，该类文件的发放、归档等均有技术部负责。5.9.2公司任何个人均不得随意打印、复制、传递和使用。5.9.3因工作需要外出携带技术文件，必须经部门主管或公司主管领导同意，携带人应保证技术文件的安全。5.9.4公司各岗位人员保留与个人岗位工作有关的技术文件，与岗位工作无关的技术文件应主动交还归口技术部资料管理员。若无法判断归口部门的，应报部门主管，由部门主管处理。5.9.5提供给顾客或供应商的技术文件均为受控版本，对外接口部门应当与顾客或供方签定包含技术文件保密的相关条款，并纳入供货、技术、质量协议，要求顾客或供方不得向第三方泄密。5.10公司各岗位人员应严格按照5.9条款要求使用和保管好公司技术文件，若违反上述任何一条款规定并造成经济损失的，应赔偿全部经济损失，情节严重的，直接追究法律责任7、相关文件 Relevant documents7.1技术文件管理规定8、相关表单 Relevant records8.1 FM-设计文件发放部门与份数8.2 FM-工艺文件发放部门与份数8.3FM-违规罚款通知单8.4FM-外来文件接收登记表8.5FM-文件收发记录表8.6FM-旧文件回收销毁清单记录表附录A设计文件发放部门与份数 部门名称设计文件名称备注产品企业标准调整检验说明零件或产品图装配图装配部件图产品标志图包装设计文件附录B工艺文件发放部门与份数 部门工艺文件名称备注工艺文件工序操作检验指导卡产品装配工序操作卡PEMEA控制计划工艺流程图工序图附录C违规罚款通知单部门检查日期违规人员姓名连带责任人违规内容处罚依据处罚结论检查部门检查人检查部门主管日期备注附录D外来文件接收登记表序号产品名称文件名称/图号数量文件来源接收人接收日期备注（文件下发、内部转化、文件编号）附录E文件收发记录表序号产品文件名称文件编号发文情况旧图收回情况文件发放原因分发人收回人部门收文人日期数量收回人日期附录G旧文件回收销毁清单记录表文件名称文件图号回收部门回收份数回收人回收日期销毁人销毁日期备注附录H外协用技术文件发行回收记录表TO供方名称FM电子有限公司收件人发行人员供方地址发行日期收件人邮箱地址传真：（注明收件后请及时回复）？公司：公司向贵单位发行以下零件技术文件，请查收。序号文件名称材料/零件名称文件编号总页数文件性质备注注：文件性质代号：A表示新设计或编制； B表示更改文件 ； C表示作废收回文件； D表示其它贵公司收到文件后，请配合以下事项：（表示重点；表示一般）1、收到该发行收回记录表后请签名，并回传发行人员。2、贵公司之前收到的旧版文件回发行人或就地销毁，下表右边一栏是发表旧版文件的处置意见。 3、由于文件变更，贵公司应对原材料、在制品、在库产品等进行核实，若有影响应在？小时内将信息反馈采购中心。否则造成的经济损失由贵公司承担全部责任。4、属模具变更，旧规格在库数量= ，处置建议：5、按新版技术文件要求正常供货的确切时间为 年 月 日起。供方签名盖章： 年 月 日 旧版文件处置（必选）方法回寄就地销毁注：2为对外发放的技术文件发行收回记录表编号9可编辑修改