新供应商准入管理模板.doc

.第二篇 供应商管理采购产品和服务的及时交付以及高质量是确保生产有效运作和向客户及时提供高质量产品的必要保证，因此好的和可信任的供应商是采购管理的关键环节。随着供应商的业绩对制造型组织的影响越来越大，在产品交付、质量、价格、库存水平等方面都影响着组织采购是否成功，因此，组织在发展中越发重视对供应商的开发、评价和监督考核，以及重新确定双方合作关系等多方面进行跟踪，进而保证组织供应链系统的稳定和高效运作，达到大幅提升组织盈利能力的目标。具体来说，搞好供应商管理，组织可以期望实现下述目的： 保证组织产品质量 减少库存、降低成本，提高组织盈利能力 优势互补，达到双赢 优化采购流程，提高采购运作效率 提高组织快速响应能力总之，供应商管理的目标是5个BP：最佳定位（Best Position），最高生产力（Best Productivity），最优产品（Best Product），最低价格（Best Price），最佳伙伴（Best Partner）。供应商管理内容包括供应商的开发、供应商认定、供应商监督管理、供应商能力提升、供应商终止等方面。供应商管理过程参见图1：供应商管理基本原则：“互利共赢、供需匹配、半数比例、战略合作”1. 与供方互利原则。公司努力在下述方面开展活动来与供应商建立互利双赢的关系：识别并选择主要的供方。把与供方的关系建立在兼顾组织和社会的短期利益和长远目标的基础之上。清楚地、开放式地进行交流。共同开发和改进产品和过程。共同理解顾客的需求。分享信息和对未来的计划。承认供方的改进和成就。 识别 供应商 开发需求 供应商 调查 样品 评估 现场审核 试样 验收 供应商评审/体系开发 确定改进 的方向 年度考核 评估供应商 满意度 监控鸿雁 生产线和 市场状况 监控供应商 生产现场 签订 采购合同 综合 评价 监控供应商 产线状况 月度考核 总结 经验教训 业绩表现 改进 现有的供应商 新供应商 产品/工程变更批准 考核 终止 图1 供应商管理过程图 2. 门当户对原则（匹配性原则）公司应尽可能选择规模、产品定位与公司相当的供应商，以免由于双方规模和产品定位差异过大、采购比例在供应商总产值中比例过小等导致采购商在新产品设计和试生产配合、量产生产安排、售后服务、需求弹性和价格谈判力量对比等方面不能尽如人意。3. 半数比例原则购买数量不应超过供应商产能的50%，避免全额供货的供应商，以防因对某些材料或产品供应商的高依赖程度而带来价格谈判弱势和供应中断风险。选择的供应商自身不得过分依赖于少数客户，避免因供应商自身经营风险带来的供应中断风险。4. 供应链战略合作伙伴原则在只有几家供应商可供选择的有限竞争的市场和垄断货源的独家供应市场，以及重要物资供应商，应采取长期合作、参股、合资、控股等战略合作的方式，建立更紧密的伙伴关系，以获得更好的品质、更好的交期、更低的成本、更多的支持。供应商分类1）按供应商合作期限：长期合作供应商、临时供应商。长期合作供应商：依据公司供应商准入流程进行正常准入申请并获批的。临时供应商：仅在信息系统内录入供应商的基本信息及有效资质证明，履行简化审批流程并获批的。后期只能通过特殊采购、零星采购方式与我司进行合作，采购金额及次数均有限制。2）长期合作供应商依据合作阶段分为以下三类：潜在供应商：已完成供应商基本信息及资质证明的录入工作，并通过资质认证审核，且经采购中心查重后同意提交的，后期有待进一步开发合作的供应商。潜在合格供应商：已依据供应商准入模版要求完成对应准入步骤（信息录入/样品评估/现场审核/试样验收/综合评价），并通过规定审批流程确认其具备供货和质量保证能力的，但尚未发生正常采购业务的供应商。合格供应商：指已完成供应商准入流程，双方已签订年度采购合同，准备或已实施正常采购的供应商。（注：目前D类供应商暂不强制要求签订年度合同）。3）按照供应商绩效评定等级：优秀 ( 90-100)、 良好( 80-89)、 一般( 70-79)、 合格( 60-69)、不合格(低于60)。4）按照采购项目性质：制造型、贸易型、服务（物流）型。 5）按照采购金额和采购风险： A、B、C、D类。手册中所指供应商为生产型物资的供应商、物流商，机器设备、基建项目、汽车维修、保险等项目服务的供应商管理可参照执行。 第二节 新供应商准入管理新供应商准入管理流程如下（主要按照生产型物资供应商的开发和评审工作流程、工作标准进行描述，物流商的开发和评审参照执行）。新供应商准入流程1、 收集拟开发供应商的相关信息2、 上传供方调查表/各类资质证明。3、事业部/控股子公司质量负责人对上传资料进行审核4、审核通过后，采购中心进行查重步骤1供方信息调查流程1、采购部门收集评估样品2、质量/研发部门对样品进行评估3、质量/研发部门出具相应的评估报告4、事业部/控股子公司质量负责人对评估报告进行审核样品评审流程步骤21、成立审核组，提前下发检查表2、实施现场审核3、出具审核报告、整改通知4、进行验证，审核组织部门负责上传报告5、质量负责人对审核报告进行审核现场评审流程步骤31、 采购部门向供方提出试制要求2、 质量/研发部门对试制样品进行验收3、 出具验收记录/报告4、 质量/研发部门上传验收记录。5、事业部/控股子公司质量负责人对试验验证记录进行审核5、6、步骤4试样验收流程1、事业部/控股子公司质量负责人组织采购、质量、研发部门对供方进行评价2、事业部/控股子公司质量负责人负责上传初次评价表。3、品保部对供方准入资料/评价表进行复核4、复核通过后，由采购中心分配代码。5、签订合同： A/B/C类供方签订采购合同6、供方准入结束综合评价及批准流程步骤5可编辑修改序号供应商类型物料分料物料特点供应商分类准入模板准入步骤适用物料成立条件1制造型A成品A类制造型成品制造1,2,3,4,5ODM/OEM成品、关键元器件、关键零部件AC类供应商划分标准（采购金额的大小)由产业自行确定，并在产业分手册内予以明确2制造型A半成品A类制造型半成品加工1,2,3,4,5注塑件、金工件、AC类供应商划分标准（采购金额的大小)由产业自行确定，并在产业分手册内予以明确3贸易型A成品A类贸易型成品贸易1,2,5关键元器件、关键零部件AC类供应商划分标准（采购金额的大小)由产业自行确定，并在产业分手册内予以明确4服务型A加工工艺A类服务型加工工艺类1,3,4,5加工工艺外包、模具加工AC类供应商划分标准（加工金额）产业自行确定5制造型B原料B类制造型原料制造类1,2,3,4,5各类塑料原料、各类铜材、各类钢板、大小包装等/6贸易型B原料B类贸易型原料贸易类1,2,5各类塑料原料、各类铜材、各类钢板等/7服务型B物流B类服务型物流类1,3,5物流服务/8制造型C成品C类制造型成品制造1,2,4,5关键元器件、关键零部件A类、C类供应商划分的采购金额标准由产业依据实际情况在产业分手册内予以明确9制造型C半成品C类制造型半成品加工1,2,4,5注塑件、金工件等A类、C类供应商划分的采购金额标准由产业依据实际情况在产业分手册内予以明确10贸易型C成品C类贸易型成品贸易1,2,5关键零部件、关键元器件A类、C类供应商划分的采购金额标准由产业依据实际情况在产业分手册内予以明确11服务型C加工工艺C类服务型加工工艺类1,4,5模具加工AC类供应商划分标准（加工金额）产业自行确定12制造型D成品D类制造型成品制造1,2,5各类辅材，标准件（被列入认证产品关键件清单的除外）13贸易型D成品D类贸易型成品贸易1,2,5各类辅材，标准件（被列入认证产品关键件清单的除外）依据公司采购物料的特性，公司层面的供应商分类如下表:注1：此表内“关键零部件、关键元器件”是指列入“认证产品关键件清单”的各类元器件、零部件。注2：各产业应依据实际控制需求，在公司分类基础上进行合理细化，并在采购分手册中予以明确，相关规定将作为品保部、采购中心复核的依据。对不同类型供应商，其开发准入步骤也不同，具体步骤规定见下表：供方类型供方类别步骤1：供方调查步骤2：样品评估步骤3：现场审核步骤4：试样验收步骤5：综合评价A类物料自主制造A贸易类A服务类（工艺外包、模具制作）AB类物料自主制造B贸易类B服务类（物流）BC类物料自主制造C贸易类C服务类CD类物料自主制造D贸易类D备注：此处“样品评估”阶段所提及的“样品”是指供方准入前供方已在正常生产的产品，而“试样验收”阶段所提及的“试样”是指供方依据公司提出要求而特地制作的样品。工作流程与标准:1.供应商信息调查流程工作流程与标准2.样品评估工作流程与标准3供应商现场审核工作流程与标准4.试样样品验收工作流程与标准5.综合评价工作流程与标准一.供应商信息调查流程工作流程与标准（1）、供应商信息调查流程单位名称采购中心流程名称供应商信息调查流程层 次1任务概要收集供方调查表及资质证明单位采购中心事业部/控股子公司申请部门事业部/控股子公司质量负责人供应商节点ABCD12345678 查重 入潜在供应商库定期清理潜在供应商库结束开始实施公司供应商开发计划寻找有意向的供应商收集供应商基本信息（包括调查表、三证）上传供应商基本信息、资质至信息系统系统打分 60 60分 N 审核Y提供调查表、相关资质证明 公司名称杭州鸿雁电器有限公司密 级共 1 页 第 1 页编制单位采购中心签发人签发日期（2）、供应商信息调查工作标准任务名称节点任务程序、重点及标准时限输入输出相关资料供应商基本信息的收集程序输入：供应商年度开发计划 输出：供应商调查表；相关资质证明资料供应商开发计划各事业部/控股子公司采购部门依据制定的年度供应商开发计划及时开展相应的供应商开发活动。按开发计划进度要求 采购部门应通过各种途径去寻找合适的供应商，并适时确定对方的合作意向。寻找途径可包括但不限于以下方法：专业网站；熟人介绍；竞争对手的供应商等采购部门应向有意向的供应商提出公司调查表格式、资质证明要求。按开发计划进度要求供应商应依据公司调查表格式正确填写，并连同相关资质证明一起提交至公司采购部门。资质证明资料包括但不限于以下资料：有效的营业执照、组织机构代码证、税务登记证、各类认证证书（包括体系、产品认证证书）、代理证明（贸易商）等。供方调查表应盖有供方的公章。按开发计划进度要求重点 上传的资料至少应包括：书面的供方调查表、有效的资质证明（营业执照、组织机构代码证、税务登记证等）标准 供方调查表应有供方盖章确认 相关资质证明均应在有效期内。供应商信息的上传及核准程序输入：供应商调查表；相关资质证明资料输出：进入潜在供应商库。供方调查表；各类资质证明采购人员负责将收集来的供应商基本信息输入系统，并将供方调查表、资质证明以扫描件形式上传信息系统。按开发计划进度要求 系统依据评估模板要求自动对输入的供方信息进行评分，若小于60分，无法提交成功。若大于60分，则发事业部/控股子公司质量负责人审核。实时 事业部/控股子公司质量负责人或其授权人应对信息系统中的供方信息填写的完整、供方调查表的完整性、资质证明的有效性、完整性进行评审。若评审不通过，退回上单人员，要求补充相关信息。若评审通过，发采购中心查重。二个工作日内 采购中心负责对通过资料初审的供方实施查重工作，以防止同一供方被重复入库。若重复，则中止。未重复，则进入公司潜在供应商库。二个工作日内 采购中心定期对潜在供应商库进行清理。每月重点 上传的供方信息以及资质证明必须真实、完整。 上单申请人应对资料的真实性负责。 事业部/控股子公司质量负责人应对资料的完整性、齐全性负责标准 上传的供方信息以及资质证明必须真实、完整。（三）相关表单R/HZE-G03-018-007供应商调查表（贸易代理型）（附录11）R/HZE-G03-018-008供应商调查表（制造加工型）（附录12）R/HZE-G03-018-009供应商调查表（物流）（附录13）二、样品评估工作流程及工作标准（1）、样品评估流程(供应商准入步骤2)单位名称各事业部/控股子公司流程名称 供方样品评估流程层 次1任务概要对供方提供的样品进行评价单位产业质量负责人产业采购部门产业质量部门产业研发部门供应商节点ABCDE12 34567审核89进入现场审核阶段结束收集评估样品开始报告上传信息系统对样品进行检验/委外试验确定检验依据出具相应的检验记录/报告样品评估（非全新产品）知识产权检索报告上传信息系统对样品进行检验/委外试验确定检验依据出具相应的检验记录/报告样品评估（全新产品）提交样品、检验规范限期整改（不得超过3次）公司名称杭州鸿雁电器有限公司密 级共 1 页 第 1 页编制单位各事业部/控股子公司签发人签发日期（2）、样品评估工作标准任务名称节点任务程序、重点及标准时限输入输出相关资料评估样品的收集B1E1D2程序输入：样品准备要求输出：供方提供的评估样品各类产品标准、检验规范各事业部/控股子公司采购部门负责向供方提出样品准备要求，包括样品的规格、数量等。适时 供方应按照采购部门提出的要求及时准备并递交相应的评估样品适时 采购人员在收到供方提交的样品递交给研发/质量部门。二个工作日内 研发部门特别是该项目负责人应针对新产品特别是各类ODM新开发产品可能涉及知识产权标记的情况,如专利的情况进行检索与分析,并及时告知采购部门。 重点采购部门负责评估样品的收集;研发部门应进行专利检索 标准评估样品的规格、数量应符合公司的要求。样品评估报告的出具C3C4C5C6C7D2D3D4D5D6D7程序输入：评估样品输出：评估报告初稿 评估样品分类： 1、全新产品： 责任部门：各事业部/控股子公司研发部门 2、非全新产品： 责任部门：各事业部/控股子公司质量部门责任部门应针对采购部门提供的评估样品确定检测依据，并依据公司实际检测能力进行检测或委外测试。 若检测合格，责任部门应及时出具相应的评估报告，并将评估报告上传信息系统。 若检测不合格，责任部门依据检测结果出具相应的评估报告，并将结果通知采购部门及供应商。 出具的评估报告上应明确评估产品名称、规格、数量、送检日期、检验依据、检验项目、检验结果、检验人员签名等信息。七个工作日内 供应商接到检测不合格通知后，应重新准备评估样品并送样。适时 责任部门应对供方重新送样样品进行检测。但供应商同一类产品最多送检次数不允许超过3次。适时重点 上传的评估报告各类数据应明确（至少包括：产品名称、规格、数量、送检日期、检验依据、检验项目、检验结果、检验人员） 应上传评估报告的扫描件。标准评估报告应内容齐全，真实。样品评审报告的批准A8A9程序输入：评估报告初稿输出：评估报告审批稿 事业部/控股子公司质量负责人或其授权人负责对上传的评估报告的完整性进行审核。二个工作日内 若审核通过，则进入下一阶段。若不通过，退回报告上传部门重新修改。重点： 质量负责人应对评估报告的完整性进行评价。（三）相关表单R/HZE-G03-018-010样品评估报告(模板)(附录14)三、供应商现场评审工作流程及工作标准（1）、现场评审流程(供应商准入步骤3) 单位名称各事业部/控股子公司流程名称现场评审流程层 次1任务概要对供方现场进行审核单位采购中心品保部事业部/控股子公司质量部门供应商节点ABCD12345678公司层面（招标需要）：物流、包装淘汰实施现场审核组织审核小组制定并下发审核计划、审核检查表开始进入潜在合格供应商库库A类成品制造型供方（ODM/OEM供方）结束上传审核报告发整改单有条件通过直接通过不通过形成审核报告实施现场审核组织审核小组制定并下发审核计划、审核检查表开始除A类成品制造型供方（ODM/OEM供方）外审核实施现场审核组织审核小组制定并下发审核计划、审核检查表开始按检查表要求进行资料、现场准备提交整改资料限期整改接受现场审核公司名称杭州鸿雁电器有限公司密 级共 1 页 第 1 页编制单位采购中心签发人签发日期（2）、供应商现场评审流程任务名称节点任务程序、重点及标准时限输入输出相关文件审核前准备程序输入：供方现场审核需求输出：供方审核计划；审核检查表GB/T19001-2008；各类产品认证实施规则;供方现场审核分为三大类： 公司层面审核（招标需要）：适用于包装类供方、物流商。组织部门：采购中心 产业层面审核：A类成品制造型供应商（即ODM/OEM供应商）。组织部门：品质保证部 产业层面审核：除A类成品制造型供应商（即ODM/OEM供应商）外的其余供方。组织部门：各事业部/控股子公司质量部门。适时 组织部门应提前一周与供方沟通并确定审核时间。 制定并向供方下发相应的审核计划、审核检查表。适时供方应按照公司下发的审核检查表进行相应的现场及资料准备。适时 组织部门负责成立现场评审小组，小组成员应由采购、质量、技术相关部门人员组成。必要时,事业部/控股子公司组织现场审核时，也可邀请品保部、采购中心参加。适时重点1、提前通知供方，并下发相应的审核检查表。2、审核小组成员应包括采购、质量、研发各部门人员。标准按现场审核分类要求及时组织相应的工厂现场审核。现场审核的实施审核小组应依据Q/HZE-G03-039-2013供应商现场审核管理方法中供应商现场审核评价细则的要求对供方现场进行审核。依据审核计划输入：供应商现场审核评价细则输出：审核报告、不符合项审核报告的出具及上传 现场确认结束后，应形成现场审核报告。 审核得分分为四级： “一级“：直接通过审核； “二级”：有条件通过，但需提交书面整改资料； “三级”：有条件通过，但需重新现场审核； “四级”：工厂审核不通过 该供应商开发流程中止。审核结束后三个工作日输入：实际的审核记录表输出：审核报告；整改通知单 供方应依据审核小组开出的整改通知单及时进行整改，并在规定的整改期限内向审核组长提交相应的整改资料，经审核组长确认后，方可上传审核报告。审核结束后十五个工作日 组织部门负责上传现场审核报告收到整改资料后二个工作日重点 现场审核报告应内容齐全，结论明确。标准 应上传审核报告的扫描件，审核小组签名应齐全。（三）相关文件供应商现场审核管理办法(四) 相关表单R/HZE-G03-018-011供应商（制造加工型）现场审核报告(附录15)R/HZE-G03-018-012供应商（物流商）现场审核报告(附录16)四、试样产品验收工作流程及工作标准（1）、试制样品验收流程（供应商准入步骤4）单位名称各事业部/控股子公司流程名称试制样品验收流程层 次1任务概要对试制样品进行验收单位事业部/控股子公司质量负责人事业部/控股子公司质量/研发部门事业部/控股子公司采购部门供应商节点ABCD123456结束提交综合评价审核上传信息系统出具试制检验记录对试制样品进行检验签订试制协议，下达试制通知及要求接收试制样品开始整改，重新提供样品提供试制样品按要求进行试制公司名称杭州鸿雁电器有限公司密 级共 1 页 第 1 页编制单位采购中心签发人签发日期（2）、试制样品验收工作标准任务名称节点任务程序、重点及标准时限输入输出相关资料试制样品验收流程C1D1D2C2B2B3D4B5A5程序输入：各阶段试制样品输出：各阶段试样检验报告/记录试制协议相关产品标准 事业部/控股子公司研发部门与供方签订试制协议，并下达试制通知及要求适时供方按照公司试制要求进行分阶段试制，并提供每个阶段的试制样品。适时 事业部/控股子公司研发或质量部门收到试制样品，依据相关技术规范要求对试样进行检测或委外试验。七个工作日内 若检测合格，负责检测的部门应及时出具相应的验收报告，并将验收报告上传信息系统。 若检测不合格，负责检测的部门应依据检测结果出具相应的验收报告，并将结果通知采购部门及供应商。 出具的试样检测报告上应明确试样产品名称、规格、数量、送检日期、检验依据、检验项目、检验结果、检验人员签名等信息。七个工作日内 供应商接到检测不合格通知后，应重新准备检测样品并送样。适时 完成检测后，负责检测的部门及时将验收报告上传信息系统。二个工作日内 事业部/控股子公司质量负责人或其授权人负责对上传的试样检测报告内容完整性、真实性进行审核。二个工作日内 质量负责人审核通过后，提交审核后进入综合评价阶段。重点 上传的报告各类数据应明确（至少包括：产品名称、规格、数量、送检日期、检验依据、检验项目、检验结果、检验人员） 上传试样检测报告的扫描件。标准试样验收报告应内容齐全，真实。三、相关表单R/HZE-G03-018-013批量产品试样验收报告(模板)（附录17）五、综合评价及批准工作流程及工作标准（1）、综合评价流程（供应商准入步骤5） 单位名称各事业部/控股子公司流程名称综合评价流程层 次1任务概要对供方进行评价,分配代码单位采购中心品质保证部事业部/控股子公司（采购、质量、研发）节点ABC123456分配代码D类供方A类B类C类供方签订采购合同结束进入合格供方库Y复核N开始质量负责人组织采购、研发对供方进行初次评价上传初次评价表等资料至信息系统组织补充资料公司名称杭州鸿雁电器有限公司密 级共 1 页 第 1 页编制单位采购中心签发人签发日期（2）、综合评价工作标准任务名称节点任务程序、重点及标准时限输入输出供应商综合评价流程C1C2B2A2A3A4A5A6程序输入：新供方相关准入资料输出：初次评价表；潜在合格/合格供应商库 产业质量部门牵头，组织本产业采购、研发部门对新供方进行综合评价。适时 产业质量负责人负责组织填写初次评价表，并发本产业采购、研发部门会签。适时 综合评价结果有二种：1、 同意，列入合格供方。2、不同意。 综合评价完成后，由产业质量负责人或其授权人及时将初次评价表上传信息系统，并提交品保部审核。适时 品保部应对全套供方准入资料包括调查表、资质证明、样品评估报告、工厂审核报告、试制样品验收记录、初次评价表等资料的完整性、齐全性进行审核。 若品保部审核通过，直接发采购中心分配代码。 若品保部审核不通过，则退回产业质量负责人，由质量负责人负责组织相关部门进行资料补充，并重新上传。二个工作日内 对D类新供应商，经采购中心分配代码后，即直接进入合格供应商资源库。 对A、B、C类新供应商，经品保部批准后，事业部/控股子公司应及时与供方签订正式采购合同和质量保证协议，并报采购中心备案。 采购中心对采购合同确认后，对合同进行核定后，该供应商即进入合格供应商资源库。十五个工作日内 对现有合格供应商，必要时由事业部与其签订新产品的质量和技术协议，作为原采购协议的补充。重点 供方准入资料应齐全，A/B/C类供方应及时签订合同 综合评价应客观、公正。标准 各事业部/控股子公司应与A/B/C类供应商签订相应的采购合同