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【Excel知识点和操作过程】【Excel的基本概念】一个Excel工作簿由多个工作表（默认由三个工作表Sheet1、Sheet2、Sheet3）组成，工作表又由单元格组成。Excel 工作簿97-2003版本的保存格式为.xls，2007以后的版本保存格式为.xlsx。工作表的操作：在某个工作表标签上单击鼠标右键，即可进行插入、删除、重命名、移动或复制工作表、修改工作表标签颜色等操作。工作表标签当前单元格 编辑栏功能区选项卡功能区【单元格的基本操作】单元格的表示：单元格G5表示该单元格位于G列第5行；单元格区域G2:I4表示G列至I列和第2行到第4行所围成的单元格区域；单元格区域“G2:G4,I2:I4”表示“G2:G4”和“I2:I4”两个单元格区域。行标题列标题全选选中单元格：选中一个单元格：单击该单元格。选中单元格区域：单击该区域中的第一个单元格，然后拖至最后一个单元格。选中不相邻的区域：选择一个单元格区域，按住Ctrl的同时选择其他单元格区域。选中行（列）：单击行（列）标题可以选中一行（列），在行（列）标题间拖动鼠标可以选中多行。选中工作表中的所有单元格：单击“全选”按钮。单元格/行/列的插入与删除：选中某个单元格或区域，单击鼠标右键，选择“插入”，在出现的对话框中可以选择插入单元格、行、列。如果插入的是单元格，可以选择当前单元格右移或下移。删除操作同理。插入或删除行（列）也可以在行（列）标题上用鼠标右键进行操作。单元格内容的清除：清除内容是在保留单元格的基础上将内容清除，可以在单元格上鼠标右键完成。行高与列宽：选中一行或多行，在行标题上鼠标右键，选择“行高”，输入数字即可。列宽操作同理。如果某个单元格的列宽不够，可能变会占用显示在其它单元格或显示为“#”类型。合并单元格：选中需要合并的单元格区域，单击开始功能区上的图标，即可合并单元格区域为一个单元格，内容为水平居中。如果单元格区域中每个单元格都有内容，只保留最左上角的单元格的内容。跨跃合并可以合并每一行的内容。再次单击合并图标，就可以取消合并。自动填充数据：若要输入一系列连续数据，可以在一个单元格中键入起始值，选中包含起始值的单元格，拖动填充柄（右下角的小黑点）涵盖要填充的整个范围。自动填充可以进行复制单元格、序列方式填充等操作，还可以自动填充计算公式（公式中的单元格会根据拖动位移量进行相应变化）。选择性粘贴：选中单元格进行复制，到目标单元格鼠标右键，可以选择只粘帖为数值、公式、格式等。绝对引用：在单元格自动填充计算公式时引用的某个单元格是固定不变的，这个时候就需要对这个单元格进行绝对引用，格式为“$列号$行号”，如此在拖动产生的公式中对该单元格的引用不会变化。以第1页图为例，I2单元格的公式应该写成“=G2/$G$5*100”，拖动填充I3和I4后，这两个单元格的公式分别被填充为“=G3/$G$5*100”和“=G4/$G$5*100”，公式中G5单元格为绝对引用。【单元格格式设置】单元格格式的设置可以通过鼠标右键设置单元格格式，在弹出的“设置单元格格式”对话框操作。数字格式：包括数值、货币、日期、时间、百分比、分数、文本等格式，数值格式用于一般数字的表示，可以设置小数位数。货币可以在数字前面显示一个货币符号。百分比格式将单元格中数值乘以100，并在数值后显示%符号。输入数字作为文本使用时，需要先输入（单引号）再输入数字。也可以将单元格格式改为文本类型后再输入数字，这样就可以完成在数字前面显示数字“0”的操作。文本对齐：文本在单元格中的文本对齐方式（水平对齐、垂直对齐）、自动换行、文字方向等。边框与内部线条：为单元格区域设置外边框和内部线条，先设置线条样式和颜色，再预置边框。背景颜色与图案：为单元格设置背景颜色（纯色或渐变色）和图案。图标也可以设置填充颜色。【数据计算】手动输入进行计算：选中要显示计算结果的单元格，在编辑栏中输入数学表达式，数学表达式以“=”号开头，由运算符（乘号“*”，除号“/”等）、函数和引用的相应单元格名称组成。常用函数：求和SUM（）、求平均AVERAGE（）、计数COUNT（）、最大值MAX（）、最小值MIN（），以上五个函数为最常用。使用时先中要显示计算结果的单元格，输入“=”号，再输入上述函数，函数括号中输入单元格区域。如在G5单元格中输入“=SUM（G2:G4）”，表示将G2:G4区域中的每个单元格中的数值进行相加，结果显示在G5单元格中。需要注意的是Count（）函数只能统计单元格区域中数值的个数。数据计算过程的常见错误：#!计算结果字符长度太长，该单元格列宽不够。#DIV/0!公式中引用了除数为0的数据#NAME?公式中使用了Excel不能识别的字符串#REF!公式中引用的单元格被删除后显示该错误#VALUE!公式中引用的单元格数据类型错误【数据排序】对数据进行排序时，需选中需要排序的所有数据及其标题，在“数据”选项卡上的“排序和筛选”组中，单击“排序”，出现如下对话框。以第1页图为例，如需按“同比增长%”进行降序排序，首先需选中单元格区域F1:I4，然后再进行排序操作。关键字的排序依据可以是数值、单元格颜色、字体颜色、单元格图标可以添加或删除排序的关键字可以按字母或笔划排序，排序时还可以区分大小写升序或倒序，即从小到大或从大到小。需要排序的数据没有标题时（如第1页图F1:I1这个几单元格为空时），数据将会以列标题（如F列、G列、I列等）为关键字进行排序。【数据筛选】通过筛选工作表中的信息，可以快速查找满足条件的数据记录。对数据进行筛选时，需选中要筛选的数据及其标题，在“数据”选项卡上的“排序和筛选”组中，单击“筛选”。单击需要筛选的数据列中数据标题中的图标，会显示一个筛选器选择列表（右图）。 筛选器选择列表中的排序功能与前文所讲的排序功能是一样的。 使用“搜索”框输入要搜索的文本或数字，并以此为筛选条件。 此处列出所有从筛选数据列中找到的不重复值。在此可以筛选出所有等于被勾选的值的数据记录。 使用高级条件查找满足特定条件的数据记录。“10个最大的值”可以筛选出最大（或最小）的前N项（或百分之N）的数据。如果要筛选的数据需要通过多个关键字进行筛选，可以先对其中一个数据列进行筛选，再进行另一个数据列的筛选。【图表】操作步骤： 选择制作图表的数据区域。图中的所选的数据区域为A1:A4,D1:D4 在“插入”选项卡上的“图表”组中，单击要使用的图表类型，然后选取图表子类型。进行到这一步骤，图表已经生成了。选中图表后，在功能区上就会出现“图表工具”选项卡。 使用“图表工具”添加图表标题和数据标签等图表元素，以及更改图表的设计、布局或格式。设计：可以更改图表的类型、数据区域、图表布局模板、图表样式模板、图表位置（将图表移动到其它工作表或新工作表）等。图表标题布局：可以设置标题、坐标轴标题、图例、数据标签、模拟运算表等内容，还有坐标轴和网络线样式等。图例格式：设置图表中的线条、文字等外观效果。坐标轴标题坐标轴标题图表的保存：选中图表，进行复制，再到Word中进行粘贴，就可以将图表放入到Word中。将图表复制到图片编辑软件（画图、Photoshop、Acdsee等）中，再保存就可以将图表保存成图片。【Access知识点和操作过程】【Access的基本概念】数据库系统包括数据库、数据库管理系统、数据库管理员、软硬件平台及用户。常见的数据库管理系统有Access、FoxPro、SQL Server、Oracle等。Access 97-2003版本的数据库保存格式为.mdb，2007-2010以后的版本保存格式为.accdb。【创建数据库的步骤】【Word知识点和操作过程】常用的字处理软件有Microsoft Word和WPS等【查找和替换】查找：可以批量查找文档中的关键字；替换：可以批量找到文档中的关键字并进行替换【自动更正】在Word的自动更正选项中，设置自动替换的关键词。如键入的关键词为:),则自动替换成J。自动更正有别于查找替换的地方是前者为自动替换，后者需要查找后再进行替换。【文档的修订和批注】4
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