高中信息技术-Excel知识点整理

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资源描述
【Excel知识点和操作过程】【Excel的基本概念】一个Excel工作簿由多个工作表(默认由三个工作表Sheet1、Sheet2、Sheet3)组成,工作表又由单元格组成。Excel 工作簿97-2003版本的保存格式为.xls,2007以后的版本保存格式为.xlsx。工作表的操作:在某个工作表标签上单击鼠标右键,即可进行插入、删除、重命名、移动或复制工作表、修改工作表标签颜色等操作。工作表标签当前单元格 编辑栏功能区选项卡功能区【单元格的基本操作】单元格的表示:单元格G5表示该单元格位于G列第5行;单元格区域G2:I4表示G列至I列和第2行到第4行所围成的单元格区域;单元格区域“G2:G4,I2:I4”表示“G2:G4”和“I2:I4”两个单元格区域。行标题列标题全选选中单元格:选中一个单元格:单击该单元格。选中单元格区域:单击该区域中的第一个单元格,然后拖至最后一个单元格。选中不相邻的区域:选择一个单元格区域,按住Ctrl的同时选择其他单元格区域。选中行(列):单击行(列)标题可以选中一行(列),在行(列)标题间拖动鼠标可以选中多行。选中工作表中的所有单元格:单击“全选”按钮。单元格/行/列的插入与删除:选中某个单元格或区域,单击鼠标右键,选择“插入”,在出现的对话框中可以选择插入单元格、行、列。如果插入的是单元格,可以选择当前单元格右移或下移。删除操作同理。插入或删除行(列)也可以在行(列)标题上用鼠标右键进行操作。单元格内容的清除:清除内容是在保留单元格的基础上将内容清除,可以在单元格上鼠标右键完成。行高与列宽:选中一行或多行,在行标题上鼠标右键,选择“行高”,输入数字即可。列宽操作同理。如果某个单元格的列宽不够,可能变会占用显示在其它单元格或显示为“#”类型。合并单元格:选中需要合并的单元格区域,单击开始功能区上的图标,即可合并单元格区域为一个单元格,内容为水平居中。如果单元格区域中每个单元格都有内容,只保留最左上角的单元格的内容。跨跃合并可以合并每一行的内容。再次单击合并图标,就可以取消合并。自动填充数据:若要输入一系列连续数据,可以在一个单元格中键入起始值,选中包含起始值的单元格,拖动填充柄(右下角的小黑点)涵盖要填充的整个范围。自动填充可以进行复制单元格、序列方式填充等操作,还可以自动填充计算公式(公式中的单元格会根据拖动位移量进行相应变化)。选择性粘贴:选中单元格进行复制,到目标单元格鼠标右键,可以选择只粘帖为数值、公式、格式等。绝对引用:在单元格自动填充计算公式时引用的某个单元格是固定不变的,这个时候就需要对这个单元格进行绝对引用,格式为“$列号$行号”,如此在拖动产生的公式中对该单元格的引用不会变化。以第1页图为例,I2单元格的公式应该写成“=G2/$G$5*100”,拖动填充I3和I4后,这两个单元格的公式分别被填充为“=G3/$G$5*100”和“=G4/$G$5*100”,公式中G5单元格为绝对引用。【单元格格式设置】单元格格式的设置可以通过鼠标右键设置单元格格式,在弹出的“设置单元格格式”对话框操作。数字格式:包括数值、货币、日期、时间、百分比、分数、文本等格式,数值格式用于一般数字的表示,可以设置小数位数。货币可以在数字前面显示一个货币符号。百分比格式将单元格中数值乘以100,并在数值后显示%符号。输入数字作为文本使用时,需要先输入(单引号)再输入数字。也可以将单元格格式改为文本类型后再输入数字,这样就可以完成在数字前面显示数字“0”的操作。文本对齐:文本在单元格中的文本对齐方式(水平对齐、垂直对齐)、自动换行、文字方向等。边框与内部线条:为单元格区域设置外边框和内部线条,先设置线条样式和颜色,再预置边框。背景颜色与图案:为单元格设置背景颜色(纯色或渐变色)和图案。图标也可以设置填充颜色。【数据计算】手动输入进行计算:选中要显示计算结果的单元格,在编辑栏中输入数学表达式,数学表达式以“=”号开头,由运算符(乘号“*”,除号“/”等)、函数和引用的相应单元格名称组成。常用函数:求和SUM()、求平均AVERAGE()、计数COUNT()、最大值MAX()、最小值MIN(),以上五个函数为最常用。使用时先中要显示计算结果的单元格,输入“=”号,再输入上述函数,函数括号中输入单元格区域。如在G5单元格中输入“=SUM(G2:G4)”,表示将G2:G4区域中的每个单元格中的数值进行相加,结果显示在G5单元格中。需要注意的是Count()函数只能统计单元格区域中数值的个数。数据计算过程的常见错误:#!计算结果字符长度太长,该单元格列宽不够。#DIV/0!公式中引用了除数为0的数据#NAME?公式中使用了Excel不能识别的字符串#REF!公式中引用的单元格被删除后显示该错误#VALUE!公式中引用的单元格数据类型错误【数据排序】对数据进行排序时,需选中需要排序的所有数据及其标题,在“数据”选项卡上的“排序和筛选”组中,单击“排序”,出现如下对话框。以第1页图为例,如需按“同比增长%”进行降序排序,首先需选中单元格区域F1:I4,然后再进行排序操作。关键字的排序依据可以是数值、单元格颜色、字体颜色、单元格图标可以添加或删除排序的关键字可以按字母或笔划排序,排序时还可以区分大小写升序或倒序,即从小到大或从大到小。需要排序的数据没有标题时(如第1页图F1:I1这个几单元格为空时),数据将会以列标题(如F列、G列、I列等)为关键字进行排序。【数据筛选】通过筛选工作表中的信息,可以快速查找满足条件的数据记录。对数据进行筛选时,需选中要筛选的数据及其标题,在“数据”选项卡上的“排序和筛选”组中,单击“筛选”。单击需要筛选的数据列中数据标题中的图标,会显示一个筛选器选择列表(右图)。 筛选器选择列表中的排序功能与前文所讲的排序功能是一样的。 使用“搜索”框输入要搜索的文本或数字,并以此为筛选条件。 此处列出所有从筛选数据列中找到的不重复值。在此可以筛选出所有等于被勾选的值的数据记录。 使用高级条件查找满足特定条件的数据记录。“10个最大的值”可以筛选出最大(或最小)的前N项(或百分之N)的数据。如果要筛选的数据需要通过多个关键字进行筛选,可以先对其中一个数据列进行筛选,再进行另一个数据列的筛选。【图表】操作步骤: 选择制作图表的数据区域。图中的所选的数据区域为A1:A4,D1:D4 在“插入”选项卡上的“图表”组中,单击要使用的图表类型,然后选取图表子类型。进行到这一步骤,图表已经生成了。选中图表后,在功能区上就会出现“图表工具”选项卡。 使用“图表工具”添加图表标题和数据标签等图表元素,以及更改图表的设计、布局或格式。设计:可以更改图表的类型、数据区域、图表布局模板、图表样式模板、图表位置(将图表移动到其它工作表或新工作表)等。图表标题布局:可以设置标题、坐标轴标题、图例、数据标签、模拟运算表等内容,还有坐标轴和网络线样式等。图例格式:设置图表中的线条、文字等外观效果。坐标轴标题坐标轴标题图表的保存:选中图表,进行复制,再到Word中进行粘贴,就可以将图表放入到Word中。将图表复制到图片编辑软件(画图、Photoshop、Acdsee等)中,再保存就可以将图表保存成图片。【Access知识点和操作过程】【Access的基本概念】数据库系统包括数据库、数据库管理系统、数据库管理员、软硬件平台及用户。常见的数据库管理系统有Access、FoxPro、SQL Server、Oracle等。Access 97-2003版本的数据库保存格式为.mdb,2007-2010以后的版本保存格式为.accdb。【创建数据库的步骤】【Word知识点和操作过程】常用的字处理软件有Microsoft Word和WPS等【查找和替换】查找:可以批量查找文档中的关键字;替换:可以批量找到文档中的关键字并进行替换【自动更正】在Word的自动更正选项中,设置自动替换的关键词。如键入的关键词为:),则自动替换成J。自动更正有别于查找替换的地方是前者为自动替换,后者需要查找后再进行替换。【文档的修订和批注】4
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