发挥办公室参谋助手作用浅谈

1 发挥办公室参谋助手作用浅谈 詹珍丽 内容摘要 本文联系自身工作实际 着重探讨了发挥办公室参谋助手作用的相关问题 文章先从 办公室的职能 参与政务 管理事务 搞好服务谈起 接着谈了 充分认识办公室的性质 地位和作 用 最后谈了如何发挥办公室参谋助手作用应着重强化的八种意识 指出做好办公室工作 对提高行政管 理效率尤为重要 关键词 办公室 参谋 助手 2 目录 1 内容摘要 1 2 关键词 1 3 正文 3 一 办公室的职能 3 二 充分认识办公室的性质 地位和作用 3 三 如何发挥办公室参谋助手作用 4 4 参考文献 8 3 发挥办公室参谋助手作用 办公室 按字面上理解 是办公的地点和场所 但从地位作用上理解 它是党政机关 社会团体和 企事业单位内部设立的为本机关 本级领导服务 办理行政性事务的办事机构 我们单位办公室 承担着党 务 政务 人事 财务 综合事务管理等工作 无论机构大小 办公室在机关内始终处于行政协调 运转的 中心位置 由于它的地位特殊 工作重要 在新时期 做好办公室工作 对提高行政管理效率尤为重要 在 此 笔者联系自己工作的实际及相关工作情况 就如何发挥办公室的作用作一番探讨 一 办公室的职能 参与政务 管理事务 搞好服务 是办公室的三大职能 具体地说 办公室要负责会议组织 文 电处理 秘书事务 档案管理 政策研究 信息统计 资金和财务管理以及后勤保障等工作 还要参与制定 政策和实施决策 为领导充当政务参谋和事务助手 她是上传下达 下情上达 连接左右 协调各方的中枢 是保证机关运转的枢纽 她的职能作用可以从如下三个方面去理解 一 在参与政务方面 第一 办公室起到参谋助手作用 每一组织或机构 其领导者的任务在于进行 决策 制定方针政策 然而领导班子里的成员往往一人分管多项工作 难以对每个方面作详尽细致的了解 在对本单位有关重大问题需做出正确 科学的决策时 就需要有一批政策水平高 熟悉情况 头脑清醒 思 想敏锐 精于谋划的人当好 参谋助手 这个 参谋助手 就是办公室 是从属于领导层之下的辅助层 既要在日常工作中辅助领导指挥 控制整个机构 又要在某些特定场合代替领导作出决定 所以办公室在横 向关系的协调中 时常带有领导意图 在参与政务中起到参谋助手作用 第二 办公室起到了枢纽的作用 在机关中办公室虽然与其他职能部门同属一个序列 但其他职能部门是管理层 执行层 办公室则是中介层 有许多工作不可能由业务部门来承担 比如上级指示的接纳 承办 处理 本级领导机关的报告 指示 请 示的办理 与众多上下内外机关单位的联系等 都需要办公室综合承办 因此 办公室是一个沟通上下 协 调左右 联系各方 保证机关工作正常运转的枢纽 第三 办公室起到 窗口 的作用 办公室要负责接 受处理上级和兄弟单位的参观访问 处理各种公务往来 接待来信来访等 办公室处于前沿位置 她的精神 面貌 思想作风 管理水平与工作效率如何 直接影响到单位的形象和声誉 二 在管理事务方面 第一 办公室工作是诸多基础工作的结合 办公室的业务范围很广 调查研究 公文撰写 文电收发及办理 会务 公务接待 信访 与上下级单位联系等等 大量的政务性和事务性的工 作 都在办公室综合承办 第二 办公室工作是诸多信息的组合 党和国家的政策 上级机关的指示 本单 位总体规划 目标管理 领导决策和其他活动过程中所形成的文件资料 各个部门贯彻实施领导决策等方面 的情况以及其他各个方面的情报资料和群众意见等 方方面面的信息 都在办公室汇集与处理 如笔者所在 的桃江县交通局办公室 2007 年 9 月共接待群众来信来访 23 起 承办大型会务 1 次 撰写相关公文 5 个 接待上级领导 3 次 其工作之繁重就可想而知了 三 办公室通过参与政务和管理事务 从而实现它的第三大职能 即搞好服务 发挥它的职能作用 服务是办公室的重要职能 它既要为群众服务 又要为领导服务 一个单位取得好的业绩 办公室功不可没 二 充分认识办公室的性质 地位和作用 从办公室的工作性质看 具有明显的综合性 政治性 从属性和服务性 首先 它不同于一个主管某一 方面业务的业务部门 其工作范围很广 第二 办公室在协助领导贯彻党和国家的路线 方针 政策方面负 有重要的责任 政治性强 稍有疏忽就可能给工作造成重大损失 第三 办公室工作是从属于领导工作的一 部分 它不能自身独立存在 有明显的从属性 第四 它是直接为本机关和本级领导服务的 4 从办公室的地位看 首先 办公室作为领导的直接服务机构 承担协助领导处理日常事务的任务 处于 参谋和助手的地位 其次 在本机关中起着综合组织 协调平衡各部门关系的作用 在此处于中心枢纽的地 位 再次 办公室要承担接收 接待上级 下级和兄弟单位的来文 来函 来人任务 它又处于 门面 和 窗口 的地位 办公室的特性和地位 决定了其工作的重要性 在政策制定中 办公室事前进行深入的调查研究 摸清情况 就能提供充分的决策依据 有助于工 作的顺利进行 反之 则会影响整个工作进程 如我局在进行乡村公路道路硬化工作全面开展前 局办公室 的几个同志就专门进行了为期 10 天的下乡调查 回来后向局领导写出了有份量的调查报告 有力地推动了 这一工作的全面开展 在政策的贯彻执行中 加强督办 抓好反馈 各项政策就会落的实 反之 就有可能影响整体工作 进度 如我局办公室在 2007 年 8 月就督办了 3 起群众来访 向局领导反馈了 10 条极有价值的信息 得到了 局领导的首肯 在事务管理中 如果办公室不抓管理 不想大局 议大事 不做事务性工作 将影响机关正常运转 我局办公室每天的日常工作也非常多 不管工作多忙 每天都有一人处理日常事务 保证了机关正常动转 在日常工作中 如果公文书写不规范 管理工作不到位 办理事项没程序 工作人员素质不高 势 必影响单位甚至全系统在群众中的形象 我局办公室每年下发的公文 上报的公文多达 100 多个 办公室的 同志都能按照公文书写的有关规定 准确地进行上情下达 下情上报 三 如何发挥办公室参谋助手作用 笔者认为 搞好新时期的办公室工作 应着重强化以下八种意识 一 强化参谋意识 发挥参谋助手作用 辅助领导决策 办公室工作的同志要担当领导的 外脑 想领导之所想 急领导 之所急 补领导之所缺 谏领导之所错 是新形势下办公室的重要职能 也是办公室作用的最主要方面 办 公室工作干得再多 工作人员再忙再累 但对领导决策没帮多大忙 没起多大作用 这样的办公室就是瞎忙 至少是没忙到点子上 没抓住主要矛盾 办公室的参谋助手作用主要体现在政务信息 文稿起草 政策调研 协调督办等各方面 发挥好参谋助 手作用 要求办公室人员必须站得高一点 看得远一点 切实注重理论基础 全局眼光和战略思维的培养 随时掌握全局情况和发展动态 提供具有前瞻性 综合性 全局性和有分析 有建议 深层次的决策参考信 息 同时 单位领导也要重视和支持办公室的工作 善于使用这个助手 为发挥办公室的参谋作用创造条件 为办公室工作撑腰 该参加的会让他们参加 该看的文件让他们看 该让办公室办的事让他们办 近年来 我们通过积极参与管理和机构改革方案制定工作 起草领导讲话 会议材料 工作总结 工作 计划等重要文稿 牵头制定各种规章制度 较好地发挥了参谋助手作用 2005 2006 两年连续被评为县 市两级先进办公室 二 强化服务意识 办公室是一个单位的枢纽 各项工作都离不开 服务 二字 既要为领导服务 也要为机关各部门服务 还要为基层服务 服务范围可谓全方位 多层次 搞好服务工作 一是要有感情 想对方之所想 急对方之 所急 谦虚谨慎 认真负责 二是要有效率 雷厉风行 只争朝夕 快节奏 高效率 不误时 不误事 不 拖拖拉拉 议而不决 决而不办 近年来 我们比较好地做到了这一点 比如在起草重要文稿时 我们都能够积极主动地搞好配合和服务 不分份内份外 对领导批示和交办的事项切实搞好督查 基本上做到了 小事不过天 大事不过三 天 并及时向领导反馈 对前来办文办事 联系工作的人员 热情接待 文明礼貌 不摆架子 基本杜绝了 门 难进 脸难看 事难办 的现象 做到了 诚心诚意接受意见 实实在在解决问题 举一反三推进工作 三 强化精品意识 5 办公室作为一个单位的中枢 工作无小事 每一项工作都是 牵一发而动全身 的大事 一旦失误 往 往很难弥补 因此 办公室做任何事情都要精益求精 用心 细心 专心 使出浑身解数 拿出最大本领 严谨细致 一丝不苟 举轻若重 如临深渊 如履薄冰 在这方面 我们曾有过教训 记得有一年国庆 我们组织升国旗仪式 事先对各个环节都进行了周密的 安排部署 特别对放国歌的录音机更是调试再三 结果到了升国旗的时候还是出了故障 国旗升起来了 但国歌却没响起来 搞得大家都很紧张 出现这种事 表面上看是偶然现象 实质上还是考虑不周造成的 如果事先精心准备几个应急预案 结果肯定大不一样 近年来 我们将精品意识 细节决定成败等观念贯穿在了工作的方方面面 取得了初步成效 例如 对 办公室负责起草的文稿 达不到自己最高水平的 自己不满意的决不出手 上交 不搞 大概齐 不许有 凑合 思想 作为公文管理部门 对各职能部门制发的公文 我们严格把住行文关 程序关 内容关 政 策关 法规关 文字关 格式关 基本上做到了内容充实 程序合规 表达清楚 文字简明 逻辑严密 体 例标准 印制规范 受到了有关方面的好评 四 强化奉献意识 办公室工作的性质和地位 决定了办公室是一个辛苦 清贫的部门 应急事情多 加班加点多 受批挨 怨多 工作既苦又累 而在物质待遇等方面又和业务处室相差不小 对此 办公室工作人员要增强在办公室 工作的光荣感和责任感 自重 自警 自励 淡泊名利 乐于奉献 廉洁奉公 艰苦奋斗 耐得住清苦 耐 得住寂寞 树立起办公室人员的良好形象 同时 作为各级领导 也应在政策允许的范围内 千方百计改善 办公室人员的工作和生活条件 坚持用事业留人 用感情留人 用适当的待遇留人 使办公室真正成为一潭 活水 进得来 留得住 走得出 始终保持蓬勃的生机和活力 多年来 敬业奉献已成了我局办公室的优良传统和作风 为了完成一些急 难 重的工作 许多同志经 常不讲报酬地加班加点 甚至带病坚持工作 尤其难能可贵的是 不少同志还具有推功揽过的胸襟 经常代 人受过 不但任劳而且任怨 五 强化 法治 意识 俗话说 没有规矩不成方圆 有章可循是搞好各项管理工作的重要前提和基础 尤其是办公室 头绪多 事情杂 难度大 任务重 只有切实抓好建章立制工作 形成相应的 规矩 和 方圆 使各项工作规范 化 制度化 职责明确 科学有序 流程顺畅 才能达到省时 省力 省钱 事半功倍的效果 在这方面 多年来 我局办公室做了大量的工作 曾连续四年组织开展了机关规范化建设管理月活动 初步建立了一整套比较完善的规章制度 诸如公文运转 材料印制 印章管理 会议审批 信访接待等等 现已取得初步成效 同时 实践中也暴露出以下几个问题 一是有些规章制度刚性严重不足 有章不循的现 象时有发生 二是有些制度已时过境迁 有待进一步修订完善 三是部分领域和地方还存在管理盲区 亟待 制订相应的管理制度 同时 近年来我们还推行了一级抓一级 一级对一级负责的层级管理模式 强调办公室一把手的主要任 务是把握好工作的大局和方向 带好队伍 用好人 当好后勤部长 对具体工作主要是根据岗位分工依靠同 志们去组织落实 这种管理机制 既调动了各层次工作人员的积极性 又保证了各项工作保质保量有序地落 到实处 收到了很好铲果 六 强化 数字 意识 随着技术的进步和时代的发展 信息水平已成为一个国家 一个地区 一个单位综合实力的重要标志和 参与竞争的核心因素 为切实加快信息化建设步伐 以信息化促进现代化 经过两年多扎实有效的工作 我局信息化建设取得 了阶段性的成果 为下一步建设打下了良好基础 在信息网站建设的基础上 我们全面启动了机关办公自动化建设 经过不断完善 现在机关公文运转 政务信息传递等实现了网上操作 开发了宽带多媒体系统 实现了对部分重点工程的远程监控 机关办公和 管理基本上做到了规范化 网络化 实时化 工作效率和管理水平较过去有了明显提高 下一步我们将根据 6 单位发展形势和技术进步情况 结合使用过程中发现的问题 对现有办公自动化系统进行改版 充实和完善 有关内容 修订和增加相应模块 使之更趋完善 实用 好用 七 强化学习意识 水积不厚无以载大舟 人积不厚无以成大业 而积厚最重要的途径就是学习 江泽民曾说 一个人坚 持学习可以永葆青春 一个党一个国家大兴学习之风 可以永葆生机与活力 尤其是在信息社会的今天 知识更新非常快 不注重学习 不注重积累自己的学识和能力 就会被时代淘汰出局 关于学习的方式 无 非二条 一是读 有字书 即向书本学习 采取灵活多样形式 加强业务知识 写作知识 市场经济知识 科技知识 政策法规 WTO 知识和其它专业知识的培训 不断拓宽知识面 二是读 无字书 即向实践学 习 纸上得来终觉浅 绝知此事要躬行 向实践学习 就是在工作岗位上锻炼自己的能力和水平 既要善于 总结自己工作中的经验教训 也要善于借鉴别人的经验教训 学习是需要时间的 虽然办公室工作繁忙 但 只要肯于挤 善于挤 把零零星星的时间都利用起来 久而久之就会取得集腋成裘 水滴石穿的效果 在加强学习方面 近年来 我局办公室做了不少工作 一是 送出去 有意识地选送业务骨干参加各 种学习培训 更新知识 提高技能 二是 请进来 请有关方面专家来给大家讲授做好办公室工作的经验 和技巧 三是对刚毕业分来的年肯人 采取 催 推 逼 传 帮 带 的办法 让他们在实践中修磨 历 炼 经风雨 见世面 进步快的现在已能挑起大梁 独挡一面 八 强化人文意识 我们每个人的生理 心理 学识 阅历迥异 作为一个集体 如何不断提高办公室队伍的凝聚力和战斗 力 发挥团队精神 使大家都能乐其业 尽其职 负其责 精其术 竭其力 促进办公室工作全面上水平 这其中涉及的因素很多 其中强化人文关怀意识是一个重要因素 具体而言 就是要在办公室营造这么一个 人文环境和氛围 求大同 存小异 大事讲原则 小事讲风格 换位思考 相互谅解 肯吃亏 能宽容 尊 重人 理解人 关心人 多琢磨事 少琢磨人 多揽过 少揽功 多补台 不拆台 在强化人文意识方面 近年来我们开展了一些工作 收到了一定的效果 一是在思想上引导 采取包括 聊天 谈心 问候在内的各种行之有效的方式 加强思想政治工作 引导办公室全体人员树立正确的世界观 人生观和价值观 大力弘扬 献身 负责 求实 的行业精神 着力营造 学习 团结 积极向上 的文化 氛围 二是在政治上关心 对那些要求进步的同志 主动帮助他们更快 更好地提高综合素质 对那些符合 党员标准的同志 及时吸纳到党的队伍中来 三是在工作上帮助 尽量为大家创造一个良好的工作环境和条 件 特别是对年轻同志 满腔热情地帮助他们成长 以使办公室的事业后继有人 四是在生活上解难 多办 实事和好事 在职称评聘 职务提升 工资晋级等方面尽可能地为大家 开绿灯 以充分体现每个人的劳 动价值 在力所能及的情况下尽量多地给大家谋福利 尽量多地组织文体 联谊等活动 以活跃大家的业余 文化生活 参考文献 1 文秘写作 浙江大学出版社 2005 年出版 2 现代文秘原理 丁柏铨著 南京大学出版社 2005 04 出版 3 文秘专业知识 河南省人事考试中心组织编写 2003 年出版 4 最新文秘写作 徐寒著 广州出版社 2005 年 4 月 1 日出版 5 新编办公室主任必备全书 张浩主编 光明日报出版社 2003 年出版