浅谈Excel在会计学中的应用

1 Excel 高级办公应用技术 课程论文 学院 会计学院 班级 14 级注会 1 班 学号 20143991 专业 会计学 注册会计师方向 姓名 宣梦婷 2 浅谈 Excel 在会计学中的应用 摘要 本文主要通过描述 Excel 在基础会计 凭证汇总 登记账簿 保护会计数据 固定 资产核算 共享数据 财务分析以及函数运用等方面在会计学中应用 可以发现 Excel 与 会计日常做账是密不可分的 而且比一般的财务系统更有优势 配置较低 成本较少 保 密性高但对企业会计人员的素质要求较高 这就要求我们定期进行企业职员培训加强业务 能力和做账本领 将 Excel 与会计 ERP 系统的结合 势必会推动中国会计电算化方面的改 革和飞速提升 关键词 会计 Excel 函数 数学模型 会计电算化 会计 在我国 它是一门独立的 也具有比较完整的方法体系和理论的学 科 它所具备了决策 预测 规划 评价和控制的职能 在 Office 的软件应用 程序中 Excel 电子表格软件是其中之一 它是一款由 Microsoft 为装有 Windows 和 Apple Macintosh 操作系统的电脑而编写的试算表软件 在众多微 软办公套装软件的组件中 Excel 是一个重要的组成部分 它除了可以进行数 据处理外还可以进行统计分析和辅助决策等操作 在财务管理 统计财经 金 融数据分析等多个领域应用也非常广泛 如报表的处理 工程的计算 统计分 析和财务处理以及对图表的制作方面等 随着我国科技的进步 在 80 年代后期左右电脑开始应用于财务会计 财务 会计的软件系统也慢慢建立起来 渐渐的一些软件公司就为一些特殊的企业量 身设计专门的会计财务软件 虽然说这些财务软件在会计记账方面确实大大减 少了会计的工作量 但是会计软件的普及应用也暴露出数据格式不统一的问题 不适应信息时代对会计信息处理效率和质量的要求 利用 Excel 的数据处理功 能 可以完成财务数据的挖掘 合并和传递 能够延伸会计软件的功能 完善 财务软件的管理和决策 所以 应用 Excel 软件可以实现对会计数据加以分析 利用 一 Excel 在会计中应用的必要性 3 1 Excel 作为一个表格分析的软件 他的数据筛选和数据显示特别方便 不 用编写代码 仅用 Excel 内置的函数就可以实现这些功能 同时可以较为直观 的看清数据 2 作为专门的财会软件 如用友或者金蝶 都需要专业的软件工程师维护 必要时还要联系软件公司的人来升级 满足企业记录经济往来的需要 而 Excel 则不需要 由于非一次性到位开发 所以需要用一些简单的代码即可完 成升级 不需要多高深的计算机知识 3 Excel 的使用非常方便 同时在目前中国市场上占有度最高 人们由于习 惯问题更倾向于 Excel 使用 给会计人员应用 Excel 进行会计凭证汇总 报表 数据分析等提供极大的便利 应用简单 入门也快 日常的数据和界面呈开放 式 快捷轻松的记账 4 Excel 在电脑里安装对电脑的硬件和软件要求不高 可以轻松实现安装 和应用 只需投入很少的资金 就能够完成复杂的数据计算 这也给 Excel 在 企业中的普及提供了便利 5 在 ExceI 的账务处理系统中 它的功能是基本可以满足中小企业的会计日 常业务处理工作 文件并且是开放性的 所以可以自由的使用修改 在保存企 业报表中 可以将报表模板设计好作为单个文件再继续保存使用 这样可以重 复使用 同时不占耗内存 二 Excel 在基础会计中的应用 1 Excel 在会计凭证汇总中的应用 凡是学习过会计的人都知道 采用科目汇总表核算形式的企业 首先需要 填制会计凭证汇总底稿 然后编制科目汇总表 将不同的明细会计科目汇总成 几个大类 经试算平衡后 再根据科目汇总表登记总账 在没有专门的财务管 理软件时 人工编制科目汇总表是一件十分繁琐的工作 在这一计算和复核中 往往需要花费大量的时间 而且很容易出现差错 这时 Excel 在凭证汇总中的 作用就凸显出来了 在 Excel 工作簿中设立 Sheet1 Sheet2 Sheet3 三张 工作表 设计出 T 型表 余额表 汇总表的大体结构 各个会计科目的借方或 者贷方设置自动求和公式 在只能在借方或者贷方有余额的科目要设置好格式 对其另一方直接用 表示 此时就可以在同一个 Excel 中 登记 T 型账 4 户 注明业务发生的时间 金额和具体事项 同时关联余额表和汇总表 随时 观察余额和本期发生额是否平衡 同时自动求和 省去计算的麻烦 2 Excel 在登记账簿中的具体应用 在会计中 汇总完凭证就是登记账簿了 日常登记账簿多是库存现金日记 账 银行存款日记账还有某些科目的明细账 在如此之多的账簿中 要将各种 凭证逐日逐笔登记按照收付款顺序是十分麻烦的 所以这时 Excel 在进行记录 现金日记账时 通过记录日期的顺序 把把收 付款凭证中所记录相关的内容 复制 粘贴到现金日记账中即可 在一张工作簿中多建几个工作表 设置好相 关格式 将每一单元格对应与一个会计科目 实现在一个工作簿中建立一本账 簿 而且可以随时进行数据分析 通过数据透视图和数据透视表 3 Excel 在保护会计数据中的应用 在 Excel 中 还有一个保护 Excel 文件的功能 在 工具 选项卡中 选 择 选项 其中有一个 安全性 输入打开权限密码即可 而我们会 计中 每个会计类岗位都有自己的权限 不得随意变更数据和盖章 会计主管 会计和出纳每个岗位各司其职 互不兼容 这就是 Excel 在会计中施行的另一 大可能性 即可以提供完全的保密功能 保证会计数据的真实性和完整性 可 靠性 避免企业机密文件和数据的泄露 4 Excel 在固定资产核算中的具体应用 Excel 软件在上课过程中特别提到有一种会计函数 比如计算固定资产折 旧的相关计算问题 根据固定资产原值 预计净残值以及预计使用年限为原始 依据 首先计算出应提折旧总额 再根据年限平均法 双倍余额递减法亦或者 是年数总和法将固定资产折旧总额分摊到固定资产预计使用寿命中的一种常规 会计方法 DDB 函数则是用来计算双倍余额递减折旧法的折旧额 DDB cost salvage life period factor Cost 为资产原值 Salvage 为资 产在折旧期末的价值 有时也称为资产残值 此值可以是 0 Life 为折旧期 限 有时也称作资产的使用寿命 Period 为需要计算折旧值的期间 5 Period 必须使用与 life 相同的单位 Factor 为余额递减速率 如果 factor 被省略 则假设为 2 双倍余额递减法 如果不想使用双倍余额递减法 可 以更改余额递减速率 同时 Excel 中也有用一个函数 SYD cost salvage life per 来处理用年数总和法计算的折旧问题 cost 是原值 salvage 是残值 life 是使用年限 per 是第几年的折旧 例如某公司新购置一台价值 60 万元的设备 折旧年限测定为 15 年 残值 为 6 万元 按年数总和法折旧 应该如何计算 在 C3 计算单元中输入公式 SYD A3 A4 A5 1 计算出第一年的折旧值 在 C4 计算单元中输入公式 SYD A3 A4 A5 10 计算出第十年的折旧值 5 Excel 在共享数据上的应用 在企业的财务工作中 一个账簿的登记 汇总及其他工作并不是由一名会 计完成 而是分为出纳 会计和主管 三者各司其职 严格按照岗位责任制来 工作 其中会计下还会划分出成本会计 财务分析会计和专门负责固定资产清 算的会计等 由专人来负责每一项的会计具体工作 所以这就需要面临的是怎 样把这些专人负责的分散数据统一至同一个工作簿上 以及可以查到每项数据 问题是哪项的负责人填制编辑 总之 也就是说把这个会计工作簿建立成为工 作簿共享区 单击菜单栏里的 工具 然后再单击 共享工作簿 再选择选 项卡 编辑 允许多用户同时编辑 再选择允许复选框 工作簿合并 最后 选择 确定 即可保存工作簿 完成了 这可以在不同部门间更快的传递数据 共享数据资源 及时迅速做出有效的判断和预期 给企业决策者的决定提供决 6 定性的参考意见 三 Excel 在财务分析中的应用 1 财务分析指以企业的财务报表等会计资料为基础 采用专门的方法 分析 和评价企业的经营成果 财务状况及其变动情况 目的是了解过去 评价现在 预测未来 在企业管理的循环中起着承上启下的作用 2 通过对企业财务数据进行排序和筛选以及分类汇总 就能很直观的查看源 数据不同的汇总结果 财务分析的方法主要有比率分析法 趋势分析法 结构 分析法 图解分析法和综合分析法等等 通过对数据进行统计分析后 会计人 员就能依照分析结果进行一定的预测 然后将预测结果以报告的形式提供给相 关部门进行下一步分析 3 在 Excel 的软件中 它所提供的数据透视表 就是通过对数据的排序和筛 选以及分类汇总的过程相结合 它可转换行 列查看源数据不同的汇总结果 还可显示不同的页面的功能筛选数据 根据所需要显示的区域里的数据明细 是方便用户可以在同一个清单中统计数据 4 得到的分析结果 能够为以后的会计工作提供指导作用 财务人员通过应 用 Excel 的软件来实现原始数据预测和统计 就不用对相对复杂的数学公式和 统计功力财务人员完成了 会计人员通过筛选 求和 排序以及设立数据透视 图和数据透视表等可以分级显示数据 暴露企业经营管理上的一些问题 有利 于依据结果做出相关正确性较高的决策 四 Excel 函数运用以及数学模型建立对会计核算的简化 Excel 的函数可以用来建立数学模型来计算会计中存货价格计量 金融资 产的价值变动或者是一些总账 明细账的科目余额 就拿会计中存货价格计量 就有四种方法 先进先出法 移动加权平均法 月末一次加权平均法 个别计 价法等 我们可以建立一种 Excel 的数学模型 通过输入各批进货数量 单价 及出库数量的条件下就可以自动计算出存货的出库成本及结存成本 使存货成 本核算的效率大为提高 据资料显示 我们是可以设计出这种模型的 在这里 就不加赘述 同时也可以设置税率计算企业所缴纳不同税种税额的总额 在税 收上的模型建立主要是要设置税收函数 并将税率标清楚 可由计算机自动计 7 算出总和 加快统计速度 提高纳税额的准确性 五 Excel 在会计中依旧存在的问题 1 尽管说 Excel 在会计中有诸多应用 但是现实情况是更多的财务人员并 不熟悉 Excel 软件 仅仅是用来制作表格 无法更多的用来制作报表 甚至是一些折旧 自动求和等最基本的函数公式 所以说这种是 Excel 在企业会计应用中存在的问题之一 2 同时有些财务软件和 Excel 无法兼容 或者说财务模型的构建不健全 降低了 Excel 的使用效率 即没有建立如时间价值 风险预期 边际成 本等科学概念 不注重现金流量的管理以及财务处理行为不规范 财务 处理的模型的不完善 导致 Excel 的使用效率大大降低 严重影响企业 会计工作效率 3 数据处理问题 大型制造业常使用用友 ERP 或金蝶系统 而商品流通 企业可能使用用友通 金蝶 KIS 或其他小型财务软件 不同会计软件的 数据库设计不同 存放凭证 总账 明细分类账也不同 包括格式和科 目名称 在需要数据往来时常常会发现沟通困难 从而导致企业间无法 直接进行数据传递 企业与税务往来的主要数据是税务报表 税务报表 有专门的格式其文件格式采用 Excel 电子文档 企业与工商部门往来数 据主要是业务审查数据 以纸质文档为主 但也要报送一些财务数据 企业与银行往来的数据主要是对账单 每一种业务都对应不同的数据格 式 怎样用 Excel 将这些数据保存格式转变 完成不同企业的数据合并 又是一大难题 六 如何将 Excel 在会计中更好的运用 针对以上所提到的问题 我认为可以大致可以采取下列措施使 Excel 在会计中得到更广泛和充分的应用 1 定期给企业员工培训 普及或者说提升财务人员应用 Excel 的能力 快 速而准确的进行合并报表或者税额 固定资产净额统计 避免出现上个 世纪企业普遍存在 任人唯亲 没有按照才能选拔人才的局面 将 Excel 在书中的知识先被人接受 才能使其更好的应用 8 2 更加完善 Excel 的功能 即我们可以建立日常常用数据模型在工作簿中 模板 这可以是我们多次利用 重复使用 提高记账效率 同时也可以 避免财务软件启动的不方便和缓慢 3 将一些 Excel 在会计中常用函数单独挑拣出来 稍微变换一下 Excel 的 操作界面 使其更加适应本企业的数字核算 总之 Excel 已经成功地被应用到会计工作中 从会计从业资格证考试 中可以发现 会计电算化已经加入到会计考核的必有一项 这可以说明 随 着微软公司对 Excel 的开发和利用 Excel 更多的便捷的功能将开发出了 这势必会给我们的会计工作带来更大的便利 会计中 ERP 系统和 Excel 的软 件相结合 必将会对中国的经济管理水平的提升起到促进作用 使中国的会 计电算化工作有可能进入与国际水平相当的发展阶段 引自 孙春临 Excel 在会计中的应用研究 郑霆 Excel 在会计电算化中的应用 田彦君 如何利用 Excel 实现会计数据综合利用 2010 吴志明 整合 Excel 在会计信息系统中的运用 2010 6 李海波 新编财务会计 立信出版社 2008