供应部采购工作流程

供应部采购工作流程 为提高公司供应效率 降低采购成本 合理有效利用资金 实现供应效益 效 率最大化目标 特制定以下流程 一 下单 1 采购计划单 采购计划单 是供应部进行采购任务的起点 现场材料管理人员需要根据当前的施工进度情况要求施工方提前提出材料 采购计划 经现场有关负责人审核签字后 反馈计划部确认 由计划部下发采 购计划给供应部 无现场负责人和计划部签字供应部有权拒绝供应 如现场出 现采购变更情况 会及时通知供应部采购人员 供应部要及时做出调整 尽量 减小损失 问题重大的及时向有关领导反映 2 询价 供应部接到计划部下发的采购计划单后 对计划单上的材料有不明白或某 些设备尺寸 型号等需再确认的可直接联系现场材料管理人员 如有材料数量 变更等情况需告知计划部 供应部采购要进行多家供应商询价 并且记录相关 信息和意见 以供总经理核准 3 下定单 凡采购材料必须经过总经理核准签字后才可采购 供应部对核准的供应商 下定单 同时根据采购情况向财务部门申请资金的支配 最后和供应商签订合 同 并做好记录 签订合同的到货日期为现场所提采购计划单需要的到货日期 特殊情况除外 供应部每月月初要将上一个月的采购合同编号整理成册 二 催货 供应部采购人员与供货商签订合同以后 采购人员根据采购合同上要求的 供货日期 对已下购的订单随时跟踪 采用时间段向供货商反复确认到货日期 直至材料到达我公司施工现场 针对没有及时发货 到货现象 供应部在签订合同时必须明确相应处理办 法 严重延误到货日期的 造成施工进度滞后的 供应部要及时与领导沟通 三 入库 1 材料入库 供应部采购人员协助现场材料管理人员及现场质检员对供应商提供的材料 进行核对 再入库 现场材料管理人员收材料之前需确认供应商的送货单是否 具备以下信息 供应商名称 定单号 货物名称 规格 型号 数量等 如定 单上的信息与采购定单不符 供应部需根据合同进行协商或退货处理 2 单据入库 供应部采购人员根据现场反馈回来的收货单据进行整理入档 并安排付款计 划 现场反馈回来的收货单据没有现场材料管理人员的签字 不予接收 四 对帐 1 结算表 到供应商结算之日 供应部采购人员应提前通知各供应商将结算表送至我 公司 采购人员根据我公司收货员签字的送货单核对无误后 把所有单据一并 整理送财务部核准 2 增值税发票 校对发票上的以下信息 我公司的全称 帐号 税号 发票上的材料名称 数量 金额 五 付款 供应部采购人员根据手中单据及付款周期编制付款计划 送交财务部核准 并安排付款