食品安全抽样及样品管理制度

食品安全抽样及样品管理制度 试行 第一章 总 则 第一条 为了规范抽样及样品管理工作 确保抽样环节程序合法 样品运送过程合规 样品信息完整清晰可查 样品储存管理方法正确 依据新修订的 中华人民共和国食品安 全法 及 食品安全抽样检验管理办法 2014 总局令 第 11 号 等法律法规 制定 本制度 第二条 本制度适用于所有承担黑龙江省各级食品药品监督管理部门组织实施的食品 质量安全监督抽检和风险监测中的食品抽样 接收及样品管理工作 第三条 抽样单位由组织抽检监测的食品药品监管部门根据有关食品安全法律法规要 求确定 一 由食品药品监管部门的执法监管机构组织抽样 二 委托具有法定资质的食品检验机构承担 第二章 抽样准备 第四条 抽样部门应根据各级食品药品监督管理部门下达的食品质量安全抽检和风险 监测实施方案 制定具体的抽样工作计划 其内容应包括 一 抽样依据 二 计划抽检品种 批次 抽样数量 样品运送方式 三 计划抽检区域及抽检重点 四 抽样人员及区域划分 五 抽样工作完成时限 六 抽样工作要求 第五条 抽样工作委托具有法定资质的食品检验机构承担时 在实施食品安全监督抽 检和风险监测抽样检验工作时 要严格执行抽样 检验人员分开的原则 第六条 抽样队伍人数各单位依抽检任务而定 抽样人员明确后 应尽可能按 老带 新 进行每组不少于 2 人的编组 第七条 抽样单位应将执行国抽和省抽任务的人员名单 分别报省局抽检任务下达部 门和省局食品安全抽检监测工作秘书处 以下简称秘书处 第八条 抽样单位应对参与抽样工作的人员进行培训 培训内容包括 一 学习 中华人民共和国食品安全法 黑龙江省食品安全条例 食品安 全抽样检验管理办法 食品安全监督抽检和风险监测工作规范 国家食品安全监 督抽检和风险监测实施细则 以及抽检监测计划等相关文件 二 学习抽检监测任务相关产品的产品标准 食品生产许可知识等 三 按 食品安全监督抽检和风险监测工作规范 相关要求 明确 国家 黑龙江 省 食品抽样检验告知书 国家 黑龙江省 食品安全抽样检验抽样单 国家 黑龙江省 食品安全抽样检验样品购置费用告知书 国家 黑龙江省 食品安全抽 样检验工作质量及工作纪律反馈单 等抽样文书填写的内容和标准及不予以抽样的 6 种情 形 四 明确各组的抽样地域 环节 业态 品种 数量 标准 方法 样品运送方式 及完成各批次任务的时限等 五 抽样单位应根据实施细则 针对拟实施抽检监测的食品品种进行相应抽样方法 的培训 六 抽样单位应就抽样过程中曾经出现过的问题及处理方法 抽样工作中的纪律和 沟通技巧等进行培训 七 培训部门做好培训 考核记录 第九条 抽样单位在组织抽样前 应做好相关物品的准备 主要包括 一 证件 抽样人员应准备好本人身份证 工作证或执法证等证件 二 文件 文书 在用的国家及省本级 食品安全监督抽检和风险监测 方面的 文件 告知书 任务委托书 抽样单 封条 纪律反馈单 拒绝 抽样认定书 经费告知书 样品移交单 等 三 资金 差旅费 购样费等 四 储运设施 对抽检样品有温度环境要求时应准备其相对应的冷藏箱及冰块 有 冷冻的产品时 需要有车载冰箱 五 信息采集设备 照相机 笔记本电脑等 六 通信设备 使用手持电子终端采样设备的抽样人员 应确保通信设备的畅通和 电量充足 七 其它用品 无菌采样袋 酒精棉 口罩 无菌手套 封条 胶带 签字笔 食 品用塑料袋 自封袋 印泥等 第三章 抽样实施 第十条 抽样人员不得少于 2 人 抽样时应向被抽样单位出示相关文书和抽样人员有 效身份证件 并告知被抽样单位抽检监测性质 抽检监测食品范围等相关信息 对于同一品种既有抽检项目又有监测项目的 一次抽样 同时检验 对于仅涉及风险 监测项目的品种 样品采集过程可简化相关程序 第十一条 抽检监测的样品应当由抽样人员从食品生产者的成品库待销产品中或者从 食品经营者仓库和用于经营的食品中随机抽取 第十二条 在生产环节一次抽样时 除婴幼儿配方乳粉等重点品种及大型生产企业外 原则上同一生产企业抽取样品不超过两个品种 同一品种只抽取一个批次 第十三条 在流通环节一次抽样时 原则上同一经营企业抽样数量不超过 5 个批次 每个品种只抽取一个批次 同一生产企业的产品抽样不超过两个品种 第十四条 抽样人员应通过拍照或录像等方式对被抽样品状态 食品库存及其他可能 影响抽检监测结果的情形进行现场信息采集 其内容包括 一 被抽样单位外观照片 若被抽样单位悬挂厂牌的 应包含在照片内 二 被抽样单位营业执照 许可证等法定资质证书复印件或照片 三 抽样人员从样品堆中取样照片 应包含有抽样人员和样品堆信息 可大致反映 抽样基数 四 从不同部位抽取的含有外包装的样品照片 五 封样完毕后 所封样品码放整齐后的外观照片和封条近照 六 同时包含所封样品 抽样人员和被抽样单位人员的照片 七 填写完毕的抽样单 购物票据等在一起的照片 八 其他需要采集的信息 实施细则中规定需要企业标准的 抽样人员应索要经备 案有效的企业标准文本复印件 并与样品一同移交承检机构 第十五条 样品一经抽取 抽样人员应在填写好抽样单等文书后 在被抽样单位人员 面前用盖有监管部门公章的 国家 黑龙江省 食品安全抽样检验封条 进行封样 封条 需双方共同签字盖章 确保做到样品不可拆封 动用及调换 真实完好 如果使用多张封条进行封样时 应同时在抽样单备注中注明采用的封条数量 封条上抽样单编号信息应与抽样单上信息保持一致 确保封样与抽样单一一对应 必 要时 可在封条上注明检验样品 备样等字样 第十六 封条的材质 格式 横式或竖 式 尺寸大小可由抽样单位根据抽样需要确定 第十七 封条上应有以下信息 一 抽样单编号 二 抽样人员与被抽检单位双方签字或盖章 抽样单位公章应提前盖好 三 抽样日期 第十八 所抽样品分为检验样品和复检备份样品 并单独封样 第十九条 抽样人员应当使用规定的 国家 黑龙江省 食品安全抽样检验抽样单 详细记录抽样信息 抽样文书应当字迹工整 清楚 容易辨认 不得随意涂改 需要更改 的信息应当由被抽样单位盖章或签字确认 第二十条 抽样单上被抽样单位名称应严格按照营业执照或其它相关法定资质证书填 写 被抽样单位公章上名称与营业执照或其它相关法定资质证书上名称不一致时 应在抽 样单备注栏中说明 第二十一条 抽样单上样品名称应按照食品标示信息填写 若无食品标示的 可根据 被抽样单位提供的食品名称填写 需在备注栏中注明 样品名称由被抽样单位提供 并 由被抽样单位签字确认 若标注的食品名称无法反映真实属性 或使用俗名 简称时 应 同时注明食品的 标示名称 和 标准名称 如 稻花香 大米 第二十二条 被抽样品为委托加工的 抽样单上被抽样单位信息应填写实际被抽样单 位信息 标称的食品生产者信息应填写被委托方信息 并在备注栏中注明委托加工关系 同时索取委托加工合同复印件 在食品经营单位抽样时 被抽样单位信息应填写食品经营 者信息 标示生产者信息填写被委托方信息 同时在备注栏中注明委托加工关系 必要时 抽样单备注栏中还可注明食品加工工艺等信息 第二十三条 抽样单填写完毕后 由抽样人员和被抽样单位有关人员签字或盖章确认 第二十四条 实施细则中规定需要企业标准的 抽样人员应索要食品执行的现行有效 的企业标准文本复印件 并与样品一同移交承检机构 必要时 被抽样品标示的生产者所 在地省级食品药品监管部门应协助提供企业标准文本复印件 第二十五条 食品安全监督抽检和风险监测样品采取购买方式 购样费用应先由抽样单位垫付 任务完成后由组织抽检监测的食品药品监管部门对所 发生的费用审核后 统一支付 抽样人员应向被抽样单位索要购买样品票据 第二十六条 抽取的样品应由抽样人员携带或寄送至承检机构 不得由被抽样单位自 行寄送样品 原则上被抽样样品应在 5 个工作日内送至承检机构 对于保质期短的食品应及时送至 承检机构 对于易碎品 冷藏 冷冻或其他特殊贮运条件等要求的食品样品 抽样人员应当采取 适当措施 使样品贮存 运输过程符合标准国家相关规定和包装标示的要求 保证不发生 影响检验结论的变化 第二十七条 生产企业因停产 转产导致无拟抽检的食品品种或抽样基数不足 抽样 人员应及时报企业辖区所在食品药品监管部门 详细填写抽检监测 未抽到样品的单位情 况表 随企业辖区监管部门出具的相关证明材料一起报送省局 第二十八条 在生产企业没有抽到样品的 经请示省局相关业务处同意 并通报省局 应急管理处后 可以在流通环节抽取该企业的同类产品 遇到问题先跟应急处请示 再报 相关业务处 业务处要求环节优先 可以调整地域 如大庆生产环节抽不到样可到其他地 市补样 且调整计划要求业务处向应急处做任务调整申请 应急同意后方可调整计划 第二十九条 按计划要求确实抽不到样品的 应及时报抽样单位主管领导 由主管领 导请示省局相关业务处同意 并通报省局应急管理处后 方可调整抽样区域和品种 第三十条 抽样时 抽样人员应当核对被抽样单位的营业执照 许可证等资质证明文 件 遇有下列情况之一且能提供有效证明的 不予抽样 一 食品标签 包装 说明书标有 试制 或者 样品 等字样的 二 有充分证据证明拟抽检监测的食品为被抽样单位全部用于出口的 三 食品已经由食品生产经营者自行停止经营并单独存放 明确标注进行封存待处 置的 四 超过保质期 保持期无法覆盖检验周期的或已腐败变质的 五 被抽样单位存有明显不符合有关法律法规和部门规章要求的 六 法律 法规和规章规定的其他情形 第三十一条 对无正当理由而拒绝抽样的企业 抽样人员应告知企业拒绝抽样后果 如实记录情况 做好取证工作 并履行如下手续 一 填写 国家 黑龙江省 食品安全抽样检验拒检认定书 列明被抽样单位拒 绝抽样的情况 二 将取证情况和填写后的 国家 黑龙江省 食品安全抽样检验拒检认定书 报 送有管辖权的食品药品监督管理部门 三 将上述情况和材料及时报省局相关业务处并通报应急管理处 四 省局相关业务处应督导拒绝抽样企业的辖区食品药品监管部门根据拒绝抽样情 节依法单处或者并处警告 3 万元以下罚款 第四章 抽样交接 第三十二条 抽样完毕后 需交付给被抽样单位的文书包括 国家 黑龙江省 食 品抽样检验告知书 国家 黑龙江省 食品安全抽样检验抽样单 国家 黑龙江 省 食品安全抽样检验样品购置费用告知书 现场交付购样费的不用提供 国家 黑龙江省 食品安全抽样检验工作质量及工作纪律反馈单 第三十三 抽样人员在完成阶段抽样工作后 应将相关抽样文书向接受样品的承检单 位或部门进行交接 交接的文书有 国家 黑龙江省 食品抽样检验告知书 国家 黑龙江省 食品安全抽样检验抽样单 国家 黑龙江省 食品安全抽样检验样品购 置费用告知书 未向被抽样单位支付抽样费用的 第三十四条 抽样人员应将 国家 黑龙江省 食品安全抽样检验抽样单 向被抽样 单位辖区监管部门进行交接 第三十五条 抽样人员应将 国家 黑龙江省 食品抽样检验告知书 国家 黑 龙江省 食品安全抽样检验抽样单 与省局秘书处交接 第三十六条 在流通企业抽样的 抽样人员还应将 国家 黑龙江省 食品安全抽样 检验抽样单 与样品标称生产企业进行交接 第三十七条 抽样人员完成阶段抽样任务后 原则上应在 5 个工作日内将样品送达检 测机构交样品管理人员 对保质期短的食品应及时移交 交接前要与接样人员认真核实样 品情况及相关信息 主要包括以下内容 一 对交接的抽样品种 批次 数量进行核对 二 对样品的外观状态进行详细检查 三 对样品的相关信息进行核对 含封条信息 第三十八条 有下列情形之一的 承检机构应拒绝接受样品 但应填写 国家 黑 龙江省 食品安全抽样检验样品移交确认单 告知抽样单位拒收原因 一 样品存在对检验结果或综合判定产生影响的 二 样品信息与抽样文书的记录不符的 三 标签 包装 说明书标有 试制 或者 样品 等字样的 四 样品数量与抽样单不符的 五 因样品不符合交接条件所产生的后果 由抽样单位负全责 第三十九条 严格履行交接手续 抽样人员与检测机构样品管理员对抽样文书和抽样 样品交接时 需列出抽样文书和抽样样品交接清单 对交接时发现的问题 应提出处理意 见 并由双方签字或盖章 第四十条 抽样工作结束后 抽样单位应及时将抽样文书和资料进行整理 并分类归 档 对采集的相关信息录入管理系统 并对抽样工作进行梳理总结 抽样单位完成抽样后 应在 5 个工作日内将抽样信息上报省局秘书处 第五章 样品管理工作 第四十一条 承检部门要有足够的符合样品存储条件的库房及相关设施 要建立样品 管理工作制度 对样品信息要实行系统管理 保证所有样品信息真实准确 第四十二条 样品管理员在接收样品前 要与抽样人员认真核实样品情况及相关信息 主要包括以下内容 一 对交接的抽样品种 批次 数量进行核对 二 对样品的外观状态进行详细检查 三 对样品的相关信息进行核对 含封条信息 第四十三条 样品管理员在接收样品时 应详细检查样品封条是否完整 相关信息是 否标示清楚 检查的内容主要有 一 检验样品 复检样品是否分别进行封样 二 样品上的封条贴封是否正确 完好 三 封条上是否有抽样人员和样品提供方的签字或盖章 封存日期和封存单位公章 第四十四条 样品管理人员应在对样品数量 批次 品种及相关信息 包括样品编号 样品条码 样品名称 受检单位 生产单位 商标 规格型号 生产日期 委托日期及样 品流转标识 确认无误后 与抽样人员履行交接手续 第四十五条 样品管理员应将接收到的样品按检样和备样分开管理的要求进行登记上 架 做到标识清晰 标签规范 其相关信息录入样品管理系统 第四十六条 检样样品与备样样品应尽可能分开保管 样品库房应保持清洁 通风 干燥 避免样品受阳光直射 防止样品受潮 霉变 虫蛀 腐败变质 确保样品的有效性 第四十七条 需要冷藏的样品应放在冷藏柜中储存 并保证冷藏柜中温度符合样品储 存条件 第四十八条 需要冷冻的样品应放在冷库或冷柜内 要经常检查冷库 冷柜的制冷情 况 确保储存环境符合要求 第四十九条 与样品无关的物品不准放入样品室 第五十条 任何人不准擅自拆封样品或对样品进行调换 第五十一条 样品室应建立人员出入登记制度 并做好详细记录 第五十二条 散装食品和预包装食品保质期不超过 30 天的原则上不保存备份样品 如 食品安全监督抽检和风险监测工作规范 和 食品安全监督抽检和风险监测实施细则 另行规定 按其规定保存 第五十三条 样品管理员每天两次检查样品室 冷库 冷藏柜 冷冻柜的温度以及运 转情况 并填写 样品温度控制表 附表一 第五十四条 对需要送检的样品 由各检验科室收样员到样品室接收样品 接收前应 检查样品名称 规格 数量等样品状态信息 确认无误后方能领取样品 第五十五条 对已经送检的样品 样品管理员要对其样品名称 规格 数量 批次 抽样单号及样品编码等信息进行详细登记 第五十六条 对提出复检的企业 在其履行相关手续并得到食品药品监管部门同意后 方可调取备份样品 调取样品时复检机构需对样品状态进行确认 第五十七条 复检机构接收其他检验机构提供的复检样品 样品管理员应确认其样品 的封条和包装是否完好 填写 复检备份样品确认单 第五十八条 复检样品如出现封条或包装损坏 可能对其他结果判定产生影响时样 样品管理员应当在 复检备份样品确认单 上如实填写 通过拍照或录像方式记录样品异 常 并告知复检申请人 第五十九条 样品管理员在接收复检样品时 有下列情况之一者 应不予接收 一 检验结论显示微生物超标的 二 复检样品超过保质期的 三 逾期提出复检的 四 其它原因导致备份样品无法实现复检的 第六十条 对于未检出问题的样品 其备用样品应当自检验结论做出之日起保存 3 个 月 保质期不足 3 个月的 应保持至保质期结束 第六十一条 检出问题的样品 其备用样品应当自检验结论作出之日起保存 6 个月 剩余保质期不足 6 个月的 应当保存至保质期结束 第六十二条 对于超过保存期的复检样品 应进行妥善处理 并保留样品保存和处理 记录 第六十三条 样品到保存期限后 样品管理员应提出样品处理清单和处理意见 填写 样品处理申请表 附表二 经业务部主任和技术负责人批准后 由样品管理员逐一 登记销毁 样品处理申请表 保存期不少于二年 第六十四条 食品超过保存期的复检样品 应进行无害化处理 第六章 抽检工作纪律 第六十五条 抽样人员不准事先通知被抽样单位 第六十六条 抽样队伍在抽样工作中必须严格执行计划下达的品种 批次 环节 区 域 时间等要求 不得擅自更改 确因客观情况需要调整的 报相关业务处商应急处对计 划进行必要调整 第六十七条 食品安全监督抽检和风险监测抽样样品及相关信息 在保管和流转过程 中 样品管理人员和各阶段负责人应对样品信息的保密承担责任 质量负责人对保密措施 的实施进行监督检查 表一 样品温度控制表 XXXX 年 X 月温度记录控制表 温度 上午 9 点 10 点 下午 2 点 3 点 日 期 样 品 冷 库 冷 藏 冷 冻 样 品 冷 库 冷 藏 冷 冻 记录 人 签名 室 温 度 温 度 柜 温 度 柜 温 度 室 温 度 温 度 柜 温 度 柜 温 度 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 表二 样品处理申请表 样品处理申请表 文件控制编号 HZJ CX27 03 2010 样品类型或名称 样品编号 样品数量 样品处理办法 签字 年 月 日 业务科意见 签字 年 月 日 技术负责人意见 签字 年 月 日 处理过程 签字 年 月 日