医药公司采购部管理制度及岗位职责

医药公司采购部管理制度及岗位职责 一 目的 为加强药品采购管理 保证药品供应并符合质 优价廉的要求 依据国家 药品管理法 药品管理法实 施条例 药品经营质量管理规范 以下简称 GSP 合 同法 等有关法律 法规和公司的 质量管理制度 等相 关制度 规定 二 范围 本制度适用于采购部所有人员 三 责任 采购部 四 采购部管理制度 1 采购部必须服从上级安排 遵守公司劳动纪律 积极主 动 团结协作 不推卸责任 2 采购部采购商品时 必须坚持按需进货 质优价廉的原 则 采购人员必须努力学习 更新知识 不断了解市场动 态 3 采购人员必须加强责任心和使命感 要为上 下游 客户提供良好服务 经常与销售员 保管员及质管部等联 系 掌握相关情况 4 廉洁奉公 维护公司利益 不得利用职务之便牟取私利 不得擅自提高购货价格 擅自压货和提前支付货款 5 积极采取各种措施降低购货成本 6 建立供应商档案 收集市场信息 密切关注市场 价格 变化 积极为公司引进新品种 认真审核供货单位和销售 人员的法定资格 考察供货单位的质量保证能力和合同履 行能力 7 勤进快销 减少库存资金占用 提高库存周转率 确定 最优补货时间和补货量 努力避免缺货或积压情况 8 采购部根据缺货品种 购进价格 库存情况等指标对采 购员进行考核 并以考核结果作为奖罚依据 9 必须严格遵守 药品管理法 药品管理法实施条例 和 GSP 管理规范等法律法规 认真审核供货单位和销售人 员的法定资格 考察供货单位的质量保证能力和合同履行 能力 严禁从非法渠道购进药品 10 对急救药品和公司急需药品的采购应做到及时准确 在采购过程中同销售部门保持联系 对不能解决的急救药 品采购员应向采购及销售部门报告 11 采购部与销售部门对药品购销协议执行情况应进行定 期的沟通 根据分公司销售排行表合理制订采购计划 并 按到货时间安排品种结构 库存结构 做好季节性用药 储备药品的采购工作 12 制订当月应付帐款的还款计划 13 参与每季 年度的盘存工作 及时处理呆滞货物 尽 力避免不应有的损失 14 采购合同的整理 归档 追踪合同的履行状况 选择 最佳经济运输方式和路线 15 对公司代理和经销品种让利情况上报有关部方步 并 催促财务部门按时付款 核对及税票的签收 登记 16 确定每个品种最低库存 保证医疗单位的供应 确保 公司效益最大化 17 采购部根据常规品种库存下限 月采购计划 临时性 补货 供应商主动铺货三种情况购进品种 五 采购经理岗位职责 1 制定年度 季度 月度采购计划 并按到货时间安排品 种结构 库存结构 按药品属性 做好季节性用药 突发 性用药 储备药品的采购 2 制定季度 月度应付账款还款计划 3 负责退回 退厂品种 报损报溢品种的业务审核 报批 手续 4 采购合同的签订 执行 5 临时补货计划的指导 并每年或月筛选补货品种形成工 业直销品种 降低采购成本 6 监控总代理品种的销售进展和销售价格 催收总代理品 种的让利落实 7 公司独家代理 冷僻稀 特 专品种或供应商特殊要求 视市场状况确定价格 确保差异化品种盈利能力 8 参与每季 年度的盘存工作应有市场状况分析 及时处 理滞销货物 尽力避免不应有的损失 六 采购员岗位职责 1 采购合同的梳理 归档 2 追踪合同的履行状况 选择最佳经济运输方式和路线 3 产品入库单据的填报 确认 核对及税票的签收 登记 4 对公司代理和经销品种让利情况上报有关部门 并催促 财务部门按时付款 5 每年或季统计对采购商品的综合数据 给采购经理和公 司领导提供决策依据 6 确定每个品种最低库存 保证医疗单位的供应 确保公 司效益最大化 7 其他日常接待工作 七 采购流程 1 采购部根据常规品种库存下限 月采购计划 临时性补 货 供应商主动铺货三种情况购进品种 首先对供应商资 质进行日常性审核 是首营企业 首营品种 特殊药品的 转入相应流程 其他则制定采购计划 签订购销合同并通 知仓储中心 质管部待来货备查 2 到货后首先经仓储中心 质管部报验数量 质量 供应 单位并将有关信息通知采购部 核对合同无误同意入库并 通知开票员 3 若入库单价与原合同有误 通知供应商重新签订合同或 退货