外贸部管理制度.doc

文秘知识/规章制度 外贸部管理制度 工作时间管理:正常上班与下班时间要按公司行政规定执行:am:8:30-am:11:30pm:1:00-pm:5:00签于外贸部门具有特殊的工作时间原因, 涉及到与国外买家沟通的时间差，外贸业务员会自己利用晚上工作的时间，工作晚了次日上班时间可以迟些，但原则上不能超过10点。无理由,或理由不充分未向上级申明的情况下私自离开公司者,交行政部以旷工处理部门行政管理制度:1.不得无故迟到，或早退。2.不得上班时间内大声喧闹, 闲聊影响别人的工作。3.不得做与工作无关的事，qq、msn等聊天工具可使用，如发现聊天现象者，重罚。4.不得在公司规定的办公区抽烟，发现者交行政部处理。5.不得上非法网站。如引起一切后果者由自己负责并交与行政部处罚。6.不得在上班时间与其它部门的员工闹意见及作非法举动，情况严重者交与司法机关处理。7.穿着要规范，不能与公司形象不相符与穿拖鞋上班。8.按公司行政要求正常进行打卡，写出门单等，无记录者一律按旷工或早退处理。9.按公司规定不得泄漏公司商业机秘及兼职者，如有发现交行政办处理。10.要遵守公司行政部所规定的公司员工准则。以上各条为外贸部门的基本准则，如发现情况严重者将直接交与人事部，则其退出本部门。部门请假管理制度:1.不得口头或电话进行请假，如特殊情况事后必须提供有效的证明，否则视为旷工。2.请假者必须提前一天交纳申请报告，三天内有部门经理批准。超过五天以上必须上报总经理申报批准。3.国家法定节日及婚假、丧假及产假或其它重大节日等，根据公司行政部门通知统一执行。4.未请假离开公司三天以上者一律按离职处理，三天以内按旷工处理。5.请假超过指定期限未回者一律通知部门经理及行政部，如果不通知都按第四项执行。部门电话制度管理:1.不得在上班时间内拨打私人电话，特别原因须经过申请。2.一般电话的使用时间不能太长，特别原因必须跟上级主管说明情况。3.在接到电话的时候必须用标准的中英文“你好,香娟集团有限公司。有什么可以帮到你吗?”4.如接到电话的时候负责人不在必须留下联络方式，并交与专门负责人。5.个人手机费用应用于工作范围内可根据实际情况打单报销。6.外贸部门的国际长途的控制必须在标准以内，除特别原因必须向主管申请。7.外贸部门可用msn、skype等网络电话免费软件为公司控制成本。出差管理制度:1.任何出差行为都必须事先交纳一份出差计划和费用预算申请，由主管及财务部门核定，总经理审批。2.出差国内各大展会时应由主管核实批准出差计划及审核出差费用。3.出差国外展会时，必须由主管、总经理，董事办三方审核批准。4.出差回来的前半日，或后半日可自行补休半天或一日时间作为调整时间。5.出差回来后三日内必须提交出差总结报告及市场分析报告书。销售管理制度:1.部门所有员工每天认真记录当天的工作情况，当天完成所有工作的进度。2.部门所有员工必须按时交周、月总结计划表。3.部门所有员工必须在月3号前交纳上一月的销售总结报告分析书。4.部门所有员工必须按实填写所有报告内容，发现做假者一律行政处分。5.部门所有员工必须在月底前将收集客户信息资料，客户反馈信息表总结，下月计划等相关报告交外贸主管存档归案。