经典WPS表格教程技巧100例

WPS表格技巧 100 例 目 录 一 基本方法 7 1 快速获取帮助 学习实用教程 7 2 快速选中全部工作表 7 3 给单元格重新命名 7 4 在 WPS 表格中选择整个单元格范围 8 5 快速移动 复制单元格 8 6 快速修改单元格式次序 8 7 彻底清除单元格内容 9 8 选择单元格 9 9 为工作表命名 10 10 快速切换工作簿 10 11 选定超级链接文本 10 12 快速查找 10 13 修改默认文件保存路径 11 14 双击单元格某边移动选定单元格 11 15 双击单元格某边选取单元格区域 12 16 根据条件选择单元格 12 17 快速删除空行 12 18 快速关闭多个文件 13 19 对多个工作表选定和快速编辑 13 20 移动和复制工作表 13 21 工作表的删除 14 22 快速选定 WPS 表格区域 14 23 备份工件簿 14 24 快速浏览长工作簿 15 25 绘制斜线表头 15 26 禁止复制隐藏行或列中的数据 16 二 数据输入和编辑技巧 16 27 在一个单元格内输入多个值 16 28 增加工作簿的页数 16 29 将格式化文本导入 WPS 表格 17 30 快速换行 17 31 巧变文本为数字 18 32 在单元格中输入 0 值 18 33 将数字设为文本格式 19 34 快速进行单元格之间的切换 19 35 在同一单元格内连续输入多个测试值 20 36 输入数字 文字 日期或时间 20 37 快速输入有序文本或有规律数字 20 38 快速输入特殊符号 21 39 快速输入相同文本 22 40 快速给数字加上单位 23 41 将 WPS 文字中的表格转换为 WPS 表格工作表 23 42 取消单元格链接 24 43 插入 和欧元符号 24 44 按小数点对齐 24 45 在 WPS 表格中快速插入 WPS 文字中表格 25 46 设置单元格字体 25 47 在一个单元格中显示多行文字 25 48 设置单元格边框 25 49 设置单元格文本对齐方式 26 50 输入公式 26 51 输入人名时使用 分散对齐 26 52 隐藏单元格中的所有值 27 53 快速隐藏 显示选中单元格所在行和列 27 54 彻底隐藏单元格 27 55 用下拉列表快速输入数据 28 56 同时在多个单元格中输入相同内容或公式 28 57 快速输入日期和时间 28 58 在 WPS 表格中不丢掉列标题的显示 29 59 查看与日期等效的序列数的值 29 60 使用自定义序列排序 29 61 快速格式化 WPS 表格单元格 30 62 固定显示某列 30 63 在 WPS 表格中快速编辑单元格 31 64 使用自动填充快速复制公式和格式 31 65 为单元格添加批注 31 66 数据自动输入 32 67 在 WPS 表格中快速计算一个人的年龄 32 68 快速修改单元格次序 33 三 图形和图表编辑技巧 33 69 创建图表连接符 33 70 将 WPS 表格单元格转换成图片形式插入到 WPS 文字中 34 71 给图表增加新数据系列 34 72 快速修改图表元素的格式 34 73 创建复合图表 35 74 对度量不同的数据系列使用不同坐标轴 35 75 将自己满意的图表设置为自定义图表类型 35 76 把图片合并进你的图表 36 77 让文本框与工作表网格线合二为一 36 78 快速创建默认图表 36 79 改变默认图表类型 37 80 快速选取图表元素 37 81 通过一次按键创建一个 WPS 表格图表 38 82 绘制平直直线 38 四 函数和公式编辑技巧 38 83 巧用 IF 函数清除 WPS 表格工作表中的 0 38 84 批量求和 39 85 对相邻单元格的数据求和 39 86 对不相邻单元格的数据求和 40 87 利用公式来设置加权平均 40 88 自动求和 41 89 解决 SUM 函数参数中的数量限制 41 90 在绝对与相对单元引用之间切换 42 91 快速查看所有工作表公式 42 92 实现条件显示 43 五 数据分析和管理技巧 43 93 在工作表之间使用超级连接 43 94 跨表操作数据 44 95 如何消除缩位后的计算误差 44 96 利用选择性粘贴命令完成一些特殊的计算 44 97 在 WPS 表格中进行快速计算 45 98 自动筛选前 10 个 45 99 同时进行多个单元格的运算 46 100 让 WPS 表格出现错误数据提示 46 一 基本方法 1 快速获取帮助 学习实用教程 WPS Office 提供多种免费求助渠道 1 搜索 F1 键搜索 2 热线 4006775005 3 WPS 玩转 Office 新浪微博 4 进入论坛 5 WPS 粉丝团 1 html 6 新浪微刊 2 快速选中全部工作表 右键单击工作窗口下面的工作表标签 在弹出的菜单中选择 选定全部工作表 命令即可 3 给单元格重新命名 WPS 表格给每个单元格都有一个默认的名字 其命名规则是列 标 横标 例如 D3 表示第四列 第三行的单元格 如果要将某单元格重新命名 可以采用下面两种方法 1 只要 用鼠标单击某单元格 在表的左上角就会看到它当前的名字 再用 鼠标选中名字 就可以输入一个新的名字了 2 选中要命名的单元格 单击 插入 名称 定义 命令 显 示 定义名称 对话框 在 在当前工作簿中的名称 框里输入名 字 单击 确定 按钮即可 注意 在给单元格命名时需注意名称的第一个字符必须是字母或 汉字 它最多可包含 255 个字符 可以包含大 小写字符 但是名 称中不能有空格且不能与单元格引用相同 4 在 WPS 表格中选择整个单元格范围 在 WPS 表格中 如果想要快速选择正在处理的整个单元格范围 按下 Ctrl A 注意 该命令将选择整个列和列标题 而不是该 列表周围的空白单元格 你将得到所需的单元格 5 快速移动 复制单元格 先选定单元格 然后移动鼠标指针到单元格边框上 按下鼠标 左键并拖动到新位置 然后释放按键即可移动 若要复制单元格 则在释放鼠标之前按下 Ctrl 即可 6 快速修改单元格式次序 在拖放选定的一个或多个单元格至新位置的同时 按住 Shift 键可以快速修改单元格内容的次序 方法为 选定单元格 按下 Shift 键 移动鼠标指针至单元格边缘 直至出现拖放指针箭头 然后进行拖放操作 上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个 水平 工 状标志 左右拖拉时会变成垂直 工 状标志 释放鼠 标按钮完成操作后 单元格间的次序即发生了变化 7 彻底清除单元格内容 先选定单元格 然后按 Delete 键 这时仅删除了单元格内容 它的格式和批注还保留着 要彻底清除单元格 可用以下方法 选定想要清除的单元格或单 元格范围 单击 开始 格式 清除 命令 这时显示 清除 菜 单 选择 全部 命令即可 当然你也可以选择删除 格式 内容 或 批注 中的任意一个 8 选择单元格 选择一个单元格 将鼠标指向它单击鼠标左键即可 选择一个 单元格区域 可选中左上角的单元格 然后按住鼠标左键向右拖曳 直到需要的位置松开鼠标左键即可 若要选择两个或多个不相邻的单元格区域 在选择一个单元格 区域后 可按住 Ctrl 键 然后再选另一个区域即可 若要选择整行或整列 只需单击行号或列标 这时该行或该列 第一个单元格将成为活动的单元格 若单击左上角行号与列标交叉 处的按钮 即可选定整个工作表 9 为工作表命名 为了便于记忆和查找 可以将 WPS 表格的 sheet1 sheet2 sheet3 工作命名为容易记忆的名字 有两种方法 1 选择要改名的工作表 单击 格式 工作表 重命名 命令 这时工作表的标签名字将被反白显示 然后在标签上输入新的表名 即可 2 双击当前工作表下部的名称 如 Sheet1 再输入新的名 称 10 快速切换工作簿 按住 Ctrl Tab 键可以来回切换工作表标签 也就是工作簿切换 11 选定超级链接文本 如果需要在 WPS 表格中选定超级链接文本而不跳转到目标处 可在指向该单元格时 单击并按住可选定单元格 12 快速查找 在执行查找操作之前 可以将查找区域确定在某个单元格区域 整个工作表 可选定此工作表内的任意一个单元格 或者工作簿里 的多个工作表范围内 在输入查找内容时 可以使用问号 和 星号 作为通配符 以方便查找操作 问号 代表一个字符 星号 代表一个或多个字符 需要注意的问题是 既然问号 和星号 作为通配符使用 那么如何查找问号 和星 号 呢 只要在这两个字符前加上波浪号 就可以了 13 修改默认文件保存路径 启动 WPS 表格 2012 单击 WPS 表格 选项 命令 打开 选 项 对话框 在 常规与保存 标签中 将 默认文件位置 方框 中的内容修改为你需要定位的文件夹完整路径 以后新建 WPS 表格 工作簿 进行 保存 操作时 系统打开 另存为 对话框后直接 定位到你指定的文件夹中 14 双击单元格某边移动选定单元格 在工作表内移动选定单元格有一种快捷方法 将鼠标指针放置于 选定单元格的一边 注意要选择与移动方向相关的一边 即要向下 移动 就将鼠标指针放置于单元格的底部 如果要向右移动 就将鼠 标指针放置于单元格的右边 依此类推 这时鼠标指针变为白色箭头 的形状 双击选择单元格的某边 鼠标指针将沿选定的方向移动到 特定的单元格中 如果此方向相邻单元格为空白单元格 则将移动 到连续最远的空白单元格中 如果此方向相邻单元格为非空白单元格 则将移动到连续最远的非空白单元格中 15 双击单元格某边选取单元格区域 与上一技巧类似 如果在双击单元格边框的同时按下 Shift 键 根据此方向相邻单元格为空白单元格或非空白单元格选取从这个单 元格到最远空白单元格或非空白单元格的区域 16 根据条件选择单元格 在 开始 查找选择 定位 命令 在打开的 定位 对话框 中单击 定位条件 按钮 根据你要选中区域的类型 在 定位 对话框中选择需要选中的单元格类型 例如 常量 公式 等 此时还可以复选 数字 文本 等项目 单击 确定 按钮后 符合条件的所有单元格将被选中 17 快速删除空行 有时为了删除 WPS 表格工作簿中的空行 你可能会将空行一一 找出然后删除 这样做非常不方便 你可以利用自动筛选功能来实 现 方法是 先在表中插入新的一行 全空 然后选择表中所有的行 单击 数据 自动筛选 命令 在每一列的顶部 从下拉列表中选 择 空白 在所有数据都被选中的情况下 单击右键选择 删除 行 所有的空行将被删去 注意 插入一个空行是为了避免删除第一行数据 18 快速关闭多个文件 在文档标签处单击右键 选择 关闭所有文档 即可 19 对多个工作表选定和快速编辑 如果想一次操作多张相同的工作表 省略以后的复制 粘贴操 作 可采用以下方法 按住 Shift 键或 Ctrl 键并配以鼠标操作 在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签 就可以实 行多方面的批量处理 一般情况下 进行的操作主要有如下几种 1 页面设置 可快 速对选中工作表设置相同的页面 2 输入相同的数据 可快速在多 个工作表中输入相同的数据 3 快速操作 在多个工作表中进行一 系列相同操作 如设置字号 字体 颜色 进行单元格的合并撤销 等 4 输入公式 快速输入相同的公式 进行公式汁算 20 移动和复制工作表 不仅可以在一个工作簿里移动和复制工作表 还可以把表移动 或复制到其它工作簿里 若要移动工作表 只需用鼠标单击要移动 的表的标签 然后拖到新的位置即可 若要复制工作表 只需先选 定工作表 按下 Ctrl 键 然后拖动表到新位置即可 当然 用这种 方法可以同时移动和复制几个表 移动后 以前不相邻的表可变成 相邻表 21 工作表的删除 单击 编辑 删除工作表 命令 然后单击 确定 按钮 则 这个表将从工作簿中永久删除 注意 删除工作表 命令是不能 还原的 删除的工作表将不能被恢复 22 快速选定 WPS 表格区域 在 WPS 表格中 要想在工作簿中快速选定某块区域 只需单击 想选定的区域的左上角单元格 同时按住 Shift 键不放 再单击想 选定的区域的右下角单元格即可 另外 按住 Ctrl 键再用鼠标可任 意选定多个不相邻的区域 事实上选定区域和顺序无关 只需首先 选定矩形区域的一个角的单元格 在按下 Shift 的同时单击对角单 元格 23 备份工件簿 单击 文件 保存 命令 打开 另存为 对话框 按右上角 的 工具 旁的下拉按钮 单击 常规选项 在随后弹出的对话 框中 选中 生成备份 选项 单击 确定 按钮保存 以后修改 该工作簿后再保存 系统会自动生成一份备份工作簿 且能直接打 开使用 24 快速浏览长工作簿 当你浏览一个有很长内容的表格时 按下 Ctri Home 键可以 回到当前工作表的左上角 即 A1 单元格 按下 Ctrl End 键可以 跳到工作表含有数据部分的右下角 25 绘制斜线表头 一般情况下在 WPS 表格中制作表头 都把表格的第一行作为表 头 然后输入文字 不过 这样的表头比较简单 更谈不上斜线表 头了 能不能在 WPS 表格中可以实现斜线表头 下面就是具体的方 法 由于作为斜线表头的单元格都要比其他单元格大 所以首先将 表格中第一个单元大小调整好 然后单击选中单元格 单击 开始 格式 单元格 命令 弹出 单元格格式 窗口 选择 对齐 标签 将垂直对齐的方式选择为 靠上 将 文本控制 下面的 自动换行 复选框选中 再选择 边框 标签 按下 外边框 按钮 使表头外框有线 接着再按下面的 斜线 按钮 为此单元 格添加一格对角线 设置好后 单击 确定 按钮 这时 WPS 表格 的第一个单元格中将多出一个对角线 现在双击第一单元格 进入 编辑状态 并输入文字 如 项目 月份 接着将光标放在 项 字前面 连续按空格键 使这 4 个字向后移动 因为我们在单 元格属性中已经将文本控制设置为 自动换行 所以当 月份 两字超过单元格时 将自动换到下一行 现在单击表格中任何一处 退出第一单元格看看 一个漂亮的斜线表头就完成了 26 禁止复制隐藏行或列中的数据 如果你复制了包含隐藏列 或行 的一个数据区域 然后把它粘 贴到一个新的工作表 那么 WPS 表格把隐藏列也粘贴过来了 要想 避免这种情况 可以选取你要复制的数据区域 然后选择 编辑 定位 命令 单击 定位条件 按钮 出现 定位条件 对话框 选中 可见单元格 选项 再复制和粘贴这个选定区域就会得到你 所希望的结果 二 数据输入和编辑技巧 27 在一个单元格内输入多个值 我们有时需要在某个单元格内连续输入多个数值 以查看引用 此单元格的其他单元格的效果 但每次输入一个值后按回车键 活 动单元格均默认下移一个单元格 非常不便 其实可以采用以下方 法 单击鼠标选定单元格 然后按住 Ctrl 键再次单击鼠标选定此单 元格 此时 单元格周围将出现实线框 再输入数据 敲回车键就 不会移动了 28 增加工作簿的页数 单击 开始 工作表 插入工作表 命令 在弹出的对话框中设 定插入数目 即可在底部看到新名称的工作表 或者也可以在最下 方的工作表标签处 点击 添加新工作表 一个工作簿最多可 以有 255 张工作表 29 将格式化文本导入 WPS 表格 1 在 Windows 记事本 中输入格式化文本 每个数据项之间 会被空格隔开 当然你也可以用逗号 分号 Tab 键作为分隔符 输入完成后 保存此文本文件并退出 2 在 WPS 表格中打开刚才保 存的文本文件 出现 文本导入向导 3 步骤之 1 对话框 选择 分隔符号 单击 下一步 3 在 文本导人向导 3 步骤之 2 对话框中选择文本数据项分隔符号 WPS 表格提供了 Tab 键 分 号 逗号以及空格等供你选择 注意 这里的几个分隔符号选项应 该单选 你在 预览分列效果 中可以看到竖线分隔的效果 单击 下一步 4 在 文本导人向导 3 步骤之 3 对话框中 你可以 设置数据的类型 一般不需改动 WPS 表格自动设置为 常规 格 式 常规 数据格式将数值转换为数字格式 日期值转换为日期 格式 其余数据转换为文本格式 单击 完成 按钮即可 30 快速换行 我们在使用 WPS 表格制作表格时经常会遇到需要在一个单元格 输入一行或几行文字的情况 如果输入一行后敲回车键就会移到下 一单元格 而不是换行 有一个简便实用的操作方法可以实现换行 在选定单元格输入第一行内容后 在换行处按 Alt 回车键 即 可输入第二行内容 再按 Alt 回车键 输入第三行以此类推 31 巧变文本为数字 在工作中 发现一些通过文本文件或其它财务软件的数据导入 WPS 表格中后居然是以文本形式存在的 数字默认是右对齐 而文本 是左对齐的 即使是重新设置单元格格式为数字也无济于事 有一 个办法可以快速地将这些文件转变回数字 在空白的单元格中填入数 字 1 然后选中这个单元格 执行 复制 命令 然后再选中所要 转换的范围 选择 选择性粘贴 中的 乘 你就会发现它们都 变为数字了 或者也可以选中这个列数据 点击 开始 格式 文本转换成数 值 一键转换 32 在单元格中输入 0 值 一般情况下 在 WPS 表格表格中输入诸如 05 4 00 之 类数字后 只要光标一移出该单元格 格中数字就会自动变成 5 4 WPS 表格默认的这种做法让人使用非常不便 我们可以通过 下面的方法来避免出现这种情况 先选定要输入诸如 05 4 00 之类数字的单元格 鼠标右键单击 在弹出的快捷菜单中 单击 设置单元格格式 在接着出现的界面中选 数字 标签页 在列表框中选择 文本 单击 确定 这样 在这些单元格中 我们就可以输入诸如 05 4 00 之类的数字了 33 将数字设为文本格式 不论是否对含有数字的单元格应用了文本格式 WPS 表格都会 将数字保存为数字数据 若要使 WPS 表格将类似零件号码的数字解 释为文本 首先应将空白单元格设置成文本格式 然后键入数字 如果已经输入了数字 那么也可以将它更改成文本形式 方法是 1 选 择含有要设置成文本格式的数字单元格 2 单击 格式 单元格 命令 然后单击 数字 选项卡 3 在 分类 列表中 单击 文本 然后再单击 确定 4 单击每个单元格 按 F2 键 然 后再按 Enter 键重新输入数据 34 快速进行单元格之间的切换 在 WPS 表格中 可以用以下方法实现在一个区域内的快速输入 而不用鼠标来进行单元格之间的切换 方法如下 用鼠标圈定一定区 域后 按 Tab 键可使目标单元格向后移 按 Shift Tab 可向前移 这样就可以在键盘上连续输入一组数据而不需用鼠标 从而提高输 入速度 提示 事实上 采用此方法最大的好处是 在一行的最后 一个单元格 继续按 Tab 则可以转到下一行开始的单元格 在选定 区域最后一行的最后一个单元格继续按 Tab 则会回到选定区域第一 行第一个单元格 同样用 Enter 可以按列输入数据 35 在同一单元格内连续输入多个测试值 一般情况下 当我们在单元格内输入内容后按回车键 鼠标就 会自动移到下一单元格 如果我们需要在某个单元格内连续输入多 个测试值以查看引用此单元格的其他单元格的动态效果时 就需要 进行以下操作 单击左上角 WPS 表格 选项 编辑与显示 取消 选中 按 Enter 键后移动 选项 从而实现在同一单元格内输 人多个测试值 36 输入数字 文字 日期或时间 单击需要输入数据的单元格 键入数据并按 Enter 或 Tab 键即 可 如果是时间 用斜杠或减号分隔日期的年 月 日部分 例如 可以键入 9 5 96 或 Jun 96 如果按 12 小时制输入时间 请在时 间数字后空一格 并键入字母 a 上午 或 p 下午 例如 9 00 p 否则 如果只输入时间数字 WPS 表格将按 AM 上午 处理 37 快速输入有序文本或有规律数字 如果你经常需要输入一些有规律的序列文本 如数字 1 2 日期 1 日 2 日 等 可以利用下面的方法来 实现其快速输入 先在需要输入序列文本的第 1 第 2 两个单元格中 输入该文本的前两个元素 如 甲 乙 同时选中上述两个单 元格 将鼠标移至第 2 个单元格的右下角成细十字线状时 我们通 常称其为 填充柄 按住鼠标左键向后 或向下 拖拉至需要 填入该序列的最后一个单元格后 松开左键 则该序列的后续元素 如 丙 丁 戊 依序自动填入相应的单元格中 有时需要输入一些不是成自然递增的数值 如等比序列 2 4 8 我们可以用右键拖拉的方法来完成 先在第 1 第 2 两个单元格中输入该序列的前两个数值 2 4 同时选中上述 两个单元格 将鼠标移至第 2 个单元格的右下角成细十字线状时 按住右键向后 或向下 拖拉至该序列的最后一个单元格 松开右 键 此时会弹出一个菜单 选 等比序列 选项 则该序列 2 4 8 16 及其 单元格格式 分别输入相应的单元格中 如果选 等差序列 则输入 2 4 6 8 38 快速输入特殊符号 有时候我们在一张工作表中要多次输入同一个文本 特别是要 多次输入一些特殊符号 如 非常麻烦 对录入速度有较大的 影响 这时我们可以用一次性替换的方法来克服这一缺陷 先在需 要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母 如 X 注意 不能 是表格中需要的字母 等表格制作完成后 单击 编辑 替换 命令 打开 替换 对话框 在 查找内容 下面的方框中输 入代替的字母 X 在 替换为 下面的方框中输入 将 单元格匹配 前面的钩去掉 否则会无法替换 然后按 替换 按钮一个一个替换 也可以按 全部替换 按钮 一次性全部替换 完毕 39 快速输入相同文本 有时后面需要输入的文本前面已经输入过了 可以采取快速复 制 不是通常的 Ctrl C Ctrl X Ctrl V 的方法来 完成输入 1 如果需要在一些连续的单元格中输入同一文本 如 有限公司 我们先在第一个单元格中输入该文本 然后用 填充柄 将其复制到后续的单元格中 2 如果需要输入的文本在 同一列中前面已经输入过 当你输入该文本前面几个字符时 系统 会提示你 你只要直接按下 Enter 键就可以把后续文本输入 3 如 果需要输入的文本和上一个单元格的文本相同 直接按下 Ctrl D 或 R 键就可以完成输入 其中 Ctrl D 是向下填 充 Ctrl R 是向右填充 4 如果多个单元格需要输入同样的文 本 我们可以在按住 Ctrl 键的同时 用鼠标点击需要输入同样文本 的所有单元格 然后输入该文本 再按下 Ctrl Enter 键即可 40 快速给数字加上单位 有时我们需要给输入的数值加上单位 如 立方米 等 少 量的我们可以直接输入 而大量的如果一个一个地输入就显得太慢 了 我们用下面的方法来实现单位的自动输入 先将数值输入相应的 单元格中 注意 仅限于数值 然后在按住 Ctrl 键的同时 选取 需要加同一单位的单元格 单击 开始 格式 单元格 命令 打开 单元格格式 对话框 在 数字 标签中 选中 分类 下 面的 自定义 选项 再在 类型 下面的方框中输入 立 方 米 按下确定键后 单位 立方米 即一次性加到相应 数值的后面 41 将 WPS 文字中的表格转换为 WPS 表格工作表 有时需要将 WPS 文字编辑过的表格转换成 WPS 表格工作表 可 利用 WPS 表格的数据库操作 宏操作等功能进行分析 处理 转换 方法非常简单 1 启动 WPS 文字 打开 WPS 文字文档 拖动鼠标 选择整个表格 点击 开始 菜单中的 复制 命令 2 启动 WPS 表格 打开 WPS 表格工作表 单击目标表格位置的左上角单元格 再在 开始 菜单中选择 粘贴 命令 注 若需将老版本的 WPS 表格转换为 WPS 表格工作表 应先将其用 WPS97 WPS2000 WPS Office 或 Word 打开 再进行转换 42 取消单元格链接 将链接单元格格式更改为数值格式就可以取消单元格链接 方 法如下 选择包含链接的单元格 然后单击 复制 按钮 保持该格 处于选中状态 单击鼠标右键选择 选择性粘贴 命令选择 数值 后单击 确定 单元格内容就被单元格实际数值替代 与其它源 文件的链接就删除了 43 插入 和欧元符号 首先选择要插入 的单元格 在字体下拉列表中选择 Marlett 字体 输入 a 或 b 即在单元格中插入了 先 按下 Alt 键 然后利用右面的数字键盘 俗称小键盘 键入 0128 这 4 个数字 松开 Alt 键 就可以输入欧元符号 44 按小数点对齐 有以下两种方法使数字按小数点对齐 1 选中位数少的单元格 根据需要单击 开始 选项卡下 数字 组中的 增加小数位数 按钮多次 将不足位数补以 0 2 选中位数少的单元格 右键单击 选择 设置单元格格式 命令 在弹出的窗口中单击 数字 标签 选中 数值 在右面的 小数位数 中输入需要的 程序就会 自动以 0 补足位数 同样 对于位数多的单元格 如果设置了较少 的小数位数 程序会自动去掉后面的数字 45 在 WPS 表格中快速插入 WPS 文字中表格 1 打开 WPS 文字表格所在的文件 2 打开要处理 WPS 文字表格 的 WPS 表格文件 并调整好两窗口的位置 以便看见表格和要插入 表格的区域 3 选中 WPS 文字中的表格 4 按住鼠标左键 将表格 拖到 WPS 表格窗口中 松开鼠标左键将表格放在需要的位置即可 46 设置单元格字体 选定要格式化的全部单元格或单个单元格中的指定文本 单击 开始 格式 单元格 命令 在 字体 框中 单击所需字体 在 字号 框中 单击所需的字体大小即可 另外 如果某一单 元格中的少量数据不可见 那么可减小这些数据字体的大小 而不 用调整列的宽度 以显示单元格中所有数据 47 在一个单元格中显示多行文字 选定要设置格式的单元格 单击 开始 格式 单元格 命令 在打开的单元格格式对话框中选中 对齐 选项卡下的 自动换行 复选框 即可 48 设置单元格边框 选择要添加边框的所有单元格 点击 开始 格式 单元格 命 令 选择 边框 选项卡 然后在 样式 中选中所需的线型 样式 同时可以在 颜色 中指定不同的颜色 再单击 外边框 按钮 最后单击 确定 按钮即可 要设置含有旋转文本的选定单 元格的样式 点击 开始 格式 单元格 命令 选择 边框 选项 卡 然后使用 预置 下的 外边框 和 内部 按钮 边框应用 于单元格的边界 它会和文本旋转同样的角度 49 设置单元格文本对齐方式 选择要设置文本对齐的单元格 点击 开始 格式 单元格 命 令 单击 对齐 标签 然后根据需要设置文本对齐方式即可 50 输入公式 单击将要在其中输入公式的单元格 然后键入 等号 若点 击了 公式 插入函数 按钮 WPS 表格将插入一个等号 接着输入 公式内容 按 Enter 键 51 输入人名时使用 分散对齐 在 WPS 表格表格中输入人名时为了美观 我们一般要在两个 字的人名中间空出一个字的间距 按空格键是一个办法 但是我们 这里有更好的方法 我们以一列为例 将名单输入后 选中该列 点击 开始 格式 单元格 对齐 在 水平对齐 中选择 分散对 齐 最后将列宽调整到最合适的宽度 整齐美观的名单就做好了 52 隐藏单元格中的所有值 有时候 我们需要将单元格中所有值隐藏起来 这时你可以选 择包含要隐藏值的单元格 点击 开始 格式 单元格 命令 选择 数字 选项卡 在 分类 列表中选择 自定义 然后将 类 型 框中已有的代码删除 键入 3 个分号 即可 提 示 你也许奇怪为什么会这样 其实单元格数字的自定义格式是由正 数 负数 零和文本 4 个部分组成 这 4 个部分用 3 个分号分隔 哪个部分空 相应的内容就不会在单元格中显示 现在都空了 当 然就都不显示了 53 快速隐藏 显示选中单元格所在行和列 在 WPS 表格中隐藏行或列 通常可以通过点击 开始 行和列 隐藏与取消隐藏 选项中的隐藏行或列来实现 或者是选中行号或 列标后通过鼠标右键的快捷菜单来完成 54 彻底隐藏单元格 在很多时候我们会将一些行或列的内容隐藏起来不让别人查看 但是如果用户复制包含隐藏行或列的区域 这样隐藏的内容就会在 粘贴的新的工作表中出现 降低了隐藏效果 如果要想避免这种情 况 我们可以先选中要复制的区域 然后点击 开始 编辑 查找选 择 定位 命令 在打开的对话框中选中 可见单元格 选项 这 样就可以避免上面所发生的情况了 55 用下拉列表快速输入数据 如果某些单元格区域中要输入的数据很有规律 如学历 小学 初中 高中 中专 大专 本科 硕士 博士 职称 技术员 助 理工程师 工程师 高级工程师 等 你希望减少手工录入的工作量 这时我们就可以设置下拉列表实现选择输入 具体方法为 选取需 要设置下拉列表的单元格区域 单击 数据 有效性 命令 从 数据有效性 对话框中选择 设置 选项卡 在 允许 下拉列 表中选择 序列 在 来源 框中输入我们设置下拉列表所需的 数据序列 如 技术员 助理工程师 工程师 高级工程师 并 确保复选框 提供下拉箭头 被选中 单击 确定 按钮即可 这样在输入数据的时候 就可以单击单元格右侧的下拉箭头选择输 入数据 从而加快了输入速度 56 同时在多个单元格中输入相同内容或公式 选定需要输入数据的单元格 单元格可以是相邻的 也可以是 不相邻的 然后键入相应数据 按 Ctrl Enter 键即可 57 快速输入日期和时间 当前日期 选取一个单元格 并按 Ctrl 当前时间 选取一 个单元格 并按 Ctrl Shift 当前日期和时间 选取一个单元 格 并按 Ctrl 然后按空格键 最后按 Ctrl Shift 注 意 当你使用这个技巧插入日期和时间时 所插入的信息是静态的 要想自动更新信息 你必须使用 TODAY 和 NOW 函数 58 在 WPS 表格中不丢掉列标题的显示 你是否希望不论将 WPS 表格电子表格滚动到哪里都能够看到列 标题 这里将介绍一种使列标题总保持可见的方法 选择紧邻列标 题的下一行 点击 视图 窗口 冻结窗格 命令 被冻结的列标题 不会滚动 而且在你移动工作簿的其他部分时 列标题会保持可见 59 查看与日期等效的序列数的值 WPS 表格将所有的日期都作为序列数对待 要查看与日期等效 的序列数的值 通常需要将包含日期的单元格格式更改为 常规 格式 现在有一种快捷方法 选择包含日期的单元格 然后点击 开 始 数据 下的 千位分隔样式 按钮 即逗号形状的按钮 WPS 表 格将会对选择的单元格应用千位分隔样式显示序列数 60 使用自定义序列排序 在 WPS 表格排序对话框中选择主要关键字后单击选项 可以 选择自定义序列作为排序次序 使排序方便快捷且更易于控制 顺 便说一下 排序可以选择按列或按行 如果以前排行的顺序都是选 择性粘贴转置 排完序后再转置 自定义排序只应用于 主要关键 字 框中的特定列 在 次要关键字 框中无法使用自定义排序 若要用自定义排序对多个数据列排序 则可以逐列进行 例如 要 根据列 A 或列 B 进行排序 可先根据列 B 排序 然后通过 排序选 项 对话框确定自定义排序次序 下一步就是根据列 A 排序 61 快速格式化 WPS 表格单元格 如果想要快速访问 WPS 表格中的单元格格式对话框 以更改诸 如字样 对齐方式或边框等 请先选择需要格式化的单元格然后按 下 Ctrl 1 组合键 就可以打开 单元格格式对话框 62 固定显示某列 不少人在工作中用 WPS 表格做工资表时 由于工资表项目很多 往往一行信息不能同时显示在屏幕上 给日常的查询和变动工资输 入带来一定困难 用下面的方法就可以解决这个问题 首先在表格中 单击要冻结列的右边一列 然后点击 视图 窗口 冻结窗格 命令 即可 如果你想撤消此功能 击 视图 窗口 原来 冻结窗格 命令变成 取消冻结窗格 单击它即可 63 在 WPS 表格中快速编辑单元格 如果你希望使用键盘做每一件事 在 WPS 表格电子表格中快速 编辑数据将很困难 因为你会发现自己想对单元格做改动时 经常 需要用到鼠标 其实你可以使用一个快捷键 F2 这样你的手就 不用离开键盘了 下面将教你怎么做 利用箭头键选择要编辑的单 元格 按下 F2 编辑单元格内容 编辑完成后 按 Enter 键确认所 做改动 或者按 ESC 键取消改动 注意 这个技巧在 WPS 表格编辑 超级链接时非常方便 因为如果当你使用鼠标点击单元格的超级链 接时将自动打开 Internet 浏览器窗口 使用键盘可以很容易地编辑 超级链接 64 使用自动填充快速复制公式和格式 想用一种无需输入数字的简单方法在 WPS 表格中填充数字吗 利用自动填充命令 你可以快速向相邻的单元格复制数据 公式或 格式 以下将说明具体的操作方法 选择希望复制的单元格 将光 标移到选中单元格的右下角 光标将变成一个黑色的 号 点击并按 住鼠标右键不放 将光标拖过将要填充的单元格 松开鼠标右键 鼠标右击 在出现的快捷菜单中单击 以序列方式填充 这一技 巧可以在创建电子表格时节省大量时间 65 为单元格添加批注 WPS 表格为方便用户及时记录 提供了添加批注的功能 当你 给单元格进行注释后 只需将鼠标停留在单元格上 就可看到相应 的批注 添加批注的方法是 单击要添加批注的单元格 点击 审阅 批注 新建批注 命令 在弹出的批注框中键入你要批注的文本 输好后单击批注框外部的工作表区域即可 在添加批注之后单元格 的右上角会出现一个小红点 提示该单元格已被添加了批注 将鼠 标移到该单元格上就可以显示批注 66 数据自动输入 在 WPS 表格中 数字 日期和时间等形式的数据可以直接连续 输入 例如 当需要输入 12 10 91 12 10 99 这些连续的日期 可 以先在第一个单元格中输入 12 10 99 然后用鼠标选中该单元格 接着再用鼠标直接拖动单元格右下角的填充柄 按照需要水平向右 或者垂直向下移动 即可自动在相邻的单元格中填充 12 10 91 12 10 92 12 10 99 数据 当然你也可以单击填充柄 选择需要的序列方式 对于数字而言 还可以实现等差数列和 等比数列的连续输入 67 在 WPS 表格中快速计算一个人的年龄 WPS 表格中的 DATEDIF 函数可以计算两单元格之间的年 月或日数 因此 这个函数使得计算一个人的年龄变得容易了 在 一个空白工作表中的 A1 单元里输入生日 用斜线分隔年 月和日 在 A2 单元中输入 type DATEDIF A1 TODAY y 然后按 Enter 这个人的年龄 以年表示 将被显示在 A2 单元中 68 快速修改单元格次序 在实际操作的过程中 我们有时需要快速修改单元格内容的次 序 具体操作方法为 首先用鼠标选定单元格 同时按下键盘上的 Shift 键 接着移动鼠标指针到单元格边缘 直至出现拖放指针箭 头 然后进行拖放操作 上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成 一个水平 工 状标志 左右拖拉时会变成垂直 工 状标志 释 放鼠标按钮完成操作后 单元格间的次序即发生了变化 三 图形和图表编辑技巧 69 创建图表连接符 当你绘制了一些基本图表以后 经常需要用直线 虚线和箭头 来连接它们 并说明图表中的关系 WPS 表格 2012 提供了真正的 图表连接符 这些线条在基本形状的预设位置保持连接 当你移动 基本形状时 连接符与它们一起移动 而不需要你手工绘制它们 要创建连接符 可按以下步骤进行 首先绘制需要连接的基本性状 在 插入 形状 中选择 连接符 并选中需要使用的连接符类型 鼠标指针将变成带有 4 条放射线的方形 当鼠标停留在某个形状上 形状上预先定义的连接点将变成边界上彩色的点 单击希望连接符 连接的点 然后在另一形状的连接点上重复这个过程 70 将 WPS 表格单元格转换成图片形式插入到 WPS 文字中 假如要把 WPS 表格中某些单元格区域转换成图片形式 可先选 中要进行转换的单元格区域 点击右键复制 在 WPS 文字中 点击 右键 选择性粘贴 选择粘贴为位图或者其他属性图片 71 给图表增加新数据系列 有时我们需要对已创建好的图表增加新的数据系列 虽然你可 以重新创建包含新数据系列的图表 但对已经存在的图表增加新数 据系列显得更为简单 方便 使用 数据源 对话框 激活图表 点击图表 右键 源数据 系列 单击 添加 按钮 在 名称 栏 中指定数据系列的名称 在 值 栏中指定新的数据系列 单击 确定 按钮即可 72 快速修改图表元素的格式 通常 我们通过点击 图标工具 菜单或者选定图表元素后单 击鼠标右键 从快捷菜单中选择 图表区格式 命令来对图表元素 进行格式化 其实还有快速的方法 双击图表元素 将会调出此图表 元素的格式对话框 根据选择的图表元素不同 此对话框会有所不 同 73 创建复合图表 复合图表指的是由不同图表类型的系列组成的图表 比如 你 可以让一个图表同时显示折线图和柱形图 创建一个复合图表只需 简单地将一个或一个以上的数据系列转变成其他的图表类型 方法 是 选择某个数据系列 点击 图标工具 菜单 更改图表类型 命令 然后选择你所要应用到数据系列上的图表类型 单击 确定 按钮即可 74 对度量不同的数据系列使用不同坐标轴 有时 你需要绘制度量完全不同的数据系列 如果你使用同样 的坐标轴 那么很可能某个系列几乎是不可见的 为了使得每个系 列都清晰可见 你可以使用辅助坐标轴 要为某个数据系列指定一 个辅助坐标轴 首先要选定图表中的这个数据系列 按右键弹出快 捷莱单 单击 数据系列格式 坐标轴 命令 选择 次坐标轴 选项 75 将自己满意的图表设置为自定义图表类型 WPS 表格中提供了一些自定义图表类型 其实 你可以将自己 创建的图表设置为自定义图表类型 以便以后使用 具体方法为 创 建要设置为自定义图表类型的图表 直到你满意为止 激活此图表 点击 图表工具 菜单 更改图表类型 选择 自定义 选项 将会显示所有用户自定义图表类型的一个列表 单击 添加自定义 图表类型 为你的图表类型输入一个名称和简短的说明 然后单 击 确定 这样你定制的自定义图表类型就被加入到列表中了 76 把图片合并进你的图表 WPS 表格能很容易地把一个图案 图形文件作为组成元素合并 到图表中 使用 图案 对话框 双击某个数据系列 选择 图案 标签 单击 填充效果 按钮 在 填充效果 对话框中选择 图 片 标签 单击 选择图片 按钮 选择一个要使用的图形文件即 可 77 让文本框与工作表网格线合二为一 在 插入 选项卡下 按住 Alt 键 点击 文本框 就能 保证文本框的边界与工作表网格线重合 78 快速创建默认图表 我们知道 创建图表一般使用 图表向导 分 4 个步骤来完成 在每个步骤中你可以根据需要调整各个选项的设置 其实 如果你 想使用默认的图表类型 图表选项和格式而不加修改直接生成图表 的话 有快速的方法 打开包含用来制作图表数据的工作表 选取用 来制作图表的数据区域 然后按 F11 键即可快速创建图表 图表存 放在新工作表图表中 它是一个二维柱形图 79 改变默认图表类型 WPS 表格的默认图表类型是二维柱形图连同一个浅灰色区域 一个在右边的图例以及水平网格线 如果你不喜欢这种默认图表类 型 可以通过以下方法来改变它 点击 图表工具 更改图表类型 命令 选择一个你想作为默认值的图表类型 它可以是标准类型或自 定义类型中的一种 然后单击 设置为默认图表 按钮 确认即可 如果你需要创建很多个同一类型的图表 你就可以通过这种改变默 认图表类型的方法来提高你的效率 80 快速选取图表元素 图表创建好以后 我们还需要对某些图表元素进行编辑和格式 化 图表区包括整个图表和它的全部元素 当你选取图表区后 你 就可以看到 8 个小圆圈 要想调整单个的图表对象 首先必须选取 该对象 然后更改其属性 通过把鼠标指向某一特定图表对象来选 取该对象 可能会很困难 特别是在一个带有许多元素很拥挤的小 图表中 在这种情况下 我们一般可以使用位于 图表工具 选项 卡下的 图表区 下拉列表 从该下拉列表中选取的任何项目 也 就等于在当前图表中选取了那个项目 81 通过一次按键创建一个 WPS 表格图表 这是一个非常老套的 WPS 表格窍门 要想使用键盘快速创建 一个图表 选择你需要绘制的数据并按下 F11 键 WPS 表格将自动 为你创建图表 另外 在选好单元格后按下 Alt F1 你将得到 相同的结果 82 绘制平直直线 在 WPS 表格绘制直线时是不是很难 其实 在应用直线绘制工 具时 只要按下 Shift 键 则绘制出来的直线就是平直的 另外 按下 Shift 键绘制矩形即变为正方形 绘制椭圆形即变为圆形 四 函数和公式编辑技巧 83 巧用 IF 函数清除 WPS 表格工作表中的 0 有时引用的单元格区域内没有数据 WPS 表格仍然会计算出一 个结果 0 这样使得报表非常不美观 看起来也很别扭 怎样才 能去掉这些无意义的 0 呢 1 点击 WPS 表格左上角 WPS 表格 选项 在 视图 选项卡 取消 零值 复选项前的 2 使用 条件格式 设 0 值不显示 选中不想显示 0 值的单元 格区域 在开始选项卡 选择 格式 条件格式 设置条件格式 单元格数据 等于 0 单击 格式 按钮 在弹出 单 元格格式 的窗口 字体 选项卡中单击颜色的下拉箭头选择 白 色 若选定单元格已设置了底色则应选择与底色相同的颜色 单 击 确定 按钮完成设置 84 批量求和 对数字求和是经常遇到的操作 除传统的输入求和公式并复制 外 对于连续区域求和可以采取如下方法 假定求和的连续区域为 m n 的矩阵型 并且此区域的右边一列和下面一行为空白 用鼠标 将此区域选中并包含其右边一列或下面一行 也可以两者同时选中 单击 常用 工具条上的 图标 则在选中区域的右边一列或 下面一行自动生成求和公式 并且系统能自动识别选中区域中的非 数值型单元格 求和公式不会产生错误 85 对相邻单元格的数据求和 如果要将单元格 B2 至 B5 的数据之和填入单元格 B6 中 操作 如下 先选定单元格 B6 输入 再双击常用工具栏中的求和 符号 接着用鼠标单击单元格 B2 并一直拖曳至 B5 选中整个 B2 B5 区域 这时在编辑栏和 B6 中可以看到公 sum B2 B5 单击编辑栏中的 或按 Enter 键 确认 公式即建立完毕 此时如果在 B2 到 B5 的单元格中任意输入数据 它们的和立刻就会 显示在单元格 B6 中 同样的 如果要将单元格 B2 至 D2 的数据之 和填入单元格 E2 中 也是采用类似的操作 但横向操作时要注意 对建立公式的单元格 该例中的 E2 一定要在 单元格格式 对话框 中的 水平对齐 中选择 常规 方式 这样在单元格内显示的公 式不会影响到旁边的单元格 如果还要将 C2 至 C5 D2 至 D5 E2 至 E5 的数据之和分别填入 C6 D6 和 E6 中 则可以采取简捷的方法 将公式复制到 C6 D6 和 E6 中 先选取已建立了公式的单元格 B6 单击常用工具栏中的 复制 图标 再选中 C6 到 E6 这一区域 单 击 粘贴 图标即可将 B6 中已建立的公式相对复制到 C6 D6 和 E6 中 86 对不相邻单元格的数据求和 假如要将单元格 B2 C5 和 D4 中的数据之和填入 E6 中 操作如 下 先选定单元格 E6 输入 双击常用工具栏中的求和符号 接着单击单元格 B2 键入 单击 C5 键入 单击 D4 这时在编辑栏和 E6 中可以看到公式 sum B2 C5 D4 确认后公式即建立完毕 87 利用公式来设置加权平均 加权平均在财务核算和统计工作中经常用到 并不是一项很复 杂的计算 关键是要理解加权平均值其实就是总量值 如金额 除 以总数量得出的单位平均值 而不是简单的将各个单位值 如单价 平均后得到的那个单位值 在 WPS 表格中可设置公式解决 其实就 是一个除法算式 分母是各个量值之和 分子是相应的各个数量 之和 它的结果就是这些量值的加权平均值 88 自动求和 在老一些的 WPS 表格版本中 自动求和特性虽然使用方便 但 功能有限 在 WPS 表格 2012 中 自动求和按钮被链接到一个更长 的公式列表 这些公式都可以添加到你的工作表中 借助这个功能 更强大的自动求和函数 你可以快速计算所选中单元格的平均值 在一组值中查找最小值或最大值以及更多 使用方法是 单击列号下 边要计算的单元格 或者单击行号右边要计算的单元格 单击常用 工具栏上自动求和按钮右边的箭头 并单击要用的公式 然后按 Enter 89 解决 SUM 函数参数中的数量限制 WPS 表格中 SUM 函数的参数不得超过 30 个 假如我们需要用 SUM 函数计算 50 个单元格 A2 A4 A6 A8 A10 A12 A96 A98 A100 的和 使用公式 SUM A2 A4 A6 A96 A98 A100 显然是不行的 WPS 表格 会提示 太多参数 其实 我们只需使用双组括号的 SUM 函数 SUM A2 A4 A6 A96 A98 A100 即可 稍作变换即提 高了由 SUM 函数和其他拥有可变参数的函数的引用区域数 90 在绝对与相对单元引用之间切换 当你在 WPS 表格中创建一个公式时 该公式可以使用相对单元 引用 即相对于公式所在的位置引用单元 也可以使用绝对单元引 用 引用特定位置上的单元 公式还可以混合使用相对单元和绝对 单元 绝对引用由 后跟符号表示 例如 B 1 是对第一行 B 列的 绝对引用 借助公式工作时 通过使用下面这个捷径 你可以轻松 地将行和列的引用从相对引用改变到绝对引用 反之亦然 操作方 法是 选中包含公式的单元格 在公式栏中选择你想要改变的引用 按下 F4 切换 91 快速查看所有工作表公式 只需一次简单的键盘点击 即可显示出工作表中的所有公式 包括 WPS 表格用来存放日期的序列值 操作方法如下 要想在显示 单元格值或单元格公式之间来回切换 只需按下 Ctrl 与 符号位于同一键上 在绝大多数键盘上 该键位于 1 键的 左侧 92 实现条件显示 统计学生成绩时 希望输入 60 以下的分数时 显示为 不及格 输入 60 以上的分数时 显示为 及格 这样的效果 不妨称之 为 条件显示 用 IF 函数可以实现 假设分数在 B3 单元格中 要将等级显示在 C3 单元格中 那么在 C3 单元格中输入以下公式实 现不同的等级 if b3 60 不及格 及格 分 不及格 和 及格 2 个等级 if b3 60 不及格 if b3 90 及格 优秀 分 3 个等级 if b3 60 不及格 if b3 70 及格 if b3 90 良好 优秀 分为 4 个等级 注意 符号为半角 IF 与括弧之间不能有空格 而且最多嵌 套 7 层 五 数据分析和管理技巧 93 在工作表之间使用超级连接 首先需要在被引用的其他工作表中相应的部分插入书签 然后 在引用工作表中插入超级链接 注意在插入超级链接时 可以先在 插入超级链接 对话框的 链接到文件或 URL 设置栏中输入目 标工作表的路径和名称 再在 文件中有名称的位置 设置栏中输 入相应的书签名 也可以通过 浏览 方式选择 完成上述操作之 后 一旦使用鼠标左键单击工作表中带有下划线的文本的任意位置 即可实现 WPS 表格自动打开目标工作表并转到相应的位置处 94 跨表操作数据 设有名称为 Sheet1 Sheet2 和 Sheet3 的 3 张工作表 现要用 Sheet1 的 D8 单元格的内容乘以 40 再加上 Sheet2 的 B8 单元格 内容乘以 60 作为 Sheet3 的 A8 单元格的内容 则应该在 Sheet3 的 A8 单元格输入以下算式 Sheet1 D8 40 Sheet2 B8 60 95 如何消除缩位后的计算误差 有时我们输入的数字是小数点后两位数 但是在精度要求上只 要一位 缩位后显示没问题 但其计算结果却是有误差的 解决方 法是 单击 WPS 表格 选项 重新计算 选中