公司接待工作管理制度

接待工作管理制度 1 目的 为树立公司的良好形象 扩大公司对外联系与交流 使接待工作规范 有序进行 特制定本制度 2 原则 接待工作原则是 服务热情周到 勤俭节约以及统一协调的原则 三 适用范围 本制度适用于公司重大活动 会议等的接待工作 四 管理职责 1 行政服务中心作为公司接待工作的归口管理部门 负责接待工作的安排与管理 拟定重要来宾的接待计划 协调各个部门落实接待任务 提供后勤保障 2 行政服务中心 负责审核接待计划 协调有关接待事项及接待费用 报总监审批 3 公司各部门负责本部门的接待工作 每月统计接待情况报行政服务中心登记备案 同时应完成配合公司分配的各项接待任务 五 分类 为了更好的做好接待任务 对来访嘉宾不同身份和社会地位进行不 同标准的接待划分 1 级接待 公务来访 1 政府职能部门 行业主管部门工作人员来公司检查工作 2 项目合作伙伴重要领导来公司洽谈工作事宜 3 有合作意向的投资项目部 金融机构来公司考察 2 级接待 参观来访 1 各级党政机关领导来公司视察工作 2 各地机关 企事业项目部来公司参观考察 3 重要企业领导来公司参观考察 3 级接待 会议活动来访 应邀前来参加公司会议 活动的各级领导 专家 代理商以及合作伙伴等 4 级接待 其他来访客人 其他来访客人是指与公司业务无关 只是随访人员 包括园区领导带来考察园区情 况的随访人员以及应聘者 注明 按接待对象级别不同和对公司业务的影响不同 分为重要来宾和一般来宾 级及以上来访人员为重要来宾 级及以下为一般来宾 六 招待原则和标准 一 参观接待根据需要安排招待用餐 二 住宿标准 1 一般来访客人安排与公司签订协议的快捷经济型酒店 2 公司领导出面接待的外地重要来宾住宿 则根据公司领导需要安排 1 用车标准 一 一般公务来访 根据情况需安排用车的 由行政服务中心统一调度 二 列入计划的重要来宾来访用车 公司应优先予以保证 车型 驾驶员 用车 天数等内容应事先在接待计划中明确在行政服务中心备案 2 接待规格 重要来宾可安排对应的各中心负责人或者副总裁乃至总裁接待会晤 其他来宾根据 情况由相关人员接待 七 计划和准备 1 行政服务中心在接到公司领导通知或相关业务部门登记的重要来访预约时 应 做书面登记 对重要来宾接待 须在详细了解接待要求的基础上拟定接待计划 排出日 程安排表 报总经理审定后及时通知相关部门和领导 对一般来宾酌情安排对应部门接 待 2 公司各部门在接到重要来访预约后 须填写 接待申请单 见附件 报行政服 务中心 并协助拟定接待计划 需公司领导出面 行政服务中心协调的重要接待一般应 提前 2 天告知行政服务中心 对时间紧迫的临时重要接待任务 可先在电话中请示 并 经总经理同意 在完成接待后补办手续 八 招待内容 重要来访接待计划应载明以下内容 一 接待类别 公务来访 参观 参加会议或其他 二 来宾基本情况 1 来访名称 领导姓名 职务等 2 来访具体时间 人数 当地陪同来访的领导和人数 3 来访的目的和要求 4 在本地逗留的天数 三 具体接待安排 1 明确主要接待的部门 相关配合的部门 接待人员分工及职责 出面接待的领 导和陪同人员 2 参观线路或洽谈 举行活动的场所 3 费用预算报送行政服务中心 由行政服务中心做统筹管理 费用预算应报送财 务服务中心报备审核 九 重要接待计划 一 是否安排车辆接送 二 是否需要会场布置 包括花卉 烟茶 音响设备 投影设备 领导席笺 横幅等 三 是否制作欢迎牌 指示牌 四 是否安排礼仪 五 是否需要邀请新闻媒体和草拟新闻通稿 六 是否安排摄影摄像 七 是否需要准备公司宣传资料 八 是否宴请 包括宴请时间 地点 参加人员 标准 九 是否安排住宿 住宿标准的确定 十 是否安排游览等接待行程 十一 是否需要赠送礼品 十二 其它需要说明的事项 十 接待重要参观来访 主要接待部门应上报行政服务中心 行政服务中心按计划通知参加会晤的领导 陪同人员 落实会晤时间及场所 行政服务中心应作为后勤保障部门应该积极配合 确 保公司环境卫生干净整洁 员工的精神面貌良好以及饭店酒店的预定茶水的准备等一系 列后倾服务保障 十一 接待重要公务来访或会议来访 主要接待部门应上报行政服务中心 行政服务中心根据计划和来宾要求 提前预 订好来宾下榻的宾馆 根据计划预订宴请的酒店 依据所定用餐标准 安排迎合来宾地 方口味的饭菜等 并且根据需要订购礼品等 十二 接待大型会议或活动的来访接待 1 主办部门应事先准备公司简介等相关资料 检查会场水电 桌椅 投影仪 音 响等设施 安排礼仪人员 准备签到册 名片盒等 2 行政服务中心按接待人数调度安排接待所需车辆 并留有余地 须保证车辆清 洁 安全性能良好 公司车辆应服从办公室的统一调度 十三 接待的行为规范 一 仪表 面容清洁 衣着得体 二 举止 稳重端庄 从容大方 三 言语 语气温和 礼貌文雅 四 态度 诚恳热情 不卑不亢 十四 注意事项 1 接待程序中要注意把握迎候时间 提前等候于公司门口或车站机场 帮来宾开 门等 2 接待中涉及机要事务 秘密文电 重要会议 要特别注意保密 接待中既要熟 练介绍公司情况 又要注意内外有别 严守本项目部商业机密 对不宜摄影摄像的场合 应向参观人员说明 3 接待中应厉行节约 精打细算 不摆阔气 不讲排场 不奢侈浪费 十五 招待费用反馈 1 公司各部门接待来宾无特殊情况外应在公司合作协议单位里进行 2 招待任务后 3 天内 招待费用按财务报销流程开具发票报总经理审批 3 对于公司有正面影响的来访任务 媒体宣传中心应及时撰写重要来访信息和拍 摄照片 并将写好的新闻稿审核后以各种途径推送出去 正面宣传公司 4 行政服务中心应将与来访者交流中取得的信息汇总整理 提取其中对公司有价 值的信息交有关部门 根据内容留存价值进行存档 十七 备注 本制度由行政服务中心负责解释和修订 并且本制度自印发之日起施行 招待申请单 申请人 申请部门 招待类型 所属单位 来访目的 人数 是否派车 宴请 所须陪同领导 部门经理签字 行政审核 副总裁审核 总裁批示