《办公室管理》案例分析题

办公室管理 案例分析题 1 新上任的公司职员小马接受领导的指派到机场接一位重要客人 因为是第一次被指 派接受任务 小马特意向领导征询应该注意的事项 考虑到小马刚到单位不久 领导嘱咐 小马对客人一定要热情 大方 礼貌方面更应多加注意 小马一一记在心里 见到客人 小马热情地走上前去 大声说着 欢迎 欢迎 伸手就去接客人的行李 见客人要与自己 握手并躲开小马接行李的手 才慌忙与对方握手 并执意要帮对方拿行李 来到车旁 顺 势将行李放入汽车的行李箱 接着打开副驾驶舱门 引导客人落座 并说 这里视野宽 阔 可以看看沿途风光 而后 自己坐到汽车后排座位上 一路上 小马热情地回答客人 提出的问题 还关切地询问客人所在公司的情况 打听客人的收入 福利和家庭情况 没 多久 小马就觉得客人话语越来越少 客人也不象刚下飞机时那样热情了 小马心里不悦 但又不能表现出什么 请你分析一下小马在礼仪方面有何不当之举 应该怎样做才是正确的 答案 1 握手礼仪 主客之间 应该主人先伸手 2 在替客人拿行李前应征求同意 再行动 3 哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意 4 司机开车 汽车的位次礼仪是 右为上 左为下 后为上 前为下 5 乘坐方面 客人应该坐后排 小马应该坐副驾驶座 6 客人公司的一些内部情况 个人收入 福利和家庭情况等是不合适的话题 7 应该与客人谈一些合适的话题 如天气 风土人情 新闻等 2 教材中关于 向对方要求约会时应注意的事项中 是这样叙述的 向对方要求约会时应注意的事项 a 要获得上司的许可 b 对方如果有文秘人员 一般由文秘人员办理 c 如果用写信的方式 在等到对方收到信后 再打电话给对方的文秘人员以确认 d 要正确告知对方赴约者的姓名 职务 目的 时间 地点 方式 早餐会 午餐会 等 所需要的时间等等 关于日期的确定应该以比较有弹性的说法问对方 你们什么时 候比较方便 这样让对方能够有所选择 e 告知你或上司的联系电话 以便万一约会取消或有所改变时可以马上通知 f 对方越忙越必须早一点联络 时间应尽量有弹性 这是身为文秘人员所应具有的常 识 g 尤其是连续参加两个以上的约会时 要充分考虑路上交通所需要的时间 h 如果上司出差 不要在他回来的当天安排约会 可能会发生飞机误点及其他情况 i 决定时间 地点时 要注意对方的业务情况 工作场所等 一般说来 星期一早上 周末下午每个人都会很忙碌 尽量不要安排约会 即将下班之前的那段时间 公司内也会很忙碌 午餐前后约会则会影响吃饭时间 对方的休息日 节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会 公司有重大活动的那一天不宜安排约会 地点必须选择对方比较方便的地方 地点还应考虑约会的礼仪规格 是否需要保密 是否需要就餐等因素 j 对方不能确定接受时 要求约会的这一方最好再联络一次 k 已经约好且需要预定会议室时 就要立即预约 如果对于该地点没有充分把握 应 该事先调查路线 如何前往 房间大小 桌子的配置等 l 约定好以后 一定要向上司汇报 并填写在日程安排计划表上 如有必要 还应准 备约会所需要的文件资料 m 上司和某人会面后 可能要求文秘人员安排下一次与那人的约会 文秘人员安排 好后 应确保那人清楚地明了约会的时间 并给予了明确的答复后 将此约会记录在你和 上司的日程表上 请将你认为最重要的内容选择出来 用五个必须和五个不宜予以概括 比如 必须获 得上司的认可 不宜在对方休息日安排约会 答案 1 必须获得上司的认可 不宜在对方休息日安排约会 2 必须正确告诉对方赴约者的姓名 职务 目的 时间 地点 方式 所需要的时间 不宜在周一早上 周末下午安排约会 3 必须告知对方你或者上司的联系方式 不宜在午餐前后安排约会 4 必须尽早和对方联络 不宜在公司有重大活动的那天安排约会 5 地点必须选择对方比较方便的地方 不宜在上司出差回来的当天安排约会 3 请对下面发生的情况以及致歉函所涉及的相关内容进行适当分析 美国某花店经理接到一位顾客的电话 说她订购的 20 支玫瑰送到她家的时间迟了一个 半小时 而且花已经不那么鲜艳了 第二天 那位夫人接到了这样一封信 亲爱的凯慈夫人 感谢您告知我们那些玫瑰在很差的情况下已经到达您家的消息 在此信的附件里 请 查 找一张偿还您购买这些玫瑰所用的全部金额的支票 由于我们送货车中途修理的意外 耽搁 加之昨天不正常的高温 所以您的玫瑰我们未能按时 保质交货 为此 请接受我 们的歉意和保证 我们保证将采取有效措施以防止这类事情的再次发生 在过去的两年里 我们总是把您看作一个尊敬的顾客 并一直为此感到荣幸 顾客的 满意乃是我们努力争取的目标 请让我们了解怎样更好地为您服务 您真诚的霍华德 佩雷斯 经理签名 答案 1 这是一位老顾客 所反映的情况应不容置疑 首要考虑的应是怎样补救 2 补救 一是可以接到电话立即派人马上再送 20 支玫瑰 二是给予适当赔偿货款 3 道歉 赔偿只是物质上的表示 道歉更能从心理上表达对顾客的尊重 方式可以 是也打个电话 但是写信则显得更加郑重其事 这封信 先是表示感谢和全额赔偿 其次才解释原因 又不只是就事论事 还提出了 防止以后发生类似事情的保证 最后再联络一下感情 表示了商店对顾客的基本原则和态 度 此信即使是文秘人员写的 也应由经理亲笔签名 以示对顾客的尊重 4 请将下列文件分别组合成三至四个案卷 并拟制案卷标题 1 市教委关于 2008 年招生工作的通知 2 北京广播电视大学关于招生工作校务扩大会议纪要 3 北京广播电视大学 2008 年招生工作计划 4 北京广播电视大学关于 2008 年招生工作的请示 呈市教委 5 市教委关于北京广播电视大学 2008 年招生工作的批复 6 北京广播电视大学校务会议关于调整系主任的决定 7 北京广播电视大学关于调整系主任的通知 8 北京广播电视大学关于做好开学工作的通知 9 北京广播电视大学各系关于开学准备工作的报告 10 北京广播电视大学各系关于加强学生思想工作的报告 11 北京广播电视大学各系关于提高教学质量的报告 12 北京广播电视大学 2008 年度工作总结 答案 案卷一 1 市教委关于 2008 年招生工作的通知 4 北京广播电视大学关于 2008 年招生工作的请示 呈市教委 5 市教委关于北京广播电视大学 2008 年招生工作的批复 标题 市教委 北京广播电视大学关于招生工作的通知 请示 批复 案卷二 2 北京广播电视大学关于招生工作校务扩大会议纪要 6 北京广播电视大学校务会议关于调整系主任的决定 7 北京广播电视大学关于调整系主任的通知 8 北京广播电视大学关于做好开学工作的通知 标题 北京广播电视大学关于招生工作 系主任调整 开学工作的会议纪要 决定 通知 案卷三 3 北京广播电视大学 2003 年招生工作计划 12 北京广播电视大学 2003 年度工作总结 标题 北京广播电视大学招生工作计划 年度工作总结 案卷四 9 北京广播电视大学各系关于开学准备工作的报告 10 北京广播电视大学各系关于加强学生思想工作的报告 11 北京广播电视大学各系关于提高教学质量的报告 标题 北京广播电视大学各系关于开学准备 加强学生思想工作 提高教学质量的报 告 5 文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后 又遇到了负责宣传 的张副经理 小曹又向他作了请示 结果两位领导的意见很不一致 小曹无所适从 两位 领导也因此矛盾加深 孙认为小曹与张关系亲近些 支持过张 认为小曹有意与他作对 而张认为此业务是他引介的 小曹应先同他通气 请你分析小曹这样做对不对 错在哪里 面对这种情况小曹应该怎么办 答案 1 小曹犯了多头请示的错误 遵照领导职权分工 单向请示的原则 既然向 主管领导请示了 就应按孙的意见办 不应多头请示 2 在工作中不应过分亲近或疏远某领导 以至落到尴尬的境地 3 两位领导都作了指示 如果张通情达理 小曹应向他说明只能按职权分工办事 求得谅解后 按孙的意见办 4 如果不能求得谅解时 小曹应向两位领导分别自我检讨 再建议两位商议一个方 法遵照执行 5 如果矛盾不能统一 应向总经理请示 遵照总经理的意见办 并请他对 孙或张作解释 这是文员执行主要决策人的意见 6 某公司聘任文员邹某上班处理邮件时 正巧赶上接听电话 他一手操持电话 另一 手示意送信者把信堆放在已有一些信件的办公桌上 并顺手拿过笔在 收件人 处签了字 打完电话 他急忙把所有的信封都剪开了 忙乱中一封信被剪掉了回信地址的一角 他并 未在意 这时 他抽出所有的信纸 放在一边 而把所有的信封放在了另一边 并开始阅 读邮件 当阅读到写有 亲爱的 一封信时 他意识到拆错了信 匆匆将信装进一 个信封 并用胶水粘了起来 在处理其他信件时 其中有一封急件 觉得应该由上司回信 他把几封信混在一起放在上司的办公桌上 这时 上司把写有美国地址的英文名片递给他 让他打印一个寄往美国的信封 小邹按照以往写信的习惯 把收件人地址 姓名打印在信 封的上面 把公司的地址打印在右下角 你认为小邹处理邮件是否正确 为什么 请讲出理由并说明正确的做法 答案 小邹处理邮件的做法不正确 理由以及正确的做法如下 1 收领邮件应该把以前的信件另外放开 以免混淆 应在清点后才能签字 2 首先应分类 请示上司哪些邮件能拆封 哪些不能拆封 3 不能把回信地址剪掉 检查信封 信纸上的地址 电话是否一致 如不一致 应 打电话询问正确的 再把错误的划去 4 拆错信 应在信封上写上 误拆 并签上自己的名字 封上信口 把信件交给收 信人时向他 她 道歉 5 把交给上司邮件分成最急件 次急件和普通件 不能混捐 6 寄给美国的信件信封地址位置写错了 7 上海某冰箱厂的冰箱畅销全国各地 一天 江苏某城市报上刊登了这家厂的家用冰 箱发生爆炸的消息 几天之内 这种冰箱在当地即无人问津 奇怪的是厂方却未收到该用 户的投诉信或电话 而是记者纷纷上门 厂方决定派一位副厂长带一名技术员 一名文秘人员主动上门访问 调查 在经过周 密的检查之后 技术员始终找不出冰箱爆炸的原因 细心的文秘人员发现户主的神色不太 正常 又发现冰箱内有细小的红色纸片 便向副厂长汇报 副厂长和户主进行了一整天的 耐心 诚恳的交谈 并主动提出了赔偿冰箱和为之保密的条件 户主终于说出了是在冰箱 里藏放了准备过年的鞭炮 其他人不知道 取食品时碰撞所致 幸未伤人 又说是因为邻 居听到爆炸后向居委会报告 引起了媒介的注意才上了报的 查清了原因 副厂长当即与 上海厂方联系 在当地召开了记者招待会 向新闻界说明了真相 隐去了户主的姓名 并 承认了厂方的责任 未在冰箱使用说明书上写明 冰箱内不可冷藏易燃易爆物品 此话引 发出记者们的哄堂大笑 这件事就此喜剧性结束 几天后 这种品牌的冰箱销售量迅速回 升 一台崭新的冰箱也送至那位用户的家中 从这个案例 可以为我们文秘人员的信访工作提供哪些有益的启示 答案 1 信访工作也不完全是被动地等人们写信 打电话或告上门来 文秘人员也 应该注意到社会上的反馈 2 有些事涉及本单位的利益或信誉 应及时向领导汇报 采取主动出击的方法 3 文秘人员虽不是专业人员 不能解决技术性的问题 但是文秘人员应具有细心 敏感的工作方式和作风 能从其他角度帮助领导解决问题 8 某年 3 月 5 日 新欣化工公司的总经理出差了 这次的期限是从 3 月 5 日至 3 月 12 日 预定 12 日上午回来 文员小王负责处理公司的各类邮件 小王从收发室取回了邮 件 其中上司亲启的信一封 一个邮包 总经理办公室收件三封 其中有一封寄自河南分 公司的信总经理曾关照过让销售科科长处理 正好销售科的小李走过办公室 小王说 小李 把这封信交给你们科长 小李把信带走了 小王把总经理亲启件放在总经理办公桌的抽屉里 又拆开总经理办公室收件 一封是 邀请总经理参加定于 3 月 12 日下午的研讨会 小王想 总经理前几天还谈到准备参加这次 研讨会 12 日他正好回来 一定会参加的 于是小王打印了接受邀请的回信 明确告知对 方总经理将参加会议 并替总经理签了名 拆开第二封信 拿出信纸 里面还有两张产品 样品的照片 小王看了信的内容 附件里说明有三张照片 小王不知道如何处理 她把照 片又放回了信封中 小王拆开邮包 发现是产品研发中心为了开发新产品 在前几天订购的新型材料 一 共有五个品种 小王凭印象觉得订购的是三种 多了两种 心想 是供应商主动送来的 不拿白不拿 于是她打电话让研发中心的人取走了 小王处理邮件的做法是否正确 如果不正确 正确的做法应该是怎样的 答案 1 河南分公司邮件转交销售科处理的 应制作签收单 要求小李签名 并注 明时间 2 把上司亲启信件先保存下来 并通知发信人信已收到 告诉对方何时可能得到答 复 3 12 日回来就参加会议不妥当 不宜在总经理出差回来的当天安排活动 4 在回信上应签上自己的职称 某某人的文秘人员 发出前复印一份 留待上司过 目 5 发现附件缺少 应该在信封上写上缺少的附件的名称和数量 接着应及时打电话 或写信与寄信人联系 6 没有订购的东西不能签收 7 在移交邮包里的物品时 要先打印一份清单 注明收到的日期 请接受人员在上 面签字 并保存好 9 爱达公司的丁秘书正埋头起草一份文件 电话铃响了 拿起电话 丁秘书听着对方 的声音 辨别出又是那位推销员朱磊打来的电话 第一次他来电时 丁秘书听着朱磊的自 我介绍 判断这电话不是经理正在等的电话 也不是紧急要事 于是她说 很抱歉 经 理不在 请你留下姓名 地址 回电号码 我会转达给经理的 可对方非要找经理本人不 可 挂断电话 丁秘书就此事汇报了经理 经理听后 告诉她 曾在一次交易会上见过此 人 印象不佳 不想和他有生意上的来往 十天前 朱磊又来了电话 丁秘书说 对不 起 经理仍然不在 我已将你的情况和要求转告经理 目前他非常繁忙 这事以后再说吧 随即 主动挂断了电话 现在 朱磊第三次来电 丁秘书应该怎么办 问题 1 文秘人员接听电话时 首先应做些什么 电话结束后又应该怎么做 2 假如你是丁秘书 针对朱磊第三次来电 你怎样说 3 文秘人员怎样审查来电 具体做法怎样 4 文秘人员替上司审查来电的态度和技巧是怎样的 答案 1 文秘人员接昕电话时 首先应自报家门 挂断电话应遵循 谁先打出谁先 挂 的原则 丁秘书做错了 2 丁秘书在朱磊第二次来电时 就应告知对方经理不想与他联系 在朱磊第三次来 电时 丁秘书应该说 你的事情 我已经与经理汇报过了 对你们的生意经理无意参与 尚未考虑与你联系 请你以后不要来电话了 如果情况有了变化 我会主动与你联系的 谢谢 3 审查来电时应询问对方的姓名 单位 来电事由 回电号码 然后请示上司是否 想与对方通话 如上司同意通话 可打回电或请对方再打过来 如上司不想通话 应想办 法拒绝对方 4 在电话中应怎样既做到为领导 挡驾 又不得在言语 行动上失礼 冒犯对方 10 东华公司办公室人员小沈能讲一口漂亮的法语 小陈则很喜欢打扮 公司明天要 与法国某公司谈判 古总经理叮嘱担任翻译的小沈和作会议记录兼会议服务的小陈要好好 准备 小沈和小陈除了在文本 资料等方面作了准备 还花了一番功夫进行了打扮 正式会谈这天 只见坐在古总经理一旁的小沈衣着鲜艳 金耳环 大颗宝石戒指闪闪 发光 这使得古总身上的那套价值千元的名牌西服也黯然失色 古总经理与法国客商在接待室内寒暄时 小陈拿来了托盘准备茶水 只见她花枝招展 一对大耳环晃来晃去 五颜六色的手镯碰桌有声 高跟鞋叮叮作响 她从茶叶筒中拈了一 撮茶叶放入杯中 这一切引起了古总经理和客商的不同反应 客商面带不悦之色 把自 己的茶杯推得远远的 古总经理也觉得尴尬 谈判中讨价还价时 古总一时性起 双方争 执起来 小沈站在古总一边 指责客商 客商拂袖而去 古总望着远去的客商的背影 冲 着小沈 托你的福 好端端一笔生意 让你给毁掉了 无能 小沈并不知道自己有什么过错 为自己辩解 我 我怎么啦 客商是你自己得罪的 与我有什么关系 小沈和小陈的穿着打扮 言谈举止是否正确 正确的做法应该是怎样的 答案 1 衣着 二位女士穿着打扮不符合特定的会谈工作要求 而且也影响了古总 经理的形象 小陈的穿着打扮干扰谈判 影响工作 破坏工作场所安静 2 卫生习惯 小陈用手拿茶叶 不卫生 引起客商不满 使得谈判一开始就不顺利 3 应变能力 小沈应该对领导的作风 性格有所了解 有针对性地弥补领导的不足 古总经理与客商争执 她应采取补救措施 可以将上司借故引开 并示意上司忍耐些 使 谈判继续 而不是指责客商 4 领导权威 小沈受到上司批评 即使是过头话 也应保持冷静 不反驳 应理解 上司的难处 找适当的机会 用适当的方式说明情况 交流思想和感情 11 新加坡利达公司销售部新聘任了文员陈小姐 试用期三个月 陈小姐大专刚毕业 比较单纯 经理鼓励她努力干 某一天 经理外出了 陈小姐正在公司打字 电话铃响了 陈小姐与来电者的对话如 下 来电者 是利达公司吗 陈小姐 是 来电者 你们经理在吗 陈小姐 不在 来电者 你们是生产塑胶手套的吗 陈小姐 是 来电者 你们的塑胶手套多少钱一打 陈小姐 1 8 美元 来电者 1 6 美元一打行不行 陈小姐 对不起 不行的 说完 啪 挂上了电话 经理回来后 陈小姐也没有把来电的事告知经理 过了一星期 经理提起他刚谈成一 笔大生意 以 1 4 美元一打卖出了 100 万打 陈小姐脱口而出 啊呀 上星期有人问 1 6 美元一打行不行 我知道你的定价是 1 8 就说不行的 经理当即脸色一变说 你被解 雇了 陈小姐哭丧着脸说 为什么 经理说 你犯了五个错 问题 陈小姐被解雇是因为上司说她犯了五个错 分别是什么 她在电话礼仪方面还 犯了哪些错 答案 她犯下的五个错是 1 该问的没有问 指对方情况 手套的需要量 2 该记的没有记录 对方的姓名 公司 电话号码 3 该说的没有说 没有及时向上司汇报 4 不该说的却说了 价格上的自作主张 不向上司请示 5 不懂得保护自己 即使自己自作主张拒绝了对方 犯了错误 也没必要告诉上司 使自己陷入被解雇的境地 她在电话礼仪方面还犯了这些错 1 铃响了没有自报家门 2 不等对方说完 就 啪 挂上电话 12 海金精密仪器有限公司的技术开发部有 8 个工作人员 他们群策群力 花了整整 一年开发了 BRM 系列产品 经广泛宣传 推销 国内外的销路很好 给公司创收了几百 万元 公司总经理为了鼓励部下再接再厉 决定宴请技术开发部的全体成员 具体的时间 地点由总经理秘书卜小姐安排 只是规定了费用总数为 2000 元 问题 1 卜小姐应该安排在什么时间 地点宴请比较好 2 卜小姐用怎样的方式通知技术开发部的成员 3 宴请结束一结帐 只花了 1500 元 对余下的 500 元 卜小姐买纪念品发放好不好 4 除了宴请 卜秘书还可建议用其他方法来鼓励技术开发部吗 效果怎样 答案 1 应安排在本周的星期五下班后宴请 这时一周的工作已经结束 第二天是 休息 晚一点也不影响工作 找个比较安静幽雅的餐馆 包个单间 总经理与大家上下级 可交流感情 2 卜小姐应到技术开发部去向大家表示祝贺 并当场邀请 如果用电话通知 不能 产生亲切感和更理想的气氛 3 宴会快结束时卜小姐可把技术部负责人拉到一边 把 500 元交给他 悄悄说 我和总经理回去后 你们可不受拘束再饮一杯 或找个卡拉 OK 唱唱歌 明天把发票交 给我就行 发放纪念品会给公司其他人员知晓 造成不必要的麻烦 4 可以建议总经理给每人发奖金 还可建议在全体职工大会上表扬技术开发部 这 样可激发其他部门的积极性