9.不符合工作控制程序

程序文件 文件编号 TK 2 09 深圳市太科检测有限公司 版 本 号 第 6 版 修 订 号 第 0 次不符合工作控制程序 颁布日期 2014 年 08 月 01 日 第 1 页 共 8 页 1 目 的 为了及时发现并有效控制检测 检查过程和管理体系运行中的不符合工作 确保在发生不符合工作 时能及时采取纠正或纠正措施 确保检测 检查结果的质量 不断完善管理体系有效运行 特制定本程 序 2 适用范围 本程序适用于公司检测 检查工作过程的管理体系运行 技术运作和支持服务的各环节的不符合工 作的控制和纠正 3 术语和定义 3 1 符合 满足规定的全部或个体的要求 3 2 不符合 未满足某个规定的全部或个体的要求 4 职 责 4 1 总经理负责对严重不符合工作的处理决定的批准 4 2 技术负责人负责技术运作和资源管理中不符合工作的控制 负责组织相关责任部门对不符合项进行 分析 做出处置方法的决定和要求 跟踪确认验证结果 并批准恢复工作的决定 4 3 质量负责人负责管理体系运行和支持服务中不符合工作的控制 负责组织相关责任部门或人员对不 符合项进行分析 做出处置方法的决定和要求 负责识别公司管理体系与资质认可评审准则和标准的偏 离并视其严重性 决定对相关部门和人员的职责开展专项内审 有权中止管理体系的活动 4 4 技术管理部负责维护本程序文件的有效性 负责收集汇总不符合工作的信息 对识别出来的不符合 工作对偏离或违反方针 目标 政策 程序可能造成的责任和风险的严重性和可接受性做出评估和决定 如作出暂停工作 扣发报告和通知客户 组织跟踪验证纠正活动结果的有效性并反馈给技术负责人或 质量负责人 4 5 部门负责人和监督员负责对检测 检查工作的日常监督 对发现的不符合项提出纠正要求 并验证 所实施纠正活动的有效性 4 6 内审员负责内审中发现的技术运作和管理体系活动中违反程序和认可准则的不符合项 并向质量负 责人报告 同时提出纠正活动的要求 4 7 公司所有员工都有责任和权力向技术或质量负责人直至公司总经理报告所发现的任何不符合工作 并提出相应纠正和改进的建议 4 8 技术管理部资料管理员负责归档保存不符合工作的有关记录 5 工作程序 5 1 不符合工作控制流程图 见图 2 09 程序文件 文件编号 TK 2 09 深圳市太科检测有限公司 版 本 号 第 6 版 修 订 号 第 0 次不符合工作控制程序 颁布日期 2014 年 08 月 01 日 第 2 页 共 8 页 图 2 09 不符合工作控制流程图 5 2 鉴别不符合工作的信息来源 5 2 1 可以从检测 检查工作实现过程的各个环节是否符合程序文件 包括作业操作细则 技术方案或 工艺卡等作业文件 的规定和符合客户要求进行鉴别 要求 标书和合同的评审 服务和供应品的采购 客户抱怨及投诉 技术记录控制 采样过程和样品处置 方法及方法确认 计量溯源性或期间核查 结 果报告等方面 5 2 2 是否符合下列资源管理程序的规定 也是鉴别不符合工作的重要方面 员工能力和培训考核 仪 器设备 设施和环境控制 环境保护设施 安全防护措施等 No 客户申诉和投诉 外部审核检查发现 仪器设备不符合 人员能力或操作 存在的改进机会 技术监督员 监督员 消耗材料差错 方法上的问题 环境条件失控 计量溯源失控 原始记录差错 数据处理差错 计算机问题 结果报告差错 质量环境安全控制 内审和管理评审 质量监控 技术验证 外部比对 能力验证 数据分析 不符合的发现 记录 识别 报告 立即纠正并作出处置决定 对不符合项严重性及可接受性进行评估 提出 批准并实施纠正措施 评价所采取纠正或纠正措施的有效性 不符合会再度发生 实施 纠正措施控制程序 Yes 关闭 程序文件 文件编号 TK 2 09 深圳市太科检测有限公司 版 本 号 第 6 版 修 订 号 第 0 次不符合工作控制程序 颁布日期 2014 年 08 月 01 日 第 3 页 共 8 页 5 2 3 质量技术监控活动和数据分析 试验室间比对试验或能力验证活动 日常技术监督活动 客户调 查和反馈的信息 以及内部审核 外部评审检查和管理评审等都能鉴别不符合的信息 5 2 4 是否符合相关法律法规 认证认可机构的评审准则要求 政府监管机构的行业管理规定 是否符 合公司管理体系文件的规定和文件控制的规定等 5 2 5 监督员认真履行其职责权限 记录报告不符合工作 每月提交监督报告给技术管理部 5 3 不符合工作的分类 根据不符合工作对检测或检查结果 管理体系有效运行的影响程度和可能造成的后果 将不符合分 为轻微不符合 一般不符合和严重不符合 5 3 1 轻微不符合 偶发的 孤立的对检测或检查结果质量没有直接影响的不符合工作 如记录更改不规范 报告没有 标明日期等 5 3 2 一般不符合 非偶然性的不符合 但对检测或检查结果和工作质量 管理体系有效运作没有产生严重影响的 如 果一般不符合工作反复发生 则可能上升为严重不符合项 如经常发现的一般不符合项有 a 设备未按期校准或期间核查 b 试剂或标准物质已过有效期 c 对内审中发现的不符合项采取的纠正措施未经验证 d 检测或检查活动中某些环节操作不当 e 原始记录信息不完整 无法再现原有试验检测 检查过程等 5 3 3 严重不符合 影响公司诚信或显著影响技术能力 检测或检查结果准确性和可靠性 以及管理体系有效运作的不 符合 严重不符合项往往与公司的诚信和技术能力有关 存在体系性或文件化不符合 例如 a 存在原始记录与报告不符 且原始记录不真实或不能提供原始记录 有篡改数据嫌疑的 b 公司缺少相应的关键设备或设施 或人员能力不足 对外承担开展检测或检查活动 c 存在不做试验检测或检查 而直接出具报告 d 公司对检测或检查活动未实施有效的质量控制 e 公司管理体系某些环节失效 与认证认可评审准则或行业管理规定严重不相符或缺失某项要素的 f 存在故意违反认证认可机构管理要求 如超范围使用认可标识 涉及的报告数量较大 g 公司发生重大变化不及时通知资质认证认可机构 如法人 地址 关键技术人员等变动 5 4 不符合项的鉴别和记录 5 4 1 管理体系内审活动中发现的不符合项按 内部审核程序 规定执行 5 4 2 各部门技术人员和技术监督员对本部门技术活动中出现的不符合项填写到 不符合工作处理记录 程序文件 文件编号 TK 2 09 深圳市太科检测有限公司 版 本 号 第 6 版 修 订 号 第 0 次不符合工作控制程序 颁布日期 2014 年 08 月 01 日 第 4 页 共 8 页 中 报技术管理部对其严重程度和可接受性予以鉴别 由技术负责人审批处理意见 5 4 3 监督员对项目 人员工作实施监督时 对发现的工作过程中偏离管理体系文件规定 未按技术标 准或作业指导文件进行检测 检查 原始记录及报告抽查等不符合项 应对当事人或责任部门立即提出纠 正要求 填写 不符合工作处理记录 报技术管理部对其严重程度和可接受性予以鉴别 5 4 4 当公司员工发现或识别偏离 欠缺和不符合工作已经形成或可能时 应当立即向部门负责人报告 由相关负责人组织查明事实的真相 判断偏离或差错的严重性 并立即采取纠正活动 发现人应填写 不符合工作处理记录 报技术管理部对其严重程度和可接受性予以鉴别 5 5 不符合工作评价 5 5 1 发现不符合工作的信息传递方式 5 5 1 1 口头方式 有关人员在发现检测 检查工作过程不符合不符合程序或客户的要求时 应及时提出纠正建议 并 立即以口头方式向责任部门负责人报告 对于轻微的 容易消除的 或急需解决的不符合工作 管理人 员或监督员在其职责范围内可用口头方式向有关责任人员提出纠正命令 并在 不符合工作处理记录 中予以记录 5 5 1 2 书面方式 当不符合工作偏离程序或偏离客户要求较严重时 一般采用书面方式 发现人员应及时提出纠正建 议 并立即以口头方式向责任部门负责人报告 发现人需要填写 不符合工作处理记录 的不符合工作 陈述栏 并提交技术管理部 技术管理部对不符合的严重性和可接受性进行评价后 对属于技术运作和 资源管理的不符合交技术负责人处理 属于管理体系运行和支持服务的不符合交质量负责人处理 5 5 2 对鉴别出的不符合工作 技术管理部负责人应对不符合项对检测或检查结果 管理体系有效运行 的影响程度和可能造成的后果 对其严重性和可接受性进行评价 5 5 3 不符合工作评价方式 a 部门负责人和监督员组织进行评价 此种方式适合于轻微不符合和一般不符合 b 由技术负责人或质量负责人组织进行评价 可邀请多个部门代表或专业技术人员参加 此种方式 适合于比较严重的不符合工作 5 6 纠正和处置决定 5 6 1 对不符合工作进行纠正和提出处置决定的职责和权限 a 总经理 批准终止检测 检查合同并取消检测 检查工作 b 技术负责人 有权对与技术运作和资源管理有关的不符合 程序和客户要求的 检测 检查工作 进行立即纠正 包括暂停检测或检查工作 扣发报告 恢复工作 批准实施纠正措施 c 质量负责人 有权对与管理体系运行管理和支持服务有关的不符合 程序和客户要求的 检测 检查工作进行立即纠正 决定对相关部门和人员的职责开展专项内审 有权中止管理体系的活动 批准 程序文件 文件编号 TK 2 09 深圳市太科检测有限公司 版 本 号 第 6 版 修 订 号 第 0 次不符合工作控制程序 颁布日期 2014 年 08 月 01 日 第 5 页 共 8 页 实施纠正措施 d 部门负责人和监督员 有权对与本职责范围内的不符合 程序和客户要求的 检测 检查工作进 行纠正 包括暂停检测或检查工作 扣发报告 组织实施纠正措施 e 检测 检查人员有责任和权力提出纠正和暂停不符合检测或检查工作的建议 5 6 2 对判别为轻微不符合项的由监督员或部门负责人采用口头警告并直接通知责任人立即进行纠正 技术管理部应将纠正结果填写到 轻微不符合项纠正记录表 5 6 3 对判别为一般不符合项的应立即纠正 并视情况制定纠正措施 纠正措施经技术负责人或质量负 责人批准后由相关责任部门组织实施 技术管理部或监督员需对其跟踪验证 经验证结果表明纠正措施 有效后才能关闭 批准恢复检测 检查工作 如果一般不符合检测 检查工作已完成 并已编制完成报 告 则必须扣发报告 按照 复检管理程序 重新进行试验检测 检查和编制报告 如果报告已发给客 户 还应通知客户 收回已发报告 换发新报告给客户 原报告作废 从暂停工作到恢复工作的过程 相关人员应填写 不符合工作处理记录 并签名 如果验证结果表明不符合工作可能再度发生 或对其 程序的符合性产生怀疑 应立即执行 纠正措施控制程序 5 6 4 对判别为严重不符合项的应立即停止检测 检查工作 启动 纠正措施控制程序 组织责任部门 负责人和相关专业技术人员对不符合项进行原因分析 制定纠正措施 出现严重不符合工作要向总经理 报告 技术负责人提出取消检测 检查工作的建议 报总经理批准 5 6 5 取消检测 检查工作必须征得客户同意 并执行 要求 标书与合同的评审程序 5 7 对于客户或相关方的申诉和投诉中发现的不符合项 技术管理部应填写 申诉和投诉处理单 并采 取相应纠正措施后 按照 申诉和投诉处理程序 规定处理后回复客户 5 8 公司员工有责任立即纠正自己发现的不符合工作环节 如果不符合工作已对客户或相关方产生不良 影响 应及时采取补救措施 情况严重时应及时取得部门经理及有关人员的协助 并上报公司领导解决 5 9 技术管理部负责建立保存实施不符合工作所引出的所有记录资料 每年汇总归档保存 重大处置的 相关记录应作为下次管理评审的输入 6 相关文件 6 1 要求 标书与合同的评审程序 TK 2 04 6 1 申诉和投诉处理程序 TK 2 08 6 2 纠正措施控制程序 TK 2 10 6 3 内审管理程序 TK 2 13 6 4 复检管理程序 TK 2 54 7 质量记录 7 1 不符合工作处理记录 TK 2 09 01 7 2 轻微不符合项纠正记录表 TK 2 09 02 程序文件 文件编号 TK 2 09 深圳市太科检测有限公司 版 本 号 第 6 版 修 订 号 第 0 次不符合工作控制程序 颁布日期 2014 年 08 月 01 日 第 6 页 共 8 页 7 3 申诉和投诉 处理单 TK 2 08 01 第 7 页 共 8 页 不 符 合 工 作 处 理 记 录 编 号 管理编号 TK 2 09 01 6 0 发生不符合工作的环节及问题描述 不符合标准 手册 程序 含条款号 发现人 发现日期 采取的纠正活动 相关负责人 日期 不符合发生在 技术领域 管理领域 不符合性质 体系不符合 运行不符合 效果不符合 严重性评价 轻微不符合 一般不符合 严重不符合 不符合可能涉及 安全 环保 法律 客户经济利益 技术管理部 日期 是否通知客户 不需要通知客户 需通知客户 技术管理部 日期 可接受性 暂停工作 扣发报告 其他 技术管理部 日期 是否需要执行纠正措施程序 不需要 需要执行纠正措施 质量负责人 日期 是否恢复工作 批准恢复 暂不批准 继续整改 技术负责人 日期 对采取的 纠正或 纠正措施的验证结果 结果有效 结果无效 重新整改 技术管理部 日期 第 8 页 共 8 页 轻 微 不 符 合 纠 正 记 录 表 编 号 年号 年 管理编号 TK 2 09 02 6 0 序 号 日 期 检测项目 样品名称 部门 人员 事实描述 纠正活动 实施情况 记录人