国内出差管理办法

作者:夏莉签名： 初审人：夏莉签名：体系及流程审查：复审：(请以下的部门/岗位进行复审)部门/岗位复审签名及日期部门/岗位复审签名及日期总经理行业应用营销部总经理助理公开市场营销部董事长特助外事组研发部市场部品质部商务部工程部技术服务部PMC部人力资源部采购部行政部财务部IT组批准人：董事签名:日期：更改记录版 次更改内容修订人生效日期V1.0首次发行夏莉2014-10-101 目的 根据公司实际发展情况，本着“安全高效，合理支出、鼓励节约”的原则，特制定员工的国内出差管理规定。各部门应本着“厉行节约，提高效率”的原则，提高出差解决问题的效率，减少不必要的出差、无效出差，避免重复出差等情况。2 适用范围 适用于公司全体员工国内出差。3 职责权限 3.1财务部：各项明细费用及相关单据的审核与计算,制度规定的解释权限。3.2人事部：核定实际出差天数、出差人员的籍贯及费用审批权限。3.3行政部：负责公司内部订购机票或重要客户订购机票事宜。4 术语定义 无5 工作程序5.1 出差时间及城市标准的规定5.1.1 出差时间规定： 出差当天往返，按一天支付伙食补贴和交通费补贴；出差非当天往返的，以实际出差时间计算，每24小时为一整天，未达8小时的，按半天计算。5.1.2 出差城市标准规定 出差差旅费及交通费补贴的城市类别，以出差目的地城市类别为准。具体城市分类标准如下：特区： 北京、上海、广州。一类城市： 指各省会城市； 再加上青岛、苏州、常州、无锡、珠海、大连、厦门、宁波等经济发达地市。地市及以下： 指各地级市及地区中心城市及以下地区。5.2 乘坐交通工具及有关的规定5.2.1 考虑“安全高效”，“合理之处”为原则，标准内实报实销。5.2.2 部门经理（含）及以上人员，火车12小时以上方能到达的区域可以选乘坐飞机。5.2.3 部门经理级以下的员工，不得乘坐飞机；有特殊情况需乘坐飞机的，需事先书面报总监审批；总监审批同意超标准乘坐交通工具者，在途补贴据实计算。标准见职务等级体系分类（见附件一）及交通工具乘坐标准（见附件二）。5.2.3.1 军警销售部由于其销售渠道特殊性，区域销售经理如遇紧急出差，目的地乘坐火车超出10个小时的，如机票低于5折，可选乘飞机以提高工作效率。5.2.4 乘坐火车卧铺的条件：夜间乘车六小时以上或需连续乘车十二小时以上。夜间乘车指8:00PM-7:00AM。5.2.5 未经审批同意超标准乘坐交通工具者，交通费只能按公司规定的标准报销，超标部分自己承担。5.2.6 出差期间凡遗失车、船票等相关票据者，须写书面说明，经同行出差人员证明或所在部门负责人确认，并经财务部审核，按实际费用的50%报销，对实际费用超过规定标准的，按规定标准的50%给予报销，并由申请人提供其它同等价值或更高价值类型的发票代替。5.2.7 出差人确定出差行程，需要乘坐飞机，必须提前一周以上（军警销售部可根据实际业务紧急情况至少提前三个工作日）填写机票申请单，经部门经理审核，销售总监核准后，由订票负责人相应的出差申请单统一订票。飞机航班尽量选择出发日期当天最早/最晚一班的时间点，以避免耽误正常工作（如当天其他时间点航班价格低于最早/最晚航班价格，则说明情况，选择价格最优航班）。负责订票人必须要先取得所订机票航班、电子票号、票价，财务审核后，支付机票款。由于个人原因更改行程，造成的退票费、改签费等由个人承担；其他车船票，出差人员自己订购。5.2.8 凡公司统一订购机票的，出差人员应到机场对应航空公司打印所乘飞机电子客票，回公司交财务部。如果在机场不能够打印行程单，要保留好登机牌并在报销单上注明不可打印行程单的字样并注明原因。未按照以上规定执行的（视同票据遗失处理，详见5.2.6），按半价从出差报销费用中扣除。5.2.9 具体的机票订购流程及规范按照国内外机票订购管理办法执行；5.2.10 公司已为公司职员统一购买意外险，公司不再报销各种交通保险费。5.2.11 出差人员经批准后因私事绕道、携带亲友而增加的开支自理，绕道增加的包干补贴也扣除；5.2.12 未经同意而私自绕道，不予报销任何差旅费用及出差包干补贴。5.3 报销住宿费及出差补贴相关规定5.3.1 对于外派人员不视为出差，不享受出差补贴或驻外津贴，仅路途时间给予补贴。5.3.2 出差住宿费报销规定5.3.2.1 住宿费标准（见附件四）。5.3.2.2 出差人员住宿费报销，实际住宿费在标准以内的，按实际住宿费票据报销，实际住宿费超出公司标准，按公司的标准报销。不予以报销在酒店期间的其他费用，如个人洗衣费、私人酒店消费、 费等各项费用。5.3.2.3 公司员工实际住宿费低于公司标准的，标准内实报实销。5.3.2.4 同性二人或以上公司员工在同一地出差，应以两人为单位入住标准间(依次类推)，凡两人同住标准间的，以其中职位较高的一人的标准作为住宿报销标准,且报销时必须注明合住人员名单。5.3.2.5 对非同一时间到达同一目的地情况，后到达者，安排入住同一房间（同性别）。5.3.2.6 如果出差地点为自己家（或父母家）所在地，原则上剔除住宿费一项不予报销（报销时由人事组核准出差员工籍贯）。5.3.2.7 住宿发票在背面一律要备注人员、时间、地点及宾馆或旅馆的名称及联系 ，财务部有权对不实的出差费用向员工出差居住地酒店直接以 或信函查询，如有虚假行为，不予报销并给予严肃处理。 5.4 出差交通补贴、伙食补贴报销规定交通费实行实报实销（的士费除外，特殊情况打的的需要实际情况并事先或事后有经理或以上人员同意即可）、伙食补贴实行限额包干，按出差的实际天数计发或提前预支，具体包干标准（见附表五）。5.4.1 带车出差的剔除交通费一项不实行补贴。（自带可按补贴给）5.4.2 员工出差期间,因公需要请客用餐和购物送人等各种规定之外的开支,必须由同行级别最高者事前提出申请,经领导审批后生效。招待费标准参照招待费管理规定及军警销售部招待费管理办法。5.4.3 经理级（含）以上人员出差期间的各项交通费(含出租车费用)据实报销。5.4.4 其他人员出差期间如工作需要乘坐出租车，提前与部门经理申请（可通过微信、短信等有据可查的方式），报销时注明乘坐原因、事由，财务核实后予以报销。5.4.5 员工在本市内工作出差，可先去行政登记拿交通卡乘车；行政确认无卡后的给予报销市内交通费。5.5 出差期间工作汇报规定 出差人员每天在当晚以邮件或OA形式向直属领导汇报当天的工作情况及第二天的工作计划，并抄送给上级分管领导。对于未汇报或未及时汇报者，公司将视情况给予责任人2-10分的绩效扣分。5.6 员工外出参加会议、培训、考察报销规定5.6.1 员工外出参加会议、培训、考察的，期间不报销各项出差补贴，住宿和伙食由公司或主办单位统一安排；未安排食宿的，可在标准内报销住宿费和餐饮费。员工外出参加外部会议的,会议期间食宿未做统一安排的,可按公司相应规定报销。5.7出差申请和报销审批程序出差人员出差前需提前一天以上填写出差申请单，并提供出差计划书（包括出差时间、地点、目的及出差工作计划及安排），完成纸档/OA内流程规范的领导审批流程，否则不予批准；遇特殊情况，营销总监/总经理审批。出差申请单作为预支差旅费及报销差旅费的事前控制凭证及财务报销的依据。财务人员根据有效的出差申请单审核报销票据，计算填写其应发的各种补贴。 5.8 差旅费费用报销其他事项提供出差计划书，如实反馈出差效果，并提供新开发客户的详细资讯（包括新客户全称、公司 、公司 、联系人、联系人 、公司地址、合作意愿等）给销售会计及销售部文员存档。所有出差人员在出差回公司7个工作日内到财务办理报销手续，多余款项交财务部（外驻人员出差每月10日前将上月报销单据交到公司财务部），对未按财务规定时间报销每超一天按报销金额扣1%。特别强调：所有出差人员外出费用单背面一定要出差同行人员签名确认(如果是一个人出差，出差人自己要在费用单上确认签名），备注具体消费内容、日期，如果没有相关人员确认，财务不给予报销，按日期发生顺序记录消费清单，报销时对应分类贴好相关票据（火车费、住宿费、市内交通费、招待费、其它杂项费）。出差期间遇法定节假日不作加班处理但可做适当调休，如出差人有异议，可以放弃出差安排；否则一经出差，视为认可此条款。出差期间发生招待费用及特批费用一定要事先申请，并附出差总结，否则财务不予报销。报销招待餐费等需注明发生时间、地点、事由、客户当事人及陪同人员等。出差借款需知：出差人员出差借款额度为预计出差费的50%，最高不超过4000元，特殊情况需总经理审批。报销时需填写出差申请单上的出差行程，包括连续的出差起止日期出差地点出差天数等项目，并提供报销统计表单。总监（含）以上级别人员出差费用实报实销。5.9本规定自2014年10月10日起开始执行。附录/附则 如下：附表（一） 职务等级体系（注：该表所列职务体系仅供财务核销费用时使用） 深圳九星智能科技职务表类别代码职位参考职位A总监以上人员董事；副总经理；总监；B经理人员部门经理；行业经理C业务人员各区域业务人员；其他人员注：本职务级别分类仅适用于国内出差时乘坐交通工具、住宿、伙食及交通补助标准的计算，以上职务以公司总经办的最新任命通知为准，未经正式任命的，一律按C级核销补贴等相关费用。附表（二） 乘坐交通工具规定职 级 代码飞机高铁火车A/B经济舱一等座硬卧C经济舱二等座硬卧注: 乘坐火车卧铺的条件：夜间乘车六小时以上或需连续乘车十二小时以上。夜间乘车指8:00PM-7:00AM。乘坐飞机条件：乘坐火车连续超过12个小时的或飞机票五折以内的。总监级（含）以上不受此条件限制。注：1、公司员工主动降低标准乘坐火车和轮船，奖励的金额为其降低等级后的实际票据金额（不含订票费）乘以奖励百分比。2、无法搭乘火车而改乘汽车出差的，按实际车票核销，不属于降低等级奖励标准范围。附表（三） 住宿费最高标准职级代码住宿费标准特区一类城市地市A400350300B350300250C300250200注：1、 以上均不享受住宿节约补助； 2、推荐：如家、汉庭（快捷）、7天、英泰168酒店等连锁酒店；3、如需接见、招待重要贵宾，可以定4星级以上酒店，上限1000元/标间，需经总经理审批后方可执行。附表（四） 伙食补贴级别伙食补贴/天特区一类城市地市A/B/C1008070注：1、以上为出差期间每天包干的伙食单项补贴标准；2、 员工出差按规定可乘坐飞机的，除交通补贴之外另行据实报销市区-机场来回民航大巴费用；附表（五）：出差申请单出差申请单所属部门： 申请日期：出 差 人职位职位代理人出差地点联系 出差日期2014 年 月 日 时 至 2014 年 月 日 时止出差时间机票申请是 否同行人员出差事由业务 会议 培训 其他_出差行程安排起止日期到达地点公司名称联系人联系 办理事项至至至至出差申请人部门负责人副总填表说明：出差申请单必须提一周申请，遇特殊情况，总经理审批。按表格要求一项一项填写清楚，所填写内容要真实，字迹工整，所有审批手续要完备。出差前申请单需交行政，确认出差时间。报销费用必须附上此出差申请单。对于所填写内容不实者，均不予报销。附表（六）：差旅费报销单差旅费报销单报销部门 填报日期： 年 月 日姓 名职 别出差事由出差起止日期自 年 月 日起至 年 月 日止共 天附单据 张日期起讫地点天数机票费车船费市内交通费住宿费出差补助住宿节约补助其他小计月日合计总计金额（大写） 万 仟 佰 拾 元 角 分 预支 元 补助 元负责人 会计 出纳 审核 部门主管 出差人备注：需要申请机票的请填写“附表七”机票申请表附表（七）：机票申请表机票申请单所属部门： 申请日期： 申请人职位随同人员出差事由航班号航程日期数量单价单价折扣点点点机场建设费总价合计-订票经办人财务核价人部门负责人总经理备注填表说明：申请人必须逐项真实填写机票申请单的内容，相关手续审批完毕后转交商务部，同时申请人、随同人员，必须提供身份证复印件。附表（八）：招待费申请表招待费申请表 申请部门：申请人：日期： 年 月 日被招待人员单位名称/姓名/职务申请招待时间、地点及事由陪同人员客户类型：潜在客户 代理商 VIP客户 其他： 招待标准：一般招待 VIP招待 用餐总人数： 人 用餐总费用： 元接待负责人审核人核准人备注：1、业务招待费申请：须事前申请、审批，事后补签无效。2、此表由招待部门(人员)填写，部门经理审核，必须公司部门总监或总经理审批签字后生效，签核只需签至经办人上级起。3.、费用最高标准参照招待费管理办法；如有特殊业务，超过报销标准的费用申请,须写明费用金额及原因,经总经理/董事批准后生效。4、业务招待费的报销，以实际发生金额为准，报销发票后面必须注明业务发生地点、时间，被招待单位（人员），陪同人员签字确认。 5、此表将做为报销凭证的附件，必须填写清楚、签核完整。JX -D-FI001 (REV: 1.0)