会计凭证与会计账簿综述

编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第42页 共42页第六章会计凭证本章主要内容：会计凭证(原始凭证和记账凭证)的概念、种类、基本内容、填制和审核的要求、错误更正以及传递保管的方法。第一节会计凭证的概念、意义和种类一、会计凭证的概念任何单位办理一切经济业务，都要经办人员或有关部门填制或取得能证明经济业务内容、数量、金额的凭证。正确地填制和审核会计凭证，是会计核算的基本方法之一，是进行会计核算工作的起点和基本环节，也是对经济业务进行日常监督的重要环节。会计凭证是记录经济业务事项发生或完成情况的书面证明，也是登记账本的依据。它包括几方面的含义：(1)首先，会计凭证是表明经济业务已经发生和完成的证据 (过去的交易或事项);(2)其次，会计凭证是登记账簿的依据;(3)再次，会计凭证是明确经济责任，具有法律效力的书面证明。二、会计凭证的意义主要体现在以下三个方面：(一)记录经济业务，提供记账依据通过会计凭证的填制和审核，可以如实反映各项经济业务的具体情况。但是，会计凭证只是对经济业务所做出的初步归类记录。要全面反映经济活动情况，还必须对经济业务在账户中做出进一步归类和系统化的记录。任何单位都不能凭空记账，登记账簿必须以经过审核无误的会计凭证为依据。(二)明确经济责任，强化内部控制由于每一项经济业务都要填制或取得会计凭证，并由有关部门和人员签章，从而明确了有关部门和人员的责任，这必然增强经办人员以及其他有关人员的责任感，同时也有利于今后发现问题时查明责任归属。(三)监督经济活动，控制经济运行通过会计凭证的审核，可以检查企业的每一项经济业务是否符合国家有关政策、法律法规和制度等规定，是否符合企业计划和预算进度，是否有违法乱纪、铺张浪费等行为，监督经济活动的真实性、合法性、合理性。及时对经济活动进行事中控制，保证经济活动健康运行，从而严肃财经纪律，有效地发挥会计的监督作用。三、会计凭证的种类会计凭证按其填制的程序和用途的不同来划分，可以分为原始凭证和记账凭证两类。【例题1单选题】会计凭证按其( )的不同，分为原始凭证和记账凭证。A.填制的程序和用途B.填制的手续C.来源D.记账凭证答案A第二节原始凭证一、原始凭证的概念原始凭证又称单据，是在经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录或证明经济业务的发生或完成情况的原始凭据。后面的记账凭证编制要求：除了结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须后附原始凭证。它是会计核算的原始资料和重要依据。原始凭证的质量决定了会计信息的真实性和可靠性。二、原始凭证的种类(注意例子，一般容易出选择题)(一)原始凭证按其来源的不同，可以分为外来原始凭证和自制原始凭证1.外来原始凭证外来原始凭证是指在经济业务发生或完成时，从其他单位或个人直接取得的原始凭证，如购买材料时取得的增值税专用发票、银行转来的各种结算凭证、对外支付款项时取得的收据、职工出差取得的飞机票、车船票等。2.自制原始凭证自制原始凭证是指由本单位内部经办业务的部门或人员，在执行或完成某项经济业务时自行填制的、仅供本单位内部使用的原始凭证，如企业购进材料验收入库时，由仓库保管人员填制的收料单、车间或班组向仓库领用材料时填制的领料单，还有限额领料单、产品入库单、产品出库单、借款单、工资发放明细表、折旧计算表等。【例题2多选题】下列凭证属于外来原始凭证的有( )。A.付款收据B.银行转来的各种结算凭证C.工资发放明细表D.出差人员车票答案ABD(二)原始凭证按照填制手续及内容不同，可以分为一次凭证、累计凭证和汇总凭证1.一次凭证(只填一笔经济业务)一次凭证是指一次填制完成、只记录一笔经济业务的原始凭证。一次凭证是一次有效的凭证。外来的原始凭证一般都是一次凭证;在自制的原始凭证中，大部分都属于一次凭证。如材料、产品入库时，仓库保管人员填制的“领料单”;支付工资的填制的“工资单”;还有收据、发货票、销货发票、收料单、银行结算凭证等。2.累计凭证(一次一次填多笔经济业务)累计凭证是指在一定时期内多次记录发生的同类型经济业务的原始凭证。其特点是，在一张凭证内可以连续登记相同性质的经济业务，随时结出累计数及结余数，并按照费用限额进行费用控制，期末按实际发生额记账。累计凭证是多次有效的原始凭证。这类凭证的填制手续是多次进行才能完成的。它一般为自制原始凭证，最具有代表性的累计凭证是“限额领料单”。3.汇总凭证(一次性综合填多笔经济业务)汇总凭证也称原始凭证汇总表，是指对一定时期内反映经济业务内容相同的若干张原始凭证，按照一定标准综合填制的原始凭证。它也是一种自制的原始凭证。如收料凭证汇总表、发出材料汇总表、工资结算汇总表、差旅费报销单、销售日报等。值得注意的是，有些原始凭证单据不是原始凭证，由于它们不能证明经济业务已经发生或完成情况、不能作为编制记账凭证和登记账簿的依据，如：用工计划表、材料请购单、经济合同、银行存款余额调节表、派工单等。(三)原始凭证按照格式不同，可以分为通用凭证和专用凭证1.通用凭证通用凭证是指由有关部门统一印制、在一定范围内使用的具有统一格式和使用方法的原始凭证。通用凭证的使用范围，因制作部门不同而异。可以是某一地区、某一行业，也可以是全国通用。如全国统一的异地结算银行凭证，部门统一规定的收料单、领料单，地区统一规定的发货单等。2.专用凭证专用凭证是指由单位自行印制、仅在本单位内部使用的原始凭证。如领料单、差旅费报销单、折旧计算表、借费单、工资费用分配表等。【例题3单选题】差旅费报销单按填制的手续及内容分类，属于原始凭证中的( )。A.一次凭证B.累计凭证C.汇总凭证反腐防D.专用凭证答案C三、原始凭证的基本内容(注意区别于记账凭证)原始凭证一般应具备以下基本内容(也称为原始凭证要素)：1.原始凭证的名称(如，北京市商业企业专用发票);2.填制原始凭证的日期;3.接受原始凭证单位名称(开头的客户名称);记账凭证无4.经济业务内容(含数量、单价、金额等);5.填制单位签章(红章，代表开据单位);记账凭证无6.有关人员签章;7.凭证附件。【例题4多选题】下列项目中，不属于原始凭证的有( )。A.经济合同B.转账凭证C.银行对账单D.借款单答案ABC四、原始凭证的填制要求1.记录要真实原始凭证所填列的经济业务内容和数字，必须真实可靠，符合实际情况。2.内容要完整原始凭证所要求填列的项目必需逐项填列齐全，不得遗漏和省略。3.手续要完备(签名、盖章：谁出票谁盖章，谁经手谁签字)(1)单位自制的原始凭证必须有经办单位领导人或者其他指定的人员签名盖章;(2)对外开出的原始凭证必须加盖本单位公章;(3)从外部取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章;(4)从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名盖章。4.书写要清楚、规范。(1)不得使用未经国务院公布的简化汉字。(2)大小写金额必须相符且填写规范小写金额用阿拉伯数字逐个书写，不得写连笔字。)在金额前要填写人民币符号“￥”，人民币符号“￥”与阿拉伯数字之间不得留有空白;)金额数字一律填写到角、分，无角、分的，写“00”或符号“”;有角无分的，分位写“0”，不得用符号“”;大写金额用汉字壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整等，一律用正楷或行书字书写;)大写金额前未印有“人民币”字样的，应加写“人民币”三个字，“人民币”字样和大写金额之间不得留有空白;)大写金额到元为止的，后面要写“整”或“正”字;到角为止的，可以写“整”或“正”字;有分的，不写“整”或“正”字。如小写金额为￥l008.00，大写金额应写成“人民币壹仟零捌元整”。5.编号要连续。(重要)如果原始凭证已预先印定编号，在写坏作废时，应加盖“作废戳记”，妥善保管，不得撕毁。6.不得涂改、刮擦、挖补。(更正，重要)原始凭证有错误的，应当由出具单位重开或更正，更正处应当加盖出具单位印章。原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。7.填制要及时。【例题5多选题】在原始凭证上书写阿拉伯数字，正确的有( )。A.金额数字一律填写到角分B.无角分的，角位和分位可写“00”或者符号“”C.有角无分的，分位应当写“0”D.有角无分的，分位也可以用符号“”代替答案ABC【例题6多选题】对原始凭证发生的错误，正确的更正方法有( )。A.由出具单位重开或更正B.由本单位的会计人员代为更正C.金额发生错误的，可由出具单位在原始凭证上更正D.金额发生错误的，应当由出具单位重开答案AD【例题7判断题】原始凭证发生的错误，正确的更正方法是由出具单位在原始凭证上更正。( )答案五、原始凭证的审核内容(比较重要)在会计核算工作中，原始凭证只有经过审核无误后，才能作为填制记账凭证和记账的依据。(一)审核的主要内容1.原始凭证的真实性真实性的审核包括：凭证日期是否真实、业务内容是否真实、数据是否真实等内容的审查。对外来原始凭证，必须有填制单位公章和填制人员签章;对自制原始凭证，必须有经办部门和经办人员的签名或盖章。此外，对通用原始凭证，还应审核凭证本身的真实性，以防假冒的原始凭证记账。2.原始凭证的合法性审核原始凭证所记录经济业务是否有违反国家法律法规的情况，是否符合规定的审核权限，是否履行了规定的凭证传递和审核程序，是否有贪污腐化等行为。3.原始凭证的合理性审核原始凭证所记录经济业务是否符合企业生产经营活动的需要、是否符合有关的计划和预算等。4.原始凭证的完整性审核原始凭证各项基本要素是否齐全，是否有漏项情况，日期是否完整，数字是否清晰，文字是否工整，有关人员签章是否齐全，凭证联次是否正确等。5.原始凭证的正确性审核原始凭证各项金额的计算及填写是否正确。6.原始凭证的及时性(二)经审核的原始凭证应根据不同情况处理：1.对于完全符合要求的原始凭证，应及时据以编制记账凭证入账;(没错)2.对于真实、合法、合理但内容不够完整、填写有错误的原始凭证，应退回给有关经办人员，由其负责将有关凭证补充完整、更正错误或重开后，再办理正式会计手续;(错误不严重)3.对于不真实、不合法的原始凭证，会计机构、会计人员有权不予接受，并向单位负责人报告。(错误严重)【例题8单选题】下列不属于原始凭证审核内容的是( )。A.凭证是否有填制单位的公章和填制人员签章B.凭证是否符合规定的审核程序C.凭证是否符合有关计划和预算D.会计科目使用是否正确答案D解析原始凭证的审核内容：审核原始凭证的真实性(对于外来原始凭证必须要有填制单位的公章和人员签章)，审核原始凭证的合法性(符合有关的审核程序)，审核原始凭证的合理性(符合有关的计划和预算)，审核原始凭证的完整性，审核原始凭证的正确性，审核原始凭证的及时性。原始凭证不涉及会计科目的使用。【例题9多选题】原始凭证的审核内容包括：审核原始凭证( )等方面。A.真实性B.合法性、合理性C.正确性、及时性D.完整性答案ABCD【例题10单选题】会计机构和会计人员对不真实、不合法的原始凭证和违法收支，应当( )。A.不予接受B.予以退回C.予以纠正D.不予接受，并向单位负责人报告答案D六、原始凭证的错误更正(填制要求的第六条)为明确相关人员的经济责任，防止利用原始凭证进行舞弊，会计法规定：第一，原始凭证所记载的各项内容均不得涂改，随意涂改原始凭证即为无效凭证，不能以此来作为填制记账凭证或登记会计账簿的依据。第二，原始凭证记载的内容有错误的，应当由开具单位重开更正，更正工作必须由原始凭证出具单位进行，并在更正处加盖出具单位印章;重新开具原始凭证当然也应由原始凭证开具单位进行。第三，原始凭证金额出现错误的不得更正，只能由原始凭证开具单位重新开具。第四，原始凭证开具单位应当依法开具准确无误的原始凭证，对于填制有误的原始凭证，负有更正和重新开具的法律义务，不得拒绝。第三节记账凭证一、记账凭证的概念记账凭证又称记账凭单，是会计人员根据审核无误的原始凭证，按照经济业务事项的内容加以归类，并据以确定会计分录后所填制的会计凭证，它是登记账簿的直接依据。与原始凭证最大的区别我国会计记录具体程序的第一个步骤是根据原始凭证编制记账凭证。记账凭证具有分类归纳原始凭证和满足登记会计账簿的作用。记账凭证是介于原始凭证与账簿之间的中间环节，是登记明细分类账和总分类账的依据。二、记账凭证的种类(一)按内容分类记账凭证按其反映经济业务的内容不同，可以分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。1.收款凭证。收款凭证是指用于记录现金和银行存款收款业务的会计凭证。收款凭证又可分为现金收款凭证和银行存款收款凭证。现金收款凭证是根据现金收入业务的原始凭证编制的收款凭证，如以现金结算的发票记账联;银行存款收款凭证是根据银行存款收入业务的原始凭证编制的收款凭证，如银行进账通知单。2.付款凭证。付款凭证是指用于记录现金和银行存款付款业务的会计凭证。付款凭证又可分为现金付款凭证和银行存款付款凭证。现金付款凭证是根据现金付出业务的原始凭证编制的付款凭证，如以现金结算的发票联;银行存款付款凭证是根据银行款付出业务的原始凭证编制的付款凭证，如现金支票、转账支票存根。3.转账凭证。转账凭证是指用于记录不涉及现金和银行存款业务的会计凭证。它是根据有关转账业务(即在经济业务发生时，不需要收付现金或银行存款的各项业务，注意与银行转账业务区分)的原始始凭证填制的，如企业内部的领料单、出库单等;计提固定资产折旧、期末结转成本等也是转账行为。对于经济业务较简单、规模较小、收付业务较少的单位，为了简化核算，还可采用通用记账凭证来记录所有经济业务。通用记账凭证统一编号(每月编一次)。通用记账凭证的格式与转账凭证基本相同。(二)按照填列方式分类记账凭证按其填列方式，可分为复式凭证和单式凭证两种。1.复式凭证，是指将每一笔经济业务事项所涉及的全部会计科目及其发生额均在同一张记账凭证中反映的一种凭证。前述收款凭证、付款凭证和转账凭证、通用记账凭证都是复式凭证，是实际工作中应用最普遍的记账凭证。复式凭证可集中反映一项经济业务的科目对应关系，便于分析对照，了解有关经济业务的全貌，减少了凭证数量，但不利于会计人员分工记账。2.单式凭证，是指每一张记账凭证只填列经济业务事项所涉及的一个会计科目及其金额的记账凭证。填列借方科目的称为借项记账凭证，填列贷方科目的称为贷项记账凭证。三、记账凭证的基本内容(与原始凭证区分)1.记账凭证的名称。即收款凭证、付款凭证和转账凭证。2.填制记账凭证的日期。记账凭证是在哪一天编制的，就写上哪一天(即编制记账凭证日期，非原始凭证日期)。记账凭证的填制日期与原始凭证的填制日期可能相同，也可能不同。记账凭证应及时填制，但一般稍后于原始凭证的填制。3.记账凭证的编号。企业既可以按收款、付款、转账三类业务分别编号，也可以细分为现收、现付、银收、银付、转账五类分别编号。如果一笔经济业务，需要填列多张记账凭证，可采用“分数编号法”。4.经济业务事项的内容摘要。5.经济业务事项所涉及的会计科目及其记账方向。原始凭证无6.经济业务事项的金额。7.记账标记。原始凭证无8.所附原始凭证张数。9.会计主管、记账、审核、出纳、制单等有关人员签章。四、记账凭证的编制要求(一)基本要求1.记账凭证各项内容必须完整。2.记账凭证应连续编号。一笔经济业务需要填制两张以上记账凭证的，可以采用分数编号法编号。例如，一笔经济业务需编制四张转账凭证，该转账凭证的顺序号为第8号，则这笔业务可编制转字第 号，第 号，第 号和第 号四张凭证。3.记账凭证的书写应清楚、规范。相关要求同原始凭证。4.记账凭证可以根据每一张原始凭证填制，或根据若干张同类原始凭证汇总编制，也可以根据原始凭证汇总表填制。但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。【例11多选题】记账凭证可以根据( )编制。A.一张原始凭证B.若干张原始凭证汇总C.原始凭证汇总表D.明细账答案ABC5.除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附有原始凭证。一张原始凭证如涉及到几张记账凭证的，可以把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，并在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号或者附上该原始凭证的复印件。一张原始凭证所列的支出需要由几个单位共同负担时，应当由保存该原始凭证的单位开具原始凭证分割单给其他应负担的单位。6.记账凭证的更正(1)填制时(未入账)应当重新填制。(2)已登记入账的记账凭证错误更正在当年内发现填写错误时)金额以外有错先用红字填写一张与原内容相同的记账凭证，在摘要栏注明“注销某月某日某号凭证”字样，同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证，注明“订正某月某日某号凭证”字样。)如果会计科目没有错误，只是金额错误。也可将正确数字与错误数字之间的差额，另编一张调整的记账凭证：调增金额用蓝字、调减金额用红字。发现以前年度记账凭证有错误的应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。7.记账凭证填制完经济业务事项后，如有空行，应当自金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销。【例12判断题】发现以前年度记账凭证有错误，应先用红字冲销，然后用蓝字填制一张更正的记账凭证。( )答案【例13多选题】记账凭证的填制除必须做到记录真实、内容完整、填制及时、书写清楚外，还必须符合( )要求。A.如有空行，应当在空行处划线注销B.发生错误应该按规定的方法更正C.必须连续编号D.除另有规定外，应该有附件并注明附件张数答案ABCD【例14单选题】某会计人员在审核记账凭证时，发现误将8 000元写成800元，尚未入账，一般应采用( )改正。A.重新编制记账凭证B.红字更正法C.补充登记法D.冲账法答案A(二)收款凭证的编制要求收款凭证左上角的“借方科目”按收款的性质填写“库存现金”或“银行存款”。【例15】企业208年5月20日销售货物一批，价款4万元，收到购买单位支票一张，收讫4万元存入银行。这项交易发生后，一方面使得企业银行存款资产增加4万元，另一方面使得主营业务收入增加4万元。按照借贷记账法编制的会计分录如下：借：银行存款40000贷：主营业务收入40000由于这项经济交易导致银行存款增加，所以，上述会计分录需要记载在收款凭证中。出纳人员根据审核无误的原始凭证填制银行存款收款凭证。(三)付款凭证的编制要求付款凭证的编制方法与收款凭证基本相同，只是左上角由“借方科目”换为“贷方科目”，凭证中间的“贷方科目”换为“借方科目”。【例16】208年6月20日购入材料一批，买价30000元，开出支票一张支付购料款。这项交易发生后，企业的银行存款资产减少30000元，同时，原材料增加30000元。按照借贷记账法编制的会计分录如下：借：原材料30000贷：银行存款30000由于这项经济交易使得企业的银行存款减少，因而，应当填制付款凭证。出纳人根据审核无误的原始凭证填制银行存款付款凭证。由于收款凭证和付款凭证是出纳人员收入或付出款项的依据。因此，出纳人员在根据收、付凭证收款和付款时，要在凭证上加盖“收讫”或“付讫”的戳记，以免重收或重付。另外，为了避免重复记账，对于涉及现金和银行存款之间相互划转的经济业务，即从银行提取现金或把现金存入银行的经济业务，统一只编制付款凭证不编收款凭证。当发生从银行提取现金的业务时，只编制银行存款付款凭证，而不编制现金收款凭证;当发生把现金存入银行的业务时，只编制现金付款凭证，而不编制银行收款凭证。【例17】208年7月25日，将当日多余的现金35000元存入银行。此时，应编制一张现金付款凭证。【例18多选题】涉及现金与银行存款之间的划款业务时，可以编制的记账凭证有( )。A.银行收款凭证B.银行付款凭证C.现金收款凭证D.现金付款凭证答案BDXu(四)转账凭证的编制要求转账凭证将经济业务事项中所涉及全部会计科目，按照先借后贷的顺序记入“会计科目”栏中的“一级科目”和“二级及明细科目”，并按应借、应贷方向分别记入“借方金额”或“贷方金额”栏。其他项目的填列与收、付款凭证相同。【例19】企业208年5月31日计提当月折旧2万元，其中生产车间计提折旧15000元，厂部管理部门计提折旧5000元。这项交易发生后，企业因计提折旧，造成费用增加15000元，管理费用增加5000元。同时，累计折旧增加20000元。按照借贷记账法编制的会计分录如下：借：制造费用15000管理费用 5000贷：累计折旧20000这项交易属于不涉及现金和银行存款的转账交易，因此，应当填制转账凭证。会计人员根据折旧提取计算表填制转账凭证。【例20】208年10月25日，购买生产设备一台，总价值60万元，用银行存款支付40万元，余款签发三个月商业汇票一张。这项交易发生后，企业因购买设备，固定资产增加600000元。同时，银行存款减少400000元，应付票据增加200000元。按照借贷记账法编制的会计分录如下：(1)借：固定资产400000贷：银行存款400000(2)借：固定资产200000贷：应付票据200000【例21多选题】王明出差回来，报销差旅费1 000元，原预借1 500元，交回剩余现金500元，这笔业务应该编制的记账凭证有( )。A.付款凭证B.收款凭证C.转账凭证D.原始凭证答案BC五、记账凭证的审核内容1.内容是否真实。审核记账凭证是否附有原始凭证，所附原始凭证的内容与记账凭证的内容是否一致等。2.项目是否齐全。3.科目是否正确。4.金额是否正确。5.书写是否正确。此外，出纳人员在办理收款或付款业务后，应在凭证上加盖“收讫”或“付讫”的戳记，以避免重收重付。第四节会计凭证的传递与保管一、会计凭证的传递(一)会计凭证的传递的概念会计凭证的传递是指从会计凭证的取得或填制时起至归档保管过程中，在单位内部有关部门和人员之间的传送程序。(二)会计凭证的传递的意义(了解)1.通过会计凭证的传递，有利于及时地反映各项经济业务的发生或完成情况。2.通过会计凭证的传递，有利于正确地组织经济活动，贯彻经济责任制。3.通过会计凭证的传递，能加强会计监督。(三)会计凭证的传递的要求会计凭证的传递，要求能够满足内部控制制度的要求，使传递程序合理有效，同时尽量节约传递时间，减少传递的工作量。(四)会计凭证的传递程序和方法(了解)单位应根据具体情况制定每一种凭证的传递程序和方法。包括：传递程序、传递时间和传递过程中的衔接手续。在制定合理的凭证传递程序和时间时，通常考虑以下几点：1.会计凭证的传递程序，要视经济业务的手续程序而定。2.会计凭证的传递时间，要根据办理经济业务手续在正常情况下完成所需的时间而定。3.会计凭证传递程中的衔接手续，应该做到既完备严密，又简便易行。执行中如有不合理的地方，可随时根据实际情况加以修改。二、会计凭证的保管会计凭证的保管是指会计凭证记账后的整理、装订、归档和存查工作。作为记账的依据，会计凭证是重要的会计档案和经济资料。对会计凭证的保管的主要要求有：1.会计凭证应定期装订成册，防止散失。从外单位取得的原始凭证遗失时，应取得原签发单位盖有公章的证明，并注明原始凭证的号码、金额、内容等，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后，才能代作原始凭证。若确实无法取得证明的，如车票丢失，则应由当事人写明详细情况，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后，代作原始凭证。2.会计凭证封面应注明：单位名称、凭证种类、凭证张数、起止号数、年度、月份、会计主管人员、装订人员等有关事项，会计主管人员和保管人员应在封面上签章。3.会计凭证应加贴封条，防止抽换凭证。原始凭证不得外借，其他单位如有特殊原因确实需要使用时，经本单位会计机构负责人、会计主管人员批准，可以复制。向外单位提供的原始凭证复制件，应在专设的登记簿上登记，并由提供人员和收取人员共同签名、盖章。4.原始凭证较多时，可单独装订，但应在凭证封面注明所属记账凭证的日期、编号和种类，同时在所属的记账凭证上应注明“附件另订”及原始凭证的名称和编号，以便查阅。各种经济合同，存出保证金收据以及涉外文件等重要的原始凭证，应另编目录，单独登记保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。每年装订成册的会计凭证，在年度终了时可暂由单位会计机构保管一年，期满后应当移交本单位档案机构统一保管;未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。5.严格遵守会计凭证的保管期限要求，期满前不得任意销毁。任何单位不得擅自销毁会计凭证。第七章会计账簿本章主要要点：会计账簿的概念，会计账簿与账户的关系，账簿的分类;会计账簿的基本内容，启用，记账规则;各种会计账簿的格式和登记方法;对账;错账更正;结账;会计账簿的更换与保管。第一节会计账簿的概念和种类一、会计账簿的概念和意义(了解)会计账簿是指由一定格式账页组成的，以经过审核的会计凭证为依据，全面、系统、连续地记录各项经济业务的簿籍。各单位应当按照国家统一的会计制度的规定和会计业务的需要设置会计账簿，以便系统地归纳会计信息，全面、系统、连续地核算和监督单位的经济活动及其财务收支情况。设置和登记账簿，是编制会计报表的基础，是连接会计凭证与会计报表的中间环节，在会计核算中具有重要意义。1.可以记载、储存会计信息。2.可以分类、汇总会计信息。按其不同性质加以归类，整理和汇总，以便全面、系统、连续和分类地提供企业资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润等会计要素的增减变化情况，及时提供各方面所需要的总括会计信息，为管理决策提供信息。3可以检查、校正会计信息。与实存数进行核对，来检查财产物资是否妥善保管，账实是否相符。4.可以编报、输出会计信息。二、会计账簿与账户的关系账户是根据会计科目开设的，账户存在于账簿之中，账簿中的每一账页就是账户的存在形式和载体，没有账簿，账户就无法存在;账簿序时、分类地记载经济业务，是在个别账户中完成的。因此，账簿只是一个外在形式，账户才是它的真实内容。账簿与账户的关系，是形式和内容的关系。三、会计账簿的分类(注意交叉记忆)账簿一般可以按其用途、账页格式和外形特征3种标准进行划分。(一)按用途分类账簿按其用途不同，可分为序时账簿、分类账簿和备查账簿三种。1.序时账簿。序时账簿又称日记账，是按照经济业务发生或完成时间的先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿。序时账簿通常有两种：(1)普通日记账，是用来登记全部经济业务的发生情况的账簿;(2)特种日记账，是用来登记某一类经济业务发生情况的账簿。在我国，大多数单位一般只设现金日记账和银行存款日记账。2.分类账簿。分类账簿是对全部经济业务事项按照会计要素的具体类别而设置的分类账户进行登记的账簿。按照分类的概括程度不同，又分为总分类账和明细分类账两种。(1)总分类账簿，是按照总分类账户分类登记经济业务事项的账簿，简称总账。(2)明细分类账簿，是按照明细分类账户分类登记经济业务事项的账簿，简称明细账。明细分类账是对总分类账的补充和具体化，并受总分类账的控制和统驭。分类账簿提供的核算信息是编制会计报表的主要依据。3.备查账簿。备查账簿简称备查簿，是对某些在序时账簿和分类账簿等主要账簿中都不予登记或登记不够详细的经济业务事项进行补充登记时使用的账簿。例如，租入固定资产登记簿、受托加工材料登记簿、代销商品登记簿、应收(付)票据备查簿等。备查账簿可以由各单位根据需要进行设置。备查账簿与序时账簿和分类账簿相比，存在两点不同之处：一是登记依据可能不需要记账凭证，甚至不需要一般意义上的原始凭证;二是账簿的格式和登记方法不同，备查账簿的主要栏目不记录金额，它更注重用文字来表述某项经济业务的发生情况(二)按账页格式分类(金额列不同;适用范围较重要)按账页格式的不同，账簿可以分为两栏式、三栏式、多栏式和数量金额式四种。1.两栏式账簿，是指只有借方和贷方两个基本金额栏目的账簿。普通日记账和转账日记账一般采用两栏式。2.三栏式账簿，是设有借方、贷方和余额三个基本栏目的账簿。各种日记账、总分类账以及资本、债权、债务明细账都可采用三栏式账簿。三栏式账簿又分为设对科目和不设对科目两种。区别是在摘要栏和借方科目之间是否有一栏“对方科目”。设有“对方科目”栏的，称为设对方的科目的三栏式账簿;不设有“对方科目”栏的，称为不设对科目的三栏式账簿。3.多栏式账簿，是在账簿的两个基本栏目借方和贷方按需要分设若干专栏的账簿。 收入、成本、费用、利润和利润分配明细账一般均采用这种格式的账簿。4.数量金额式账簿，是在借方、贷方和余额三个栏目内，都分设数量、单价和金额三小栏，借以反映财产物资的实物数量和价值量。如原材料、库存商品、产成品等存货明细账一般都采用数量金额式账簿。(三)按外型特征分类账簿按其外形特征不同可分为订本账、活页账和卡片账三种。1.订本账。订本账是启用之前就已将账页装订在一起，并对账页进行了连续编号的账簿。订本账的优点是能避免账页散失和防止抽换账页;其缺点是不能准确为各账户预留账页。这种账簿一般适用于总分类账、现金日记账、银行存款日记账。2.活页账。活页账是在账簿登记完毕之前并不固定装订在一起，而是装在活页账夹中。当账簿登记完毕之后(通常是一个会计年度结束之后)，才将账页予以装订，加具封面，并给各账页连续编号。这类账簿优点是记账时可以根据实际需要，随时将空白账页装入账簿，或抽取不需要的账页，可根据需要增减账页，便于分工记账;其缺点是如果管理不善，可能会造成账页散失或故意抽换账页。通常各种明细分类账一般采用活页账形式。3.卡片账。卡片账是将账户所需格式印刷在硬卡上。严格说，卡片账也是一种活页账。在我国，企业一般只对固定资产明细账的核算采用卡片账形式，也有少数企业在材料核算中使用材料卡片。总结：会计账簿的总体分类情况及适用范围1.按用途分类：(1)序时账簿普通日记账特种日记账：现金日记账和银行存款日记账(2)分类账簿总分类账簿明细分类账簿(3)备查账簿：租入固定资产登记簿、受托加工材料登记簿、代销商品登记簿、应收(付)票据备查簿等;2.按账页格式分类(1)两栏式：普通日记账和转账日记账(2)三栏式：各种日记账、总分类账以及资本、债权、债务明细账(3)多栏式：收入、成本、费用、利润和利润分配明细账(4)数量金额式：原材料、库存商品、产成品等存货明细账3.按外形特征分类(1)订本账：总分类账、现金日记账、银行存款日记账(2)活页账：各种明细分类账(3)卡片账：固定资产明细账【例题1单选题】下列账户中，必须采用订本式账簿的是( )。A.原材料明细账B.库存商品明细账C.银行存款日记账D.固定资产登记簿答案C【例题2单选题】“生产成本”明细账应采用( )。A.三栏式B.多栏式C.数量金额式D.横线登记式答案B【例题3单选题】总分类账及特种日记账的外形特征一般为( )。A.活页式B.卡片式C.订本式D.任意外形答案C【例题4单选题】账簿按( )不同，可分为订本账、活页账和卡片账。A.作用B.账页格式C.用途D.外形特征答案D【例题5单选题】对全部经济业务事项按照会计要素的具体类别而设置的分类账户进行登记的账簿称为( )。A.备查账簿B.序时账簿C.分类账簿D.三栏式账簿答案C【例题6单选题】库存商品明细账一般都采用( )。A.订本账簿B.三栏式账簿C.分类账簿D.数量金额式账簿答案D【例题7多选题】下列明细账中，一般采用多栏式明细分类账的有( )A.应收账款明细账B.库存商品明细账C.生产成本明细账D.本年利润明细账答案CD第二节会计账簿的内容、启用与记账规则一、会计账簿的基本内容各种账簿都具备以下基本内容：1.封面。主要用来标明账簿名称，如总分类账、各种明细分类账、现金日记账、银行存款日记账等。至少4本簿2.扉页。主要列明科目索引、账簿启用和经管人员一览表(活页账、卡片账在装订成册后，填写账簿启用经管人员一览表(账簿启用登记表)，格式参见教材)。3.账页。是账簿用来记录经济业务事项的载体，包括账户的名称、登记账户的日期栏、凭证种类和号数栏、摘要栏(记录经济业务内容的简要说明)、金额栏(记录经济业务的金额增减变动情况)、总页次和分户页次等基本内容。想一张账页应收账款明细账明细科目：乙公司20年凭证摘要借方贷方借或贷余额月日种类编号3l 期初余额 借500012银收3收到乙公司货款 4 000借1 000二、会计账簿的启用在启用会计账簿时，应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称，并在账簿扉页上附启用表，表内详细载明：单位名称、账簿名称、账簿编号、账簿页数、启用日期、记账人员和会计主管人员姓名，并加盖有关人员的签章和单位公章。无账户名称更换记账人员时，应办理交接手续，在交接记录内填写交接日期和交接人员姓名并签章。启用订本式账簿，应当从第一页到最后一页顺序编定页数，不得跳页、缺号。使用活页式账页，应当按账户顺序编号，并须定期装订成册;装订后再按实际使用的账页顺序编号页码，另加目录，记录每个账户的名称和页次。三、会计账簿的记账规则1.登记会计账簿时，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。账簿记录中的日期，应该填写记账凭证上的日期。2.账簿登记完毕后，要在记账凭证上签名或者盖章，并在记账凭证的“过账”栏内注或画“”，表示已经记账完毕，避免重记、漏记。3.账簿中书写的文字和数字上面要留有适当的空格。不要写满格，一般应占格距的1/2。方便更正，同时也方便查账工作。4.为了保持账簿记录的持久性，防止涂改，登记账簿必须使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔(银行的复写账簿除外)或者铅笔书写。5.在下列情况下，可以用红色墨水记账：(重要)(1)按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录;(2)在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数;(3)在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额;(4)根据国家统一的会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。由于会计中的红字表示负数，因而除上述情况外，不得用红色墨水登记账簿。6.在登记各种账簿时，应按页次顺序连续登记，不得隔页、跳行。如无意发生隔页、跳行现象，应在空页、空行处用红色墨水划对角线注销，或者注明“此页空白”或“此行空白”字样，并由记账人员签名或者签章。7. 凡需要结出余额的账户，结出余额后，应当在“借或贷”栏目内注明“借”或“贷”字样，以示余额的方向;对于没有余额的账户，应在“借或贷”栏内写“平”字，并在“余额”栏用“0”表示。现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。表方向每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样;也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“承前页”字样，以保持账簿记录的连续性，便于对账和结账。(1)对需要结计本月发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自本月初起至本页末止的发生额合计数;(2)对需要结计本年累计发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自年初起至本页末止的累计数;(3)对既不需要结计本月发生额也不需要结计本年累计发生额的账户，可以只将每页末的余额结转次页。【例题8单选题】下列做法中，不符合会计账簿的记账规则的是( )。A.使用圆珠笔登账B.账簿中书写的文字和数字一般应占格距的1/2C.登记后在记账凭证上注明已经登账的符号D.按账簿页次顺序连续登记，不得跳行隔页答案A【例题9多选题】登记会计账簿时下列说法正确的有( )。A.一律使用蓝黑墨水钢笔书写B.月末结账划线可用红色墨水笔C.在某些特定条件下可使用铅笔D.在规定范围内可以使用红色墨水答案BD第三节会计账簿的格式和登记方法一、日记账的格式和登记方法(一)现金日记账的格式和登记方法1.现金日记账的格式。现金日记账是用来核算和监督库存现金每天的收入、支出和结存情况的账簿，其格式有三栏式和多栏式两种。无论采用三栏式还是多栏式现金日记账，都必须使用订本账。2.现金日记账的登记方法。(了解)现金日记账由出纳人员根据同现金收付有关的记账凭证，按时间顺序逐日逐笔进行登记，并根据“上日余额+本日收入一本日支出=本日余额” 期初余额+ 本期增加本期减少=期末余额的公式，逐日结出现金余额，与库存现金实存数核对，以检查每日现金收付是否有误。(1)三栏式现金日记账的具体登记方法如下：日期栏：系指记账凭证的日期，应与现金实际收付日期一致。凭证栏：系指登记入账的收付款凭证的种类和编号，如：“现金收(付)款凭证”，简写为“现收(付)”;“银行存款收(付)款凭证”，简写为“银收(付)”。凭证栏还应登记记凭证的编号数，以便于查账和核对。摘要栏：摘要说明登记入账的经济业务的内容。文字要简练，但要能说明问题。对方科目栏：系指现金收入的来源科目或支出的用途科目。如银行提取现金，其来源科目(即对方科目)为“银行存款”。其作用在于了解经济业务的来龙去脉。收入、支出栏(或借方、贷方)：系指现金实际收付的金额。每日终了，应分别计算现金收入和付出的合计数，结出余额，同时将余额与出纳员的库存现金核对，即通常说的“日清”。如账款不符应查明原因，并记录备案。月终同样要计算现金收、付和结存的合计数，通常称为“月结”。(2)在实际工作中，如果收付业务较多需要设多栏式现金日记账，一般常把现金收入业务和支出业务分设“现金收入日记账”和“现金支出日记账”两本账。其中：现金收入日记账按对应的贷方科目设置专栏，另设“支出合计”栏和“结余”栏;现金支出日记账则只按支出的对方科目(借方)设专栏，不设“收入合计”栏和“结余”栏。借贷方分设的多栏式现金日记账的登记方法是：(1)先根据有关现金收入业务的记账凭证登记现金收入日记账，根据有关现金支出业务的记账凭证登记现金支出日记账;(2)每日营业终了，根据现金支出日记账结计的支出合计数，一笔转入现金收入日记账的“支出合计”栏中，并结出当日余额。(二)银行存款日记账的格式和登记方法银行存款日记账是用来核算和监督银行存款每日的收入、支出和结余情况的账簿。银行存款日记账应按企业在银行开立的账户和币种分别设置，每个银行账户设置一本日记账。由出纳员根据与银行存款收付业务有关的记账凭证，按时间先后顺序逐日逐笔进行登记。每日结出存款余额。1.银行存款日记账的格式。银行存款日记账的格式与现金日记账相同，既可以采用三栏式，也可以采用多栏式，但必须都使用订本账。2.银行存款日记账的登记方法。银行存款日记账的登记方法也与现金记账的登记方法基本相同。其登记方法如下：(1)日期栏：系指记账凭证的日期。(2)凭证栏：系指登记入账的收付款凭证的种类和编号(与现金日记账的登记方法一致)。(3)对方科目：系指银行存款收入的来源科目或支出的的用途科目。如开出支票一张支付购料款,其支出的用途科目(即对方科目)为“材料采购”科目，其作用在于了解经济业务的来龙去脉。(4)摘要栏：摘要说明登记入账的经济业务的内容。文字要简练，但能概括说明问题。现金支票号数和转账支票号数栏：如果所记录的经济业务是以支票付款结算的，应在这两栏内填写的支票号数，以使与开户银行对账。(5)收入、支出栏：系指银行存款实际收付的金额。每日终了，应分别计算银行存款收入和支出的合计数，结算出余额，做到日清;月终应计算出银行存款全月收入、支出的合计数，做到月结。二、总分类账的格式和登记方法(一)总分类账的格式总分类账，简称总账，它是按照总分类账户分类登记以提供总括会计信息的账簿。总账中的账页是按总账科目(一级科目)开设的总分类账户。应用总分类账，可以为编制会计报表提供所需的资料。每一企业都应设置总分类账。总分类账最常用的格式为三栏式、订本账。(二)总分类账的登记方法总分类账可以根据记账凭证逐笔登记，也可以根据经过汇总的科目汇总表或汇总记账凭证等登记。三、明细分类账的格式和登记方法(一)明细分类账的格式明细分类账是根据二级账户或明细账户开设账页，分类、连续地登记经济业务以提供明细核算资料的账簿。它所提供的资料也是编制会计报表的重要依据。其格式有三栏式、多栏式、数量金额式和横线登记式(或称平行式)等多种。1.三栏式明细分类账。三栏式明细分类账是设有借方、贷方和余额三个栏目，用以分类核算各项经济业务，提供详细核算资料的账簿，其格式与三栏式总账格式相同。三栏式明细账适用于只进行金额核算的资本、债权、债务类账户，如应收账款、应付账款、应交税费等账户。2.多栏式明细分类账。多栏式明细分类账是将属于同一个总账科目的各个明细科目合并在一张账页上进行登记，即在这种格式账页的借方或贷方金额栏内按照明细项目设若干专栏。多栏式明细分类账适用于收入、成本、费用、利润和利润分配明细账的核算。在实际工作中，成本费用类科目的明细账，可以只按借方发生额设置专栏，贷方发生额由于每月发生的笔数很少，可以在借方直接用红字冲销。3.数量金额式明细分类账。数量金额式明细分类账其借方(收入)、贷方(发出)和余额(结存)都分别设有数量、单价和金额三个专栏。该明细账适用于既要进行金额核算又要进行数量核算的存货类账户。4.横线登记式明细分类账。横线登记式明细分类账是采用横线登记，即将每一相关的业务登记在同一行，从而可依据每一行各个栏目的登记是否齐全来判断该项业务的进展情况。这种明细账实际上也是一种多栏式明细账，适用于登记材料采购业务、应收票据和一次性备用金业务。(二)明细分类账的登记方法不同类型经济业务的明细分类账，可根据管理需要，依据记账凭证、原始凭证或汇总原始凭证逐日逐笔或定期汇总登记。固定资产、债权、债务等明细账应逐日逐笔登记;库存商品、原材料、产成品收发明细账以及收入、费用明细账可以逐笔登记，也可定期汇总登记。【例题10多选题】银行存款日记账可以采用的账页格式有( )。A.三栏式B.多栏式C.数量金额式D.横线登记式答案AB【例题11多选题】下列账簿中，一般采用多栏式的有( )。A.收入明细账B.债权明细账C.费用明细账D.债务明细账答案AC【例题12多选题】下列应逐日逐笔登记明细账的有( )。A.原材料B.应收账款C.应付账款D.管理费用答案BC第四节对账(较重要)对账就是核对账目，是指对账簿、账户记录所进行的核对工作。通过对账，应当做到账证相符、账账相符、账实相符。对账的内容一般包括账证核对、账账核对、账实核对几个方面。一、账证核对账证核对是指核对会计账簿记录与原始凭证、记账凭证的时间、凭证字号、内容会计凭证金额是否一致，记账方向(二者都有的项目)是否相符。日记账应与收、付款凭证相核对，总账应与记账凭证相核对，明细账应与记账凭证或原始凭证相核对。二、账账核对账账核对是指核对不同会计账簿之间的账簿记录是否相符。具体核