UFRM0104中茶咖啡项目实施方案

UF_RM_0_1_04 中茶咖啡项目实施方案中茶咖啡 ERP-U8 项目解决方案 V2.0建立日期 : 2008-12-11修改日期 :2008-12-17文控编号 :（PMP 项目号 ）-02（阶段序号 ）_（ 流水号）客户项目经 理： 日 期： 用友项 目经理 ： 日 期：文档控制更该记录审阅日期更改人版本号备注审阅人 职务 日期分发份数 1 2 3 4 5 6姓名 部门及职务- 2 -目录文档控制 - 2 -更该记录- 2 -目录. - 3 - 一 、 ERP项目实施范围和实施目标. - 6 -1.1实施范围1.1.1 部 门 范 围 -. 6 -1.1.2 业 务 范 围 -. 6 -1.1.3 软 件 模 块 范 围 -. 6 - 1.2实施目 标 6 -总 体 目 标 -. 6 -销 售 管 理 目标 物流管理目标 商品管理目标 财务管理目标 - 7 -二 、 ERP 项 目 总 体 流 程 分析 - 7 -2.1ERP项目业务流程总3.13.1.1ERP 项 目 基 础 信 息-. 9 - 3.1.2存货编码、存货属性设置103.1.3.-. 10 - 3.1.4仓库档案设置103.1.5 入 库 、 出 库 类 型 设- 11 - 3.1.6销售类11 -3.1.7 客 户 、供应商分类型设置- 12 -四、ERP 项 目 业 务 流 程- 12 -4.112 -大客户（团购）销售、批发、内部员工折扣及门店赊销处理 - 12 -业务描述 -.12 - 系 统 控 制点 -. 12- 业 务 流程 -.13 - 流 程 说明 -.13 销 售 退 货 - 14 -业务描述 -.14 - 系 统 控 制点 -. 14- 业 务 流程 -.14 - 流 程 说明 -.业务流- 业务描-4.2.1门店配 - 16 - 3 -业务描- 系统控制-. 16业务流-流程说-4.2.2店间调 - 18 -业务描4.215 -程15述16货述16点八、程17明17货述18 - 系 统 控 制 点 -. 18- 业 务 流 程 -.18 - 流 程 说 明： -.商 品 变 更 - 19 -业务描述 -.19 - 系 统 控 制点 -. 19- 业 务 流 程 -.19 - 流 程 说 明 -.19 -4.3 零 售 业 务 -.20 -门店及其应用模式 专卖店日常销售- 20 -20点八、-. 202021三 利 百 货 日 常 销- 21 -21点八、-. 222222J | A零- 23 -专柜退-4.3.4三利百货销售结 - 24 -业务描-系统控制.-. 24业务流-流程说-4.3.5门店退- 25 -业务描-系统控制.-. 25业务流货24算述24点八、程24明25货述25点八、程26明 -.26 -4.4 商 品 管 理 业 务 - 26 -货 品 档 案 维 护 零售商品价格维护 - 31 - 4.5 财 务 业 务 -.32 -转 帐 冲 消 - 32 - 4 - 业务描 述 -.32 - 系 统 控 制 点 -. 32- 操 作 流 程 -.应 收 款 管 理 - 33 -程 -.33 - 流 程 说 明 -.存 货 管 理 - 34 -存货核算总体业务流程 - 34 - 流程说明 -.34 - 正 常 单 据 的 记 账 流 程： - 34 -业务流程说明： -.35 - 特 殊 单 据 记 账 流程 - 35 -业务流程说明 - 35 - 调 整 流 程 -.36 - 业 务 流 程 说 明： -. 36 -4.5.4 总 帐 业 务 - 36 -程 -.36 - 流 程 说 明 -.37 - 月 末 结 账 顺序： -. 37 -月末各系统结账流程说明： - 38 - 各系统反结账流程说明： - 38 - 5 -一、ERP 项目实施范围和实施目标 实施范围 部门范围财务、零售业务部、批发业务部、采购品控部、大客户部、计划 财务部业务范围 销售业务、库房管理业务、零售业务、财务核算业务软件模块范围 应收款管理、销售管理、库存管理、存货核算、连锁零售管理 实施目标总体目标通过用友 ERP 项目的实施，实现中茶咖啡公司对物流、资金流、 信息流的统一规划管理，推进企业各部门、各业务环节的信息共享， 协助企业梳理并优化现有管理方式， 提升业务数据处理的准确性和财 务数据处理的效率，降低企业管理运营成本。通过运行用友 U872 企业管理软件，实现对销售业务的订单化管 理和对订单执行情况的实时监控，实现对库存情况的多种实时查询， 实现财务与业务的一体化管理， 实现零售渠道的统一管理， 为企业的 经营分析提供可靠的数据支持和参考。销售管理目标按部门、业务员、客户统计查询销售情况和销售业绩。 统一管理客户档案信息，包括名称、地址、开票单位、信用余额 等。对销售订货、收款、发货、开票、退货信息进行实时跟踪，并可 以查询历史销售信息。 实时掌握商品库存情况，为销售合同签订以 及确定发货时间提供依据。物流管理目标对库存商品和库存资金占用情况进行实时动态监控， 保证财务帐 与库存帐的统一。- 6 -以系统中存货分类作为依据，改善实物存放管理。 以系统中入库、出库类别为依据，区分入库、出库业务。仓库盘点时， 系统会自动提供截至盘点日期的库存账面数量。 可按仓库、按货品大类进行盘点实现库存量信息的共享，为销售计划、销售发货、采购计划提供 依据。 实现门店库存信息的统一管理和及时同步。1.2.4 商品管理目标实现对存货信息的电子化统一管理。 对存货进行合理分类和统一编码，为经营分析提供货品结构基 础。 分类查询存货的销售情况、 库存情况以及门店的销售流水日报。 对存货价格、折扣活动进行统一管理。1.2.5 财务管理目标财务与业务信息一体化， 直接在系统中跟踪查询业务原始单据信 息，并由业务单据自动填制财务凭证。减少财务手工记帐、 核算的工作量， 系统根据业务发生和记帐情 况，自动完成大部份财务账户的计算和汇总。使用报表、往来、存货、资产等实现财务电算化操作。二、ERP项目总体流程分析 2.1 ERP项目业务流程总图05 销售收款销售业务员根据实际收款方式和金额将相关信息一 并交与财务财务录入销售收款单销售业务员 06 客户应收款核销将客 户付款与客户应收票据进行核销处理核销处理财务销售业务 01 客户 档案维护 02 销售订货 03 销售发货 04 销售开发票财务会计财务建立 客户档案信息、 结算信息、 所属业务员信息和信用信息增加客户档案 销售业务员制定并审核销售合同， 根据订货明细安排发货或申请采购 录入销售订单销售业务员根据销售合同提出发货申请， 开据销售出库 申请单录入销售发货单销售业务员库管根据销售出库单报财务开据 销售发票，在系统中建立虚拟发票录入销售发票销售业务员 14 销售 出库根据销售发货单实际数量办理货品出库审核销售出库单库管员10 货品档案维护 11 供应商档案维护库房业务新商品进行分类、 编码、 建立属性档案增加存货档案采购品控部 12 采购发货 13 采购到货 15 采购入库 16 采购开票建立新供应商的档案信息增加供应商档案采购 品控部供应商发货后通知采购业务员发货数量录入采购到货单采购 业务员采购业务员通知库房收货， 库房点收实物并记录实收数量和拒 收原因修改采购到货单（实收数量、拒收原因）库房检验员根据到货 实收数量办理货品入库， 开据入库单录入采购入库单库管员库管根据 入库单与供应商对帐， 确认发票数量和金额录入采购发票采购业务员 财务 18 供应商应付款核销将已付货款款与供应商应付票据进行核销 处理核销处理 1719-1形态转换 19-2 组装拆卸库房根据降级处理单录 入形态转换单审核相应出入库单库管员采购付款财务会计财务库房 根据销售需求录入组装拆卸单审核相应出入库单采购业务员提出付 款申请，财务审批同意后进行付款录入付款单采购业务员库管员 20 零售商品信息维护 21门店配货出库 22 门店收货根据调拨单点收商品 录入店存入库单门店营业员 23 零售开单 24 零售日报 25 商场结算与 商场进行代销结算录入委托代销结算单零售业务部零售业务制定零 售商品价格表、促销活动和 VIP 折扣等级录入零售价格表、调价单。 促销方式、 VIP 折扣等级零售业务部从公司总库房将商品调拨到门店 根据导购要货和采购品控中心的配货计划录入调拨单库管员填写销 售小票、收款， 并根据实际情况处理折扣零售开单、收款门店业务员汇总门店日销售流水，上报公司日结处理、数据上传门店业务员- 7 -2.2 总体流程说明00. 物料编码：采购品控部对存货档案维护。根据货品分类方式 和编码规则，采购的新品在系统中建立存货档案， 同时在建立存货档案时维护货品属性和价 格信息。新增的供应商由采购品控部进行 U8 系统内维护01. 建立客户档案：对于新签订合同的客户在系统中建立相应的 客户档案，包括客户分类、客户名称、 客户编码、所属大客户业务员、 开票单位、银行账户、 信用额度等信息。 02. 销售订货：业务员拟定销售合同或代理销售 合同后在系统中录入销售订单，内容包括销售类型、客户、商品明细、数量、报价、折扣、订货日期等。由 专人在系统中审核销售订单后生效。 03. 销售发货：销售业务员根 据库存情况和订货日期提出发货申请，在系统中参照生效的销售订单录入销售发货单。 由专人在系统中审核发货单， 确认发货。 04. 销售出库：系统中审核生效的发货单自动形成销售出库单，库管 员根据销售出库单明细配货，实物清点出库后审核销售出库单。 05. 销售开发票：销 售业务员在系统中参照已办理出库的销售发货单录入虚拟发票， 财务 在系统中审核该虚拟发票后开据纸质发票， 同时系统中形成该客户 的应收帐款。 06. 销售收款：对于合同签订后的预收款，款项到帐 后由财务人员在系统中录入款项类型为“预收款 ”的收款单，并审核系统中的收款单，确认收款；对于销 售出库后的应收货款， 款项到帐后由财务人员在系统中录入款项类型 为“应收款 ”的收款单， 并审核系统中的收款单， 确认收款。 07. 应收 款核销：财务会计在系统中将客户的销售发票与收款单进行核销处 理，对于预收款，在系统中进行转帐冲抵，用销售发票冲抵客户预收款。08. 建立供应商档案：对于新签订采购合同的供应商在系统中建 立相应的供应商档案。 09. 采购入库：供应商发货后通知采购业务 员，库存管理员在系统中录入采购入库单。库管员根据实收数量审核单据确认实物入库。10. 零售商品信息维护：零售业务部在系统中建立零售价格表， 下发给门店终端。价格表包括门店可销售的商品 （含赠品） 和零售单价。 建立 VIP 折扣等级 和促销活动档案，建立营业员档案并统一管理。 11. 门店配货：库 房根据门店营业员的要货情况根据库存情况在系统中批复调拨申请 单并生成调拨单， 库房发货后由库管员审核调拨出库单。 对于新上市的 商品采购品控部根据业务需要直接撮调拨单，给各个门店进行调拨。12门店收货：门店营业员收到公司配送的商品后，在门店操作系统中进行数据交换。门店营业员清点商品并与系统中的店存入库通知单进行核对， 核对无 误后在系统参照入库通知单录入店存入库单。 若货品有误， 联系库房 换货或补货，已收部分在系统中做店存入库单。 13. 零售开单：在 系统中录入零售单， 并根据需要进促销活动或 VIP 刷卡折扣。 对于专 卖店，开单完毕后直接收款； 对于三礼百货， 营业员收到商场收款小票 后在系统中进行零售收款操作。14. 零售日报：每日营业结束后，由营业员在系统中进行日结处 理，系统自动汇总日销售流水。之后营业员在系统中进行零售日报上传， 将日销售情况汇总 传到公司供应链系统中。 15. 商场结算：三利百货营业员收到商场 对帐单后，在系统中参照专柜上传生成的委托代销发货单录入委托代销结算单， 根据每月实际情况修改代销结算折 扣，确认后在系统中审核代销结算单，生成系统中销售发票，财务确 认开票后在系统中审核该发票。- 8 -三、ERP 项目基础信息设置 3.1 基础档案设置3.1.1 存货分类设置分类编码规则： * * * 1 11 1101 1102 1103 1104 1105 11061107 1199 12 1201 1202 1203 1204 1205 1206 1207 1299 13 1301 ? 2 .茶叶包装茶叶红茶类绿茶类花茶类乌龙茶类白茶类普洱 茶类袋泡茶类其它茶类散装茶叶红茶类绿茶类花茶类乌龙茶 类白茶类普洱茶类 袋泡茶类 其它茶类 礼盒红茶类 ? 茶具 ? 包装物 ? 其它- 9 -3.1.2 存货编码、存货属性设置编码方案存货编码：商品分类类编码（ 1位）+包装类别（ 1位）包装种 类（ 2位）供应商编码（ 3位）流水号码（ 3位）例如：1 1 01 001 001包装红茶属性设置存货自定义项：零售价格（在 U8 系统做销售订货单时参照报价） 采购业务处理的货品，存货属性设置为“外购”销售业务处理的货品， 存货属性设置为“内销” 组装拆卸业务货品存货属性设置为 “生产耗 用”、“自制”3.1.3 计量单位设置计量单位编码 01 011 012 02 03 04计量单位名称 片与公斤0.375换算 片 公斤 公斤 个和换 算律1 0. 375 计量单位组类别固定算率主计量单位辅助 计量单位 无换算率无换算率无换算率 仓库档案设置仓库编码 001 002 003 004 005 006 007 仓库名称计价方式仓 库属性记入成本 是是是是是是是纳入可用量计算 是是 是 是 是 是 是 马莲道库 移动平均法 普通仓 西四环库 退货库 佛山库 移动平均法 移动平均法 移动平均法 普通仓 普通仓 普通 仓 移动平均法 泉州瑞龙库 普通仓 黄山库 移动平均法 普通仓 移 动平均法 三利百货店 普通仓 - 10 -008 009 010 011 012 013中粮店 9012 店 朝阳店 城建店 移动平均法 移动平均法 普通 仓 普通仓 是 是 是 是 是 是 是 是 是 是 是 是 移动平均法 普 通仓 移动平均法 普通仓 移动平均法 马莲道门店 普通仓 中关村 店 移动平均法 普通仓 入库、出库类型设置1 101 102 103 104 105 106入库分类 采购入库 调拨入库 组装拆卸入库 盘盈入库 形态转 换入库 退货入库 收 收 收 收 收 收 收 2 201 202 203 204 205 206 207 208 209 出库分类 零售出库 批发出库 大客户出 库 调拨出库 组装拆卸出库 盘亏出库 形态转换出库 赠品出库 样 品出库 发 发 发 发 发 发 发 发 发 发 销售类型设置代码 01 02 03 04 05 批发销售 零售销售 大客户销 售 赠品销售 委托代销销售 名称 - 11 -客户、供应商分类设置客户分类：一级： 01系统内、 02系统外二级：按地区划分： 0101北京、 0102天津供应商分类：一级： 01系统内、 02系统外四、ERP项目业务流程分析 4.1销售业务4.1.1 大客户（团购）销售、批发、内部员工折扣及门店 赊销处理业务描述 由大客户业务部或批发业务部销售业务员直接联系并处理的销 售业务、内部员工的折扣业务门店因某些原因发生的赊销业务 （总部 专人审批过的 ）录入销售订单：商品明细及折扣额。客户付全款或部 分货款后进行销售发货，如果库存商品不足可以申请采购或由采购品 控部安排组装生产。 系统控制点销售合同号、销售类型、销售业务员、订单日期、商品编码、数 量、报价、折扣额（率）、计划发货日期、发货仓库、- 12 -业务流程U8 销售流程订货收款销售发货单发货与客户确认开票数量开票 结算与客户商讨合同（定价、定量）录入销售合同销售订单审批签字 是否可以预收部分货款是否收取全部货款审批签字销售发票销售销 部售部建立客户建档收取货款收取客户剩余货款收款单申请采购或 生产查询库存（判断是否满足发货要求）收款单不满足满足库房库房 配货出库销售出库单财务财务收款确认审核发票 流程说明 业务 步骤 业务操作内容 00 01 03 04 05 06 07 08 建立客户档案 录入销 售合同 审核销售订单 操作岗位 销售业务员 销售业务员 总经理授 权 系统单据 销售订单 销售订单 系统内操作 录入档案 录入订 单 审核订单 库存查询 财务录入收款单 （款项类型为预收款） 审核 收款单 查询库存判断是否提出采购申请或安排生采购品控部 产 收 取客户预付货款 确认预收货款到帐 销售发货申请 审核销售发货单 销售业务员 财务出纳 销售业务员 总经理授权 收款单 收款单 销 售发货单 参照录入发货单（选择发货仓库） 销售发货单 审核发货 单 09 库管员根据系统生成的销售出库单进行配库管员 货，清点出 库后在系统中审核销售出库单 与客户核对销售出库销售业务员 单， 确定开发票数量 财务审核系统中的虚拟销售发票，并开据纸财务会 计 质发票 销售出库单 审核出库单 10 专用销售发票 参照录入销 售发票并复核 普通销售发票 11 专用销售发票 审核销售发票 普通 销售发票 - 13 -12 13 收取客户应交货款 确认应收货款到帐 销售业务员 财务 出纳 收款单 收款单 财务录入收款单 （款项类型为应收款） 审核收 款单 说明：对于销售出库后销售业务员直接收取客户现金的情况， 建议在录 入系统发票复核后 ,财务审核应收单据 ,根据收款情况录入收款单并进 行审核操作处理。收款和发票进行核销。4.1.2 销售退货业务描述商品销售出库后由于质量问题客户提出退货或换货， 销售业务员 与客户沟通并经公司领导审批后进行销售退货或退货后重新发货。 根 据退货业务发生的时间点可分为未开票退货和已开票退货两种情况， 根据退货的处理方式不同又分为直接退货、 退货后调换相同品种的新 货和降价处理三种方式。 对于其中的降价方式， 由财务直接在系统中 进行财务单据处理。 系统控制点退货单号、销售合同号、销售类型、销售业务员、退货日期、商 品编码、接收退货仓库、数量、退货原因、发票号 业务流程销售退货流程退货退款换发票与客户确认退货商品和退货方式 录入退货申请单退货单申请退款付款单销售部审批签字销售发票 （红 字）录入退货发票库房办理退货入库销售出库单（红字）已开销售发 票财务审核红字退货发票付款确认 - 14 -流程说明 业务步骤 00 01 02 03 04 业务操作内容 操作岗位 系 统单据 退货单 退货单 系统内操作 无 参照录入退货单 审核退 货单 确认退货商品和销售业务员 退货方式 销售退货申请 审核退 货单 销售业务员 总经理授权 验收商品，办理退库管员 货入库 退 回销售发票 销售业务员 销售出库单审核红字销售出库（红字） 单 销售发票（红参照录入红字销售字） 发票并复核 销售发票（红审核 红字销售发票 字） 录入付款单（红字收款单） 审核付款单 05 财 务审核系统中的退货发票并重财务会计 新开具纸质销售发票 申请 退款 财务确认退款 销售业务员 财务出纳 06 07 付款单 付款单说明：1、如果直接调换相同品种的商品，可以在物流收到退货后直接 在系统中进行不良品入库处理， 而不必按标准退货流程处理， 从而简 化系统业务处理流程。2、如果退货时未开销售发票，可以在库房办理退货入库、审核 销售出库单（红字）后，由销售业务员在系统中关闭销售订单和销售 发货单，从而终止该销售业务。3、如果部分退货，由财务重新开具纸质销售发票，系统中销售 发票不用更新。 4、库房验货入库时判断是否入废品库房，在系统中 修改红字销售出库单的仓库后审核单据。4.2 库房业务业务流程- 15 -U8 库房流程基础资料销售销部售部组装拆卸单录入及审核入库 销售发货单出库盘点审批签字盘点单录入采购入库单录入货品档案 维护其他入库单审核形态转换单录入及审核其他出库单审核销售出 库单盘点单审核库房库房供应商档案维护入库单审核调拨单录入正 常调拨门店要货调拨单审核调拨申请单批复及审核盘盈其他入库单 盘亏其他出库单门店门店门店入库单门店入库通知单要货申请单录 入门店出库单 业务描述1、库房人员对供应商的相关信息进行维护。 2、 对于新增加 的货品进行存货档案的维护。3、 采购到货后根据实际入库商品及数量填写采购入库单并录入 价格。审核采购入库单。 4、 门店相关业务处理（详见门店业务） 。5、 库房人员根据销售信息进行相应的组装拆卸业务处理。6、对于需要形态转换的物品进行相应的形态业务处理。7、 盘点业务：打印现存量单据与实际库存数量进行比较，有差 异的物品进行盘点单据的录入及审核形成相应的出入库处理。门店配货业务描述由库房为零售门店进行配货， 配货的商品明细和数量来源与门店 营业员要货情况及采购品控部制定的配货计划。 门店收到商品后签字 确认。在系统中用门店要货申请单及仓库调拨来实现库房配货， 门店 入库与库房出库的信息同步由系统中的数据交换来进行管理。 系统 控制点调拨单号、调拨单日期、转入仓库、转出仓库、转入部门、转出 部门、入库类别、出库类别、商品编码、数量、店存入库通知单号、 店存入库单号、店存入库商品编码、店存入库数量- 16 - 业务流程 门店配货流程配货根据导购挑货情况和商品中心的配货计划录 入调拨单调拨出库单发货确认发货后审核出库单门店收货调拨单确 认调拨商品系统自动审核其它入库单库房调拨入库单数据交换下载入库通知单入库通知单确认收货办理入库店存入库单数据交换上传门店入库单门店 流程说明 业务步骤 00 01 02 03 04 业务操作内容 操作岗位 系统单据 系统内操作 录入调拨单 审核调拨单 审核其它 出库单 录入商品调拨单进行库房操作员 调拨单 配货 配货确认 仓 库发货 接收配货通知 库管员 库管员 调拨单 其它出库单 门店营 业员 店存入库通知单 数据交换，下载入库单 参照录入店存入库单 数据交换，上载入库单（上传后系统自动审核调拨入库单） 商品 到货，门店办理门店营业员 店存入库单 入库 05 门店入库确认 门 店营业员 店存入库单说明： 1、如果门店收到的商品数量少于入库通知单数量， 可以先按实收数量做店存入库单， 公司库房补 货后再将剩余数量的商品做店存入库单。2、如果门店收到的商品与导购挑选的商品种类不符，需要联系 库房修改调拨单，修改后重新按配货流程处理。3、如果门店收到的商品商量多于入库通知单数量，可以联系库 房追加一张调拨单， 视为新的一笔配货业务处理； 或者将多出的商品 直接退回库房。4、对于包装物配货，由库房直接做其它出库单一次性出货到门 店，门店收到包装物后在签收纸质出库单。 门店在销售时发出的包装 物不做系统管理。- 17 -4.2.2 店间调货业务描述由门店营业员根据销售需求在门店之间进行商品的调拨。 要货门 店提出要货申请， 采购品控部业务员在系统中批复申请商品， 在确认 发货门店商品出库后， 在系统中录入调拨单并审核确认， 要货仓库后 续按系统标准门店入库流程处理。 系统控制点调拨单号、调拨单日期、转入仓库、转出仓库、入库类别、出库 类别、商品编码、数量、商品自由项、店存入库通知单号、店存入库 单号、店存入库商品编码、店存入库数量、店存出库单号、店存出库 商品编码、店存出库数量 业务流程店间调货流程要货进行商品调拨录入调拨单确认门店发货审核 调拨单其它出库单其它入库单发货门店收货直营部批复调拨申请调 拨单系统自动审核其它入库单调拨申请单要货门店申请调货要货申 请单数据交换上传要货申请单数据交换下载入库通知单入库通知单 确认收货办理入库店存入库单数据交换上传门店入库单 流程说明：说明： 调拨业务完成后，建议及时在系统中同步门店库存余额数据。 业务步业务操作内容 骤 操作岗位 系统单据 系统内操作 录入要货 申请单，进行数据交换上载要货申请单 （上传后系统自动生成调拨申 请单） 批复并审核调拨申请单，参 00 要货门店提出要货申请 门店 营业员 要货申请单 01 批准要货申请， 填制调拨单 采购品控部业务 员 调拨申请单 - 18 -调拨单 02 03 04 05 确认门店发货 接收调拨入库通知 商品 到货，门店办理入库 门店入库确认 采购品控部业务员 门店营业员 门店营业员 门店营业员 调拨单 其它出库单 照录入调拨单 审核调拨单， 审核调拨出库单 店存入库通知单 数据交换， 下载入库 单 店存入库单 店存入库单 参照录入店存入库单 数据交换，上载 入库单（上传后系统自动审核调拨入库单） 商品变更业务描述对商品变质更换等级后按新商品进行管理和销售。 在系统中做商 品形态转换处理， 系统自动生成转换前商品的出库单和转换后商品的 入库单。 系统控制点转换前货品所在仓库、转换后货品所在仓库、转换前存货编码、 转换后存货编码、入库类别、出库类别、转换日期 业务流程商品变更流程库房商品形态转换形态转换单商品形态转换完成， 审核形态转换单其它出库单其它入库单流程说明1、录入形态转换单，进行商品品种变更。- 19 -2、商品换牌变更完成后审核形态转换单，系统生成旧商品的其 它出库单和新商品的其它入库单。3、审核其它出、入库单。4.3 零售业务门店及其应用模式1、本次实施门店包括： 中关村门店、 中粮门店、 三利百货门店、9012 门店 2、 系统应用模式：a 直营门店：中关村门店、中粮门店 b 直营专柜：三利百货门店 c 直接应用 U8：9012 门店备注：a及b模式下的各个门店发生的赊销业务由总部零售部门 专人在 U8 销售模块中进行业务处理（处理方式详见 .4.1 销售业务处 理）。专卖店日常销售业务描述由门店营业员进行销货、促销活动、VIP卡处理，开具销售小票、 收客户款、 汇总销售记录提交零售日报。 专卖店零售收款属于公司直 接收款，营业员在开票后及时进行收款， 销售流水上报财务后直接确 认销售收入。 系统控制点零售单据号、开单时间、营业员、商品编码、数量、零售价、实销价、 VIP 卡号、收款结算方式、日报日期、销售类型、客户（系统 内对应为门店） 业务流程：专卖店日常销售流程开单收款确定商品、选择赠品、修改数量、 进行现场促销 VIP 客户刷卡积分日结处理（汇总系统中日销售数据） 零售日结零售开单确认开单进行收款零售单 （已收款）门店挂起未确 认的零售单解除挂单选择收款方式录入实收金额数据交换， 上传门店 零售日报销售小票财务零售日报系统自动完成财务核算并确认收入 零售业务部 U8 系统查看零售日报根据零售日报进行销售分析 - 20 -流程说明业务步骤 业务操作内容 00 01 开具零售单 操作岗位 系统单 据 系统内操作 零售开单 选择商品 修改数量 VIP 折扣 门店营务 员 零售单 录入销售商品、数量，选择商品自由项，选择录入门店营 务员 零售单 实销折扣、 VIP 卡号 对于客户未确认完的销售单进行 挂单暂缓处理（挂门店营务员 零售单 单后可开始处理新的销售） 调 出客户未确认完毕的销门店营务员 零售单 售单继续完成销售 客户 确认销售单后根据付款方式进行收款 （现金或门店营务员 零售单 银 行卡） 门店日结，汇总当日销售门店营务员 数据 上传门店销售 日报 02 挂单 03 解挂 04 零售收款 05 06 日结处理 门店营务员 零售日报 数据交换 系统自动生成已现结收款的零售 零售日报 日 报以及审核通过的销售发货单、 销售出库单 07 确认销售收入， 进行 销售财务会计 收款核销 08 零售数据分析 数据交换，下载门零售业 务部 零售日报 店零售日报到零售管理端 说明： 门店 营业员日结处理后，在数据交换时必须同步店存余额。4.3.2 三利百货日常销售业务描述由专柜营业员进行销货和开具销售小票， 由商场进行收款， 商场 定期与公司进行销售对帐和销售结算。 从销售方式上划分属于零售业 务，从结算方式上划分属于委托商场代销。在系统中，专柜营业员进 行日常销售开单和收款确认，每日上传零售日报。- 21 -系统控制点零售单据号、开单时间、营业员、商品编码、数量、零售价、折 扣、实销价、 VIP 卡号、收款结算方式、委托代销发货单号、业务类 型（委托代销）、客户、销售类型、发货日期、商品编码、数量、报 价、发货仓库 业务流程商场专柜日常销售流程开单收款确定商品、选择赠品、修改数 量、进行现场促销和 VIP 客户刷卡积分根据商场收款确认的小票在系 统中收款确认日结处理 （汇总系统中日销售数据） 零售日结零售开单 确认开单零售单三利百货挂起未确认的零售单解除挂单数据交换， 上 传门店零售日报销售小票零售业务部零售业务部委托代销发货单销 售出库单 U8 系统查看委托代销单根据零售日报进行销售分析 流程 说明业务步骤 业务操作内容 00 01 开具销售单 操作岗位 门店营 业员 系统单据 零售单 零售单 系统内操作 零售开单 选择商品 修 改数量 VIP 折扣 录入销售商品、数量，选门店营业员 择促销活动、 VIP 卡号 对于客户未确认完的销售单进行挂单暂缓处理（挂门店营 业员 单后可开始处理新的销售） 调出客户未确认完毕的销门店营业 员 售单继续完成销售 保存销售单据 门店营业员 02 零售单 挂单 03 04 零售单 零售单 解挂 保存销售单据 - 22 -05 凭商场确认收款的销售单据在系统中进行收款确认门店营业 员 （结算方式为商场代收） 门店日结，汇总当日销售门店营业员 数 据 上传门店销售日报 门店营业员 零售单 零售收款 06 07 零售 日报 日结处理 数据交换 08 数据上传后 系统自动 系统自动生成 已审委托代销发核的委托代销发货货单 单和门店销售出库销售出库 单 单 数据交换，下载门店 零售日报 零售日报到零售管理端 09 零售数据分析 商品中心 说明：专柜营业员日结处理后，在数据交换时必须同步店存余额。4.3.3 零售退货直营店退货直营店零售退货流程零售退货开单是否有原始销售票据否直接 录入退货商品并退款是参照销售小票退货并退款退货单门店流程说明：1、如果退货时有原始销售小票，则由门店营业员根据销售小票 上的零售单据号在系统中进行原单退货，参照录入退货单并退款。2、如果退货时没有原始销售小票，则由门店营业员在系统中进 行非原单退货， 直接录入退货商品和退货单价。 但不建议按此方式进 行退货，因为非原单退货无法跟踪到原始销售时的实销金额和折扣， 这样会造成退款的误差。- 23 -3、零售日报由门店上传后，系统自动将退货数据汇总生成红字 零售日报。 专柜退货流程说明：与直营店零售退货操作流程相同。系统在门店零售日报上传后， 自动生成已审核的委托代销退货单和红字销售出库单。 （流程图略、 流程说明略）4.3.4 三利百货销售结算业务描述零售业务部业务员定期与商场就专柜销售商品进行对帐， 在系统 中参照选择门店上传的委托代销发货单录入委托代销结算单， 修改结 算数量和代销结算折扣， 之后审核代销结算单生成系统中销售发票确 认销售收入，财务根据系统发票开具纸质销售发票。 系统控制点委托代销结算单号、结算单日期、结算数量、代销结算折扣 业 务流程三利百货代销结算流程零售业务部与商场对帐确定结算数量和 结算折扣委托代销结算单确认代销结算单财务销售发票审核系统发 票并开具纸质销售发票- 24 -流程说明业务步骤 业务操作内容 00 01 02 操作岗位 系统单据 系统内 操作 与商场进行代销结算零售业务部业务员 委托代销结算单 录入 委托代销结算单 对帐 确定结算数量和结算修改并审核委托代销结 零售业务部业务员 委托代销结算单 折扣 算单 选择开发票类型 零 售业务部业务员 销售发票 选择发票类型 系统自动生成销售发票 审核销售发票 03审核系统销售发票并财务会计 开具纸质销售发票 销售发 票 门店退货业务描述由门店向公司库房退回商品。 在系统中由门店营业员录入店存出 库单，上传后形成调拨单， 库房收到退回的商品后审核系统中的调拨 单以及调拨入库单、调拨出库单 系统控制点调拨单号、调拨单日期、转入仓库、转出仓库、转入部门、转出 部门、入库类别、出库类别、商品编码、数量、商品自由项、店存出 库单号、店存出库商品编码、店存出库数量- 25 -业务流程 门店退货流程门店退货确认退货并审核调拨单调拨出库单库房 收货调拨单库房退货入库确认并审核调拨出、 入库单调拨入库单门店 通知采购品控部退货并录入店存出库单店存出库单数据交换上传出 库单流程说明 业务步骤 业务操作内容 00 01 02 03 操作岗位 系 统单据 店存出库单 店存出库单 调拨单 其它入库单 其它出库单 系统内操作 录入店存出库单 数据交换，上传出库单 审核调拨单 审 核其它入库单 审核其它出库单 通知采购品控部退货 门店营业员 确认门店退货 商品退货入库 门店营业员 采购品控部 库管员 说明：在审核系统中调拨单时， 需要根据退回商品的质量情况选择调入 的仓库，之后审核调拨单。4.4 商品管理业务4.4.1 货品档案维护建立存货分类档案：- 26 -增加计量单位档案：- 27 -建立存货档案：采购默认单位、 库存默认单位、 零售默认单位及销售默认单位与主计量单位相同- 28 -将零售价格录入到零售价格条目中， 注意，没有零售价格的商品 不能在零售系统中管理和销售。- 29 -在 u8 系统添置销售订单或销售发货单时， 作为价格的参照。 建 立仓库档案：- 30 -4.4.2 零售商品价格维护零售商品维护流程商品中心建立零售价格表， 选择零售商品零售 价格表审核零售价格表将零售价格表分配到各个门店数据交换， 将零 售价格表下发到门店门店数据交换，下载零售价格表流程说明：1、零售业务部按商品类别选择门店可销售的商品，系统自动根 据之前统一设定好的零售价和 VIP 折扣等级计算生成各级 VIP 价格。2、根据系统设定，公司新增加的商品会自动添加到零售价格表 中。3、如果需要调整零售价格表中的商品，需要新建零售价格表， 之后分配到门店并进行数据下载。促销活动管理流程商品中心建立促销方式档案建立促销活动， 选 择促销方式和活动时间选择参与促销活动的商品分配促销活动， 选择 参加促销活动的门店数据交换，将促销活动下发到门店门店数据交 换，下载促销活动信息流程说明：1、建立促销方式，选择优惠方式。例如赠送赠品、使用促销价2、建立促销活动，确定活动时间，选择活动使用的促销方式，确定促销条件（整单金额或数量） ，选择参与促销活动的商品3、审核促销活动并将促销活动指定分配到门店。4、通过数据交换将促销活动下发到门店。5、门店营业员通过数据交换下载促销活动信息。- 31 -VIP 管理流程零售业务部设定 VIP 折扣等级档案建立 VIP 卡分类 档案建立 VIP 卡类积分规则建立 VIP 卡档案数据交换，将 VIP 卡下 发到门店核对 VIP 客户信息门店数据交换，下载 VIP 卡信息发 VIP 卡，录入 VIP 客户信息刷卡消费记录消费积分刷卡消费记录消费积分 数据交换，上传 VIP 客户信息 4.5 财务业务转帐冲消业务描述 预收冲收：用预收客户的货款冲消发货完成后由销售发票形成的 客户应收帐款 预收冲应收：用预收客户的货款冲消销售完成后由销 售发票形成的客户应收帐款系统控制点单据日期、单据类型（收款、预收、应收、销售发票） 、单据编 号、结算方式、转帐金额、客户、供应商 操作流程 业务工作 系统 操作节点 操作说明 按客户过滤预收款和应收款明细， 录入转帐冲消 金额后进行分摊，确定后系统完成冲消 按客户过滤预收款和应收款 明细，录入转帐冲消金额后进行分摊，确定后系统完成冲消 按客户 过滤应收款和应付款明细， 录入转帐冲消金额后进行分摊， 确定后系 统完成冲消 预收冲应收 应收款管理 -转帐 -预收冲应收 预收冲应 收 应收款管理 -转帐 -预收冲应收 应收冲应付 应收款管理 -转帐 -应收冲应付- 32 -4.5.2 应收款管理业务流程应收款管理流程销售部销售发票付款单收款单其它应收单（录 入）审核应收票据核销审核收付款申请单财务选择制单生成转帐凭证 凭证选择制单生成收款、付款凭证凭证 流程说明业务步骤 业务操作内容 00 01 02 操作岗位 系统单据 销售发 票 其它应收单 凭证 付款单 收款单 凭证 销售发票 其它应收单 付款单 收款单 系统内操作 应收单据审核 制单处理 付款单据审 核 确认应收帐款，开具财务会计 纸质发票 根据应收票据填制财务 会计 转帐凭证 确认付款或收款 财务出纳 03 根据付款单或收款单 填制收款或付款财务出纳 凭证 制单处理 04 核销应付票据 财务会 计 手工核销- 33 -4.5.3 存货管理存货核算总体业务流程存货核算总体业务流程出入库单据 （已审核） 财务记账出库调 整单期末处理生成凭证月末结帐财务入库调整单 流程说明1. 出入库单据审核后需要在存货核算模块记账；记账就是在系统中将出入库单据登录到存货账中。2. 记账后的出入库单据可以根据单据上的收发类别生成带有分 录的凭证；3. 月末当月全部单据记账，期末处理完毕后，生成凭证后，需 要对该模块进行月末结账处理。 正常单据的记账流程：存货核算流程正常单据记账采办采购入库单（已审核、结算） 销售出库单入库调整单（已审核）出库调整单（已复核）其他入库单 （已审核）其他出库单（已审核）指定成本财务记账记账记账记账记 账记账 - 34 -业务流程说明：1. 出入库单据都要进行记账；2. 入库单及红字的出库单记账时必须要有成本； 3. 对于采购入 库，如果当月在采购管理模块已经开立发票并结算形成应付款， 则在 存货模块直接对其记账即可4. 材料出库单记账后、期末处理后才能够计算出出库成本； 5. 调拨单的其他出库单记账前需指定成本； 特殊单据记账流程存货核算流程特殊单据记账调拨单 （审核）财箩其他出库单 （审 核）其他入库单 （审核）财务记账业务流程说明1） 对于调拨单， 正常单据记账界面对调出的其他出库单指定成 本 2） 对调拨单进行记账，其他出库单及其他入库单也随之记账- 35 -调整流程存货核算流程 -调整单入库调整单（录入）出库库调整单（录入） 财务部记账记账 业务流程说明：（ 1）如果发现存货金额异常，可以使用出入库调整单对其进行 调整； （2）出库调整单可以调减金额，入库调整单可以调增金额； （ 3）出入库调整单在记账后可生成凭证传递到总账；（ 4）调整单只调金额，不调数量。4.5.4 总帐业务业务流程- 36 -总账 /报表业务流程财务部对应 ERP 程序外部凭证填制凭证（总 账）-填制凭证凭证审核（总账） -审核凭证凭证记账（总账） -记账期 末结转（总账） - 转帐生成月末结账（总账） -结账 UFO 报表 流程说 明1 各模块的外部凭证会传递到总账中等待审核和记账； 其他凭 证则需要在总账中填制。 2 凭证填制后需要审核，审核人与制单 人不能同为一人。 3 审核后的凭证可以进行记账。记账后可以查看账表。 4 月末当月日常业务凭证全部审核凭证后，可以进行期 末结转（主要是期间损益的结转和汇兑损益的结转），结转形成的凭证需要审核和记账。 5 以上 业务处理完毕后可以进行月末结账。6 以上工作完成后可以在 UFO 报表模块制作当月资产负债表 和利润表。月末结账顺序：- 37 -销售管理库存管理存货核算应收模块总账月末各系统结账流程说明：1、 销售必须先结账，库存管理模块才能结账；2、 库存管理模块结账后存货核算才能进行期末处理， 存货核算模块再结账； 3、 存货核算、应收应付结账后总账才可以结账；4、ERP 软件为一个完整系统，各部门在使用中应该互相配合， 尽快完成各自的工作，不能过度拖延影响整个系统的运行效果。 各系统反结账流程说明： 遵循上图的逆过程，即反结账要从总账开始，一直到销售。