出差管理(家具内部资料)

精品范文模板 可修改删除撰写人：_日 期：_1企业管理层缺乏差旅管理意识企业的并购、商务谈判、营销、采购已经牵扯了中国企业管理层太多的精力，他们决不肯花时间去考虑一年来有多少人出过差，去过哪些地方，差旅费开支的总额是多少。管理层认为这些事情应由企业行政人员或财务人员管理，而实际上企业行政人员多能从预订酒店和机票中获得高额回扣，财务人员本着多一事不如少一事的观念缺乏对差旅费用进行管理的积极性，因此应用差旅管理的中国企业数量不多。根据Corporate Travel Management and Travel Practices in China报告显示，在被采访的国内私营企业中只有5%使用差旅管理服务，而国有企业的这个比例尚不足5%。2针对出差费用缺乏管理控制力中国的企业通常由行政、财务、人事等部门的人员来专门负责差旅费用的支出，这类专门人员在为企业订购机票、酒店时可以获得高额回扣，出差员工住酒店时采用虚开住宿费发票或者购买假发票进行报销的方式赚取“外快”；另一方面，中国的一些大中型企业在国内的摊子铺得很大，公司职员每年都要坐上好几回飞机，可谓是航空公司标准的大客户，但从来没有人想到去和航空公司协商，获得一定的折扣。酒店费用也是如此：由于公司所有职员有权选择自己偏好的酒店，使得企业员工在特定酒店的住宿天数无法达到一定数量，因此很难和某家酒店签订长期合同，以获得更优惠的价格。由于缺乏有效监控，与差旅活动相关的票据的真实性、合法性难以甄别，加大了管理成本，严重影响了企业利润的获得。3报销流程复杂、数据无法用于管理根据Corporate Travel Management and Travel Practices in China报告，在被采访的112家企业中，有1/4的受访企业惟一使用的是手工流程和纸质表格处理差旅申请和审批，另有56%使用纸质表格和电子邮件结合的方式处理申请和审批。78%的受访企业使用手工流程和纸质表格进行差旅费用报告。由此看来，中国企业多采用传统的方法管理差旅费支出。企业传统的差旅管理流程复杂，出差人员要被迫填写各种纸质单证，单证填写容易出现不规范现象，需要花费大量的人力、物力去判断其合法性与合理性；领导们的审批可能会由于其出差而被耽搁，从而影响业务的执行，大量的纸质单据传递到财务部门后给财务部门增加了很大压力。由于各种出差相关票证种类繁多，对其进行装订、统计和汇总工作量极大，还极易出现人为错误，造成不必要的损失。4现金是首要的差旅费支付模式在中国，现金是差旅支付的最主要模式，用于现金预付款和费用报销。这一模式对所有类型的公司，包括跨国公司都适用。在112家受访企业中，有52%的受访跨国企业、86%的民营企业和91%的国有企业表示进行现金预付款并用现金支付差旅报销费用，这与世界其它地方的公司依赖于企业会员卡作为最主要的支付方式形成了鲜明对比。实施现代化差旅管理的建议1建立一套体现企业文化、人性化的差旅政策企业差旅政策的制定体现了公司差旅费用支出的具体原则，涉及到旅行安排、付款方式、差旅开销及支出的处理程序等。在差旅政策中应有以下条款：员工出差的审批、出差员工的职责、旅行指南、交通工具的选择、机票和酒店预订系统选择、住宿标准、员工安全及保险条款、同行家属费用条款、现金使用条款、出差餐饮条款、电话费及出租车费条款、报销程序条款、可以选用的差旅行程预订系统、协议酒店名单、协议航空公司名单等，差旅政策条款应尽量细化以方便嵌入差旅预订系统，从而保证良好的执行效果。在制定差旅政策时还应注意以下问题：（1）差旅政策的制定要在分析以往差旅费用的基础之上。通过分析以往的差旅费支出找出规律性的出差行为，例如经常入住的酒店、经常乘坐的航班、经常出差的城市，这样可以了解到哪家航空公司可以成为指定航空公司以获取最低机票折扣，哪个城市出差最多，哪种交通工具最方便且成本低廉，哪家酒店可以成为协议酒店以获取最优惠的价格。（2）差旅政策制定要在节约成本和员工满意度之间找到平衡。如果一味地控制成本挫伤了员工的工作热情，影响了企业的整体形象，向外界传递了企业资金短缺的信息，这将给企业的经营带来负面影响；如果一味地迎合员工，则会使企业差旅成本大幅提升，利润减少，最终也会影响企业的长远发展。因此在制定差旅政策时要充分听取企业各方人士的意见，尤其是要倾听经常出差员工的心声，还要让财务人员会同差旅经理一同参与差旅政策的制定。例如出于节约成本考虑，企业或许规定某个职位的员工出差到车程12小时以上的地区必须坐硬卧，而当时的折扣机票可能只比火车票价贵出一至两百元钱，坐飞机则可以快速到达。出差员工倾向坐飞机出行，那样不仅能够得到很好的休息，又能提高工作效率。然而财务人员则会认为成本加大了，财务效率降低。针对这一矛盾，在差旅政策中可以加上如下条款：在交通工具选择中，飞机机票折扣如果达到一定标准，可以选择乘机旅行。另外，在差旅政策中还可以加上如下条款：严格出差审批，如果用电话或视频以及电子邮件可以解决的业务坚决不批准出差；在出差时间确定的情况下，应提前数天预订机票和酒店以获得更为优惠的折扣等，这些条款的制定不仅能够有效节省不必要的开支，而且也不会遭致出差人员的强烈抵制。（3）差旅政策的制定应体现企业文化。如果企业强调以人为本、上下级平等的企业文化，非常注重员工的感受，在出差规定上，也应该力求人人平等，高级管理人员和普通员工间的待遇不要过于悬殊；如果企业强调权本等级的企业文化，那么在差旅政策的制定上应为不同等级员工制定不同的差旅标准，以体现等级观念。（4）在差旅政策的制定上要细致入微。差旅政策中应严格规定可以报销的差旅费用明细以及出差人员的职责，例如出差员工必须严格执行差旅和住宿标准，必须在规定的时间内用规定的预订系统完成预订机票和酒店，并利用信用卡支付与之相关的费用并打出消费明细，必须按照规定的流程和期限报销差旅费用，不得报销与公司业务无关的消费支出，不得将公务舱位转换为经济舱位，从而为同行的配偶换取机票等。在差旅途中会遇到很多不确定因素，在差旅政策的制定上应列示安全旅行指南，与此同时应注明列示有关保险的条款以保障出差员工的权益。（5）对企业员工进行差旅政策的培训，确保差旅政策的顺利实施。差旅政策作为企业的重要公共文件应放在公司网页，以便员工熟悉了解。在执行差旅政策时，要加强与员工的沟通，例如对新员工进行差旅政策的宣讲，提供一个公司内部的论坛用以讨论政策的相关条款，这样能够增强员工对公司差旅制度的认知和理解，并自觉遵守。2任命差旅经理，确定差旅经理职责当一家企业或者企业集团每年的差旅费用达到一定规模，任命一名专门负责企业或者企业集团差旅事务的经理人员将是十分必要的。其工作职责应该包括：（1）参与制定差旅政策，负责向员工宣讲差旅政策。差旅经理应配合企业差旅业务发展的需要，协同财务人员、经常出差的员工参与制定差旅政策，提出适合企业文化和业务需求的建议；差旅政策一旦确定，差旅经理所带领的差旅管理团队需要采用网上公示、进行培训、和出差人员充分沟通等方式确保差旅相关人员了解该政策。（2）担当外部商旅供应商与企业内部出差员工的中介。差旅经理所带领的团队有义务与每位差旅者进行沟通，使他们了解安排差旅时能够利用哪些资源；当差旅政策中列示的供应商发生改变时，差旅部门应及时将新供应商名单告知全体员工，同时定期更新和增加差旅网页的信息，使出差员工及时了解差旅管理部门的工作；随时与以下供应商签订合同并协调关系：差旅管理公司、企业会员卡提供商等。（3）监控差旅活动。差旅经理需要监控、追踪并评估公司差旅过程的各个方面，并就差旅工作质量进行管理和监督，确保差旅工作的准确性和及时性；及时妥当地安排差旅事务中遇到的特殊情况；根据差旅业务的需求，引进新的差旅服务方案并制定相应的工作计划，以达到高效率、高标准地服务内部差旅员工的目标；负责开发新的商旅供应商以及评估现有供应商，保证现有供应商所提供的服务能够最大程度地满足本企业差旅需求。3选择适合企业的差旅管理公司一家专业的差旅公司，能够消化企业差旅管理中较为繁琐且专业性甚强的内部事务，而使企业将有限的精力集中于主业的开拓上。在选择差旅管理公司时要注意以下几点：（1）选择经验丰富、讲求信誉的差旅管理公司。认真审阅差旅管理公司的“报价表”，确认其所提供服务的全部内容和标准是否符合公司的经营目标，是否能够与公司的差旅政策相符合。（2）挑选具有强大网络的差旅管理公司。网络强大的差旅管理公司可根据企业的各种实际要求和变化对差旅活动适时进行调整和重新做出安排，以确保企业差旅活动的顺利进行。（3）差旅管理公司应能够在为企业开辟的专门网页上提供在线预订服务，使企业员工能够方便地使用该系统进行机票和酒店以及行程的预订。(4) 保证企业的差旅政策与差旅管理公司的系统相整合。例如将差旅审批、各部门差旅预算、各种人员出差住宿的标准等嵌入差旅公司的预订系统。预订系统通过自动辨认个人账号和个人身份证号码，为出差员工显示他（她）所能够乘坐的舱位和入住的酒店，因此出差人员只需输入事先得到的个人账号，输入身份证号码即可在网上申请出差，出差申请被批准后购买机票、挑选座位、预订宾馆、租车等均不需担心会违反企业的相关规定。企业在差旅政策中可能会要求员工在预订时选择最低票价，那么在预订系统中就会有相应的提示。(5)差旅管理公司应能用电子邮件将旅行路线图以及机票确认号码发送给即将出差的员工，而员工也可利用在线预订系统、打印确认函确认电子机票和酒店的预订是否成功。(6)差旅管理公司的预订系统能够与企业的网上报销系统、企业的ERP系统，网上银行实现数据的共享，从而最大程度地避免信息孤岛，提高工作效率，规避风险。（7）差旅管理公司将能提供除预订行程以外的其他增值服务，例如提供差旅管理报告以便于企业对各种出差数据进行分析、协同企业差旅经理分析现有差旅政策的合理性并提出改进建议、利用企业消费的数据向航空公司和酒店议价，为企业争取最优惠的价格。4选择自助式差旅管理模式近年来各家酒店开始建立电子商务平台，在其开放式的网络平台上查询价格、预订房间、查看消费报表和消费记录成为可能。分销渠道的价格优势已经不像以前那样突出，因此一些中小型企业开始转向使用软件公司开发的网上差旅管理系统，这个系统可以使差旅计划制定、预订机票和酒店全部自动化，这种差旅管理系统与企业ERP系统、人力资源系统等能够做到无缝联接，前提是全部采用一家公司的软件。这种差旅管理系统能够与企业的差旅政策全面集成，当出差员工提出超出政策的要求时系统将提示员工使其计划合理化，也可以选择严格地执行政策并防止他采取超出政策的行为。月末或者年度终了，该系统将生成差旅管理报告，由企业的差旅经理所率领的团队自行分析，得出结论。这种自助式差旅管理模式省去了支付给差旅管理公司的服务费用，同样也能实现一定的差旅管理的目的。5对差旅费支出进行事后分析企业无论是使用哪种差旅管理模式，最终网上差旅管理系统都能够向企业提供每一位员工的详尽消费报表，包括：消费日期、内容、金额等。比对员工消费和其正在开展的项目收益，方便对员工进行绩效考核。在一定程度上能够避免虚开发票、增开发票等问题的发生。报表还提供了员工消费排名、城市消费排名和航空公司消费排名等情况，透过这些信息可以知道在过去的一年里最常出差的人员，热门的出差地点，每个出差人员的话费，出差的时间，差旅费用的部门分布，主要交通工具等。如果对信息进一步分析，能够得出员工到哪些城市出差的频率最高，是否需要在那里建立办事处或者分公司；哪些出差行程对公司的业务最有帮助，机票和酒店的折扣价是否还可以降低。分析员工出差过程中的各种消费不仅可以帮助企业了解所有费用支出的合规性、合法性和合理性，而且统计企业员工出行工具、所选航空公司以及酒店的信息，可以为企业进一步修订差旅政策、改进差旅管理、进行差旅费支出的控制奠定数据基础。作者单位 7天连锁酒店集团在我国当前经济状态下，我国很多大中小企业在企业差旅管理方面，很少有预算，成本支出严重超高，部分企业员工加报差旅费用严重，造成企业差旅费用严重浪费。正好7天的差旅管理系统可以帮助到这样的企业，首先比如您在全国范围内出差住宿都可以做到有证可查，包括你什么时间住，在什么地方，住什么酒店，什么房型，多少费用在系统里都可以清楚的看到，正好可以满足企业的需要。对于业务范围遍及全国、各地区的大多数企业而言，商务差旅对其发展是至关重要的。在不同地区，面对面交流与沟通是经常需要的，而商务差旅使这样的交流得以实现，从而让企业获得更多业务机会，建立起重要的合作关系，并保障新业务顺利开展。因此，企业应把商务差旅像管理企业其他可控制的花费一样进行管理。当差旅和有关招待活动已被纳入计划并已进行预算，采取战略性管理的效果将能够达到事半功倍的效果，并且还能节约成本。实现有效的差旅管理，需要一家专业的差旅管理公司协助管理（比如7天全国连锁酒店的7天差旅管理方案），因为他们了解你与众不同的差旅模式和需求。与一家专业的差旅管理公司密切合作，并在差旅管理中遵循以下四要素，你就可能赢得更多时间，节省大量成本。进一步完善企业差旅体系，如“需求管理”最大化减少空中旅行成本尽可能获得酒店预订的最优价格保障商务旅行者的人身安全1、进一步完善企业差旅体系企业差旅的整体效率很大程度上是由企业文化决定的。员工们关注的是他们何时、何地乘坐航班，选择的是哪家航空公司，将会入住哪家酒店。以上种种因素都将最终影响到整个差旅行程的成本效率。在商务旅行中，通过倡导健康的企业文化，采取始终如一的、集中的管理方法是非常重要的，能减少很多不必要的开支。通过与你的差旅管理公司查询最低和最适合的票价，也称做当天最佳票价。（7天连锁酒店机票预订）“需求管理”是一种整体分析方法，它不仅关注企业文化，也会从旅行的必要性、频率和价格等各方面进行考虑。运用“需求管理”的方法，可以通过以下方式进一步提高差旅管理水平。对公司员工通常情况下的商务差旅作出评估，与专业的差旅管理公司合作，找出可以减少开支的项目。对于你最为关注的因素进行考虑，为你的员工提供高效、灵活、安全的商务差旅，或者寻求最低花费的差旅方式。制订一个集中的差旅政策，让每个人都有章可循，并且通过更强的谈判和购买能力，以得到最具竞争力的价格,确保你的员工能够遵照该政策。通过一家专业的差旅管理公司进行所有的预订工作，有助于差旅政策的遵循和长期的费用节省。2、最大化减少空中旅行成本企业的差旅费用主要用来自航空旅行。你可以通过一系列策略对公司空中旅行的成本效率进行优化，具体包括：每当公司预订机票的时候，通过你的差旅管理公司查询最低和最适合的票价，也被称做当天最佳票价。尽可能早去预订机票。把分析出行情况作为差旅政策的一个部分，看是否能预订性价比更高的行程(比如，国内旅行选择经济舱、适当时候给予奖励、以普通舱代替头等舱等措施。)对于短距离飞行，可以考虑选择更低价格的机型。你的员工中可能会有人不按照这样的规章去进行各项预订，这也需要事先考虑到，并制定相关防范措施。3、尽可能获得酒店预订的最优价格除了空中旅行，在企业差旅费用预算中，占据较*例的就是住宿酒店的开支了。你的商务差旅管理顾问能够协助你优化现有的酒店预订方案，从而节省更多成本。例如：预算房间数量作为谈判价格的有力筹码。对员工将要去的目的地进行考察，综合考虑各项因素，在同样便利的情况下，看是否有更高性价比的选择，最后再作出决定。就住宿的费用总额与对方进行商谈，包括根据公司要求提供的增值服务，在总体增加的旅行开支中节省这部分费用（比如7天的免费住房活动）根据费用控制是否异常，来监测公司酒店预订方案执行情况。搜集与上年同期相比较的一些数据，包括城市平均消费水平统计报告。以公司与酒店协议价格为基准，在市场中寻找与之规模相当的加以比较，确保在目前市场条件下，你的价格是非常具有竞争力的。如果发现公司与协议酒店签定的价格并不具有竞争力，可提出双方再行商议。基于对酒店的深入了解和丰富的行业经验，提出专业性的建议。编写易于使用的酒店名录，并对公司酒店预订方案加以标注。确定公司与酒店的协议价格已输入到酒店方的预留系统中，并确保在线预订同样精确，并且可行。在可能的情况下，将公司所有酒店预订方案交予你的专业差旅管理顾问，让其代为谈判，争取最低价格。4、保障商务旅行者的人身安全风险管理计划是保障旅行者安全的重要部分。你的差旅顾问能够协助你关注那些正在旅行中或计划出行的员工。至少要采纳以下几个步骤：确保最主要的差旅政策是适用的，并已将旅行者的情况提供给你的商旅顾问。为你的旅行者办理全程保险。5、出差旅游如何省钱呢？在出差旅游中，只要惊心计算，可以做到既节约而又不影响差旅活动。首先是酒店的选择：在中国酒店行业内经济型连锁酒店是性价比最高的，也是公司商旅活动中首选的。因为经济型酒店全国辐射范围广，基本覆盖各大中城市，酒店统一管理，统一服务，酒店设施良好，布草干净，服务周到，交通方便，住宿安全。据统计，79%的公司商旅活动都会选择经济型连锁酒店。目前全国的经济型酒店主要有如家、7天、汉庭、锦江和莫泰等规模比较大的酒店。特别指出在经济型酒店中7天连锁酒店集团推出的酒店差旅管理方案是比较合理规范的，因为：7天连锁酒店之所以能成为国内经济型连锁酒店的领导品牌，不仅仅是靠规模，也不仅仅是靠技术，根本上是靠不断的价值创新，为顾客带来新的价值和体验。为贵公司极大的节省差旅成本支出-行业内最大幅度的折扣让利为贵公司极大的简化差旅管理-行业内唯一的差旅管理系统dsx第 7 页 共 7 页免责声明：图文来源于网络搜集，版权归原作者所以若侵犯了您的合法权益，请作者与本上传人联系，我们将及时更正删除。