内控制度培训讲义全

目錄1. 總則2.進貨及付款的管理2.1進貨流程的職責與權限2.2進貨流程控制2.3廠商對帳付款管理3.銷售及收銀管理3.1銷售及收銀的職責與權限3.2銷售及收銀管理4.盤點與核算的管理4.1盤點與核算的職責與權限4.2盤點的控制管理4.3報損的控制管理5. 報表與單據管理5.1報表與單據管理的職責與權限5.2 報表與單據管理的重要性5.3報表與單據清單5.3 管理規則 第一章總則1.1 本制度控制範圍：商品在企業內流通循環及與商品有關的資金循環。1.2 凡與商品流通管理有關的權限均由本制度規定。1.3 凡與商品流通管理有關的表單管理均由本制度規定。1.4 凡進貨,包括外購贈品及內部調撥均屬本制度控制管理。1.5 凡出貨,包括正常銷售、報損等均屬本制度控制管理。1.6 凡商品價格核算及成本核算均屬本制度控制管理。1.7 對商品的盤點、報損的核算均屬本制度管理。第二章 進貨及付款2.1 進貨流程的職責與權限2.1.1採購職責與權限 店長提出進貨,並對一般貨品的合理申請及新鮮貨品的進貨負責。 督導核准進貨,並對合理申請負責。 商品部批准進貨申請並對廠家及時送貨負責。 商品部對廠商資料的及時送交財務負責。 商品部批准進貨權限：以設定的單品進貨金額為准。商品部對所有採購商品的成本確認負責。 最終進貨權屬總經理。2.1.2驗收 店舖驗收人對點驗貨品結果負責。 店長對點驗貨品的結果負責。2.1.3調撥 調入店對合理提出進貨申請負責。 督導對調撥負責。 調出店對貨品的安全出店送達驗收負責。 調入店對貨品的正確驗收負責。商品部對所有調撥商品的成本確認負責。2.1.4退貨 店長對提出的退貨申請負責。 商品部對提出的退貨申請成本確認負責。商品部並對及時通知廠商退貨負責。2.1.5扣價及補價 商品部對扣價的正確性負責。 商品部對補價不當所造成的損失負責。 商品部補價權限：以設定的單品補價權限為准。 最終補價權屬總經理。2 2進貨流程及控制221 採購流程圖及說明 附圖1222 調撥流程圖及說明附圖223 退貨流程圖及說明附圖224 扣補價流程及說明附圖 採購1、 請購新鮮貨品的訂貨由店長決定。驗收程序與以下同。 一般貨品的進貨由店長填寫請購驗收單提出要貨申請督導根據貨品情況決定調撥或採購如決定採購決定調撥退回請購單改填調撥單,則在請購驗收單上簽字並將請購驗收單的訂貨聯送至商品部商品部檢查單據填寫、登記驗收單用於備查訂貨情況並在驗收單訂貨聯上簽字以訂貨聯通知廠商送貨預計到貨期由店舖根據廠商合同簽定的條件填寫。2、商店驗收所有贈品均以零成本驗收入賬 廠商送貨至商店驗貨人領班或其他委託人取出商品請購驗收單按驗收規則進行驗收驗收無誤後,在驗收單上填寫驗收數量由店長確認簽字後將廠商聯給廠商在廠商的送貨單上簽字並留下一聯作為驗收單的附件商店于當日截止驗收後根據驗收單填寫商品驗收日報表由督導將商品驗收日報表及隨表附呈的驗收單其余二聯一起交商品部。並根據留底聯登記店鋪統計台帳。3、商品部 收到督導送來的驗收日報表及隨表附呈的驗收單,在財務聯及商品聯上填寫成本單價及總價並審核簽字後將報表及單據送至財務部 。4財務部根據審核無誤的表單做帳務處理。 調撥1調入店店長提出調撥 通知調撥店店長填寫調撥單。2調出店填寫調撥單後調出店長指派或委託人員持單送貨至調入店/或由調入店派人至調出店當場驗收調入店根據調撥單驗收簽字調出店人員持單返店。3調出店根據調撥單編制驗收日報表由督導批准後將日報表及隨表附呈調撥單送至商品部商品部審核後填寫成本價送財務部。店鋪根據留底聯登記店鋪統計台帳。4調入店根據調撥單編制驗收日報表隨表附調撥單送至商品部商品部填寫成本價後送財務部。店鋪根據留底聯登記店鋪統計台帳5財務部跟據審核無誤的表單做帳務處理。 退貨1商品部每月與廠商對帳時根據擬退貨情況填寫退貨通知單與廠商對帳單一起送到財務。2商品部決定的退貨/店舖提出的退貨均由店舖填寫紅字請購驗收單 將紅字訂貨聯交督導帶至商品部。3商品部在該單上簽字並在備查本上登記備案將單據送至財務部核對是否已付款財務部確認簽字後返還商品部商品部通知廠商來提貨。4廠商應在10日內至店鋪提貨領班根據驗收單上已填明的內容由廠商點貨驗收廠商驗貨無誤後在單據上簽字領班及店長確認簽字將廠商聯給廠商。5店舖根據驗收單填制驗收日報表由督導將日報表及隨表附呈的單據送至商品部。店鋪根據留底聯登記店鋪統計台帳。6商品部在收到督導送來的表單後填寫成本價簽字確認後將表單留下一套,其於送至財務部務部。7財務部根據審核無誤的表單做帳務處理。 扣價1、協議扣價 商品部與廠商議價後填寫紅字請購驗收單三聯訂貨聯與店舖聯不填將單據及協議一份送達財務財務將協議與原單核對後簽收。財務部審核後將商品部聯送還商品部商品部據以登記台帳廠商結算聯由商品部交給廠商。 財務部據以做帳務處理。2、對帳後發現扣價事項一般情況為原成本價高填後調整 商品部填寫紅字請購驗收單三聯訂貨聯與店舖聯不填送至財務部財務部核對原單後簽收。其余手續同協議扣價。 財務部據以做帳務處理。 補價1、 商品部與廠商協議後填寫 請購驗收單三聯訂貨聯與店舖聯不填按權限審批後 將單據及協議一份一起呈送財部財務與協議及原單核對後簽收。其余手續同扣價。2、 財務部據以做帳務處理2.2.3 表單種類及填至 表式1、商品請購驗收單 單據聯次：第一聯： 廠商訂貨聯 第二聯 ： 廠商結算聯第三聯 ： 財務記帳聯第四聯 ： 商品部聯第五聯 店舖驗收聯 注意事項： 1、凡採購進貨、退貨、扣價、補價、均用本單 2、一廠一單,不許多個廠商的業務混淆填列 3、退貨、扣價用紅字填寫 4、無驗收人及商品部主管簽字無效。 5、該單在商品驗收後次日10時前送達公司。 五聯單分送程序訂貨聯由督導帶至公司商品部作為通知廠商訂貨依據 廠商聯：店舖按規定驗收簽字後即交給廠商 財務聯： 按流程送至財務簽收後留下作為做賬依據 商品部聯：按流程送至商品部留下做作為編制廠商對賬付款明細表之依據。店舖聯： 驗收後留下作為驗收日報表附件存檔 項目填寫 1、進貨及退貨填寫項 A、店長填寫項：請購年月日、訂貨店名、廠商名、廠商編號、電話、單據類別、商品編號、品名、單位、訂貨數量送貨日期B、督導填寫項訂貨時核對簽名。 C、店長填寫項驗收時驗收日期、 驗收數量銷售單價,銷售總金額D、商品部填寫項隨日報表送至商品部時填 進貨成本單價,進貨成本總價, 進貨合計,進項稅額,金額合計E、財務部核對項：有關金額及各部門簽署的完整性2、扣價時填寫除商品部填寫項目有變動,其餘與進貨及退貨填寫項相同店舖不填：商品部填寫：廠商名,廠商編號,電話,單據類別商品編號 ,品名,單位,驗收數量,進貨成本單價,進成本總金額,銷售單價,銷售總金額,進貨合計,進項稅額,並在備注欄注明原入帳驗收單號 3、補價時填寫除商品部填寫項目有變動,其餘與進貨及退貨填寫項相同： 商品部填寫：同上表式2、 商品調撥單 單據聯次： 第一聯： 店舖調入聯 第二聯： 店舖調出聯 第三聯： 財務調入聯 第四聯： 財務調出聯 第五聯： 商品部聯 注意事項：1. 本單以調入單位填寫的驗收數量為準。如數量有變動, 須調入單位簽字確認。 2.本單執行後於次日10時前送達總公司。 五聯單分送程序： 調入店舖聯：由調入單位驗收後留下 調出店舖聯：調入單位驗收簽字後返回調出店留下。 財務調入聯：調入單位隨驗收日報表送至商品部,商品部 確認後送至財務部簽收留下做為賬務處理依 據。 財務調出聯：調出單位隨驗收日報表送至商品部,商品部 送至財務部後簽收留下做為賬務處理依據。 商品部聯 ：調出店舖隨驗收日報表送至商品部,商品部 簽收後留下。 項目填寫：A. 調出店調寫項： 年、月、日, 撥出店名,商品類別, 商品編號,品名,單位,數量, 銷售單價,銷售金額。B. 撥入店填寫項： 驗數量,銷售單價,銷售金額C.商品部填寫： 成本單價,成本總金額 表式3、 驗收日報表： 報表聯次： 第一聯： 店鋪聯 第二聯： 商品部聯 第三聯： 財務部聯 注意事項：1、 一日一單,以每日下午5時為日報表截止時間,下午5時以後的驗收或調撥入次日表單。2、 退貨以負數的填列3、 本表於填制次日10時前送達總公司 分送程序 店鋪聯： 店舖填制後留下 商品部聯：按流程送達商品部,商品部做為與廠商對賬依 據。 財務部聯： 按流程送達商品部,商品部送財務簽收後留 下做為作賬依據。 項目填寫： 本表全部欄目均由店舖填寫表式13退貨通知表表式聯次第一聯商品部聯第二聯財務部聯注意事項本表由商品部填寫僅作為通知單使用分送程序第一聯商品部留底第二聯商品部送至財務簽收後留下項目填寫全部由商品部填寫2.3 廠商對帳付款管理流程及控制2.3.1 採購付款的職責權限：商品部對正確編制廠商對帳單及時與廠商對帳負責。商品部對維護公司信用負責。財務部對與商品部核對應付帳提供正確的核算數據負責。財務部對維護公司信用及正確對廠商付款負責。對廠商付款批准權限屬總經理。2.3.2流程圖 附圖2.3.3對帳及付款日程安排表時 期執行部門執行內容25-30日商品部廠商根據每日交付的驗收日報表登記廠商台賬月末據以編製廠商對帳付款明細表。商品部與廠商對帳、辦理退貨、補、扣價等事項廠商須攜帶驗收單送貨單等一應資料前來對帳。1-5日商品部、財務部商品部與財務部核對須核對雙方賬務記錄及廠商資料訂貨合同。除核對欠帳外還須核對扣折價等項6-10日財務部將核對無誤的廠商對帳單編制彙總表交總經理簽字,視資金平衡情況開立廠商付款支票15-20日財務部商品部通知廠商結帳付款廠商須攜帶對帳過的驗收單等一應資料廠商領取貨款2.3.4流程介紹1、 商品部根據每日收到的驗收單編制月度廠商對帳付款明細表與廠商對帳如廠商要求貨到付款的也需編制該表審批將對帳中出現的如退貨、扣、補價等事項及時填單辦理手續。商品部將核對過的廠商對帳付款明細表交與財務部,財務部根據帳簿記錄填寫表單上相關欄目,並與商品部的數據核對。如有誤立即通知商品部核對訂正。2、 財務部根據核對無誤的表單編制應付賬款支付彙總表與廠商對帳付款明細表一起交總經理簽字,同時提供當月資金情況供總經理平衡資金。並將總經理審批後的彙總表及明細表留下一套,其餘送至商品部。3、 商品部通知廠商來結帳領款。4、 財務部審核發票,核對結帳內容,與廠商結帳並要求廠商在對帳單財務聯上簽字,收回廠商驗收聯,付款並進行帳務處理。5、 財務部月末將與廠商對賬情況通報商品部。2.2.5 表單種類及填製說明表式4、 廠商對帳付款明細表 表式聯次： 第一聯： 廠商聯 第二聯： 財務聯 第三聯 ： 商品部聯 注意事項：1、付款方式由商品部依進貨合同填寫。 2、退貨、扣價以負數表示。 3、鋪底進價為與廠商談定的商品鋪底額,不做付款考慮。 三聯分送程序： 廠商聯：商品部填寫與廠商核對後交財務填寫核對簽字後返還商品部,由廠商至商品部取返。 財務聯：商品部填寫與廠商核對後交財務填寫核對簽字後留下。 商品部聯：商品部填寫與廠商核對後交財務填寫核對簽字後返還。 項目填寫：1、 商品部填寫：年,月,日、廠商名稱、廠商編號付款方式、驗收單據編號、單據類別、金 額、稅額小計金額折扣金額、合計金額 2、財務部填寫： AB-I項本月核准簽付項表式5、 應付帳款支付匯總表1表式聯次 第一聯： 財務聯第二聯： 商品部聯2 注意事項：1、 本月核准簽付額與明細表上核准簽付額相等3單據分送程序： 商品部聯： 由財務編制交總經理審批後送商品部,做為通知廠商結賬依據。 財務部聯： 做為賬務處理依據。4項目填寫：所有欄目均由財務部填寫。第三章 銷售及收銀的管理3.1銷售及收銀的職責權限：3.1.1 店舖沒有現金坐支權,店長對坐支現金負責。3.1.2收銀的職責權限 收銀員對現金應收數與實收數的一致性負責。 店長對現金應收數與實收數的一致性負責。 店長對每日收銀日報表及附件的完整正確負責。 督導對每日收銀日報表及附件的及時送達負責。3.1.3 變價店長對新鮮貨品有變價權 。 營業部對變價不當造成的損失負責。 店長對變價單品盤點數據失實造成的損失負責。變價一律由總經理審批。3.1.4顧客退貨 店長對新鮮貨品有退貨權店長對正確合理地辦理退貨負責。 營業部對正確合理地監督退貨負責。3.2銷售及收銀的控制管理3.2.1流程圖附圖6783.2.2 流程介紹 收銀含現金、支票、折價券、禮券1、 收銀機收銀 分班收銀員每天交班時必須在下一班收銀員到店後雙方點驗現金將金額填寫在收銀日報表上打出帳條帳條為截止交班時累計數,如有停電填寫停電收銀憑證完成收銀日報表核對無誤簽字交班雙方領班、店長確認無誤,交班完成。2、 每天下午交班後店長清賬,打出帳條帳條為24小時清盤數,如有錯打收銀條,賒、退銷及其他情況發生,收銀要根據相關憑證在收銀日報表上填列反映,店長要在相關憑證上核准簽字 點收營業現金、分包現金銀行交款或銀行上門收款將收銀填制的收銀日報表與帳條核對無誤後簽字。3、 店長將帳條、帳條、銀行繳款單據存根、收銀日報表、錯打收銀條、應收帳款單退貨單據等其他有關憑證一律附在收銀日報表後封裝入專用公文袋。4、 督導巡店時將公文袋帶回財務部審核。5、 財務部對收銀日報表及一應附呈單據進行審核 確認無誤後財務主管簽字 分發一套至營業部存檔 一份收銀日報表返還給店舖存檔。6、 店鋪根據表單登記統計台賬 7財務部進行會計處理 變價1、 新鮮食品變折價由營業部授權店長,根據食品保質期隨時進行,品種及折價比例由營業部規定。店長確認變價後開出變價通知單三聯同時進行盤點。盤點完畢後計算變價損失。盤點表與變價通知單分店各保留第一聯其余倆聯分送營業部與財務部。2、 一般商品的變價 營業部根據市場銷售情況、進價變動情況等做出變價決定填寫商品的變價通知表一律由總經理審批督導將相關表單帶回分店分店根據變價通知單上確定的變價項目進行單品盤點。3、 盤點人按照盤點規則要求進行盤點登記盤點表及盤點匯總表計算出變價損失,店長審核簽字後盤點表交由督導帶回公司營業部。4、 營業部審核單據後簽字留下一份變價表存檔其餘變價單及盤點表一份送至財務部,一份送營業部第三份盤點表返還店鋪。5、 財務部對單據進行核對無誤後進行帳務處理。6、 店鋪依據表單登記統計台賬。 退貨 1由營業部制定退貨規定並對店長授權,店長按權限辦理。 2顧客提出退貨店舖確認後給予換貨如經協商顧客必須退貨時經辦人開出退貨單,店長確認後簽字收銀將貨款退還顧客,收回顧客收銀條。將收銀條作為退貨單附件一起隨收銀日報表上交。3.1.3單據種類及填寫說明 表式6、收銀日報表 表式聯次第一聯 ： 店舖聯第二聯 ： 財務部聯 第三聯 ： 營業部聯 注意事項： 注：.清賬Z帳條包括收銀、時段、部門報表,只有店長掌握清賬鍵的鈅匙,每日結束營業後有權賬；Z帳條,本日發票,作廢收銀條停電收銀條,商品退貨單均為收銀日報表附件。 .收銀日報表反映的期間應和清賬作業時間間隔相一致,以便查核。收銀日報表的日期為清賬作業日期。 .收銀日報表應于次日上午10時前送達公司。 三聯單分送程序店舖聯：按流程至財務部審核簽字後返回留存。財務部聯：由督導送至財務簽收留下。 營業部聯：由督導送至財務簽收審核後送至營業部簽收。 項目填寫由各班收銀員填寫各欄。表式7、變價通知表 表式聯次： 第一聯 店舖聯 第二聯 財務部聯 第三聯 商品部聯 注意事項：應於變價後次日送達公司本部 三聯單分送程序： 店舖聯：店舖按單進行單品盤點後留下作為變價依據 營業部聯：營業部填寫後留下存檔。 財務部聯：營業部與盤點表一起送達財務部簽收。 項目填寫： 由商品部填寫各項目欄。表式8、停電收銀憑證 表式聯次： 二聯單記帳聯 顧客聯 注意事項： 1該單為停電時收銀機停止作業的收銀憑證,與帳條同等作用。 2應與收銀日報表同時送達公司本部。 二聯單分送程序： 顧客聯：收銀時給顧客。 記帳聯：與帳條2帳條一起作為收銀日報表附 件送交財務部。 項目填寫： 有收銀員填寫所有欄目。表式9商品退貨單表式聯次第一聯店舖聯第二聯財務聯第三聯營業部聯注意事項 1該表一物一單 2應與收銀日報一起送達公司三聯單分送程序與收銀日報表同一流程項目填寫所有欄目由店舖填寫第四章 盤點與核算4.1 盤點與核算的職責權限營業部對合理安排盤點計劃負責。盤點參與人要對盤點結果的正確性負責。店長對盤點準備工作按規則要求順利進行負責。店長對盤點計算結果的正確性負責。店長對盤點表的及時性負責。監盤人對整個盤點過程及計算的合法性負責。財務對盤點核算正確,數據真實可靠負責。盤點的報損權屬總經理。4.2盤點的控制管理4.2.1盤點規則1. 營業部應在盤點前擬定各分店的盤點規劃,並在規定的時間內通知各分店,作好盤點準備。 盤點規劃應含內容： . 盤點時點公司規定每月25日營業結束後為盤點時點 . 時間安排掌握避開營業高峰期 . 參與人員及負責人 . 盤點形式：停止營業、不停止營業 . 應準備事項：貨品整理、盤點表領取及其他準備工作2. 營業部必須指定監盤人一切與盤點有關的問題均由監盤人裁決。3. 各分店店長不得參與自己店的盤點,店長在離店前需安排好臨時營業負責人。4. 盤點必須至少有三人參加：初點人、復點人、抽查人。5. 初點人、復點人點驗的數字應該一致,如不一致時,需重點,但不得塗抹原先的數據,只在原數據旁做加註處理。6. 抽點人點驗的貨品不得少於10。7. 盤點當日停止辦理一切進退貨手續。8. 新鮮食品的盤點由店長另行安排。9. 盤點的停業與不停業,按公司計劃安排執行,停業盤點沒有數據調整、不停業安排需進行數據調整。調整依據為：在規定的盤點時點後進行盤點的,需加上當日的營業額,在規定的盤點時點前進行盤點的,需減去當日營業額。 10盤點表按順序號登記領用,並蓋上財務部印鑒。各店盤點後必須按領用號碼將作廢、撕破的一律上交,不得失少。 11盤點後,由監盤人將盤點表三聯由責任人簽字確認後帶回公司,由分店派人至公司計算金額。 12若在分店計算,則監盤人須自始自終在場觀看計算。 13盤點表在盤點結束簽字後不得再做任何修改,如有變動則重填補充表並使監盤人確認方可生效。 14各店盤點前,若有補充說明事項或特殊情況,應事先書面聲明盤點後由監盤人帶回公司。 15各分店在盤點前需整理好店內所有存貨,並將貨架編號,以備按順序盤點登錄。4.2.2盤點日程安排表日 期執行部門執行事項20 22營業部制定盤點計劃、安排盤點人員、將計劃通知各店23 25財務部通知各分店檢查應交未交的單據,將所有單據入帳并結出各分店商品帳餘額。分店整理單據上交、整理商店貨品、按營業部的盤點計劃安排好盤點時間,調整好參與盤點人員的工作。26分店盤點27 28分店派員到財務部結出各分店的存貨計算表。或在公司派出的監盤人監督下在各分店計算。 29 30分店將存貨匯總表與統計台帳核對結出盤點差額。財務部將存貨匯總表與財務帳核對結出盤點差額并與分店的差額核對。次月1日財務部將盤點結果向總經理匯報,并根據總經理的決定進行帳務處理。4.2.3盤點流程圖4.2.4盤點流程1. 準備工作：盤點人員一小時前在各分店就位,營業臨時負責人按停止營業或不停止營業的要求按排店內的營業工作。取出盤點表,按小組分發并登記號碼。監盤人抄錄下該分店填開的最後一張進貨單據號碼。2. 開始盤點：. 盤點時兩人一組,一人初點,一人复點。按事先計劃好的盤點順序,從上往下,從左至右盤。一邊盤一邊登記盤點表,并在已盤過的貨架上注明標記,以防重點和漏點。. 抽檢人開始對已盤過的貨品,按不低於10%的單品進行抽點。. 貨品全部盤點後,盤點人對已盤的貨架作全面檢查是否有漏點及重复盤點。. 監盤人對盤點全過程進行監控。盤點結束後,參與盤點的工作人員均應在表格上簽字。 .監盤人將表格一式三份如有其它的事先聲明一應帶回公司本部。3. 盤點後的計算監盤人將盤點表帶至公司財務部,財務部立即予以封存,待次日商店派人來再取出計算。 商店派來的計算人在財務部將盤點表按單品計算完後按大類匯總出總金額,交給財務部。 財務部審核後將單據分成二份,一份給分店帶回,一份財務部留存據以核算處理會計帳務。 分店與財務部對盤點結果的計算公式： 分店：各分店以日常貨品管理時登記的存貨變動統計台帳為准,按大類計算出商品應存數量,與實際盤點數核對,結出盤點差額。 計算公式為大類： 商品期末金額商品期初金額本期進貨淨額本期銷貨淨額 盤點差額本月商品盤點額統計台帳商品期額 財務：財務部按各分店上交的盤存表計算盤點差異 計算公式為按分店按大類 庫存商品期末金額 期初金額本期進貨淨額本期銷售淨額 盤點差額本月商品盤點金額庫存商品期末金額 財務部算出的盤點差額與各分店結出的盤點差額之間的差異,需核對差異原因。 財務部將各分店盤點差異及金額分別做出通報、各店要向總公司做說明,總經理根據盤點差異金額和各店的說明決定差異處理方式。財務部根據總經理決定的處理方式進行會計處理,報損作成本處理,賠償的做掛帳處4.2.5單據種類及填製說明表式10 、盤點表 表式聯次：三聯單 注意事項變價盤點及日常盤點均使用該表日常盤點價格填寫在變價後價格欄目中變價盤點所有欄目均填寫 分送程序：財務部聯店舖盤點後由監盤人送達到財務部在監控下完成計算後留下。店舖聯店舖盤點後由監盤人送達到財務部。在監控下完成計算後返回店舖。營業部聯店舖盤點後由監盤人送達到財務部。在監控下完成計算後送到營業部。 項目填寫：所有欄目均由分店填寫表式11、 盤點匯總表 表式聯次：三聯單店舖聯 分送程序：店舖聯：店舖盤點後由監盤人送達到財務部。在監控下完成計算後返回店舖。 財務部聯：店舖盤點後由監盤人送達到財務部。在監控下完成計算後留下。 營業部聯：店舖盤點後由監盤人送達到財務部。在監控下完成計算後送達。 項目填寫：所有欄目由分店填寫4.3報損的控制管理4.3.1.盤點報損每月盤點報損1、 每月盤點差異並經分析後,由總經理決定處理方法,決定報損時,由分店填寫商品報損單由督導審核後帶回公司營業部營業部審核後交總經理批准。2、 財務對營業部送來的報損單審核後進行帳務處理。 日常經營中的報損 日常營業中發現破損或顧客無意損壞等無法向廠商索賠的商 品損失事項,由經辦人填寫報損單店長簽字批准營業部 批准總經理批准。3、 營業部將批准後的報損單送交財務部財務部做會計處理。4.3.2單據種類及填制說明表式12、 商品報損表 表式聯次：三聯單店舖聯 財務聯 營業聯 三聯單分送程序 店舖聯：經批准後由督導帶回店舖存檔； 財務聯：經批准後由營業部交給財務簽收；營業部：經批准後由營業部留存。 項目填寫：全部欄項由店舖填寫。第五章 報表與單據的管理5.1 表單管理的職責權限：5.1.1凡填製表單的責任人均對自己所填表單的正確性、清晰性、完整性負責。5.1.2凡審核簽字的責任人均對自己所審表單內容的正確性、清晰性、完整性及權限的合法性負責。5.1.3凡表單經手人均對自己應完成的流轉程序負責。5.1.4凡有填製日期限制的表單填製人、經手人、審批人均對表單流轉的及時性負責。5.1.5凡流水編號採取領用管理的表單,簽發人及領用人均對表單的使用及失少負責。5.2 報表與單據管理的重要性5.2.1表單是內部控制制度中極其重要的部分。內控制度的具體 操作及有效性的實現均在於表單的管理,因此必須與以單 獨規定。5.2.2財務部支票等票據另行規定管理,不在本制度控制範圍。5.3報表單據清單： 1、 商品請購驗收回單 五聯 2、 商品調撥單 五聯 3、 商品驗收日報表 三聯 4、廠商對帳付款明細表 三聯 5、 應付帳款支付彙總表 二聯 6、 收銀日報表 三聯 7、 商品變價通知單 一聯 8、 停電收銀憑證 二聯 9、商品退貨單 三聯 10、商品盤點表 三聯11商品盤點彙總表 三聯12、商品報損表 三聯 13退貨通知單 兩聯5.4下列單據為流水編號式須領用管理1、 商品驗收單 由商品部簽發2、 商品調撥單 由商品部簽發3、 停電收銀憑證由營業部簽發4、 發票 由財務部簽發5、 收銀機紙卷 由財務部簽發6、 盤點表 由營業部簽發 5.5管理規則5.5.1凡流水編號實行領用管理的單據,發放部門均應建立登記簿,領用時按流水號順序領用,登記簽發5.5.2凡流水編號實行領用管理的單據,如有作廢,均應標明作廢原因,收齊各聯,粘貼在一齊,下次領用時上繳備查。5.5.3單據填寫應做到字跡清楚,填寫完整,不得隨意省略,否則由於填寫不規範造成的損失由填單人負責。5.5.4凡為總表必有隨表附呈的附表,附表與總表之間有勾稽關係的數据必須一致,附表的數量需與總表所列必須一致,不得失少。5.5.5凡處於流程中間的單據在流傳中為保證不遺失,按下述辦理：1、 跟單立等批准後取回。2、 須滯留的由收取人在送達人的登記簿上簽字,取還時勾銷。5.5.6凡處於流程終端的單據,收取人可採取幾聯複寫簽收的方法,也可在送達人的登記簿上簽收以表明已收到該單據。5.5.7所有空白表單包括另用和非領用的各部門都應妥為保管。5.5.8已填寫的單據在等待執行期由責任人妥善報管,因遺失而造成的損失由責任人自負。5.5.9所有存檔表單的處理,由公司另行規定。5.5.10所有單據的規範編號由公司另行規定全文完一九九九年八月修改稿31 / 32