档案管理办法[2003]

江苏邮通建设监理有限公司档 案 管 理 规 定档案是公司发展的历史见证，是企业文化的重要组成部分，具有极为重要的保存价值。为了进一步加强公司的档案管理工作，充分发挥档案在公司不断发展壮大中的作用，现根据国家有关法律法规和上级主管部门的要求，并结合公司的实际情况，制定本办法。一、公司档案的范围公司档案是公司在生产经营管理活动中所形成的具有利用和保存价值的文字、图表、声像等各种形式的文件材料。二、公司档案管理体系1公司档案管理实行统一领导分级分类管理的体系，在公司综合办公室的统一指导下，按照职能业务分工，由各部门（含分公司，下同）分别负责以下的档案管理职责。11综合办公室负责公司行政、企业管理、人力资源、治安保卫、党群组织、后勤服务等方面档案的收集、立卷和归档工作。12财务部负责公司公司财务会计档案的收集、立卷和归档工作。13工程管理部负责公司经营业务、工程技术质量、计量、安全生产等方面档案的收集、立卷和归档工作，并负责管理公司档案室。14各工程业务部门（分公司）负责本部门生产经营管理等方面形成的档案资料的收集、立卷和归档工作。2各部门的职能人员及各部门（项目监理部）指定的兼职档案人员，负责本职工作业务范围内或本部门（项目监理部）范围内的各类档案资料的收集、整理、立卷工作，并将保存期为长期的档案，按时上交集中存放在公司档案室。3各职能部门负责人对本部门的档案工作的真实性、完整性、系统性、及时性和保存的安全性等全面负责。4公司档案室是公司综合办公室、财务部、工程管理部等三个职能部门共同存放档案的场所。档案室为各职能部门设置专门的档案橱柜，并由专人负责管理。三、公司档案的分类及保存期限1公司档案的分类及归档范围详见附件。2公司档案的保存期限根据文件的保存价值，分为长期、短期和一般三种。21长期保存的档案主要是指反映公司发展沿革及历史；公司存续期间将产生作用或在可以预见的期限内，对公司的经营管理活动具有查考利用价值的重要文件和资料（此类文件简称长期档案）。长期保存的年限为15年以上。对需要永久追溯的重要文件和资料，存放15年后再另行确定追加年限。22短期保存的档案主要指在短期内有一定作用或作必要追溯的一般性文件资料（此类文件简称短期档案）。短期保存的年限为3-15年。具体保存年限根据文件资料的类别确定。23各部门在年度生产经营管理活动中，形成的一次性文件资料；上级部门安排的一次性任务的文件；其他单位联系工作的一次性函件等（此类文件简称一般文件资料），若对今后的工作没有利用价值或追溯作用的，不必立卷归档，由各部门经办人员在年终收集整理后保存，并在隔年内按程序销毁。25各部门要会同综合办公室对本部门形成的文件资料，作出保存期限的原则分类，并使所属员工熟识运用。四、公司档案的形成、收集、立卷、归档1档案形成要求11生产经营管理活动中的各种长期档案和短期档案，应按照各类档案的规范要求形成，不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红色墨水和复写纸等易褪色素墨水、蓝黑墨水材料书写。12公司及各部门往来与上级及其他单位、部门的各种长期档案和短期档案，负责收发的部门应做好登记，相关部门应及时传递、承办和保存。并不得以传真件保存。13生产经营管理活动的一般文件资料，按工作要求形成并保存。14应用计算机形成的电子文档，应定期及时备份，确保文档安全。15除纸质文字和电子文档外的其他载体档案资料，应妥善分类保管。16员工应对本岗位形成的档案资料的真实性、完整性、系统性负责。2档案收集立卷要求。21 各部门要指定熟悉档案工作知识，工作认真仔细的人员兼职部门档案员，负责指导和督促本部门人员按要求做好档案的收集、整理和移交工作。22 相关人员平时应按照各类文件资料的形成规律和特点，及时处理、收集，分类整理，妥善保管，确保文件资料的齐全完整。23每年的2-3月，相关人员应将上年形成的各类文件资料，按照各类档案立卷的要求，进行立卷并移交归档。对于重要的文件资料和工程监理资料，应在办结后及时归档。24公司文件档案立卷方法一般按档案形成（管理）的部门、形成年份、档案类别和保管期限分别组卷成册。组卷成册的档案要有统一封面，并注明案卷题名、编制部门、编制人、编制时间及档案类别和保管期限；卷内要设文件目录，并编注页码。 25财务会计档案和建设工程项目监理资料按国家相关规定立卷。 26 照片及声像档案采用适宜的方法立卷。3档案保管公司档案实行集中存放，分类保管。31公司设档案室，设置供各部门使用的独立档案柜，集中保管公司的各类档案。档案室对各部门档案的集中保存负安全责任。32综合办公室、财务部和工程管理部分别负责管理集中保存在档案室的本部门形成的各类档案。33档案室及室内档案柜的钥匙分别由档案室管理员和各部门的专人分别持有，并互相配合使用。五、公司档案资料的销毁档案资料超过保存期且已毫无利用价值的，应当及时销毁。1档案室保存的长期以下（下同）档案，按以下程序销毁：11负责管理长期以下档案的人员，应定期对档案进行清理，对超过保存期限的档案编制销毁清单。1 2档案主管部门的负责人对销毁清单进行审核，并将清单报公司分管领导批准。13档案主管部门采取妥善的方法对逾期档案进行销毁。并妥善保存销毁档案的清单。2不作为档案管理的一般文件资料销毁程序：21各经办人员每年应对本人负责经办的一般文件资料进行清理，对于隔年的一般文件资料应提出销毁意见。22主管部门负责人对下属人员提出的一般文件资料销毁意见进行审批。23经办人员负责采取妥善的办法对逾期的一般文件资料进行销毁。六、其他规定1档案归档移交时，交接双方应建立和核对档案移交目录清单，履行移交签字手续。2借阅档案时，应办理借阅手续。档案的借阅应经上级主管批准；借阅者一般不得携带档案离开档案室；归还时档案管理人员应对档案进行验收。3属于归档范围内的所有文件资料都必须立卷归档，任何个人均不得保存应立卷归档的文件材料。4因日常工作需要属于归档范围的文件材料，经办人员应将原件按规定归档，留复印件使用。5公司将根据本规定制定档案保密制度、保管制度、利用制度和各级档案人员责任制度。七、本规定自发布之日起执行。由公司综合办公室负责解释。附件：公司档案分类、归档范围及保存期限 二OO三年五月附件：公司档案分类、归档范围及保存期限1产权管理类11长期保存档案：l 公司股东会、董事会、监事会会议纪要、决议、决定等：l 公司股权管理资料；l 公司章程；l 员工股权资料。12短期保存档案l 股东及员工股权分红资料；2行政事务类21长期保存档案：l 公司及分公司的营业执照、资质证书及申报、变更、年检（审）等材料；l 其他各种证书；l 公司印章管理；l 总经理办公会议、专题会议记录；l 公司大事记；l 公司重大活动及上级及重要客户视察、来访形成的文件、照片、录像等；l 公司年度工作总结及表彰材料；l 现行的公司各类规章制度；l 非经营性的在有效期内的合同、协议；l 法律纠纷、公证裁决方面的文件资料；l 上级机关下发的重要文件；l 档案管理方面的重要资料；22短期保存档案l 非经营性废止的合同、协议；l 公司各种行文的稿件；l 废止的公司规章制度；l 上级机关下发的一般文件；l 公司给上级机关的各类请示、报告等；3人力资源管理类31长期保存档案l 公司及部门领导人员的任免文件；l 公司机构设置及定编文件；l 合同期内的劳动合同书、聘用协议书、借聘协议等用工法律文件；l 员工名册及统计年报；l 员工各项保险交纳台帐资料；l 在职员工的人事（包括录用、转正、升迁、培训、职称资格、辞职、离职等方面）资料及相关的复印证书；32短期保存档案l 合同逾期的劳动合同书、聘用协议书、借聘协议等用工法律文件；l 离职员工的人事（包括录用、转正、升迁、培训、职称资格、辞职、离职等方面）资料及相关的复印证书；4党群工作类41长期保存档案l 党、团、工会名册及年报材料；l 党、团、工会组织及创建文明单位现行的各种工作制度及规章；l 有效的集体劳动合同；l 公司的宣传册及内部刊物；l 党、团、工会的年度总结及各种表彰处分的文件资料；党团员及工会会员的个人组织材料；l 公司领导民主生活会及党风廉政建设方面的材料；42短期保存档案l 废止的集体劳动合同；l 党、团、工会组织及创建文明单位活动的各种评比申报材料；l 员工合理化建议成果资料；5 实物资产管理类51长期保存档案l 公司资产帐册；l 公司房地产管理工作方面的权证及重要文件资料；l 房产及附属设施的建设资料和图纸。52短期保存档案l 公司各类资产实物的申购、领用、报废处置等资料；6 财务会计类（包括工会经费）61财务会计的报表、核算帐簿及凭证的保存期限按国家规定执行。62长期保存档案l 公司现行的财务管理及会计核算制度、办法等；l 政府主管部门核准批复的公司纳税的文件；l 公司对外投资的可行性研究报告及对外投资的文件材料；l 财务年度审计报告；l 公司产权界定、资产评估的重要文件材料；l 公司各类保险事项的材料凭证；l 公司的上报的各类统计年表；l 公司会计电算化的复制软盘；63短期保存档案l 公司年度财务预算及定期的财务分析材料；l 公司内部绩效考核核算资料；l 定期资产清查的材料；l 长期档案中废止或逾期的文件资料。7技术质量管理类71长期保存档案l 公司现行的技术、计量及经营业务方面的各种规范、标准等文件资料；72短期档案73质量管理方面的档案保存期限按公司质量体系文件的规定执行。8市场、经营管理类81长期保存档案l 年度市场、经营方面的统计资料；l 各类业务合同、协议（可以与工程监理资料组卷保存）；l 重大工程及客户台帐；l 公司经营发展中长期规划及年度计划；82短期档案l9 分支机构管理类91长期保存档案l 分支机构设立、变更、撤消的各类文件；l 分支机构年度经营统计资料；l 分支机构管理的各项规章制度；l 分支机构及部门负责人的沿革资料；92短期保存档案l 分支机构工作的重要会议形成的文件及纪要；10 工程监理资料类工程监理资料的保存期限按公司质量体系文件的规定执行。11上级文件类111长期保存档案l 上级机关、主管部门、行业协会等印发的各类编有文号的文件。112短期保存档案l 上级机关布置工作的一般文件、通知、传真等。12特殊载体类特殊载体包括证书、照片、录音带、录像带、磁盘、光盘、锦旗等。特殊载体依据其内容的确定保存期限。锦旗等体积较大的实物可以制作照片予以保存。13其他资料类根据重要程度分别确定保存期限。 二OO三年五月下面红色为工作计划模板，不需要的下载后可以编辑删除！谢谢工作计划一、近期今年是在新的工作岗位工作的年，是熟悉工作，履职，方法，积累经验的一年，年中“转变，”，即转变工作角色，工作职责。转变工作角色：参加工作近十年了，从事的工作一直都单一，以至于对行业的工作所知甚少，以至陌生，县办公室全县的核心机构，工作涉及到全县各行各业，对此，在思考问题，事情时，跳出以前在的思维，摆正的位置，全局意识，转变工作角色。工作职责：办公室对工作安排，尽快熟悉的工作和职责，熟悉县办公室的规章制度，工作要求;熟悉县办公室总体工作及年初工作，工作任务;三虚心办公室同志的，善于学习、勤于思考，在干中学、学中干，工作的运行和问题的程序;四要与科室同志总结前期工作，工作努力方向。二、中期在工作职责、工作任务，熟悉工作方的前提下，明年，自身锤炼，政治素质、能力、工作绩效“三个提升”。提升政治素质：要善于从政治角度看问题。面临的情况多么，要从政治角度分析判断问题，清醒头脑。二要政治敏锐性。密切关注时事、时事，网络、报刊、电视等，敏锐把握方针政策动向，工作的性。要高尚的政治品格。眼界宽广、胸襟广阔、淡泊名利、甘于奉献、原则。提升能力：提升写作能力。理论学习，注重平时公文写作中的锻炼，注意办公室同志撰写材料的学习，能交办的新文件拟稿任务。提升语言表达能力。说话训练，汇报工作、简洁、清楚。提升办事能力。领会工作内容，勤于思考，能工作职责或交办要求，的任务。提升工作绩效：虚心、同志、等对工作的意见和建议，总结经验教训，工作，优质的工作。调研、信息报送等工作，能超额办公室下达的工作。三、远期学习，的先进和作风上的优良;锻炼，服务意识和的。服从组织、安排，善于思考、创新，能独立且出色工作。四、工作措施1、学习。学习是历史使命，选择学习选择进步，学习进步，放弃学习放弃进步，学习终身任务和长期实践的，要学习“身强体健”。一要、和“”思想的学习，运用马克思主义的立场、观点和方法来改造主观世界，端正的世界观、人生观、价值观，在学习的、深度和深化上下功夫，思想的自觉性和坚定性。另一要办公室知识的学习，守纪律、知程序、明内容、讲方法，学于用、知与行、说与做的。2、踏实工作。踏实工作，才能业绩，艰苦奋斗，工作才会一句空话。“两个务必”是党员的作风，在任何时候都要艰苦奋斗，都要谦虚、谨慎、不骄、不躁。时候都应以饱满的热情，充沛的干劲，投入工作中，切实履好职，认真服好务。3、善于调研。调研是头脑清醒，认识超前，工作进步的途径。在繁忙的事务工作中，应安排，抽出对所从事的工作调查，从不同的途径的工作情况，工作中的薄弱环节，改进工作方法。要善于调研，乐于调研，调研的知识结构，对全县社会经济发展和方面工作的熟悉，工作的能力。4、勇于创新。创新，是民族进步的灵魂、事业发展的动力;创新，使人充满活力与朝气。一名党员、一名办公室工作人员，在方针政策、规章法纪、制度程序范围内，为工作、工作质量，更应在工作方法等新的，在的工作岗位上性地工作。新的工作、新的挑战，新的起点、新的机遇。我相信，在的下，在办公室同志的帮助下，的不懈努力，会面对挑战，把握机遇，使进步，一名新下合格的办公室工作人员。大学团支部工作计划经过两年大学生活的锻炼，我们步入了大三。我班团支部在这两年中稳步发展，开展了形式多且富有意义的活动，取得了诸多样成绩。当然，这些都离不开全班广大团员对我支部工作的支持和配合。我们携手面对风雨，走过光辉，共同见证07小教本一团支部的成长。紧张而繁忙的大三已经开始，我们在学好专业课程的同时更需要把握好正确的思想方向，提高政治觉悟。为使各项活动有条不紊地展开，把团支部建设提高到更成熟的层面，特制定了本学期的工作计划，以此鞭策。一、 指导思想：高举十七大精神伟大旗帜，深入贯彻落实科学发展观，以促进团支部和谐发展为主线，引导全班争先创优，开创支部特色。深入贯彻中共中央国务院关于进一步加强和改进大学生思想政治教育的意见以及胡锦涛在“全国加强和改进大学生思想政治教育工作会议”上的讲话和两会工作报告，以理想信念为核心，以爱国主义为重点，以本道德规范为基础，以全面发展为目标牢固构筑青年一代的强大精神支柱。贯彻落实学校以及学院关于青年和共青团工作的部署，不断加强团的能力建设，求真务实、开拓进取。二、工作宗旨：本学期将在上一学年的基础上继续以思想建设为重点，在理论学习、活动和日常生活学习中时刻注意提高同学们的思想政治觉悟。以思想建设带动“学风”建设；以“学风”建设促进思想建设。并且不断鼓励同学们积极向党组织靠拢。三、工作重点：1.组织支部成员认真学习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论；关心时事，正确认识党的路线、方针、政策；积极参加校、院、班组织的活动，遵守政治纪律，培养浓厚的学习氛围。 2. 明确团支部工作制度，定期召开各类会议。根据校及院团委要求和社团团建工作委员会工作任务及思路，结合本学班特色定期召开团支部会议，加强团支部成员之间的思想沟通，广泛征求班级成员意见和建议，确定下一阶段团支部的活动。 3. 集体意识是工作的灵魂，团支部成员要团结一起，培养支部成员强烈的责任心和集体荣誉感；要树立以集体注意为核心的价值观。密切联系同学，起模范带头作用，要有对工作忠诚的责任感、对广大同学高度负责的热情和用语克服困难的精神，能够以自尊、自爱、自信、自立、自强的热情，真正成为班级“自我教育，自我管理，自我服务、自我约束”的核心。 4.抓住建国60周年、“129” 运动，冬季招聘会等契机，依据团委工作的指导思想深入开展团员意识教育活动，积极参与、配合学校开展各项工作，努力培养学生各方面能力，活跃校园文化。充分发挥每个团员的特长，开展生动、活泼、健康的科技、文化、体育、娱乐等第二课堂活动，做到“寓教于学，寓教于乐”，达到既锻炼学生能力有提高素质的目的。 5.做好入党积极分子及预备党员的考察和发展工作，积极向党组织靠拢。四、具体计划：（一 ）9月份，新学伊始团日活动目前暂定主要涉及三项内容，一总结过去，展望新学期。鼓励全体同学对自己的学习及事业发展方向进行规划；二是倡导积极锻炼，健康饮食，铸造良好的体魄以更好地回馈社会；三是开展秋冬护肤保养讲座，加强我们班广大女生的护肤保养意识。缤纷女生，多彩生活。（二 ）10月份，以中华人民共和国成立60周年，特别是改革开放30年的辉煌成就为活动契机，开展爱我中华系列团日活动。增强班级广大团员青年为祖国强盛而奋斗的决心。通过举办此次系列活动充分展现07小教本一全体同学热爱校园、朝气蓬勃、健康向上的精神风貌。形式可丰富多样，内容视情况具体安排。（三 ）11月份，利用节假日组织团员青年到北雁荡（暂定）游历，欣赏自然风景，开展野炊野餐、对诗联句等精彩活动，增强班级凝聚力，并让全体同学在活动过程中得到思想上的升华。（四）12月份，拟以冬季招聘会为契机，组织同学服务工作现场，感受就业压力。鼓励同学积极复习迎考，加强考试诚信教育。并且作好本学期总结以及团支部的总结工作。五、结语：一个班级的思想建设无疑会影响到这个班的整体面貌，这给我们团支部提出了更高的要求。新任团支部如一股新鲜“血液”，有其优势，也有其不足。这以后的工作中，我们将积极听取大家对我们学会团支部的意见，服务大局。在老师、同学们的大力支持和鼓励下，我们有信心把我班团支部建设成为“文化素质好，思想觉悟高，各方面综合素质优秀”的优秀团支部。我们也正朝着这个目标而不断地努力着！15