普通发票防伪开具系统用户手册V

普通发票防伪开具系统用户手册目 录第一章 系统概述61.1 系统功能结构61.2 软件使用流程61.3 业务操作流程7第二章 系统的安装、注册与登录82.1 系统运行环境82.1.1 硬件设备82.1.2 软件运行环境82.2 系统安装82.3 系统注册82.4 系统登录10第三章 系统设置133.1系统初始化143.2企业税务信息153.3 网络参数设置173.4 编码设置17第四章 发票管理234.1发票领用管理244.1.1 网络读取244.1.2 介质读取254.1.3 普通发票库存查询264.1.4 向分开票机分配发票（主机）284.1.5 取消向分机分配发票（主机）324.1.6 读入分机退回发票（主机）334.1.7 分开票机发票领用管理（分机）354.2发票开具374.2.1 普通发票填开374.2.2 发票查询554.2.3 普通发票补录574.2.4 已开发票作废594.2.5 未开发票作废614.2.6 异常发票作废634.3 普通发票打印格式654.4 报送处理674.4.1 介质报送674.4.2 网络报送684.4.3 分开票机信息管理（主机）694.4.4 分开票机报送资料接受（主机）704.4.5 分开票机报送资料传出（分机）724.4.6 期间结转73第五章 发票统计775.1 发票库月度资料统计785.2 发票库年度资料统计805.3 普通发票领用开具作废信息825.4 导出商业销售发票信息835.5 分户台帐（主分机）84第六章 系统维护856.1 备份目录设置856.2 数据备份876.3 数据恢复876.4 操作员管理886.5 菜单信息管理926.6 运行日志查询93第七章 数据操作专题957.1 通用数据浏览窗口的结构967.2 数据浏览与编辑格式的设定977.2.1 各栏目显示宽度的调整977.2.2 选择显示栏目987.2.3 设定栏目编辑方式及对齐方式997.2.4 设定栏目编辑走向1017.2.5 切换数据表格显示格式1017.3 数据编辑操作1027.3.1 各编辑按钮的用途1027.3.2 修改数据1027.3.3 增加一条记录1037.3.4 删除一条记录1047.4 数据过滤查询1047.4.1 数据查询基本流程1057.4.2 设置查询参数1067.4.3 设置基本查询条件1067.4.4 设置组合查询条件1087.5 数据统计与汇总1107.5.1 数据统计基本流程1107.5.2 统计条件设置方法1127.5.3 汇总条件设置方法114第一章 系统概述1.1 系统功能结构青岛市普通发票防伪开具系统操作员管理数据备份数据整理发票领用管理发票开具发票报送年度统计月度统计发票统计客户编码客户编码参数设置系统初始化 网络参数设置期间结转系统设置统计查询系统维护发票管理图1-1 普通发票防伪开具系统软件结构1.2 软件使用流程系统初次登录（由管理员设置口令）系统注册安装软件编码设置相关参数设置系统初始化可进入正常业务操作图1-2 软件使用流程1.3 业务操作流程从网络或介质下载票源信息从税务局领购纸质发票发票开具及打印期间结转发票信息报送图1-3 业务操作流程127第二章 系统的安装、注册与登录2.1 系统运行环境2.1.1 硬件设备计算机：PentiumII512以上PC兼容机、内存空间不小于512MB、可用硬盘空间不小于2GB、光驱1个、鼠标1个；针式打印机：用于打印所填开的普通发票以及销货清单。2.1.2 软件运行环境Windows9x/2000/XP简体中文版操作系统。2.2 系统安装将“青岛市普通发票防伪开具系统”安装盘放入光盘驱动器，安装程序便自动运行（或者通过双击Setup.exe安装程序图标）打开安装向导。初次安装本系统的用户选择“完全安装”的方式；已经使用本系统、需要进行系统升级的用户，则选择“版本升级”安装方式。完全安装将覆盖已有的程序文件和数据文件，而版本升级则只覆盖程序文件，不覆盖数据文件，即保留现存的用户数据。2.3 系统注册双击桌面上的“普通发票防伪开具系统”图标，或单击“开始/程序/发票管控/普通发票防伪开具系统”菜单便启动系统而打开“系统封面”，如下图所示。图2-1 系统封面单击“系统管理”按钮，便弹出“系统管理”对话框 ；输入口令后按“回车”键，若口令核对正确则“系统注册”等功能按钮被激活，如下图所示。登录口令应该由管理员设置并掌握。图2-2 系统管理对话框单击“系统注册”按钮，便弹出“系统注册基本信息”对话框，如下图所示。单击“注册信息”标签页，点击页面中的“安装注册文件”按钮，选择注册文件进行注册，如下图所示。图2-3系统注册安装注册文件2.4 系统登录系统登录是系统管理的一种形式。凡是合法操作人员，应按其操作权限级别与身份录入到本系统操作员数据库中，且每个操作员都设有自己的登录口令。只有身份合法且口令核对正确时才可以登录本系统。启动系统而进入系统封面后，单击“进入系统”按钮，便弹出“选择操作员”窗口，如下图所示。图2-4操作员选择窗口菜单栏在“选择操作员”窗口中，直接选择操作员，输入正确密码即登录到“系统主界面” ，如下图所示。工具栏状态栏图2-5 系统主界面系统主界面由菜单栏、工具栏、子窗口显示平台和状态栏四部分组成。“文件”菜单中包含四个功能模块：系统设置、发票管理、发票统计和系统维护，各菜单项所对应的快捷按钮显示在工具栏中。用户可从“文件”菜单或工具栏中选择相应的功能模块，系统便打开相应的子窗口,则该模块的功能菜单列于主窗口菜单栏上。第三章 系统设置本模块主要用于对系统进行初始化和初始数据录入、设置企业基本税务信息，这是初次使用本系统时必须首先进行的操作。另外，还可以设置各种编码数据，为填开或录入发票等业务处理做好准备。通过点击系统主界面工具条上的“系统设置”按钮或“文件” 主菜单中的“系统设置”菜单项，便可以打开“系统设置”子窗口。该模块的功能菜单列于主窗口菜单栏上，其常用的菜单功能及基本流程则以导航图的形式显示于子窗口上，如下图所示。 图3-1 系统设置模块本模块的菜单结构如下图所示：系统设置系统初始化编码设置结束初始化息网络参数设置息系统参数设置开始初始化商品编码客户编码免税农产品编码 图3-2 系统设置模块菜单结构3.1系统初始化主要功能：建立本系统使用的全套数据库，清空所有业务数据（保留各种编码数据）；录入系统主管姓名，使系统处于“初始设置”状态。图3-3 系统初始化对话框在“系统初始化”对话框中，按提示输入如下信息：主管姓名：直接输入姓名，最大长度为4个汉字；初始税务年份和初始税务月份：由用户输入具体的开帐年份(须为四位)和月份；结帐日：由系统自动生成，0表示月末结账。2 说明初次安装本软件后，必须首先使用本功能；而使用本软件进行了一定时间的业务处理之后，切勿轻易使用本功能。只有当原来的业务数据有误且无法通过备份数据恢复时才能使用本功能。. 因本功能涉及到数据安全性问题，故只能由系统主管操作。系统在进行了“开始初始化”操作后，只能进行初始设置及系统维护工作，不能进行发票管理等业务处理。当初始数据设置完毕，可以通过“结束初始化”菜单功能使系统进入“正常处理”状态。3.2企业税务信息主要功能：用于录入本单位基本税务信息、开票机信息。图3-4 企业税务信息对话框基本信息图3-5 企业税务信息对话框开票机信息2 说明2 “企业名称”、“纳税登记号”与“开票机号码”已在系统注册时填写，其余各项信息按提示直接填写即可。“银行帐号”一栏，可以通过其右边的上下选择按钮选择记录进行修改，或者选择新的空白记录进行添加。2 发票填开界面上的“销方信息”便取自此处录入的基本信息数据，须认真正确地填写。2 对于主开票机，需要在此处设定分开票机的数量。3.3 网络参数设置进入系统设置界面后，点击“系统初始化/网络参数设置”菜单项或者界面中的“网络参数”按钮，进入网络参数设置窗口，用于录入连接税局网络地址。图3-6 网络参数设置窗口3.4 编码设置该主菜单包含的子菜单有：客户编码、商品编码和免税农产品编码，如果是专业市场用户，还增加了销方编码。可以在这里设置编码信息，在填开发票页面系统也可以自动保存编码信息，从而省去了重复录入的麻烦。% 注意：专业市场用户不能在此编辑商品编码和免税农产品编码，只能查看，销方编码同样不可编辑。在填开发票时，会有一个商品信息编辑的页面能添加商品信息。“客户编码”、“商品编码”和“免税农产品编码”为变长分级编码，用树状结构表示和管理编码族，编码设置以及其它信息的录入方法都相似；“增值税税目编码”为定长（四位）分级编码，而且在软件安装时，已经带有标准的编码数据，用户只需在此基础上进行增、删或稍加修改即可；“普通发票类别编码”为定长（十位）无级编码。图3-7 客户编码设置窗口窗口左侧为“编码族管理器”，以树状结构表示编码级别，并可以通过其左上角的弹出菜单对编码族进行整族管理；窗口右侧为数据表格，显示客户信息，即在此处增加客户或修改客户数据。在整个编码设置窗口中，可以对客户编码数据进行录入、修改、删除以及查询等一系列编辑操作，还可以根据需要增加或删除编码表的附加栏目。操作方法如下：（1）关于工具条上通用功能按钮以及数据编辑键的使用方法，请参阅本手册第七章。2 说明2 在客户编码和商品编码设置窗口中包含“导入”和“导出”两个功能按钮。“导入”按钮主要用于将符合格式要求的文本文件中的编码信息导入到系统相应的编码库中。“导出”按钮主要用于将编码库中的全部编码信息，以文本文件格式导出到指定路径下，备份编码库信息，以避免编码信息丢失或重新安装系统时手工录入编码的繁琐性。（2）关于数据显示格式的设置，请参阅本手册第七章。（3）各栏目数据说明及编辑方法：a. 采用变长分级编码方案，编码最大长度为16个字符。b. 名称：即客户单位名称，此项数据不能为空，最大长度为50个汉字，由用户直接输入。c. 简码： 必须由大写半角字母开始，最大长度为6个字符；末级编码，由用户直接输入。d. 税号：即客户的纳税登记号，可以为15位、17位、18位和20位数字或字母，也可以为空。2 说明2 若其前四位编码在行政区编码表中不存在，则系统便给出“增设行政区编码”对话框，要求用户写出该行政区域名称以记入行政区编码库。对于顶级编码只能有编码和名称项。2 对于输入的税号系统自动进行校验，如果输入的税号有误时，系统会提示错误如图3-8所示，无法继续执行操作。图3-8 输入的企业税号不合法e. 地址电话： 点击该栏目中的按钮，便弹出“备注字段编辑器”，在此编辑器中便可以输入地址电话等信息。输入完毕点击“确认”按钮，则编辑结束。f. 银行账号：与上面的“地址电话”栏目输入方法完 全相同。g. 邮件地址：用于输入客户的邮箱地址，由用户直接输 入。（4）增加客户：点击工具条中的“”按钮，便在当前行的上一行插入一条新记录，且自动依序产生与当前行同级的客户编码。用户可以修改此编码并可以录入其它栏目的数据。（5）删除客户：首先选中要删除的客户记录，然后点击工具条中的“” 按钮，便可以删除这条记录。2 说明2 只能删除不含下级的编码，即末级编码。（6）编码族管理方法：a编码结构显示：在编码族管理器中，用树状结构显示客户编码 的等级关系。除末级编码之外，其它编码都按其级别和次序被列于树干或树枝，可以显示其编码值也可以显示其名称。b按族查询客户信息：在编码族管理器中，将树状结构展开，然后选中任何一个节点，则在右侧的数据表格中便显示该编码族的全部客户。c编码族增位：首先选择一个节点，即一个编码族，然后点击编码族管理菜单中的“编码族增位”菜单项，则该族中的所有下级编码都增加一位“0”。2 说明2 每点击一次该菜单项，编码长度便增加一位，直到末级编码达到最大长度为止。d编码族减位：选择一个编码族，然后点击编码族管理菜单中的“编码族减位”菜单项，则该族中的所有下级编码都减掉一位“0”。2 说明2 每点击一次该菜单项，编码长度便减少一位，直到某一级编码无“0”为止。e编码族删除：选择一个编码族，然后点击编码族管理菜单中的“编码族删除”菜单项，则该族的所有下级编码均被删除。f编码族重建：当编码族树状结构被破坏或发生更改而造成与实际编码结构不一致时，利用编码族管理菜单中的“编码族重建”菜单项可以根据实际编码结构而重建编码族树状结构。 g显示方式切换：显示编码还是显示名称，可以通过编 码族管理菜单中的“显示编码”与“显示名称”两个菜单项进行切换。弹出菜单关闭管理器编码族重建编码族重建图3-9 编码族管理器最后，保存编辑结果：当客户信息编辑完毕，点击图3-6工具条上的“退出”按钮，便弹出“是否保存数据修改结果”的提示，此时选择“是”，便保存数据。2 说明2 建立客户编码库，不仅可以方便地管理客户信息，而且还可以在开票时作为“购方信息”的录入参照，从而提高效率且避免错误。2 客户编码信息可以不在此维护，在发票填开时系统可以自动保存客户信息。222第四章 发票管理本模块用于管理普通发票的领用存信息、开具和打印普通发票；查询、作废所开发票、发票报送以及期间结转等功能。是本软件的核心业务。通过点击系统主界面工具条上的“发票管理”按钮或选择“文件”主菜单中的“发票管理”菜单项，便可以打开“发票管理”子窗口。该模块的功能菜单列于主窗口菜单栏上，其常用的菜单功能及基本流程则以导航图的形式显示于子窗口上，如下图所示 ：图4-1 发票管理模块本模块的菜单结构如下图所示：发票管理报送处理打印格式发票开具领用管理普通发票领用介质报送结果读入期间结转普通发票打印格式发票文本报送发票查询发票作废发票填开普通发票库存查询图4-2 发票管理功能模块菜单结构4.1发票领用管理主要功能：用户将每次从税务局已领购的普通发票卷信息以介质或网络方式读取到本系统，而后由系统自动记录发票库存情况；用户可以对发票信息进行查询，也可以对整卷未开发票进行作废或退回的处理。4.1.1 网络读取当用户使用网络方式获取票源时。操作步骤：【第一步】切换到“系统设置”模块，点击菜单“系统初始化-网络参数设置”，打开网络参数设置窗口，输入从税局获取的登录网址即可。【第二步】点击“发票管理/领用管理/普通发票领用”菜单项，首先选取“网络票源请求”，用于发送下载票源信息请求。【第三步】点击“领用管理/普通发票领用/下载票源结果”获取普通发票票源信息，将请求的网络票源下载到本机中。图4-3 下载票源结果确认图4-4 网络方式获取票源信息4.1.2 介质读取当用户使用介质读取方式获取票源时。操作步骤：【第一步】点击“发票管理/领用管理/普通发票领用”菜单项，选择“从介质读取”，或者直接点子窗口上的“介质读取”快捷按钮，便打开选择文件对话框。【第二步】在对话框中根据票源文件路径选择从税局获取的票源文件，选中票源文件后点击“打开”按钮，便将票源信息读取到系统中。图4-5 从介质读取发票4.1.3 普通发票库存查询操作步骤：【第一步】点击“发票管理/领用管理/普通发票库存查询”菜单项，系统弹出“普通发票库存查询”子窗口。【第二步】在“普通发票库存查询”子窗口中选择一个所要查询的发票类别，然后切换到“发票卷”页面，便可以查询发票库存。如图4-6、图4-7所示。图4-6普通发票库存查询发票类别图4-7普通发票库存查询发票卷【第三步】用户可以在“发票卷”页面点击“退回”、“作废”或“号码”按钮将已有的发票卷作整卷退回或作废处理或重新设置发票卷的未用起始号码为发票起始号码。% 注意未填开过的发票卷可以整卷退回，而已填开过的只能作废处理。点击本窗口工具条上的“退回”或“作废”按钮，系统便给该卷发票加上相应的标志并且其“剩余份数”将重置为零，此操作可以逆转。对于已做过退回或作废处理的发票卷，当被选中时，“退回”或“作废”按钮处于“下沉”状态，若要取消退回或作废操作，只要再次点击该按钮使其恢复原状态即可。重新设置起始号码后，新的起始号之前的未用号码将不能用，此功能请谨慎操作。4.1.4 向分开票机分配发票（主机）主要功能：当用户所使用的开票机为主分开票机模式时，此菜单项才会在主开票机系统中出现，分机开票时所使用的发票必须由主机为其分配。操作步骤：【第一步】点击“发票管理/领用管理/分开票机发票管理/向分机分配发票”菜单项，便弹出“选择发票卷”窗口，如图4-8所示。图4-8 选择发票卷窗口【第二步】在“选择发票卷”窗口中，当选定要分配的某发票卷之后，双击之或点击其下端的“下一步”按钮或点击其工具条上的“选择”按钮，系统打开“向分机分配发票”窗口，如图4-9所示。图4-9 向分开票机分配发票窗口【第三步】在“向分开票机分配发票”窗口中输入待分配的发票起始号和分配份数。% 注意分配时应将起始号码大于或等于区段起始号，使分配张数小于或等于“区段终止号减去分配起始号”。【第四步】上述数据输入完毕，点击其下端的“分配”按钮，系统弹出“另存为”窗口，选择分配发票的介质存储路径，如图4-10所示。图4-10 分配发票存储路径【第五步】点击“保存”按钮，系统提示发票分配成功信息。如图4-11所示。图4-11 提示成功窗口2 说明只有带有分开票机的主开票机才具有本菜单功能。分开票机的票源都是从主开票机中通过介质获得。可重复上述操作向一台分开票机上分配多卷发票，但最多不能超过5卷。4.1.5 取消向分机分配发票（主机）主要功能：选择已经向分开票机分配的发票，进行取消分配。操作步骤： 选择“发票管理/领用管理/分开票机发票管理/取消向分机分配发票”，在图4-12所示中选择要取消分配的发票卷，点击“取消分配”按钮，出现图4-13所示的确认对话框，确认信息无误后点击“确认”按钮，出现成功对话框，如图4-14所示，点击“确认”后操作结束。 图4-12 取消分配发票图4-13 取消分配发票确认图4-14 取消分配发票成功4.1.6 读入分机退回发票（主机）主要功能：分机退回到介质中的发票不能直接退回到税局，必须利用主机的该功能先将分机系统中所退回的发票读入到主机系统中，然后再由主机对退票进行操作。操作步骤：【第一步】在主开票机的开票系统中，点击“发票管理/领用管理/分开票机发票管理/读入分机退回发票”菜单项，弹出“选择发票卷文件”窗口，如图4-15所示。图4-15 选取发票信息文件窗口【第二步】点击“打开”按钮后系统开始在介质中读取从分机中退回的发票信息。弹出退回的“发票卷读入信息”窗口，如图4-16所示。在信息描述中显示“发票已接受”，则发票退回操作成功。图4-16发票卷读入信息4.1.7 分开票机发票领用管理（分机）主要功能：如果开票机为分开票机，那么“领用管理/普通发票领用”菜单项中只有“从介质读取”和“已购发票退回主机”选项。“从介质读取”具体操作过程参见4.1.2,但是分开票机能读取的票源只能是主开票机已经分配的票源文件。操作步骤：“已购发票退回主机”【第一步】点击“领用管理/普通发票领用/已购发票退回主机”菜单项，出现选择发票卷对话框，如图4-17所示图4-17 选择发票卷【第二步】选择要退回的发票卷，点击“退回”按钮，出现警告对话框，确认本卷发票退回，则点击“确定”按钮，否则点击“否定”按钮。如图4-18所示，点击“确定”按钮后再次出现确认信息对话框，如图4-19所示，确认无误后，点击“确认”按钮。图4-18 退回确认1图4-19 退回确认2【第三步】选择要保存的介质，将退回的发票保存为数据文件，如图4-20所示。点击保存后出现成功对话框，如图4-21所示。点击“确定”按钮，分机退回操作结束。图4-20 保存退回文件图4-21 成功退回4.2发票开具4.2.1 普通发票填开主要功能：企业用来填开和打印各种发票，可以填开的发票种类包括商品销售统一发票、加工修理修配统一发票、二手车销售统一发票、机动车销售统一发票、农产品收购发票、出口货物发票、工业销售统一发票、税务代开统一发票、专业市场商品零售统一发票、粮食收购统一发票、粮食销售统一发票和废旧物资收购统一发票十二种发票类型。发票填开功能是普通发票防伪开具系统的核心功能。税务部门根据企业所需发票类型将发票发售给企业用户，用户根据需要填开发票。分别以填开正数和负数发票为例，讲解发票的填开操作细节。正数发票可以添加折扣、开具清单和复制，负数发票不可以添加折扣、开具清单和复制，其详细操作步骤如下。4.2.1.1填开正数发票操作步骤：【第一步】点击“发票管理/发票开具/普通发票填开”菜单项或子窗口上的“发票填开”快捷按钮，首先弹出普通发票类别选择窗口，如图4-22所示。图4-22 选择发票类别% 注意在选择发票种类时，注意每种发票的“最大开具行数”，因为不同种类的发票的“最大开具行数”不同。【第二步】选择“青岛市商品销售统一发票（电脑版）”，点击“下一步”按钮，弹出选择发票卷号窗口，如图4-23所示。图4-23 选择发票卷号【第三步】选择好之后点击“下一步”按钮出现“发票号码确认”对话框。图4-24发票号码确认对话框% 注意用户应首先核对打印机上实际发票号码是否与该提示框所给出的发票号码一致，只有二者一致才可以点击“确认”按钮。2 说明在填开各种发票时，系统自动根据所要开具的发票按顺序弹出同种类待开具发票号码确认窗口。当系统具有多卷同种类发票时，默认按卷号顺序调用发票。即当前一卷发票开具完后，系统自动调出下一卷同种类发票进行填开。【第三步】点击上述提示框中的“确认”按钮，系统弹出“商品销售发票填开”窗口，如图4-25所示，该窗口的格式与实际票面格式基本相同。2 说明由于发票的种类不同，发票的样式也会有所不同。发票类别、发票号码、开票日期以及销方信息由系统产生。图4-25 普通发票填开界面2 发票填开窗口结构说明.工具条：具有通用的功能按钮和数据编辑键（请参阅第七章）。另有几个开票窗口所特有的专用功能按钮，将陆续介绍其用途。.发票填开界面：由于发票种类不同，所以组成部分有所不同，但大致以以下三个主要组成部分：l 购方（客户）信息区域：用于填写购方有关信息。l 商品信息区域：用于填写所售商品详细信息以及清单和折扣等。l 其它信息：销售方（本单位）信息、发票号码、开票日期、密文、备注栏、开票人、复核人等。这些信息除备注之外，皆由系统生成，无需用户填写。.状态条：显示本张发票的价税状态、商品行的编辑状态等。【第四步】填写购方信息，方法如下：客户编码库中取数据：根据不同的发票种类选择客户信息。 第一种：点击“客户名称”编辑框右侧的“”按钮，便弹出“选择用户信息”窗口，如图4-26所示。选取一个客户，然后双击或点击工具条上的“选择”按钮，则本条客户信息便写入发票界面的购方信息栏。2 说明在“选择客户信息”窗口的工具栏中的“名称”编辑框中输入企业名称，系统进行模糊匹配，把符合的企业信息在下列框中显示出来。图4-26选择客户信息窗口第二种：点击“购货方”编辑框右侧的“”按钮，便弹出“用户编码选择”窗口，如图4-27所示。选取一个客户，然后双击或点击工具条上的“选择”按钮，则本条客户信息便写入发票界面的购方信息栏。图4-27客户编码选择窗口直接填写：“名称”项最大长度为50个汉字，但考虑到打印空间有限，最好不要超过33个汉字；“纳税人登记号”可以为15位、18位或20位的数字或字母；“地址电话”与“银行账号”均可打印50个汉字。如图4-28所示。图4-28 选择收购方名称客户编码选择【第五步】填写商品信息，具体操作方法分为以下几种情况：第一种：不带清单和折扣的发票：1点击“商品名称”编辑框右侧的按钮，便弹出“选择商品”窗口，用户可从中选取一种商品，然后双击之或点击工具条上的“选择”按钮，则本条商品的名称、规格型号、单位、单价和税率等信息便写入发票界面的商品信息行。其中的“单价”数值可以修改。如图4-29所示。图4-29 选择商品信息商品编码选择2在“数量”一栏填写销售本商品的数量，然后点击工具条上的“”生效按钮，或将光标移到下一行，系统会自动计算出金额、税额和价税合计金额。2 说明商品行中的“数量”和“金额”两项之一须由用户填写，若只填写一项，则另一项通过与“单价”的计算自动得出；若两项都填写，则“单价”项将通过这两项的计算而自动得出。“税额”项则由系统自动算出，无法修改。可以通过工具条中的数据编辑键插入或删除商品行，亦可以通过键盘上的向下方向键“$”增加一行商品信息，但总行数不能超出本类别发票所允许的最大开具行数。第一行商品的“税率”决定了本张发票的税率，再填写其它商品行时，从“商品编码选择”窗口中只能选到该税率的商品，这就避免了输入错误。.发票商品行最多可以开具的行数需要根据发票种类来定。第二种：带折扣的发票：1利用第一种填开商品信息的方法开具若干行商品后，首先选中欲加折扣的某个商品行或多行商品行的最后一行，然后点击工具条上的“”按钮（若本商品行处于编辑状态或不允许加折扣则该按钮被禁用），便弹出“折扣”对话框，如图4-30所示。图4-30 商品加折扣对话框2在此窗口的折扣行数框中填写从当前选中行向上几行（含本行）商品需要统一加折扣，然后在折扣率或折扣金额处输入所要折扣的数值，确认后即可对一行或多行商品加折扣。例如，在折扣行数处输入“3”，则代表从当前选中行向上的3行商品（含本行）都按本折扣率或折扣金额进行折扣。2 说明当某一行商品加折扣之后，便不允许修改。若需要修改，应先将折扣行删除，待修改完毕再加折扣。商品行与它的折扣行之间不允许插入其它记录。每一个商品行都可以加折扣，也可以对多行商品统一加折扣。如果是对多行商品统一加折扣，商品名称处将标识统一加折扣的行数，折扣行也算在商品总行数之内。第三种：带销货清单的发票：1点击工具条上的“”按钮，便弹出“销货清单填开”窗口，如图4-31所示。图4-31 销货清单填开窗口2利用第一种填开商品信息的方法将清单填写完毕，点击工具条上的“退出”按钮，返回到发票填开界面。此时，商品信息表中出现“清单行”，所有栏目则不允许修改。2 说明每一张发票只允许填写一张销货清单。发票上只有一条详见销货清单的记录，显示清单中所有商品的合计金额和税额，在发票上不能再开具其它商品。【第六步】填写销方信息：销方信息中企业名称、纳税人登记号和地址、电话均由系统自动从系统参数设置中的企业税务信息中提取，开票时不能修改，只有开户行及账号可以修改。如果该企业有多个账号，可以点击开户行及账号右侧的箭头，从多个账号中任选一个即可。【第七步】打印发票：当发票填写完毕且检查无误时，请点击工具条上的“”按钮，则系统首先将所开发票信息记入数据库，随后便弹出“发票打印”对话框，在此处，可以设置纸张打印边距、预览打印效果、实施打印，也可以取消打印（待以后在进行发票查询时打印）。% 注意. 开具各种发票时，一张发票只能录入同一种税率的商品。. 所填开的发票一经打印无法修改。因此，在填开之初应仔细比对系统给出的发票类别与号码与打印机上安装的纸质发票是否完全一致；在填写数据时应尽量避免错误。若出现问题，只能将该发票作废，然后重新填开。在发票填开时，只能打印发票。可以在发票查询过程中的“打印”按钮选择需要打印的“发票”、“销货清单”和“发票列表”三种信息。2 说明. 发票填开界面工具条上的“”按钮是“含税价”和“不含税价”的状态切换按钮，当处于上浮状态时，发票上商品行的“单价”、“金额”与“合计金额”值都显示为不含税；将该按钮按下，则显示为含税价态（见发票上单价和金额栏上的标识或发票窗口下端的状态条提示）。该按钮主要是为方便操作人员开票习惯而设置的，最终打印的发票是按国家统一规定的形式。. 发票填开界面工具条上的“”按钮是用来进行发票复制的，当要填开的发票与以前曾经开过的同种类发票内容全部或部分相同，则可利用该按钮将原有发票数据复制到本张发票，这样既可以提高速度又避免了重复劳动。其具体操作方法如下：a. 在发票填开界面直接点击该按钮，便弹出“发票复制”窗口，窗口中只显示和待开发票是同种类的已开发票，如图4-32所示。图4-32 发票复制窗口b. 在此窗口上选中所要复制的发票，如果发票上的客户信息和商品信息需要全部复制，双击之或点击“选择”按钮，则所选发票内容便复制到当前发票；如果只复制发票上的商品信息，而不需要复制客户信息，则点击工具条上的“”按钮，则弹出选项设置窗口，如图4-33示，去掉“客户信息”前的选中按钮，“确认”后再点击“选择”按钮，则只将商品信息复制到本张发票上。图4-33 设置复制选项窗口发票填开界面工具条上的“”按钮是用来对开具农产品收购发票时进行发票地址栏信息的编辑， 点击“地址”按钮后弹出“编码维护”的子窗口，如图4-34编码维护的窗口。图4-34设置复制选项窗口a.在地址编码选项卡中可以编辑操作地址信息主要功能包括：查询、保存、删除和刷新地址信息。其中“省/直辖市”和“市”对话框中信息是系统默认的信息，用户只能选择不能修改，用户可以根据需要在“县（区、市）”、“乡（镇）”和“村”的相应对话框中输入或选择地址信息。输入地址信息后点击“查询”按钮，系统将符合条件的信息在下面的表格中显示，如果没有符合条件的查询信息则下面表格中为空；用户输入完整的地址信息后，点击“保存”按钮，系统将地址信息保存到数据库中，否则提示“输入信息不完整”提示框；如果在表格中选中一条地址信息，然后点击“删除”按钮，系统弹出“地址信息删除提示”对话框，点击“确认”则进行删除，点击“放弃”则取消删除操作，如图4-35、4-36所示，点击“刷新“按钮，则刷新数据库信息。图4-35 输入信息不完整提示框图4-36 删除提示框b.在常用地址选项卡中可以对常用地址信息进行添加和删除操作。输入地址信息后点击“添加到常用地址”或“从常用地址中删除”按钮。如图4-37所示。图4-37 常用地址窗口4.2.1.2填开负数发票当企业所开发票有误或者由于商品质量等问题购方退货时，若对应的该张发票已抄税，则不能作废，必须利用该功能来开具负数发票进行冲销。第一种：选择正数发票填开负数发票。操作步骤：【第一步】点击“发票管理/发票开具/普通发票填开”菜单项，在弹出“发票号码确认”提示框中点击“确认”按钮后，打开发票填开界面，如图4-38所示。图4-38 普通发票填开界面【第二步】点击普通发票填开界面工具条上的“”按钮，点击“选择正数发票”菜单，便弹出“选择销项正数发票”窗口，如图4-39所示。图4-39 销项正数代码号码填写、确认窗口【第三步】在此窗口中直接选择要填开的负数发票，然后双击或点击左上角“选择”按钮，则直接打开对应的负数发票。点击“打印”按钮则成功开具一张负数发票。如图4-40所示。图4-40 负数发票填开界面2 说明填开的负数发票只能是本月月之前开具的普通发票才可填开负数发票，本月开错发票可进行作废处理。如果数据库中没有正数发票信息则提示“数据库中没有符合条件的正数发票，请选择直接开具！”提示信息。第二种：直接开具负数发票。操作步骤：【第一步】点击“发票管理/发票开具/普通发票填开”菜单项，在弹出“发票号码确认”提示框中点击“确认”按钮后，打开发票填开界面，如图4-41所示。图4-41 对应正数发票信息填写界面【第二步】输入所要开具负数发票对应的发票代码、发票号码、金额、开票日期和购房名称信息，点击“确定”按钮进入发票填开界面，如4-42所示。图4-42 负数发票填开界面【第三步】输入客户信息和商品信息，方法和开具正数发票的操作一样，这样一张负数发票开具成功。如图4-43所示。图4-43 负数发票信息界面% 注意在开具负数发票时，商品信息中的数量和金额为负数。4.2.2 发票查询主要功能：用来按月或按全年度查询所开的各种发票及其清单的内容，并可以连续打印发票、销货清单和发票列表。操作步骤：【第一步】点击“发票管理/发票开具/普通发票查询”菜单项或子窗口上的“发票查询”快捷按钮，首先弹出“发票查询”窗口，如图4-44所示，输入需要查询的发票的所属月份。图4-44 选择发票查询月份对话框【第二步】然后点击“确认”按钮，便打开“发票信息查询”窗口，如图4-45所示。图4-45 发票信息查询窗口在上面的窗口中，可以进行如下操作：查看某张发票的明细信息：选中所要查看的发票并双击之或点击窗口工具条上的“选择”按钮或点击窗口下端的“查看明细”按钮，便打开发票明细界面。在此处，可以查看发票及销货清单明细信息，并可以进行打印。操作完毕，点击工具条上的“退出”按钮，则退出系统。 条件查询：利用工具条上的“查找”按钮，可以进行各种条件查询，其操作方法请参阅“附件二 数据操作专题”。分类统计：利用工具条上的“统计”按钮，可以对发票数据进行分类统计，其操作方法请参阅“附件二 数据操作专题”。打印发票列表：点击工具条上的“打印”按钮，便出现下拉菜单，选择“发票列表”菜单项便可以打印发票列表。连续打印发票：首先选中所要打印的发票（一张或多张），然后点击工具条上的“打印”按钮，在其下拉菜单中选择“发票”菜单项便可连续打印发票。打印销货清单：点击工具条上的“打印”按钮，便出现下拉菜单，选择“销货清单”菜单项便可以打印销货清单。操作完毕，点击窗口下端的“取消”按钮即结束。4.2.3 普通发票补录主要功能：当企业用户开具发票时由于停电、死机等机器故障或非正常操作导致电子票丢失，而纸质发票已经打印成功，在此情况下需要用户按照纸质发票的信息对进行电子发票进行补录操作。操作步骤：【第一步】点击“发票管理/发票开具/普通发票补录”菜单项，系统弹出“选择发票类别”窗口，如图4-46所示。图4-46 选择发票类别窗口【第二步】在此窗口中选中需要补录的发票类别，用户双击或点击“下一步”按钮，系统弹出“发票补录”窗口。如图4-47所示。图4-47 发票补录窗口【第三步】在“发票补录”窗口中，用户根据纸质发票的信息输入“发票号码”、“购方名称”和“校验码”的信息，点击“确认”按钮进入发票填开界面进行电子发票信息补录。如图4-48所示。图4-48电子发票信息补录窗口2 说明发票补录操作是在系统数据库中没有与已经填开纸质发票对应的电子发票时，用户进行电子发票信息的补录操作。电子发票信息补录的方法与普通发票填开的方法一致，用户可以参考普通发票填开的方法进行操作。4.2.4 已开发票作废主要功能：当企业所开发票有误或者由于商品质量等问题购方退货时，若该张所开发票未抄税，则可利用该功能作废该张发票的电子信息。操作步骤：【第一步】点击“发票管理/发票开具/普通发票作废”菜单项或子窗口上的“发票作废”快捷按钮，系统弹出“选择发票号码作废”窗口，如图4-49所示。图4-49 已开发票作废窗口2 说明点击发票作废窗口中的“打印”按钮，可以把当前窗口中所列出的发票以参数表格形式打印出来。【第二步】在此窗口中选中某个发票号码后，双击或点击其下端的“查看明细”按钮或点击工具条上的“选择”按钮，以查看发票票面详细信息。若决定作废此发票，退回到“选择发票号码”窗口。【第三步】在“选择发票号码”窗口，点击窗口下端的“作废”按钮，系统弹出是否确认作废的提示框，点击“确认”按钮确定作废。【第四步】作废成功后会弹出如图4-50所示的提示信息，点击“确定”按钮即可结束作废发票操作。 图4-50 发票作废成功提示信息窗口2 说明已经抄税的发票不能作废，只能填开负数发票冲销。发票作废状态将记入系统，无法恢复到作废前的状态，因此要慎重使用本功能。对已开发票进行作废时，通常情况下要遵守“谁开具，谁作废”的原则，只有以管理员身份进入系统后可以作废其他操作员开具的发票。4.2.5 未开发票作废主要功能：当尚未使用的纸质发票遗失或损毁时，可利用该菜单功能对记录中的未填开的发票号进行作废处理。操作步骤：【第一步】根据要作废的未开具发票种类点击“发票管理/发票开具/未开发票作废”菜单项，选择发票种类。如图4-51所示。图4-51 选择发票类别界面【第二步】系统弹出“发票号码确认”提示框，如图4-52所示，若点击“开具”按钮则作废成功并给出相应的提示信息，继而可以作废下一张或退出该操作。图4-52 未开发票作废发票号确认窗口2 说明每次使用本菜单时，系统给出的发票号码都是系统中待开的同种类发票的当前号码，用户无法选择。因此若有需要作废的发票号码，必须等到其成为系统中的当前号码时才能进行作废操作。为避免误操作请注意查看当前作废的发票种类和发票号码。在此处作废的发票，系统亦同时作已开发票作废来处理，只是其金额及税额值为零。且在“已开发票查询”中也能看到作废的“零票”。4.2.6 异常发票作废主要功能：由于发票填写时发生断电，死机等非正常操作导致开票时系统未能将发票信息写入数据库，导致发票信息丢失等异常情况则需要用户将发票进行异常发票作废操作。操作步骤：【第一步】点击“发票管理/发票开具/异常发票作废”菜单项，系统弹出“选择发票类别”对话框。如图4-53所示。图4-53 选择发票类别界面【第二步】点击“下一步”按钮，系统弹出“发票号码确认”提示框，如图4-54所示，若点击“开具”按钮则作废成功并给出相应的提示信息，继而可以作废下一张或退出该操作。图4-54 异常发票作废界面4.3 普通发票打印格式主要功能：调出系统已设定好的各种发票打印格式并查看。操作步骤：【第一步】点击“发票管理/票据打印格式设计/发票打印格式”菜单项便弹出发票设计窗口，如图4-55所示。图4-55 发票打印格式/发票格式设计界面2【第二步】选中列表中的发票打印格式模板，例如，选择普通发票打印模板，然后点击工具条中的“设计”按钮，便弹出系统已设定好的发票格式窗口，在此窗口中用户可以对模板进行修改，如图4-56所示。图4-56 发票打印格式/发票设计界面2 说明2 修改打印格式名称：直接在“表格名称”栏目中修改即可。2 用缺省模板覆盖当前格式：先选中一格式名称，然后点击工具条上的“模板”按钮即可。2 用新格式覆盖当前格式：先选中一格式名称，然后点击工具条上的“更新”按钮，便弹出确认提示框，点击“确认”按钮则出现“新格式文件路径输入”对话框，在此处输入文件路径后，点击“更新”按钮即可。2 添加新格式的发票模板，在工具条上点击“编辑”按钮，可以对模板库进行编辑。2 注意2 系统已经提供用户所需模板，如有需求可以对模板进行修改，但不提倡用户轻易修改发票打印模板。4.4 报送处理主要功能：可以通过介质报送或网络报送的方式向当地税务机关发票管理系统报送发票信息。 4.4.1 介质报送操作步骤：【第一步】点击“报送处理/发票文本报送/由介质报送”菜单项，弹出介质报送窗口，如图4-57所示。图4-57介质报送窗口【第二步】选择报送月份，点击“介质报送”之后，系统弹出“浏览文件夹”对话框，在“浏览文件夹”窗口中选择好发票保存的路径即可将发票文本信息保存到介质中。用户可携带其介质到税务机关进行报税。如图4-58所示。图4-58 文件路径选择界面【第三步】点击“报送处理/介质报送结果读入”菜单项，系统弹出“浏览文件夹”对话框，选择报送结果的文件路径，将结果读入到系统中，完成介质报送操作。4.4.2 网络报送操作步骤：【第一步】点击“报送处理/发票文本报送/网络报送请求”菜单项，弹出网络报送窗口，如图4-59所示。图4-59网络报送窗口【第二步】选择好报送月份，点击“网络报送”按钮，即可将发票信息报送到税务机关。如图4-60所示。图4-60报送上传成功对话窗【第三步】点击“报送处理/发票文本报送/下载报送结果”菜单项。完成报送操作。如图4-61所示。图4-61报送结果下载成功对话窗4.4.3 分开票机信息管理（主机）主要功能：当用户所使用的开票机为主分开票机模式时，此菜单项才会在主开票机系统中出现，主机用户通过该功能对分开票机进行管理。操作步骤：【第一步】点击“报送处理/报送资料管理/分开票机信息管理”菜单项，系统弹出“分开票机信息管理”窗口。如图4-62所示。用户可以查看、修改分开票机信息。图4-62 分开票机信息管理窗口4.4.4 分开票机报送资料接受（主机）主要功能：将分开票机开票信息所需要报送的资料以介质方式传送到主机的系统中。进行本企业的开票信息报送。操作步骤：【第一步】点击“报送处理/报送资料管理/分开票机信息管理”菜单项或子窗口上的“资料接收”快捷按钮，系统弹出“分开票机报送资料接收”窗口。如图4-63所示。图4-63分开票机报送资料接受窗口【第二步】点击“选择”按钮，系统弹出“打开”对话框，用户选中分机报送的资料文件。如图4-64所示。图4-64 分机报送资料文件选择窗口【第三步】点击“打开”按钮，系统读取资料路径，点击“确定”按钮则进行分开票机报送资料接收，并提示成功信息，图4-65、4-66所示。分开票机报送信息接收操作成功。图4-65分开票机报送资料接受窗口图4-66 接收提示信息对话框4.4.5 分开票机报送资料传出（分机）主要功能：如果开票机为分开票机，那么点击“发票管理”模块按钮后，主界面上会多出一个“资料传出”按钮，用于将分开票机开票信息传到介质中，供主机接收，“报送处理/报送资料管理/报送资料传出”菜单项同样具有相同的功能。具体操作过程类似“介质报送”。操作步骤：【第一步】点击“资料传出”按钮或“报送处理/报送资料管理/报送资料传出”菜单项，出现报送资料传出对话框，如图4-67所示图4-67 报送资料传出【第二步】选择要传出资料的月份和传出路径后，点击“确认”按钮，出现确认对话框，如图4-68所示。点击“确定”后操作结束。图4-68 报送资料传出确定4.4.6 期间结转主要功能：利用本功能可以获得系统当前运行状态信息和期间状态信息，以便进行适当的处理。操作步骤：1).期间状态查询【第一步】点击“报送处理/期间结转/期间状态查询”菜单项，便弹出系统状态信息对话框，如图4-69所示。图4-69 系统状态信息未作结转对话框其中：2 系统状态有四种可能的取值：“正常处理”、“初始设置”、“年末结转”和“备份查询”。系统所处的状态不同，各菜单的禁用状况亦不同。2 系统日期即本次登录时所确认的日期。2 结账日指每个帐务月份的结账日，是每个月的最后一天。2 账务月份指当前账务月份。2 开账月份指本账务年份中的第一个账务月份。2说明当帐务年月小于系统年月时,应进行报送期间结转。2). 报送期间结转【第一步】点击“查询统计/期间结转/报送期间结转”菜单项或子窗口上的“期间结转”快捷按钮，则系统将根据不同的情形而给出不同的提示信息：系统首先检查是否已到结账日，若未到结账日则给出相应的提示信息，如图4-70所示。图4-70 未到结账日提示对话框若已到结账日，则系统会先提示报送发票信息,即不管报没报送，系统都会强制再报送一次，以防止未报送就结转的错误。如图4-71所示。图4-71发票信息报送提示对话框当完成报送之后，系统才会给出“期间结转”对话框，如图4-72所示。图4-72 期间结转对话框此时点击“确定”按钮则完成结转。系统的帐务月份转为下一个月。2 说明2 必须在结账日到来之后，且本帐务月份的发票报送工作完成之后，才能做期间结转。2 如果延期结转，当延迟一个月时，系统日期将停滞无法进行新月份的业务处理，此时必须执行结转功能才能正常使用系统。2 特例：当年末做了月度结转之后，即会自动进行年度结转清空上年度业务数据，将帐务年份转化为新的一年。此时，系统执行自动备份功能，将上一年的业务数据备份到“自动备份目录”中。第五章 发票统计本模块包括普通发票领用开具作废信息、发票库月度资料统计和发票