公司制度 档案管理制度

第六章档案管理制度第一章总则第一条为了规范公司档案管理，确保信息安全，便于信息共享和有效的利用档案，特制订本管理办法。第二条所有相关公司工作活动中形成的，记述和反映本公司职能活动的，具有查考利用价值的文件、音像资料均属归档范围。第二章档案管理人员的职责各部门档案管理人员应本着认真、负责、保密的态度，在部门负责人的指导下认真整理、保存、管理公司各项档案资料。1. 各部门负责人为涉及本部门档案管理的第一责任人，对确保档案的完整性、及时移交和保密负责。2.各部门需指定专人负责本部门的档案管理，综合部对各部门涉及档案管理工作的人员有协助的责任。3. 公司档案资料按部门分类，档案管理制度由各部门负责人制定，收集、整理、鉴定、统计、保管、编目和检索、利用等管理工作由各部门指定档案管理员负责。各部门档案管理员严格按照本部门档案管理制度开展工作。4.档案管理人员应按期向经办人查催文件。一个工程、项目或业务结束后应立即向经办人查催文件，年底对当年的所有文件进行一次总检查，保证文件完整齐全。5.各部门档案管理人员的职责：应及时将应归档文件进行整理、保存，保证资料不遗失、不泄密，及时按要求向综合管理部移交档案。6综合管理部档案管理人员的职责：应及时促收档案，并将由综合管理部负责的档案进行统一整理造册、安全保存并按规定借阅、销毁档案，认真做好借阅复制记录。7全体档案管理人员应遵守职业道德，保守档案秘密，不得将秘密档案内容复印、私自带出交予无关人员，不得在公共场所、私人日记、私人通讯中谈论、记载、传递秘密档案。8全体档案管理人员定期清查档案，发现档案已经或可能泄密时，应立即报告部门负责人，采取补救措施并追查相关人员责任。9违反上述有关规定泄露档案秘密者，一经发现，将依照档案法和保密法中有关条款追究其责任。第三章有关归档文件的规定第四条归档文件的范围1各种上级下达的文件；2公司下发、上报的文件；3总经理办公会及各专项会议会议记录、纪要、决议、公司章程；4各项计划、检查、总结；5会计凭证、报表、财务分析；6各种合同、契约、协议、招投标系列文件、工程预决算；7各项工程立项报告、审批手续、竣工图纸、验收文件资料以及与工程有关的会议记录、纪要等相关文件；8项目资料（经过可行性研究或论证的投资项目；对某行业的信息研究及对公司今后发展有参考价值的资料）；9参资企业的专业资料及各种相关文件；10电子文档及声像资料；11其他应归档的文件、材料。第五条各部门文件归档责任1. 综合管理部负责整理上级下达文件、公司下发上报文件、公司各项计划、检查、总结、总经理办公会纪要、各项批件以及年检、验资报告书，ISO9000质量体系认证申报文件，及其他涉及综合管理部的文件等上级文件、公司文件、管理性文件。注：各部门凡涉及“以海泰数码科技有限公司对外签订的各类工程施工合同、综合布线合同、小区光纤接入合同、服务器托管租用合同、设备购置合同、软件开发合同、网站建设合同、软件维护合同、广告合同、宽带合作协议书、小区宽带网络接入协议”等经济合同及协议，由综合管理部的档案管理员按照本公司经济合同管理办法进行划分密级、分类、立卷和编制目录等项的整理工作。各部门只将上述经济合同及协议的复印件留档备查。2.企通部负责整理电话新装业务确认单、固定电话变动业务确认单、固定电话业务新装登记单、宽带受理单、执行单等涉及部门工作的文件。3.社宽部 负责整理各社区用户资料及受理单据、社区宽带业务报表、社区宽带接入协议，社区宽带接入前期资料等涉及部门工作的文件4.软件部负责整理日常管理规范、培训计划、部门工作总结、工作日志、软件部费用文档、项目收入文档、会议记录等文件。5.客服部负责整理客户原始电话记录，用户传真、信件，数据分析资料、部门管理文件、各类电子文档等涉及部门工作的经营性文件6.建设部负责整理涉及工程的合同、契约、标底、工程预算、决算、各项工程立项报告、审批手续、竣工图纸、验收报告等涉及部门工作的工程性文件。7. 运维部负责整理技术档案资料、运行维护资料、障碍处理资料等涉及部门工作的工程性文件。8.网络集成事业部负责整理客户信息档案、招标书，投标书、投标结果、用户反馈表，技术服务情况表，处理结果表、合作协议书、定货基本情况表、市场拓展状况表、价格定期更新表等涉及部门工作的经营性文件。9.通用产品事业部负责整理业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。10财务部负责整理其会计凭证、财务报表及财务分析等财务类文件。第六条关于电子文档及声像资料的收集分类电子文档以部门分类，每半年各部门应组织人员将重要电子文档刻录光盘保存。第七条重要的有特殊保存价值的声像材料，各部门应组织收集，以其特殊保存形式保存。第八条一项工作同时由几个部门参与办理时，由主办部门负责收集形成的文件资料 第四章关于归档文件的整理 第九条各部门归档文件的整理应符合各部门制定的档案管理标准执行。需包括以下内容：1编制档案卷内目录（参见附件一），应包括以下几个内容：档案编号、档案类别、序号、文件名称、金额、经手人、入档时间、页码及备注。（参见附件一）2.所有文件归档装订时，应统一在文件首页正面的右上角标明档案编号。如漏页等有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备注栏内。在每页目录下注明立卷人、检查人的姓名和日期以示负责，检查人为立卷部门的部门经理。3档案装订应使用公司认可的存放工具。4电子文档及声像资料整理应放到统一的档案盒或自成存放形式，并备有目录。第十条立卷的质量标准1 归档文件完整齐全；2 分类清楚，保持联系；3 标题确切易查找；4 卷内排列系统、条理；5 保管期限准确；6 密级划分恰当；7 卷皮书写工整；8 装订整理结实、美观。第五章档案移交 第十一条结合本公司实际情况，合同移交指各部门工作过程中凡涉及“以海泰数码科技有限公司”对外签订的各类经济合同及协议的原件，集中交综合管理部整理存档。各部门负责对复印件的整理存档，方便查阅。参见公司经济合同管理办法 第六章档案借阅第十二条关于档案借阅的规定1. 各部门建立档案借阅复制登记簿（附件二），主要内容：借阅单位或部门、借阅人、借阅理由、借阅起止时间、批准人、归还时间、归还时检查情况、经手人。2. 借阅档案的单位、部门、人员要到各部门档案管理人员处填写借阅登记，由各部门经理签字同意后，方可到档案管理人员处办理借阅。3借阅人必须爱护档案，不得转借、抽取、折卸、调换、污损、摘抄所借档案，不得在文件上圈点、划线和涂改，阅后及时归还。4.借阅档案归还时，档案管理人员应认真检查册数、页数，是否有遗失损坏等情况，如有问题及时通知借阅人说明原因及补救并报主管高管及审批人员。 5.各部门如有撤销、合并情况以及人事变动情况时，所有相关资料要做到移交清楚，保持资料的完整无缺。6.人事档案除总经理、副总经理、人事部负责人以外任何人不准借阅。第七章档案复件管理 第十三条档案原则不准复印，若各部门因工作需要可以制作复件。复制档案的单位、部门、人员要到各部门档案管理人员处填写借阅登记，由各部门经理签字同意后，方可到档案管理人员处办理复制。参见档案借阅复制登记簿（附件二）第十四条复件管理部门负责人及相关人员参照档案管理办法实施管理，并对复件的保密性负责。 第八章档案销毁第十五条保存时间的规定1、本制度第四条中第3、5、6、7、9款为永久保存；2、本制度第四条中第2、4、8、10款视其保存价值予以保存，但至少要保存5年；3、档案销毁时，由保管人员提出并整理造表，报部门经理核准呈报总经理批准销毁。参见档案销毁申请表（附件三）4、档案销毁一般采用碎纸机，由各部门档案管理人员和综合管理部负责人同时执行。第十六条本管理办法未尽事宜，视具体情况研究决定。第十七条本管理办法由综合管理部负责解释。