热力集团办公室日常事务管理制度

热力集团 办公室日常事务管理制度（一）总则第一条为加强公司办公室日常办公事务管理，使各项管理标准化、制度化、提高办事效率，特制定本规定。第二条本规定所指办公室日常事务包括文件管理，文件收发管理，公司报刊、邮件、电话、传真收发管理，总机、总台管理，印章管理，会议管理等。（二）文印管理第三条公司的文件，有打印必要时方予打印。内部传递的简单请示报告或其他不需打印的文件，一般不予打印。第四条公司发文，需由起草人抄正打印初稿，初稿定稿经总经理签字同意后方准打印的文件，一般不予打印。第五条私人资料，不得在公司打印、复印或用公司传真机传真，以免影响公司的正常工作。第六条文印工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务，对收到的文件资料，应及时给有关部门、人员发送，或及时通知有关人员取回，不得延误。第七条文印人员应树立严格的保观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项露给他人，不得截留任何文件。第八条对送来的打印、复印、传真的文件资料，文印人员应具实做好登记。（三）文件收发规定第九条公司的文件由办公室负责起草和审核，总经理签发；公司各部门的文件各部门负责起草，办公室审核，总经理签发。第十条文件签发后，送办公室安排打字，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章。第十一条文件和原稿， 由办公室分类归档、保存备查。第十二条属于秘密的文件，核稿人应该注明“秘密”字样，并确定报送范围。第十三条文件统一由办公室负责发送。送件人应将发文本各项内容登决清楚，并由收件人签收。第十四条外来的文件由办公室专人负责签收，并做好登记。于文件附文件批办卡报总经理批阅、提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。第十五条传阅文件由办公室负责收回，对领导指示的文件，应及时组织传达和落实。（四）公司报刊、邮件、传真的收发制度第十六条公司各种报刊、邮件、电话、传真由办公室负责收发。第十七条报刊订购与收发1、公司报刊订购应于每年年末在邮局统一订购。订购报刊由办公室专人到邮局查阅目录，再将需要订购的报刊代号、名称、出版日期、单价、订购份数、期数列详单，报经理批准后订购。2、门卫室将邮局送来的报刊及时送办公室、由办公室登记分发。第十八条外来邮件管理1、外来邮件一律经办公室签收分发。2、凡挂号、包裹、汇款单、货运单等应登记通知收件人当面签收。3、私人平信应由个人自取。4、凡不具名的信件，由办公室拆封， 再根据具体内容报相关人员审阅和输送。第十九条收了传真应认真做好登记，并由本人签字后方可给予发送和收取。（五）、前台、总机管理规定第二十条前台工作人员负责接待来访人员和外来客人，要做到礼貌大方，热情周到，对来找高层领导的客人，要问清事先有无预约，并主动通知被找领导，安排客人到会客室后，应主动递茶送水，客人走后，应及时收拾茶杯。第二十一条总机值班人员应坚守岗位，做到接转迅速、准确，值机用话简洁、清晰，回话礼貌、耐心。（六）印章管理制度第二十二条公司公章和合同章由办公室负责保管。第二十三条文件需用章时，应先填写“公章使用批示单”，经总经理批准后，连同经审核的文件文稿等交公章保管人用章。第二十四条公章保管人员对未经批示的文件不得用章。第二十五条经总经理批示盖章的文件，总经理负全部责任。（七）公司会务管理制度第二十六条会议组织1、公司会议，包括董事长、经理会议，科级以上班干部会议，机关全体会议，公司全体员工会议等，应由办公室负责组织召开。2、上级或外单位在本公司召开的会议（现场会、报告会、办公会等）或厂际业务会（联营治谈会等）一律由公司办公室受理安排，有业务对口科室做好会务工作。第二十七条会议的准备：所有会议应做好有关准备（包括落实会场、备好坐位、茶具茶水、通知与会人，有必要的拟好会议议程等） 。（八）附则第二十八条本规定如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款不适应工作需要的，各部门可提出修改意见交办公室研究并请总经理批复。第二十九条本规定解释权归综合部。