行政办公类成本控制措施

行政办公类成本控制措施一、在节能、节电方面的日常定期检查（ 一 ）每日巡查办公室人员按照午间值班表 , 每个工作日中午、下午下班（ 或仅 在下午下班做全面检查， 中午做部分检查 ）后完成公司内部巡视检查 工作,并对结果进行记录，每 2 周公司范围公布一次检查结果。检查 范围及具体要求：1. 会议室检查（电器设备是否关闭、桌椅摆放、卫生是否达到公司 要求）；2. 个人工位检查（电脑显示器是否关闭、桌面是否杂乱、工椅是否 按照公司要求摆放）；3. 安全门检查（公司财务室、司机班、 2 个吸烟室安全门是否安全闭 锁）；4. 鱼缸检查（公司前台、长廊鱼缸是否有异响，状态是否异常） ；5. 窗帘检查（办公区域窗帘是否在开窗状态时升起） ；6. 公司日常办公要求的其他各项检查。（ 二 ） 信息管理相关检查 办公室网管人员对公司信息管理相关软硬件运行及员工使用情 况进行检查。并对结果进行记录，每 2周公司范围公布一次检查结果。 检查范围及具体要求：1. 不定期抽查项目：A: 在公司打印机、文件服务器上留有公司涉密文件；B: 邮件修改初始化密码情况、工作邮件及时保存本地情况；C: 员工是否打印与工作无关内容 ;D：员工门禁使用情况（指纹考勤，刷卡开门不计入考勤）2. 每周个人电脑使用检查：A: 硬件状态B: 软件及系统状态C: 是否浏览与工作无关网页D: 未按规定使用 IM 软件3. 每周固定检查项目：A:会议系统设备检查B:门禁系统C: 背景音乐系统D: 邮件系统E: 程控交换机F: 网络接入设备G: VPN系统H: 服务器4. 每月笔记本电脑抽查项目:A: 办公时间在公司使用情况B: 硬件状态C:系统运行状态（ 三 ） 其他检查工作1. 办公室人员每周固定对公司人员着装进行一次整体检查 , 每二周 公司范围内公示一次；2 .每周五下午下班后，办公室人员（2人）对公司整体卫生、电器使用情况、安全情况进行检查；二、办公废品回收利用及相关工作1. 每月第二周周五 , 办公室人员收集各部门单面用纸 ,集中处理后统 一置放在文印室供员工使用；2. 每月第三周周五办公室人员对公司当月饮料水瓶、纸箱、杂物进 行集中清理及出售（具体时间安排可根据废旧物资实际情况进行 灵活处理）；3. 每季度向公司提交回收利用相关费用情况，并将公司每月水电杂 费支出单独列表，做好环比统计，每月定期上报公司。三、公司公务用车优化管理以及检查工作1 . 总办车队合理申请及调配公司公务用车，改良现行的公务车队每 日发车由申请部门提前半天向总办申请；2. 总办每日下午 45 点向公司各部门公布次日上午、下午发车时间 及方向。总办每周要通过办公室进行公示用车情况；3. 非公司重要事件处理、非紧急或非接送客人等事宜，各部门或个 人采取出租车方式外出 ;4. 办公室不定期对公司车辆预约单进行检查。四、费用控制1. 公司接待类、联谊类费用支出办公室严格把控所有部门以及个人的接待类、 宴请类、联谊类费 用支出，各部门在接待客户时必须按照现行管理制度设立的标准执 行，对于供应商类客户以及内部交流活动的宴请标准 （见附件） 应降 低一个等级执行， 宴请时我方人员人数不得高于对方人数， 特殊情况 需提前向办公室说明情况。 各部门之间的联谊活动需事出有因， 活动 前需做好预算、且必须控制在预算范围内。公司所有人员、 各部门在申请联谊活动、宴请（包括与公司有协 议签单的饭店，如：雅菲咖啡、湘府明珠、新世纪饭店）时，均必须 提交宴请申请单 ，说明情况并进行费用预估，未填写宴请申请 单的申请一律无效，办公室每月底向公司提交接待费用报表。财务 部在报销审核时，必须见到办公室签字及申请单，否则不予报销。2 .交通费用：各部门严格把关打车申请， 对于公交车、 地铁直达或者中转站不 超过 3 次的地点、且人员无负重时，建议使用公交地铁；火车票、机 票订购需通过部门领导、且必须填写订票单申请单由公司领导审 批，至少提前一天预订，优先选择有一定优惠的车次、航班；办公室对出租车报销进行签字审核， 财务部在报销审核时， 若无 办公室签字则不予报销；对于无申请的火车票、机票不予联系预订3 .邮寄、快递费用1. 办公室做好信件、邮包的发送、记录、管理工作；2. 2 日内同一收件人、收件地的邮件，无特殊情况不予受理发送。