财务运营手册

财务部程序与标准目录1.0部门概述31.1财务部概述32.0任职条件42.1总会计师42.2财务总监42.3总账会计52.4应付会计52.5总出纳62.6应收、日审主管62.7应收会计62.8成本控制主管62.9成本控制员72.10库房领班72.11仓库保管员72.12收货员72.13采购部经理/采购主管82.14采购员83.0岗位工作职责93.1财务部总会计师93.2财务总监103.3总账会计113.4应付账款（兼资产管理）123.5总出纳主管133.6应收、日审主管133.7应收会计143.8成本主管153.9成本控制员163.10库房领班163.11库房保管员173.12收货员183.13采购部经理/主管193.14采购员204.0工作程序214.1信用会议21关于“经济担保”的规定224.2关于“经济担保”的规定224.3关于旅行社团费、宴会、会议的信用管理23酒店运营物品的管理244.4酒店运营物品的管理244.5 免费房（或自用房）及房价折扣权限的规定264.6关于“收取支票”的规定294.7财务报销的规定314.8差旅费报销的规定334.9全员促销奖励办法-删除384.10会计档案管理办法404.11岗位委派与交接454.12采购管理制度514.13收货工作程序594.14存货控制624.15库房管理644.16库存管理694.17缓慢流动货品管理744.18燕鲍鱼翅参肚的管理764.19固定资产管理办法79财务部程序与标准FD STANDARD OPERATION PROCEDURES程序与标准PROCEDURE部门概述编号REF.NO.DFMDY-FD-1执行职位POSITIONRESPONSIBLE财务总监涉及部门DEPT.CONCERNED财务部政策制定人PREPARED BY郝燕存审批人APPROVED BY赵亦良执行日期EFFECTIVE2015-01-011.0部门概述1.1财务部概述财务部反映酒店经营活动，核算经营成果，监督与控制财务收支，依法认真缴纳各项税款的专业职能部门。在总经理的领导下，结合酒店的经营发展目标，制定财务预算，确定财务管理目标。合理配置企业资金、资产资源，加快资金运转。加强营业收入管理，保证资金及时回笼。加强成本管理，提高经济效益。加强资产管理，提高资产利用率。加强财会核算，按时上报各类财务报表、统计报表。严格内部审计，实行财务监督。负责采购制度的制定和会计档案的管理。协调酒店与财政、税务、物价、银行以及外管局有关部门的关系。1.2部门组织机构图财务部程序与标准FD STANDARD OPERATION PROCEDURES程序与标准PROCEDURE财务部任职要求编号REF.NO.DFMDY-FD-2执行职位POSITIONRESPONSIBLE财务部各岗位涉及部门DEPT.CONCERNED财务部政策制定人PREPARED BY审批人APPROVED BY执行日期EFFECTIVE2.0任职条件2.1总会计师2.2财务总监店财务管理岗位工作经验。2.3总账会计2.3.1大专以上学历，财务会计或相关专业毕业，初级以上会计专业技术职称，有会计证，3年以上四星级酒店同岗位工作经历。 2.3.2掌握食品成本管理、控制的专业知识，熟悉并了解采购程序、食品标准成本核算及方法。2.3.3熟悉酒店财务核算的各项工作环节及程序（包括日审、成本、应收、应付等），评估工作操作流程并在需要时提出改进建议并执行变动。2.3.4熟悉国家税收政策。处理好会计制度与税法之间的差异。2.3.5及时准确编制财务月、年度报表及酒店财务内部报表。2.3.6 熟悉酒店财务管理的各项规章制度和财务管理规定，并能在工作中自觉遵守。 2.3.7诚实可靠，坚持原则，廉洁奉公。2.4应付会计财务会计或相关专业毕业，有会计证。2年以上三星级酒店同岗位工作经历。2.5总出纳2.5.1.中专以上学历，财务会计或相关专业毕业，有会计证。2年以上三星级酒店同岗位工作经历。2.5.2熟悉酒店财务核算程序及相关会计科目。2.5.3掌握财政法规，严格执行各项财经纪律和酒店财务管理制度。2.5.4具有良好的沟通协调能力，廉洁奉公，作风正派。2.6应收、日审主管2.6.1大专以上学历，财务会计或相关专业毕业，初级以上会计专业技术职称，有会计证。3年以上四星级酒店同岗位工作经历。2.6.2熟悉应收、日审及收银各岗位的工作流程，并能提出风险控制及改进意见。2.6.3熟悉并加强酒店信贷管理。熟练操作酒店管理软件及财务软件。2.6.4工作细致，责任感强，具有良好的组织能力及团队协作精神。2.6.5有良好的沟通能力，善于协调客户关系。2.6.6工作认真细致，坚持原则，具备审计的职业素质。2.7应收、日审会计2.7.1 中专以上学历，有会计证。有2年前台、餐饮收银或同岗位工作经历。2.7.2熟悉收银各岗位工作流程。2.7.3熟悉酒店信贷政策。熟练操作酒店管理软件及财务软件。2.7.4工作认真、细致，熟悉酒店信贷政策，善于协调客户关系。2.8成本控制主管2.8.1大专以上学历，财务会计或相关专业毕业。初级以上会计专业技术职称，有会计证，3年以上三星级酒店同岗位工作经验。2.8.2具有一定的会计核算和财务管理经验，熟悉餐饮运营及成本管理与控制。 2.8.3熟悉酒店餐饮成本核算流程、餐饮定价流程，具备餐饮成本分析能力，具备通过日常经营分析对餐饮经营提出建议的能力。2.8.4廉洁奉公，坚持原则，工作认真负责。2.9成本控制员2.9.1大专以上学历，财务会计或相关专业毕业。有会计证，有2年酒店同岗位工作经验。2.9.2熟悉并了解餐饮运营及成本管理与控制。 2.9.3了解酒店餐饮成本核算、餐饮定价流程。2.9.4廉洁奉公，坚持原则，工作认真负责。2.10库房领班2.10.1大专以上学历，2年以上酒店库房管理工作经验。2.10.2具有较丰富的库房管理知识和经验。熟练使用库房管理软件。2.10.3精通酒店物品知识和配备标准。2.10.4掌握库房紧急情况处理方法。2.10.5具有较好的协调能力和管理能力。2.10.6具有较强的敬业精神，责任心强，坚持原则。2.11仓库保管员2.11.1高中以上学历，有库房管理工作经验。2.11.2掌握库房管理知识和应急处理方法。2.11.3了解酒店物品知识和配备标准。2.11.4熟悉酒店物品出入库政策与程序，熟练使用库房管理软件。2.11.5具有较强的敬业精神，工作认真，坚持原则。2.12收货员2.12.1高中以上学历，1年以上酒店同岗位工作经验。2.12.2精通酒店物品知识和配备标准、货物识别能力。2.12.3掌握国家食品卫生标准和相关政策法规。2.12.4掌握酒店验货、收货政策与程序。熟练使用库房管理软件。2.12.5工作认真、责任心强、坚持原则。2.13采购部经理/采购主管2.13.1大专以上学历，熟悉并掌握相关专业法律知识及业务谈判、合同撰写能力。5年以上四星际酒店采购工作经验。2.13.2具有考察供货商及协调供需的能力。精通酒店用品知识和配备标准。2.13.3了解国家有关物价、税务、专控、政府采购、采购招标等相关知识。并具有制定采购计划、组织实施采购的能力。2.13.4熟悉酒店用品供货商情况和价格行情。2.13.5熟练使用计算机办公软件。2.13.6具有较好的协调能力和组织能力。2.13.7为人正直，廉洁奉公，工作仔细认真。2.14采购员2.14.1大专以上学历，从事酒店采购工作2年以上。2.14.2具有良好的语言表达和综合协调能力。2.14.3了解酒店用品知识和配备标准。2.14.4了解酒店用品供货商情况和价格行情，具有寻找货源、考察供货商、识别货物、协调供需以及获取有效报价的能力。2.14.5 熟练使用计算机办公软件。2.14.6为人正直，廉洁奉公，工作仔细认真。目前岗位只有采购主管一人，管理酒店采购各项事宜。财务部程序与标准FD STANDARD OPERATION PROCEDURES程序与标准PROCEDURE财务部岗位职责编号REF.NO.DFMDY-FD-3执行职位POSITIONRESPONSIBLE财务部各岗位涉及部门DEPT.CONCERNED财务部政策制定人PREPARED BY审批人APPROVED BY执行日期EFFECTIVE3.0岗位工作职责3.1财务部总会计师直接上级：总经理直接下级：财务部总监财务部做好酒店各项财务收支计划的编制、控制、核算、分析和考核工作，依法合理筹措资金，加强资产管理，有效提高资产利用率。3.2财务总监直接上级：总会计师直接下级：采购部经理、总账会计、应收日审主管、成本主管、收银主管、电脑房主管。3.2.1负责财务管理工作。负责贯彻执行国家财经政策、法规、财经制度、财经纪律、会计准则、财务通则以及酒店财务管理办法；贯彻酒店经营方针、各项规章制度和领导决策。3.2.2负责制定酒店财务管理办法和物资购销合同管理制度、物资采购制度和物资保管制度；组织酒店的全面经济核算；监督酒店资产、负债及所有者权益管理和成本费用、营业收入以及利润管理；组织经济活动分析，为酒店领导提供决策依据。3.2.3根据酒店领导决策，负责做好市场调研和市场预测，拟定酒店预算原则、方案，审核部门预算方案；会同各部门总监和本部门各主管，编制酒店总预算及各项预算指标，经批准后组织贯彻实施。3.2.4参与酒店内外资金投放，工程改造，经济利润分配，经济合同制订，价格等重要决策；从经济管理的角度为领导提供各项经济决策数据。3.2.5负责拟定本部门内部的组织机构，制定各级主管人员的岗位职责，并会同酒店主管领导确定会计主管人员的人选，分配工作任务，监督各级会计主管人员的工作，及时、准确地编制会计对内、对外报表，并按要求上报。3.2.6负责组织财务收支核算工作，建立收入、成本、费用和利润核算制度；拟定和审核会计科目，组织进行会计报表分析和专题分析，保证各级核算工作的正确性。3.2.7负责控制资金使用，做好各项资金的计划平衡，管理和掌握各项资金的运用，调剂业务部门所需资金，保证业务活动顺利进行。审核各部门的设备、物资采购计划和酒店开支计划，批准后，监督贯彻实施。3.2.8负责审核酒店的各项收益和收益分配报告；监督财税计划的贯彻实施，按期上交国家税费；协调酒店与财政、税务、物价、银行及外汇管理局等有关部门的关系。3.2.9负责会同主管领导，定期向总经理提出酒店财务决算报告、财务分析报告、利润分配报告，经总经理审核同意后，组织贯彻实施，维护投资各方的经济利益。3.2.10负责审核会计凭证、会计账簿、会计报表、资产实物的准确，保证账账、账证、账实相符，保证会计核算结果的真实有效。检查支票、网银支付的情况。3.2.11督促有关人员抓紧应收账款的催收工作，加速资金回笼。3.2.12负责本部门员工的聘用、晋升、调配、培训、绩效考核、奖金评定和年度员工劳动合同续签工作。负责本部门的消防安全、计划生育工作。3.2.13负责经营管理信息上传下达的工作，确保各项指令不脱节。3.2.14完成总经理及主管领导授权办理的其他工作任务。3.3总账会计直接上级：财务总监3.3.1在部门总监的领导下，负责酒店经营成果的记录、分摊、汇总工作。3.3.2 按权责发生制记账原则，准确运用会计科目编制记账凭证及财务电脑系统录入。确保账证、账实、账账相符，保证报表数字来源的准确。负责每月财务月度结账工作。3.3.3准确编制月度、季度、年度各类经营报表，按时上报各级领导及政府职能部门。准确计算各项税款并及时申报交纳。3.3.4负责稽核各岗位汇总的原始凭证的有效性以及各岗位的会计凭证编制的准确性、各类统计报表的准确性。 酒店费用类凭证的审核与支付，制作并上报每月应付账款支付计划，对批准支付的应付账款安排付款责每月与银行账户的对账工作及银行余额调节表的编制。 3.3.6负责往来账项的核对与结算，复核预付金。3.3.7负责监督各项能源消耗、人工费用及各项费用预算的执行情况。3.3.8负责监控库存现金。检查支票、网银支付的稽核工作。3.3.9负责审核每月度、年度的收入结算工作并计提相应税金。复核发票申购、使用、结存情况。负责酒店与税务机关的业务联系。3.3.10负责各种支付类合同、协议归档保存。3.3.11负责电脑系统帐套、各类原始凭证的打印、装订与保管工作。确保会计档案完整。完成上级领导安排的其它工作。职位描述的目的不是提供一份工作职责的详细清单。它仅希望能为那些用于完善工作的应尽职责提供一个基本观点。随时符合管理的要求，希望能够在上级领导的指导下，以不断提高业务技能履行职责。3.4应付账款总出纳（兼资产管理）直接上级：财务总监3.4.1 对比供货商文件，处理和匹配发票并递送与采购订单相对应的票据。3.4.2 确保“三项匹配”:一份被正确认可的采购文件、一份被正确签署的收货文件、上述两份文件必须与供货商提供的发票相匹配。3.4.3每月按酒店收货记录核对供货商结账单，追查任何有出入的地方。确保所有的支付正确、合理、合法。3.4.4向应付账款系统逐笔录入登记，维持有效的应付款系统。3.4.5制作并上报每月应付账款支付计划，对批准支付的应付账款安排付款。3.4.6负责汇总上报工程部能源费、酒店及外包单位维修费的统计工作。3.4.7负责酒店新增固定资产的核对、录入及使用部门间的调拨工作。3.4.8每年准备固定资产盘存计划上报财务总监，并按时提交酒店固定资产盘存报告。3.4.9负责酒店固定资产处理的申报工作。负责酒店对外统计报表（统计局）报送工作。负责每月工资审核。3.4.1012负责每月员工餐发卡用餐统计。负责办理会员的收款、登记及发放。3.4.11严格执行酒店现金管理、现金报销和外币兑换政策，确保库存现金账实相符。3.4.12在部门总监的领导下，负责酒店库存现金、支票，网上银行及银行印鉴的安全使用。3.4.13负责酒店营业收入的清点、汇总、缴存银行及准确编制每日“总出纳报表”。3.4.14负责酒店各项费用支出的现金报销、非经营性的现金收入及现金、银行日记账的记录工作。3.4.15负责转账支票、现金支票的登记、保管，以及相关表单的存档保管。3.4.16制作银行日报表。现金盘点表和银行余额调节表。3.4.17完成部门安排的其他财务核算与现金管理工作。3.4.18完成上级领导安排的其他工作。3.4.19在部门总监的领导下，负责财务办公室的文书档案和内务工作。3.4.14完成上级领导安排的其它工作。3.4.2015职位描述的目的不是提供一份工作职责的详细清单。它仅希望能为那些用于完善工作的应尽职责提供一个基本观点。随时符合管理的要求，希望能够在上级领导的指导下，以不断提高业务技能履行职责。3.5总出纳主管直接上级：财务总监3.5.1严格执行酒店现金管理、现金报销和外币兑换政策，确保库存现金账实相符。3.5.3负责酒店营业收入的清点、汇总、缴存银行及准确编制每日“总出纳报表”。3.5.4负责酒店各项费用支出的现金报销、非经营性的现金收入及现金、银行日记账的记录工作。3.55负责转账支票、现金支票的登记、保管，以及相关表单的存档保管。3.5.6制作银行日报表。3.5.7完成部门安排的其他财务核算与现金管理工作。3.5.8完成上级领导安排的其他工作。3.5.9在部门总监的领导下，负责财务办公室的文书档案和内务工作。职位描述的目的不是提供一份工作职责的详细清单。它仅希望能为那些用于完善工作的应尽职责提供一个基本观点。随时符合管理的要求，希望能够在上级领导的指导下，以不断提高业务技能履行职责。3.6应收、日审主管直接上级：财务总监直接下级：应收账款3.6.1负责核对每日酒店管理系统收到的各经营场所收入记录与营业收入是否一致，销售备忘的营收项目是否有效执行。3.6.2负责审核酒店各项营业收入项目的正确性，各项折扣、减免、优惠比例的审批权限是否有效执行。3.6.3负责审核各类经营报表、营业统计报表等各项内容是否正确。编制并按时报送营业收入日报表。3.6.4负责审核总出纳提供的总出纳报表。3.6.5负责信用卡、会员卡的审核、结算工作。3.6.6做好各种凭证、单据及报表的存档工作。准确录入电脑数据信息。3.6.7负责各种提成、佣金、分成比例的收入审核工作。3.6.8审计并核对预收款（或预付金），确保收入已入账，负责酒店收据表单的领用、保管及记录使用情况。对缺、断号情况进行跟进了解。3.6.9负责编制各种营业收入统计报表。3.6.10 负责审核每月度、年度的收入结算工作并计提相应税金。3.6.11负责销售协议、合同执行的审计与存档工作。3.6.12 复核发票申购、使用、结存情况。3.6.13完成上级领导安排的其他工作。3.6.14职位描述的目的不是提供一份工作职责的详细清单。它仅希望能为那些用于完善工作的应尽职责提供一个基本观点。随时符合管理的要求，希望能够在上级领导的指导下，以不断提高业务技能履行职责。3.7应收会计直接上级：应收、日审主管3.7.1确保遵守和加强酒店信用管理政策程序，了解应收账款业务，处理公司、集团等的信用申请。3.7.2按要求监控为某些团体和会议所做的特殊的账单安排，确保账单按客户要求入账。3.7.3每天在挂账前，平衡客户分类账。做好入账、编辑更新应收款系统。挂账的账目必须按时开账单，且须在同一天内。3.7.4用电话、传真或其他方式调查和回答客人的质疑。有争议的客户账目必须及时解决。3.7.5每天检查“最高信用额度”报告，以确定信用限度和后续的收款安排。在“最高信用额度”报告中记录应采取什么样的措施来确认客人偿还透支的能力，协助财务总监负责签署相关文件。每天核对宴会和住宿的预付金。3.7.6每天检查挂账，确保费用正确入账。每天核对宴会和住宿的预付金。审核前台假房挂账等明细。3.7.7每天就价格等与预定处、销售部和前厅部联络，以减少潜在的问题。定期讨论有争议的账目和分析原因。3.7.8监控、催促追逃过期未付款项。每月检查坏账清单，为每月的疑账作收回的可能性分析。3.7.9每月处理网上预定、旅行社等佣金。3.7.10负责酒店会员系统的销售充值及相关管理工作。负责审核会员系统的奖励计划及礼品的发放。3.7.11准备月末应收款分析报告，为酒店月度信用会议提供文件。3.7.12协助主管完成相关营业收入的日审项目。3.7.12负责每月工资审核。3.7.14 负责办理会员的收款、登记及发放。3.7.1513完成上级领导安排的其它工作。3.7.1614职位描述的目的不是提供一份工作职责的详细清单。它仅希望能为那些用于完善工作的应尽职责提供一个基本观点。随时符合管理的要求，希望能够在上级领导的指导下，以不断提高业务技能履行职责。3.8成本主管直接上级：财务总监直接下级：成本控制员、仓库领班3.8.1监控定购、采购、收货储存和分发事务。负责酒店食品、饮品和其它销售成本核算与控制，保证酒店经营利润的实现。3.8.2 向餐饮部总监/厨师长、财务部总监等酒店管理层提供每日食品等成本报告，分析成本过高或过低潜在的因素，提醒各部门给予关注。3.8.3 对各餐厅的菜肴进行成本核算并参与定价，确保满足食物成本控制目标，同时为制定销售价格或调整餐饮价格提供依据，并进行实施效益分析。3.8.4通过每季度的菜单系统管理，评价各餐厅菜单上每款菜肴的受欢迎程度。3.8.5定期与采购部、餐饮部对市场价格进行调查、分析，监督并检查采购供货渠道、收货验货程序及原材料质量，有效控制采购成本。3.8.6 负责食品、酒水成本日报表的编制与审核工作，期末编写成本分析报告，为部门及酒店高层管理人员提供管理依据。3.8.7督导检查收货组、库房的日常工作，严格执行酒店收货、库存、库房管理程序与标准。3.8.8加强各项预算费用、成本的日常控制，努力使全年费用、成本控制在预算之内。3.8.9 协助仓库估算最大和最小库存量，确定有效库存量，执行现场检查。3.8.10月末，参与库房的盘点工作同时安排人员参与各部门二级库的盘点，并督促按时提交“盘点表”及“缓慢流动存货表”，如有任何差异，必须及时查明，做到账账相符和账物相符。3.8.11熟悉下属各岗位职责及职能，制订并执行培训计划，定期对员工进行考核评估，向上级提出奖惩员工的建议。3.8.12负责库房的安全卫生检查工作，确保库房安全卫生按酒店制度规定执行。3.8.13完成上级领导安排的其它工作。3.8.14职位描述的目的不是提供一份工作职责的详细清单。它仅希望能为那些用于完善工作的应尽职责提供一个基本观点。随时符合管理的要求，希望能够在上级领导的指导下，以不断提高业务技能履行职责。3.9成本控制员直接上级：成本主管3.9.1协助主管监控定购、采购、收货、储存和分发事务。3.9.2检查饮料和营运物品的收货报告、分发和转送。3.9.3定期审核各营业网点吧台酒水、香烟等商品的库存情况，在需要时对存货进行全面盘点。3.9.4月末对各吧台存货进行全面盘点，并制作月末酒水等商品控制报告。3.9.5协助主管核算各餐厅标准菜谱。3.9.6协助主管核算酒店特殊活动的成本等相关事宜，如：特别促销、圣诞节等的成本、提成等。3.9.7协助主管对每季度的菜单管理系统进行统计，评估各餐厅菜单上每款菜的受欢迎程度。3.9.8每月对部门二级库布草、瓷器等营运用具盘点情况进行抽查并审核各部门出具相关丢失、破损报告。3.9.9每季度参与酒店营运物品全面盘点工作，及时对部门运营用具管理存在的问题提供改进建议。3.9.10参与采购部及相关部门人员定期进行市场调查。3.9.11负责酒店各部门低值易耗品领用统计与核对工作。3.9.12完成上级领导安排的其它工作。3.9.13职位描述的目的不是提供一份工作职责的详细清单。它仅希望能为那些用于完善工作的应尽职责提供一个基本观点。随时符合管理的要求，希望能够在上级领导的指导下，以不断提高业务技能履行职责。3.10库房领班直接上级：成本主管直接下级：库管员、收货员3.10.1熟悉并掌握酒店采购、收货、库存及库房管理等相关政策与程序，确保进出库的文件与手续齐备，储存得当。3.10.2与成本控制主管一起制定每种货品的最低最高存量，严格执行并进行检查，根据实际经营情况提出更改建议。3.10.3合理规划与安排库房管理员工作班次，管理并监控酒店库房及二级库的日常工作情况，加强走动式管理并能够在第一时间出现在需要帮助的工作岗位。3.10.4清晰了解库房内所有的储存货品特性及存放环境。3.10.5了解食品安全卫生防疫检疫相关规定，并按其规定执行。3.10.6定期组织库管员学习酒店库房、食品卫生等相关制度。3.10.7负责审核仓库补充采购申请表。3.10.8督促库管员进行自查盘点，月末配合财务部成本控制组做好盘点工作，如有任何差异，需跟踪了解查明情况。3.10.9做好日常上传下达协调工作，时刻关注酒店重要接待，提前准备并检查相关采购、验货、分发等事宜。3.10.10负责所属区域的安全、卫生并落实到人。督导并检查库房消防安全工作。3.10.11随机检查计量衡器，确保验收准确无误。3.10.12完成上级领导安排的其他工作。3. 10.13职位描述的目的不是提供一份工作职责的详细清单。它仅希望能为那些用于完善工作的应尽职责提供一个基本观点。随时符合管理的要求，希望能够在上级领导的指导下，以不断提高业务技能履行职责。3.11库房保管员直接上级：库房领班3.11.1熟悉并掌握酒店采购、收货及库房库存管理政策和程序。3.11.2必须获得正式及签批完整的进库文件后才可让货品或食品存入库房或冷库。3.11.3对库房内所储存的所有货品其特性及存放条件、到期时间要有清晰的了解，对所管理的储存物品的安全、数量、品质及形态负有全部责任。3.11.4每日检查仓库货品最高最低存量情况，确保货品存量充足。3.11.5当相关货品有任何变动时必须及时在电脑系统中进行入账记录。3.11.6定期检查及提供“过期而未送到的货品”的资料交采购部、使用部门及财务部成本组,以避免因库存短缺而影响酒店的运营。3.11.7发货除非有特殊原因外，物品应遵循“先进先出”方式发货，并检查手续是否齐全。3.11.8每日下班前整理出入库单据、相关文件及出入库汇总上交财务部成本组。3.11.9月末，根据成本组统一安排进行实物盘点，务必做到账账相符、账实相符。3.11.10库房内各货架间应按国家规定的“五距”放置，物品摆放整齐，货架间的走道必须保持畅通。3.11.11库房日常管理符合“库房管理”政策和程序，做好防火、防盗等工作。3.11.12严格遵循执行酒店“钥匙管理及紧急开启库房领物规定”。3.11.13完成上级领导安排的其它工作。3.11.14职位描述的目的不是提供一份工作职责的详细清单。它仅希望能为那些用于完善工作的应尽职责提供一个基本观点。随时符合管理的要求，希望能够在上级领导的指导下，以不断提高业务技能履行职责。3.12收货员直接上级：仓库领班3.12.1服从直接上级的安排，严格执行酒店收货政策与程序。3.12.2做好验收前的各项准备工作， 每日检查计量衡器，确保验收准确无误。3.12.3按食品卫生防疫检疫要求做好购进食品留样以及整理由供货商提供的相关资料，每日收到的食品检验检疫单分户逐日保存，以备接受相关机构的检查。3.12.4收到采购部交来已签批完整的“采购申请单”或“厨房每日进货分类保存以便准备验收日后送到的货品。3.12.5采购货品到货时，须马上通知使用部门（有些物品需通知采购人员）一起按照相关申购单上要求进行货品验收。3.12.6收货组（员）拒绝验收并无齐备采购文件的货品。3.12.7若采购单上有应到而未到货品，应立刻通知采购部和使用部门， 同时在相关申购单上注明未到货品数量、金额，并跟踪与催收未到的货品。3.12.8对于通过验收的货品要及时办理收货手续，收货部门签字确认。做到货单内容清晰、数量相符，每日收货汇总与当日收货实物相符。3.12.9每日收货汇总表及相关原始单据下班前上交财务部成本组，做好成本控制基础工作。3.12.10月末，协助并参与仓库盘点账目核对工作。3.12.11负责收货区域的卫生与安全。3.12.12完成上级领导安排的其它工作。3.12.13职位描述的目的不是提供一份工作职责的详细清单。它仅希望能为那些用于完善工作的应尽职责提供一个基本观点。随时符合管理的要求，希望能够在上级领导的指导下，以不断提高业务技能履行职责。3.13采购部经理/主管直接上级：财务总监直接下级：采购员3.13.1制定采购方针、策略及程序、规定等，经酒店高层管理批准，确保贯彻执行。审批所有采购申请单、订货单。3.13.2根据酒店需求与市扬供应，审定价格合理、货品质量可靠、信誉好、服务优的供应厂商，确立供求关系。3.13.3负责与厂商进行重要业务谈判，审查所有购货合同及其他合约等文件。3.13.4负责组织市场调查研究，及时向酒店高层管理提供市场信息、购买策略，指导下属努力降低采购成本。3.13.5完成向所有供货商赊购的申请。负责国外定货工作。3.13.6积极开发国内货源，不断推荐新产品，扩大货品国产化。3.13.7经常检查本部门执行经济、海关、检疫、卫生等法律法规的情况,及时处理发现的问题。3.13.8主持采购部的工作例会，及时解决存在的问题，协调内外关系。3.13.9有计划地培训本部门工作人员，组织学习业务知识，进行思想教育，提高思想、业务、管理水平。3.13.10对采购部工作人员的招聘、录用、考核、奖惩、提升、调动等方面提出意见。3.13.11完成上级领导安排的其他工作。3.13.12职位描述的目的不是提供一份工作职责的详细清单。它仅希望能为那些用于完善工作的应尽职责提供一个基本观点。随时符合管理的要求，希望能够在上级领导的指导下，以不断提高业务技能履行职责。3.14采购员直接上级：采购经理3.14.1熟悉掌握酒店采购政策与程序，并严格执行。3.14.2加强与酒店库房联系，了解酒店物品库存量。3.14.3按照采购单的内容和数量，货比三家以最合理的价格购进质量达标的物品，认真完成酒店经营所需各项物品、食品原料等的采购工作。3.14.4熟悉酒店各经营部门日常采购内容并保证供给，为经营部门提供优质服务。3.14.5多渠道了解市场信息，并加以对比分析，不断提高丰富酒店采购资讯。每周/旬提供各种食品原材料的市场调查表。3.14.6建立供货商档案，并与其保持良好的业务往来关系。3.14.7服从工作分配、积极思考，按时完成上级领导交办的其他工作。3.14.8职位描述的目的不是提供一份工作职责的详细清单。它仅希望能为那些用于完善工作的应尽职责提供一个基本观点。随时符合管理的要求，希望能够在上级领导的指导下，以不断提高业务技能履行职责。财务部程序与标准FD STANDARD OPERATION PROCEDURES程序与标准PROCEDURE酒店信用会议编号REF.NO.DFMDY-FD-4-1执行职位POSITIONRESPONSIBLE酒店信用委员会涉及部门DEPT.CONCERNED财务部政策制定人PREPARED BY审批人APPROVED BY执行日期EFFECTIVE4.0工作程序4.1信用会议该信用会议是为了与业务目标保持一致并同时促进资金回收。确保实现酒店的经营目标。4.1.1信用委员会酒店信用委员会包括：总经理、副总经理、总会计师、财务总监、4.1.2信贷月例会总经理、副总经理、总会计师、财务总监、应收、日审主管、营销总监、销售经理、餐饮总监、客务总监。4.1.2.2由财务部提供以下信息：应收账款分析报告、担保未收回、超过60天客户清单、前台临时挂账（挂账待结）情况、在店客人欠款报告等。财务部程序与标准FD STANDARD OPERATION PROCEDURES程序与标准PROCEDURE关于“经济担保”的规定编号REF.NO.DFMDY-FD-4-2执行职位POSITIONRESPONSIBLE应收、日审主管、前厅、营销部、餐饮部涉及部门DEPT.CONCERNED财务部政策制定人PREPARED BY审批人APPROVED BY执行日期EFFECTIVE4.2关于“经济担保”的规定为维护酒店的合法权益，避免酒店的经济利益遭受不必要损失，特对营销经理及部门总监以上人员的“经济担保”作如下规定：4.2.1原则上本酒店员工不能为客人做“账款担保”。如遇特殊情况，仅允许营销经理及部门总监以上的管理者行使“经济担保”权，担保额度在5000元以内，超额度担保必须经总经理签字批准并在系统中授权方可继续挂账，同时相关担保人亦承担相应催收及赔偿责任。4.2.2营销部各级销售人员承接的各种活动所发生的未结账款（除协议单位规定外），均须营销总监同意方可担保，挂账同时填制担保单，同时亦承担相应催收及赔偿责任。前厅部、财务部负有管理及监督责任。4.2.3财务部有权对“经济担保”事项的过程和结果进行审核及监督，同时负有定期上报和定期催收的责任。财务部程序与标准FD STANDARD OPERATION PROCEDURES程序与标准PROCEDURE关于旅行社团费、宴会、会议的信用管理编号REF.NO.DFMDY-FD-4-1-3执行职位POSITIONRESPONSIBLE应收、日审主管、前厅、营销部涉及部门DEPT.CONCERNED财务部政策制定人PREPARED BY审批人APPROVED BY执行日期EFFECTIVE4.3关于旅行社团费、宴会、会议的信用管理4.3.2旅行社（散客）、宴会、会议要求人到款到。须在客人入住前提前汇款或预交押金，一般原则是活动前收80%，活动结束当日支付另外20%。未按要求提前支付预付押金，须经营销总监签字同意，并做账务担保方可办理。4.3.4对于旅行社仅允许与酒店签订挂账合作协议的大旅行总社团费采用赊销方式，如：国旅、中旅、青旅旅行总社，但团队离店前的挂账须有旅行社出具的有效确认账单并经团队导游、销售人员签字确认赊销账款后转财务部应收岗位。4.3.5国旅总社、中旅总社、青旅总社赊销的旅行社团费，由财务部负责依据合同相关条款按时催促相关人员办理收账手续。财务部程序与标准FD STANDARD OPERATION PROCEDURES程序与标准PROCEDURE酒店运营物品的管理编号REF.NO.DFMDY-FD-4-1-4执行职位POSITIONRESPONSIBLE酒店各部门涉及部门DEPT.CONCERNED财务部政策制定人PREPARED BY审批人APPROVED BY执行日期EFFECTIVE4.4酒店运营物品的管理4.4.1适用部门：酒店各部门。4.4.2盘点范围：各部门所有运营物品。4.4.3盘点时间安排：4.4.3.1盘点表发放：物品盘点表由财务部成本会计于盘点前3个工作日发放给各个部门。4.4.3.2盘点时间:各部门每月25日进行一次自盘；每季度最后一个月的下旬由财务部参与实地盘点，时间根据营运情况另行通知。4.4.4盘点方式：4.4.1每月月末各部门需进行自盘，依据实际盘点数量填写“盘点表”，经部门总监签字确认后，于每月26日下班前提交财务部成本会计。4.4.2每季度末由财务总监主持，各部门负责人监督进行实地盘点。成本会计并于盘点后5个工作日内递交“盘点表”，报酒店领导及有关部门负责人。4.4.5盘点注意事项：各部门在盘点前需将相关单据（如领货单、调拨单、报损单等）递交财务部成本会计。财务部程序与标准FD STANDARD OPERATION PROCEDURES程序与标准PROCEDURE免费房及房价折扣权限的规定编号REF.NO.DFMDY-FD-4-1-5执行职位POSITIONRESPONSIBLE全体员工涉及部门DEPT.CONCERNED财务部政策制定人PREPARED BY审批人APPROVED BY执行日期EFFECTIVE4.5 免费房（或自用房）及房价折扣权限的规定为了使酒店在激烈的市场竞争中确保房费收入，规范价格体系，经酒店管理层研究决定，对免费房（自用房）及房价折扣权限做如下规定：前台、销售人员根据淡旺季执行前台价格。经理以上管理人员、销售总监可给客人协议C价格（特殊时间可电话通告，经上述人员同意后补签）。酒店内部员工亲属住房，最低可按协议C价格执行，但须所述人员签字批准。注：以上权限均按净房价（人民币）计算折扣，超过上述权限的价格须报、总经理批准。前台明示的退房时间为中午12：00，12：00后退房一律加收半天房费。财务部财务日审每日进行稽核，并每月统计当月延时退房统计明细报酒店相关领导。4.5.3 UP-GRADE升级处理，仅限以下三种情况：因房间OUT-OF-ORDER失效需要周转；客人入住时，所预订房间类型无法提供时；注：以上两种情况UP-GRADE升级处理，时间为一天，第二天由大堂经理安排前台员工调整为原房间类型，由前台当班人员注明原因，并由大堂经理签字确认，如有特殊原因大堂经理需上报客务总监批准。重要人物有特殊要求时，由大堂经理报客务总监安排并在账单内简要注明。4.5.4中冶东方享受房间价格价格：豪华标准间豪华大床间行政豪华标准间行政豪华大床间商务套房海景套房爱心房间行政豪华套房价格350/400360/420450/500470/52010801380360/4203680注：以上价格均按净价（人民币）执行。4.5.5会议住房价格执行日期为提前一天入住及延后一天离店；其他日期经营销总监批准后，最低可调整为中冶东方内部价格。4.5.6酒店重要客户的招待用房管理规定因酒店业务需要使用客房时，须提前一天由招待部门在填写招待用房/自用房申请表，经总经理、副总经理共同批准后方可使用。因重要活动、节假日等特殊原因需要临时使用招待用房，不能通过OA流程正常审批时，申请部门（或申请人）须电话请示总经理、副总经理批准，在前台填写招待用房/自用房申请表，详细填写招待人、招待部门（或申请人）、批准人等内容后办理入住；遇有夜间特别情况，可由大堂经理和保卫部值班经理核准后，先办理入住手续，入住后的第一个工作日，申请部门（或申请人）应及时通过填写招待用房/自用房申请表补齐审批手续。招待用房审批流程为：申请部门（或申请人）部门总监副总经理总经理并发至副总经理客务总监、前厅预订部、财务部日审。招待用房/自用房申请表前厅部须留存一份备查，保存期为1年。4.5.7酒店内部自用房管理规定酒店部门经理以上人员质检夜查或因重要活动需要临时使用客房时，须提前一天由使用部门在上填写招待用房/自用房申请表，经总经理、副总经理批准后方可使用。因特殊或节假日等原因需要临时使用自用房，不能通过OA流程正常审批时，申请部门（或申请人）须电话请示总经理、副总经理批准，在前台填写招待用房/自用房申请表，详细填写用房人、用房原因、批准人等内容后办理入住。入住后的第一个工作日，申请部门（或申请人）应及时通过填写招待用房/自用房申请表补齐手续。内部自用房审批流程为：申请部门（或申请人）申请部门总监总经理副总经理，并发客务总监-前厅部预订部、财务部财务稽核。招待用房/自用房申请表前厅部须留存一份备查，保存期为1年。4.5.8招待/自用房的使用说明酒店所有招待用房和内部自用房均须关闭房间长途电话、冰箱，并撤除自费物品，特殊情况须报请客务总监同意。如招待用房客人提出疑问，由申请部门（或申请人）向客人做好解释工作。4.5.9部门使用会议室的规定为确保酒店经营资源效益的最大化，各部门不得使用多功能厅和会议室。酒店及各部门内部会议可设在行政办公楼会议室或职工餐厅，如因特殊情况需使用会议室，须报请批准后方可使用。财务部程序与标准FD STANDARD OPERATION PROCEDURES程序与标准PROCEDURE关于“收取支票”的规定编号REF.NO.DFMDY-FD-4-1-6执行职位POSITIONRESPONSIBLE全体员工涉及部门DEPT.CONCERNED财务部政策制定人PREPARED BY审批人APPROVED BY执行日期EFFECTIVE4.6关于“收取支票”的规定为避免酒店遭受不必要的经济损失，经酒店领导批准，特制定酒店“支票收取的规定”如下：4.6.1原则上不收取支票，但如签发支票单位与酒店签有销售合同（或协议），则与营销部经办人取得联系同意后，方可办理。收银员在收取支票时，应注意检查支票票面有无破损、折皱，填写的日期是否有效，票面字迹清晰无涂改，金额栏大小写准确一致，收票人名称完整、印鉴清晰，检查无误后方可收取。4.6.2收到支票后，收银员必须在支票背面四边的空白处填上签发支票单位（客人）的联系电话、客人姓名（交支票人）、身份号码、消费金额以及收银员姓名。4.6.3对于不符合规定的支票，收银员应请求客人予以更换或改用其他支付方式。4.6.4如遇客人先用支票交押金后，又要求更换为其他单位支票的，收银员必须上报财务部，经财务部同意后，需核实对方的身份，同时须请对方出示发票或收据，检查两张支票的联系人、电话等是否一致，核对无误后按酒店要求方可办理。如果客人已用现金付账后又改用支票付款，须在款项到账之后退还现金。4.6.5客人持支票前来消费且与酒店无销售合同者，须提前进账且款项到账后方可在酒店消费，否则，选用现金或信用卡结账。4.6.6现金支票视同转账支票办理，收取时严格按照以上程序操作执行。财务部程序与标准FD STANDARD OPERATION PROCEDURES程序与标准PROCEDURE财务报销的规定编号REF.NO.DFMDY-FD-4-1-7执行职位POSITIONRESPONSIBLE酒店全体员工涉及部门DEPT.CONCERNED财务部政策制定人PREPARED BY审批人APPROVED BY执行日期EFFECTIVE4.7财务报销的规定4.7.1总则为规范酒店费用报销程序，根据国家有关法律及中冶东方财务制度，结合本酒店实际情况，特制定酒店财务报销制度。4.7.2现金报销的规定现金的使用范围个人劳务报酬；出差人员携带的差旅费；起点1000元（人民币）以下的零星支出。在上述使用范围之外，支付各种款项，超出使用现金限额的部分，应当以支票或网银支付，确须支付现金或紧急采购情况，经财务负责人批准后方可支付现金。4.7.3支票或网银支付报销的规定银行结算需填写“费用报销单付款申请单”，并按资金审批权限的有关规定办理签字审批手续，手续合格后方可办理。申领转账支票/网银，原则上须在一周内办理报账手续，特殊情况可在两周内完成报账手续。同一办事人员，如领取支票/网银两张（次）后未能及时报账，财务部有权拒绝签发新支票/网银。4.7.4报账发票的要求发票必须是有效的正规发票，发票上必须盖有收款单位的发票专用章。发票抬头须填写酒店全称即“青岛中冶东方酒店管理有限公司”。发票内容必须用中文填写，并且内容应与出具发票单位的业务性质相同，不得填写货物的编号或外文。若发票上没有填写具体商品名称、数量、单价，必须附有加盖销售单位发票专用章的货物清单。“会议费”发票必须附有会议通知，无会议通知的自办会议，应提供举办会议的申请报告，同时须注明会议时间、地点、出席人员、内容、目的、费用标准等。办理发票报销，必须有经办人及经办部门总监等签字批准方可办理报销手续。发票签批程序为：经办人部门总监财务审核财务总监总会计师副总经理总经理。财务部程序与标准FD STANDARD OPERATION PROCEDURES程序与标准PROCEDURE差旅费报销的规定编号REF.NO.DFMDY-FD-4-1-8执行职位POSITIONRESPONSIBLE酒店全体人员涉及部门DEPT.CONCERNED财务部政策制定人PREPARED BY审批人APPROVED BY执行日期EFFECTIVE4.8差旅费报销的规定4.8.1 为保证出差人员正常工作和生活，根据中冶东方工程技术有限公司，结合东方梅地亚酒店的实际情况特制订本规定。4.8.2 工作人员出差实行部分费用包干、部分费用在规定标准内据实报销，节约提成，超支自负的办法。1、各部门对出差人员要实行定人数、定地点、定时间、定包干费用控制数。如因特殊情况，实际出差天数和出差地点与原定不符的，须经派出部门负责人、主管副总及总经理批准方可报销，否则财务部不予报销计划外费用。2、住宿费、市内交通费、伙食补助费出差的自然（日历）天数计算。4.8.4差旅费报销标准见附表。档级职务交通工具标准住宿费标准（元/人/日）伙食补助（元/人/日）火车飞机轮船其他一线城市其他城市第一档公司董事长、正、副总经理、总会计师软席车，高铁、动车一等座普通舱位二等舱据实报销当地中高档酒店（四星以下，含四星），据实报销50第二档公司总监级人员硬席车，高铁、动车一等座二等舱据实报销300260第三档本门正、副经理硬席车三等舱据实报销260180第四档专职销售人员及其他人员硬席车三等舱据实报销200150注：1、表列“其它”交通工具不包括出租汽车。2、一线城市是指北京、上海、广州、深圳。3、同行有高阶人员的比照高阶。4.8.5 交通费开支办法：1、乘火车在途时间连续超过8 小时的，可乘同席卧铺车2、严格控制出差人员乘坐飞机。 （1）一、二档人员可根据工作需要决定乘坐飞机，并予全额报销。 （2）正常情况下，除一、二档人员外，符合乘坐硬卧条件的各档人员在同时满足下列条件的情况下可以经部门负责人同意后乘坐飞机，并予全额报销。同一路线含机场建设费、燃油税的飞机实际票价（含打折票）未超过合理乘车路线的硬卧下铺（不含动车和高铁）票价的2倍， 即：实际飞机票价硬卧下铺（不含动车和高铁）票价2；或者实际飞机票价不超过高铁一等座票价，即：实际飞机票价高铁一等座票价。出发地至目的地之间无中转住宿费。 乘坐飞机后至少在第二天必须到达目的地。 （3）除一、二档人员和符合乘坐飞机条件的情况外，紧急事由出差的，出差人员须经事先填制软卧/飞机准乘单（以下简称准乘单），并由部门负责人和主管副总及总经理批准，乘坐飞机的其他人员的机票可以全额报销；在外地的应先请示批准，回公司后补填准乘单。 除一、二档人员和符合乘坐飞机条件的情况外，其他人员乘坐飞机未经部门负责人、主管副总及总经理批准的，按照正常标准给予报销。（4）乘机人员飞机票的实际购买价（含折让价），必须在飞机票或准乘单上申明。