外事接待流程

当代集团董事局秘书处外事接待流程1.1流程图外事接待流程图前台接待董事局秘书处董事局主席司机接待客人并及时通知董事局秘书处相关人员N是否预约Y请示主席是否接见NY将客人引领至会议室并服务问明客人来访目的,预定下次来访时间接见客人送客人并根据实际情况安排专车送客人到达目的地流程终止1.2流程说明1) 适用范围当代集团董事局秘书处、各中心。2) 部门职责集团董事局秘书处负责按照标准化流程优质、高效地接待集团VVIP 来访。3) 流程输入、输出输入：集团董事局秘书处统筹输出： VVIP 满意度4) 流程步骤直接拜访如有客人直接来访，董事局秘书处工作人员亲自到前台接待客人并明确来意，然后根据情况委婉回绝或请示董事局主席， 根据董事局主席指示安排， 如需另行约定的， 立即回复客人并说明情况， 如经董事局主席批准当时接见的， 直接把客人让到 会见地点 并安排好时间。a) 已经预约董事局秘书处根据预约时间提前提醒董事局主席，以便做好准备工作；重要客人应先和人力资源中心服务与行政管理部联系提前备车接送客人， 客人到集团先由前台接待并同时通知董事局秘书处， 董事局秘书处工作人员亲自将客人接到会见地点，然后根据董事局主席实际办公情况安排董事局主席与客人会晤。 会客完毕后可根据董事局主席指示及当时情况与服务及行政管理部联系， 安排车辆送客人。来访客人分类及对应接待人员a) 集团参观客人接待：接待人员：一般参观人员前台接待并通知信息运营中心 智业文化部 负责接待讲解介绍，同时需约见部门人员陪同。b) 商务洽谈客人接待：接待人员：洽谈客人一般安排到一层会议室， 约见部门提前告知前台提前预约会议室，客人到达集团后由前台接待领到预定会议室， 给客人沏好茶水后， 通知会谈人员，同时引导集团洽谈人员到会议室并做简单介绍，退出会议室。c) 董事局主席约见客人：接待人员：前台通知董事局秘书处， 董事局秘书先问询董事局主席的时间安排，并亲自到楼下接待， 根据实际情况安排董事局主席接见，并做好接送服务和资料准备工作。4.1.4 服务接待整套流程a) 准备期（提前进行 有备无患）：董事局秘书处在确定客人到访时间、人员姓名后，通知人力资源中心服务与行政管理部车辆主管， 安排车辆迎接客人， 同时董事局秘书处工作人员， 并提前通知相关人员准备 PPT电子欢迎词及名牌， 提前通知参会人员、 预定会议室并布置会场准备相关资料。b) 迎接期（主动热情 有礼有节）：董事局秘书处工作人员在客人约定到达时间前15 分钟，提前给接待客人的司机通话确认当时路程， 提前通知前台和物业保安做好接待客人的准备工作。 当客人到达集团门口时保安打开车门请客人下车， 主动引领客人到前台， 如遇雨雪天气人力资源中心服务与行政管理部要准备雨具供客人使用， 重要客人到来前行政管理部要在一层大厅电视屏幕上打出电子欢迎词， 同时董事局秘书处工作人员提前下楼迎接，互致问候，做到有礼有节，初次见面的客人要主动请求交换名片，方便今后联系。c) 服务期（有条不紊 周密细致）：客人到达集团后，根据董事局主席的具体安排将客人请到董事局主席房间或会议室会见， 会见期间做好服务工作， 准备资料通知相关参会人员， 处理临时问题。d) 送客期（介绍集团 欢迎再来）：最后待会见过程中提前通知人力资源中心服务与行政管理部车辆主管准备车辆送客，保证客人在集团的活动都有集团人员陪同。e) 总结期（总结经验 发展提高）：总结接待中出现的问题，协助参会人员处理好会后问题，通知、协调、落实会后事宜，并整理好客人所赐名片加深对客人的了解，以备今后联络使用。