沟通技巧及案例分析

在本次课题的开始，我们仍旧通过一个案例来看下，在管理工作当中，如果没有有效的沟通将带来怎样的后果：研发部的梁经理研发部的梁经理才进公司不到一年，工作表现颇受主管赞赏，不管是专业能力还是管理绩效，都获得大家肯定。在他的缜密规划之下，研发部一些延宕已久的工程，都在积极推行当中。部门主管李副总发现，梁经理到研发部以来，几乎每天加班。他经常第2天来看到梁经理电子邮件的发送时间是前一天晚上10点多，接着甚至又看到当天早上7点多发送的另一封邮件。这个部门下班时总是梁经理最晚离开，上班时第一个到。但是，即使在工作量吃紧的时候，其它同仁似乎都准时走，很少跟着他留下来。平常也难得见到梁经理和他的部属或是同级主管进行沟通。李副总对梁经理怎么和其它同事、部属沟通工作觉得好奇，开始观察他的沟通方式。原来梁经理都是以电子邮件交代下属工作。他的下属除非必要，也都是以电子邮件回复工作进度及提出问题。很少找他当面报告或讨论。对其它同事也是如此，电子邮件似乎被梁经理当作和同仁们合作的最正确沟通工具。但是，最近大家似乎开始对梁经理这样的沟通方式反映不佳。李副总觉察，梁经理的部属对部门逐渐没有向心力，除了不配合加班，还只执行交办的工作，不太主动提出企划或问题。而其它各部门主管，也不会像梁经理刚到研发部时，主动到他房间聊聊，大家见了面都是客气的点个头。开会时的讨论，也都是公事公办的味道居多。李副总趁着在楼梯间抽烟碰到另一处陈经理时，以闲聊的方式问及，陈主管说梁经理工作相当认真，可能对工作以外的事就没有多花心思。李副总也就没再多问。这天，李副总刚好经过梁经理房间门口，听到他打 ，讨论内容似乎和陈经理业务范围有关。他到陈经理那里，刚好陈经理也在说 。李副总听谈话内容，确定是两位经理在谈话。之后，他找了陈经理，问他怎么回事，明明两个主管的办公房间就在隔壁，为什么不直接走过去说说就好了，竟然用 谈。陈经理笑答，这个 是梁经理打过来的，梁经理似乎比拟希望用 讨论工作，而不是当面沟通。陈经理曾经试着要在梁经理房间面谈，。陈经理不是最短的时间结束谈话，就是眼睛还一直盯着计算机屏幕，让他不得不赶紧离开。陈经理说，几次以后，他也宁愿用 的方式沟通，免得让别人觉得自己过于热情。了解这些情形后，李副总找了梁经理进行沟通。梁经理觉得，效率应该是最需要追求的目标，所以他希望用最节省时间的方式，到达工作要求。李副总以过来人的经验告诉梁经理，工作效率固然重要，但良好的沟通绝对会让工作进行顺畅许多。案例点评：很多管理者都忽略了沟通的重要性，而是一味的强调工作效率。实际上，面对面沟通所花的些许时间本钱，绝对能让沟通大为增进。沟通看似小事情，实那么意义重大！沟通顺畅，工作效率自然就会提高，无视沟通，工作效率势必下降。沟通的目的在于传递信息。如果信息没有被传递到所在单位的每一位员工，或者员工没有正确地理解管理者的意图，沟通就出现了障碍。上面案例中的梁经理，不重视员工沟通，势必会造成很多的问题，那么，管理者如何才能与员工进行有效的沟通呢？ 一、让员工对沟通行为及时做出反应 沟通的最大障碍在于员工误解或者对管理者的意图理解得不准确。为了减少这种问题的发生，管理者可以让员工对管理者的意图作出反应。比方，当你向员工布置了一项任务之后，你可以接着向员工询问：“你明白了我的意思了吗？同时要求员工把任务复述一遍。如果复述的内容与管理者的意图相一致，说明沟通是有效的；如果员工对管理者的意图的领会出现了过失，可以及时进行纠正。或者，你可以观察他们的眼睛和其它体态举动，了解他们是否正在接收你的信息。 二、对不同的人使用不同的语言 在同一个组织中，不同的员工往往有不同的年龄、教育和文化背景，这就可能使他们对相同的话产生不同理解。另外，由于专业化分工不断深化，不同的员工都有不同的“行话和技术用语。而管理者往往注意不到这种差异，以为自己说的话都能被其他人恰当地理解，从而给沟通造成了障碍。由于语言可能会造成沟通障碍，因此管理者应该选择员工易于理解的词汇，使信息更加清楚明确。 三、积极倾听员工的发言 沟通是双向的行为。要使沟通有效，双方都应当积极投入交流。当员工发表自己的见解时，管理者也应当认真地倾听。人们在工作和生活之中每时每刻都进行着沟通，以至于大家对于沟通这个概念已经非常熟悉了，但什么是沟通？可能很少有人进行过认真、深入的思考。事实正如我们所推测的一样，在实际工作当中许多很有才能的人，由于沟通环节存在问题而无法充分发挥作用；一件本来很好的事情由于沟通环节出现问题导致结果适得其反。因此，如何进行有效沟通，对于提高工作效率非常重要！三、实际工作当中应该采取的措施上级与下级的沟通。上级管理者在布置工作和任务时要清晰，使接收任的同志都能够明确目的。在必要的情况下，上级管理者还要给接受任务的同志提供必要的手段，确保工作能够高效率地实现既定目标，在此沟通过程中的互动最为重要。要注意的问题是，上级管理者要区分不同的对象，采用不同的沟通方式，有的同志非常善于领会意图也具有很强的工作能力，对这样的同志，上级管理者不需要进行很详细的工作交代，要拿出多数时间倾听他们的设想，并对他们提出的建议、困难等给以答复，提高他们的主动性和自信心，以提高工作效率；对于领悟能力和实践能力不强的同志，上级管理者不能简单行事，把一件事情简单交代之后置之不理，期待预期结果的出现，这样往往事与愿违。对这样的同志要多传递自己的想法，注重他们的执行能力，而不能过多地期望他们能够提出更多更好的建议。同级之间的沟通。通常情况下，同级之间针对工作问题进行沟通有一定的困难，由于沟通事件的本身并不是完全对等的，因此沟通的结果势必造成沟通双方产生一定的服从或效劳关系，往往是提出问题的人是处于主动位置。在这种情况下，双方要尽量从对方的角度考虑问题，在提出问题的同时，为对方可能导致的困难提出解决意见甚至提供一定的帮助，使工作能够顺利完成。问题提出者要主动放下架子，以商量的口吻与对方沟通，并尽量多听取对方的反应意见，了解对方的困难，切不可采用强迫的口吻和手段，那样往往把事情办坏。我们的目的是更快更好地完成工作而不是探讨责任的归属问题。另外，沟通双方要从组织整体的角度考虑问题，在确保整体利益的前提下，探讨沟通事件的处理方法，切莫把对事情的处理与对人的好恶结合起来。