2012年秘书资格(二级)考试辅导三

精选优质文档-倾情为你奉上2012年秘书资格(二级)考试辅导:办公室事物办公室工作的性质如果我们能把办公室放入组织整体中去探讨它特定的职能和服务，这会是很有意义的事情。大家都知道办公室从来都不是单独起作用的，它的存在与组织内其他部门是密不可分的。它们都表现为以下三个方面的基本特征：1、从属性相对于一个组织首要的关注点，办公室始终处于一种次要地位，它的职能是从属性的。但是这种从属性职能的支持对于任何一个企业又都是必不可少的。办公室其实是组织整体系统的一个子系统，这就正如组织整体本身就是更大系统或超系统的一个子系统一样。2、补充性正因为办公室工作对一个组织首要的工作是从属性的，它的职能也就具有了补充性的特点。这是因为办公室提供的所有的服务一定是组织内其他部门活动的必要的补充。3、管理性办公室另一个重要作用是它的管理职能。实际上，对于一个社会组织而言，办公室是实施内部管理的惟一机构。办公室的控制职能通过一系列检查和次金平衡得以实施。比如它通过制定严格的预算来管理支出;通过实施打卡上班及弹性合理政策对人员进行管理;它通过建立一系列基本的程序对供应品的发放进行管理等等。办公室实际上就是一个组织信息处理的中心，它所实施的也基本上是一种信息传递和文件工作的支持的辅助职能，这些职能的实施始终处于一个组织的核心。它的职能在很大程度上是与各种形式的信息处理相联系。形象地说，办公室就像联系外界与组织内不同部门之间的媒介物。现代社会是一个信息社会，信息的泛滥已经成为一个不容忽视的问题，所以现在的焦点已经不再是信息量不足的问题，而是从大量的信息中，鉴别出何种信息是组织工作不同目的所需要的东西，并最大限度地利用它。办公室服务任何一个组织，不论其规模和性质如何，其办公室的基本业务活动却是一样的。作为秘书人员，需要了解很多的办公室服务，比如：归档、邮件处理、消息和信件传播及使用电话、接待访问者及保存财政活动中形成的文件。由办公室承担这些工作通常是很有利的，比如：打字、归档、复印、邮寄、文具控制、接待和集中组织控制电话系统。这就意味着，一个信息处理中心为所有的部门提供秘书服务;不是由各个部门保存它自己的文件，而是有一个中央部门来集中处理所有的文件工作;一个复印中心提供所有部门的复印和打印的需要;所有的邮件由一个中心邮件处理部门来接收和发送。任何一个办公室提供的服务类型将在某种程度上由组织的各种情况而定，如它的职能、规模、所有权和计划等等。但是无论其特征如何，由办公室提供的服务的范围都是相似的。服务内容(1) 接收邮件;(2) 分发邮件;(3) 发送邮件;(4) 接待来访者;(5) 接听并转接电话;(6) 安排会议;(7) 安排和控制运输;(8) 打字服务;(9) 口授打字;(10)复制和复印;(11)文件整理;(12)文件保管;(13)库存控制;(14)处理各种文件;(15)接收现金;(16)支出现金;(17)各种计算;(18)各种簿册的保管和会计事务;(19)准备直观显示设备;(20)文件运转;(21)文字处理;(22)数据处理;(23)确保办公室之间的联系和沟通办公室的职能一、接收和收集信息1.个人的口头信息;2.电话信息;3.书面信息4。计算机输出信息;5.传真通讯;6.其他各种形式的书面联络信息，包括内部的和外部的。二、记录信息通过一定的记录系统进行信息的记录，并做好保密工作，这样才能使信息以一定的格式保存下来，以备日后查用。方式有：1.逐字记录;2.摘要;3.统计分类;4.直观记录;5.将数据转换成计算机存储的形式。三、整理信息对各种信息进行整理是为了使信息以一种可用的形式出现，并在将来能发挥它的最大作用。方式有：1.汇编或编辑;2.计算和总结;3.整理和分类;4.复制或以一种完全不同的形式进行复制以供以后管理活动的需要。四、以最有效的方式传播信息1.人对人的口头传递;2.通过电话;3.通过文件;4.通过图表或较直观的形式;5.数据通信。五、保护公司的资产1.检查财务收支情况;2.检查库存;3.检查固定设施和装备;4.建立安全保障措施;5.通过履行法定义务。办公室的管理职能随着时间的流逝和信息技术的发展，组织开始要求以更快的速度处理更多的信息并作出更多决策。由于包括计算机和威力巨大的通讯设备在内的新技术促使办公室人员具有更大的信息处理能力，管理部门就开始更加依靠办公室工作人员了。单一部门办公室的概念逐渐为一个更广泛的全公司范围的信息管理概念所取代了。具体地讲，办公室工作是通过对组织中每一种管理职能的介入来体现出自身服务的。1、计划工作这种管理职能就是分析过去和现在的有关信息，估计未来可能的发展，由此制定行动方案，从而使公司能达到既定的目标。与此相应的办公室工作范围是为各种信息处理业务确定方针和目标，如：通讯、文件管理、邮递和复制技术;物色合适的办公室场所;用现代化的实用办公家具、机器和设备装备工作区;为办公室配备合格的人员，使办公室工作顺利而迅速地得以开展。2、组织工作这种管理职能是把全部经济资源(工作、工作场地、信息和职工)组合成可控的(可以管理的)组织单位，以完成各项具体的目标。与此对应的办公室工作范围是把办公室组织的基本原则应用于确立职工间的工作关系，以最好的物质设备和工作流程装备职工，获取最高的工作效率。3、领导工作这种管理职能是动员和指挥职工，使组织目标得以成功地实现。与此对应的办公室工作范围是：有效地指挥和监督办公室的工作;选用一种切实可行的保持旺盛士气的人事政策;制定办公人事政策;对办公人员进行培训、辅导、提升和酬偿;为职工和上司提供通畅的通信线路。4、控制工作这种管理职能是保证工作成果尽可能与组织的计划一致。与此相对应的办公室工作范围是：制定、建立和改善行政办公室的规章制度，以使在完成办公室各项重要工作时有所遵循;对办公室报表及其他用品的置备、编制和使用进行监督;估量已完成的办公室工作并制定完成任务的标准;降低行政办公室的业务费用;编制预算、报告和工作细则，用以降低和控制成本。办公室安全系统一个公司内部通常会对安全问题有严格的要求，所以一系列过程和手续就是必不可少的了。一、公司内部人员的流动1.如果员工在有高度安全要求的设备周围走动，一定要随身携带(即使不佩戴)身份证。在公司里员工会领取贴有个人照片的身份证。员工应该随时随地携带类似这样的身份证明，因为他们可能会因为安全检查的需要而随时要求出具他们的身份证。2.有的公司可能会要求员工佩戴标记卡，以便于顺利地通过某些有严格限制的区域。在某些要求高度安全的设备前，装有电子装置的标记卡会激活安全密锁，这样人员便可以很方便的通过特殊区域，同时又照顾到公司的安全。3.关于汽车停放，所有的员工都应该在他们的汽车挡风玻璃前展示他们的停放许可证。这种停放许可证任何时候都可以帮助识别进入停车位的车辆，尤其是在大量的车流涌入的时候;而且安全检查人员，可以通过识别其车辆和主人而在其停放车辆后立即联系。三、计算机的使用1.由于越来越多的办公室人员开始使用计算机设备，所以很有必要建立安全防范措施。关于利用，现在倾向于发放有规律变化的个人身份识别密码。某些员工使用中央系统的信息会受到限制，这主要是根据实施他们的工作所需信息的级别的不同而制定的。而且，某些计算机终端将是“哑”终端或非智能终端，这意味着他们可以在计算机的显示器上看到所需用的信息，但是他们无法对其进行任何形式的修改，更无法将其从终端删除。2.一个中央计算机设备的系统管理使得监控计算机终端的使用成为可能，因为每一位用户联机和停止联机的次数将会被记录下来，这种记录还有其他与系统使用的信息。员工将会被分配个人磁盘空间，这也会受到监控以便于根据要求增加或减少磁盘空间。这样的系统管理不仅加强了系统的安全性，也同样提高了总体的管理水平。四、建筑物和设备的使用1.有关工作场所设计的安全措施包括：2.提供照明良好的。干燥的、无纸片的工作地面(甚至橡皮圈也不能有，以免引起滑跌); 楼梯应该有梯面;3.毁坏的地面要修复，地面应该涂防滑漆;4.地毯应保持良好状态;5.办公桌和柜子应排列好，不要面对室内通道，档案柜应拴在一起，以防翻倒;6.电线和电话线应该弄短或用带子捆扎在桌子上;7.沉重的资料不要堆放在柜顶上;8.设备应经过完全彻底的维修，并按健康和安全的标准定期检查;9. 办公室经理应根据安全检查表每月进行安全检查，检查包括上述项目和其他一些目。办公室的工作程序一、文件收发工作1. 收文(1) 收到各类文件、信函等，及时签收、登记;(2) 呈院领导批阅;(3) 根据领导批示转有关部门传阅、处理;(4) 将文件原文存档;(5) 年终将文件按类归档并装订成册。2. 发文(1) 以成教院名义对外行文、发函须经办公室审核;(2) 办公室将文件呈主管院长审定并签发;(3) 办公室统一编发文号、打印、发放;(4) 年终将发文存档并装订成册。二、印章管理工作1. 学院印章由专人负责管理。印章专管人员必须按照有关规定严肃用印，印章原则上不得带出办公室，印章专管人员调离时，应在有关领导主持下履行印章交接手续;2. 凡以学院名义行文、发函、出具证明，必须由主管领导签发，底稿留办公室存档;3. 各部门使用学院印章必须履行登记手续;4. 学生学历证明、出国手续等重要证明用印，必须由学生主管部门专人负责签字办理，个人办理概不接待。四、接待工作1. 凡上级部门、兄弟院校及其它有关单位来访，由办公室负责接待;2. 各函授站及其它相关部门来访，视其来访内容，由相关部门负责接待;3. 外地客人需在学校住宿的，由办公室联系安排住宿。住宿费用原则上由客人自理。五、办公设备采购、使用、报废工作1. 学期初，办公室根据各部门对办公用品的实际需求，报请主管院长批准，统一购置、配备;2. 购置固定资产须经院办公会议研究、批准，由院办公室统一采购，并办理有关固定资产入库手续;3. 各部门的办公设备不得私自转借、变卖或私自转移;4. 各部门因特殊工作需购置办公用品，须报请主管院长批准，由办公室统一购置;5. 报废固定资产须报请主管院长同意，经院办公会议决定，由院办公室统一办理报废手续。六、督办工作1. 学期初，根据学校和学院工作安排，制定学期工作计划，上报学校，下发至院各部门;2. 在计划执行过程中，根据院领导指示和实际工作情况，调整工作计划内容;3. 协调各部门工作，检查、督促各部门执行计划;4. 学期末，配合主管院长检查、督办各部门计划执行情况;5. 形成学期工作总结，上报学校，通报学院各部门。办公室的语言规范原则(1)规范性各行各业都有自己的一套“行话”，也就是在本行业内流行的通用化的标准语言，如股票交易中的“牛市”、“熊市”、“走低”、“看涨”等，如果办事用语不规范，就不仅不会被人们接受，而且还会被对方视为“不人行”、“不上道”，受到奚落和冷遇。(2)准确性即无论是阐述观点、分析问题或判断是非，都要能清晰明了地表达自己的本意，既不可信口开河、主观臆断，也不可模糊不清、含糊其辞。切忌夸张、虚假、带“水分”，尽量不用“好像”、“大概”、“基本上”之类的弹性大的字眼。语言准确，可以使对方畅通无阻地接受你发出的信息，而不致被曲解。二战初期，丘吉尔曹做过一次讲演，其中有这样一句话：“我所能奉献给你们的只是鲜血、劳累、眼泪和汗水。”从那以后这句话多次被英国人所引用，但却只记住了“鲜血、眼泪和汗水”，而把“劳累”遗忘了。语言学家认为，由于“劳累”词义抽象，不好捉摸，因而很快被人们淡忘了。(3)文明性“言为心声”，语言是一个人文化教养、思想品格、道德情操等内在气质的表现，也是一个人性格、特征和处世态度的体现。孔子说：“文质彬彬，然后君子。”办事用语应该显示出办事主体诚挚的态度、谦逊的风格、宽容的气量、友好的感情，所以需要尽可能多地选择使用礼貌语言，避免使用尖刻、挖苦、讽刺、嘲笑的语言。(4)针对性办事用语要紧扣主题，有的放矢，切中要害，讲到点子上。古人讲：“言不在多，达意则灵。”就是说话者要用最经济的语言手段枪出最大的信息量，使听者在较短的时间内领会你的办事意图;反之，空话连篇，言之无物，必然误人时光，招人厌烦。美国曾有一位名叫爱尔德尔的参议员，1893年在一次立法通过的辫论会中，竟高谈阔论了5天时间，信马由维，东拉西杜，还使人不知所云，如坠雾中。一位记者统计，他在台上共玻步75公里，打了一万多个子势，吃了300多个夹肉面包，喝了40升饮料，堪称“哆嗦先生”的世界之最。其实，要语不烦，历史上很多事业巨子都是借语如金，字字矶珠，简练有力，留下珍贵的篇章。如华盛顿的就职演说只有135个字，罗斯福的就职演说仅985个字。要使语言具有针对性，一是需要围绕办事目的，不跑题，切忌大话、空话、套话或笼统式的八股文风;二是要讲逻辑性，有理有据，条理分明，一环扣一环。(5)趣味性马雅可夫斯基曾说：“诗歌就像科技发明，一个字如同一克镭的发现。”办事用语也同样要精心雕琢，生动有趣，能引入人胜，使对方产生愉悦感。如果语言干巴、贫乏、苍白，就会使听者产生沉闷压抑、味同嚼蜡的感觉，更谈不上引起对方的共鸣，给你心悦诚服地办事了。所以办事主体平时就应该注意语言的锤炼，从社会生活实践中去学习，从文学艺术宝库中去发掘，从报刊传媒上去领略，使自己的语言“佐料”丰富，说话更具有魅力，令人听起来击掌称赞。这样不但办起事来效果更好，而且还能给人留下深刻的印象。(6)艺术性要求说话者机智幽默，敏捷善变，委婉含蓄，富有人情味，能应对各种难题和尴尬的场面。办事中有许多情况是“只可意会，不可言传”的，需要借助比喻、双关、暗示、烘托等修辞方法来表达自己的意思，这样能使局促紧张的气氛变得轻松，能更抓住听者的心。据说，在美国，口才、金钱和原子弹被称为人类生存的三大武器。也有人说，是人才未必有口才而有口才者必定是人才。纵观古今中外成功的事业巨子，大多是善于谈吐、讲演的语言大师，会说话，已成为现代办事主体，尤其是创造型、开拓型事业家的必备素质及其走向成功的先决条件。办公室的文件收发工作1. 收文(1) 收到各类文件、信函等，及时签收、登记;(2) 呈院领导批阅;(3) 根据领导批示转有关部门传阅、处理;(4) 将文件原文存档;(5) 年终将文件按类归档并装订成册。2. 发文(1) 以成教院名义对外行文、发函须经办公室审核;(2) 办公室将文件呈主管院长审定并签发;(3) 办公室统一编发文号、打印、发放;(4) 年终将发文存档并装订成册。多选题1秘书给上司订车票、机票，通常采用（）的方式。 A书信传真 B电话 C电报 D留言 答案AB 2事项性通知的特点是（）。 A实用性强 B时效性短 C政策性弱 D无须立卷归档 答案ABCD 3传真文书的特点是（）。 A真实 B可靠 C便捷 D灵活 答案ABC 4电话语言沟通的特点是（）。 A声音和谐有序 B言辞得体准确 C响铃不过三声 D态度和蔼可亲 答案ABD 5收发（邮件）工作的程序有（）。 A签收 B拆封 C登记 D对信件（文件）迅速分类 答案ABCD 6致意是沟通中最简单、最常用的礼节，其形式主要有（）。 A微笑致意 B欠身致意 C起立致意 D脱帽致意大的美女编辑们答案ABCD 7礼貌送客包括（）等内容。 A为客人开门 B和上司一起送客时，要比上司稍后一步 C主动为客人取衣帽等物 D主动为客人拿公文包 答案ABC 8秘书人员使用的开放而友好的身体语言包括（）。 A体态语 B手势语 C动作语 D礼貌语 答案：ABC专心-专注-专业