制造企业材料采购管理办法范文.docx

制造企业材料采购管理办法第一章总则第一条目的为加强企业规范化管理，选择合格的供应商并对采购过程进行严 格的控制，确保供货商提供的物料满足公司的规定要求，最大限度的 降低采购成本，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司各项物料采购时，价格之审核、下单、订购、 验收等，除另有规定外，悉依本办法处理。第三条职责划分1、由采购部门负责对物料的采购工作。2、生产技术部负责提供产品相关技术要求、质量保证条件等。3、仓管部负责对采购回的物料进行数量验收和品质验证，检验 试验室和物料使用部门负责进厂材料的质量检验。4、总经理或经理对于重要材料的采购，可直接与供应商或代理 商议价。专项用料，必要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助 办理采购作业。第二章采购审批 章，检验试验室出具验收单。3、分批交货以分批方式收料时，必须以“分批收料单”（一式三 联）办理收料，其手续与本办法第二十条规定相同。第二十一条付款结算1、物料管理部门应按照已办妥收料的“请购单”连同“材料检 验报告表”（其免填“材料检验报告表”部分，应于收料单加盖“免 填材料检验报告表”章）送采购部门，经与发票核对无误，于翌日前 由主管核章后送会计部门。会计部门应于结账前，办妥付款手续。如 为分批收料者，“请购单”的会计联须于第一批收料后送会计部门。采用预付定金采购的，对短交款项，应依照仓管部门实收数量， 进行整理付款。须待试车检验的材料，其订立合同部分，依合同规定办理付款， 未订合同部分，依采购部门呈准的付款条件整理付款。第二十二条进度控制及异常处理1、采购部应特别注意“请购单”注明的到货时间要求，掌握到 货进度。2、采购部于供货方发货日期有延误时，应主动与供货厂商联系 催交，并开立“进度异常反应单”记明异常原因及处理对策，通知请 购部门，并依请购部门意见处理。第二十三条质量评价使用单位应就企业内所使用的材料质量予以关注，根据使用效果 对材料质量提出评价，以利于进一步工作。第五章附则第二十四条 参与采购过程的各相关部门，既要明确分工、明 确责任、互相配合，还要注意发挥互相监督的作用，确保企业的利益 不受损害。第二十五条参加采购的人员要严格自律，加强法制观念，自 觉抵制不正之风，任何人不得私下收受回扣或酬金，并接受群众监督。第二十六条 超出本办法的事项呈总经理核准后实施。第二十七条 本办法自*年*月*日执行。*有限责任公司第四条采购计划的制定1、采购部根据公司的月生产计划结合市场供应情况，核对 仓库的库存量，确定物料的品种、规格、数量等方面的实际缺口，编 制当月采购月计划，经总经理批准后实施采购。产成品库存量应根据企业销售渠道的特点，以一个季度销售量的 一倍库存量为宜。原材料存量应以两个月使用量为限，物料及备用品 库存量不得超过3个月的用量。各项物资的库存量要依据库存变动的 情况和对市场的预测进行动态调整。2、采购月计划经总经理核准后，采购部与财务部各持一份， 采购部依采购月计划进行采购作业。财务部根据采购月计划 安排采购所需的资金。第五条计划外零星物资的请购1、请购部门的划分各项材料的请购部门如下：1）常备材料：生产管理部门2）预备材料：物料管理部门3）非常备材料：应急使用部门或物料管理部门2、请购单的开立、递送1）请购经办人员应依存量管理基准、用料预算，参酌库存情况 开立请购单，并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项 经主管审核后依请购核决权限呈核并编号，然后将“请购单”送采购 部门办理采购。2）需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料，请购部门 应以请购单附表，一单多品方式，提出请购。3）紧急请购时，由请购部门于“请购单”“说明栏”注明原因， 并显著表明“紧急采购，*月*日前使用”，并以紧急文件递送。4）材料检验须待试车方能实施者，请购部门应于“请购单”上 注明“试车检验”及“预计试车期限”。第六条呈核及核决权限编制各类物资“请购单”后，送交对应上级主管审核决定是否采 购，核决通过后审核人在请购单上签批。各类物资按照下述核决权限 报请核决：1. 原物料：1）请购金额预估在1万元以上者，由部门经理核决。2）请购金额预估在1万元至5万元者，由副总经理核决。3）请购金额预估在5万元以上者，由总经理核决。2. 固定资产支出：1）请购金额预估在2000元以下者，由部门经理核决。2）请购金额预估在2000元至2万元者，由副总经理核决。3）请购金额预估在2万元以上者，由总经理核决。3. 办公及生活用品：1）请购金额预估在1000元以下者，由部门经理核决。2）请购金额预估在1000元至1万元者，由副总经理核决。3）请购金额预估在1万元以上者，由总经理核决。第七条免开请购单部分下列总务性物品免开请购单，并可以使用部门直接办理，但其核 决权限另订，其列举如下：1、贺奠用物品：花篮、礼物、花圈等。2、招待用品：饮料、香烟等。3、书报（含技术性书籍及定期刊物）、名片、文具等。4、工作人员执行外勤直接消费的材料项目。第八条选择供应商采购单位于接到请购单时，立即选择合格供应商、办理询价、议 价，并将询议价结果记录于请购单。1、供应商的选择需从批准的【合格供应商名单】中选取；2、长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大宗的材料，采 购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知各请购部门 依需要提出请购。第九条价格调查1、己核定之物料，采购部必须经常分析或收集资料，作为降低 成本之依据；2、本公司各有关部门，均有义务协助提供价格信息，以利采购 部比价参考；3、已核定之物料采购单价如需上涨或降低，应附上书面之原因 说明；4、采购数量或频率有明显增加时，应要求供应商适当降低单价;5、采购部应随时掌握市场价的浮动数据，以利于更好的把握市场；第十条询价、比价和议价1、根据采购物料的品种、规格、标准、数量、和交付期的不同, 采购人元应选择至少三家符合采购条件的供货商作为询价对象；2、采购人员根据过去采购的情况，市场变化情况，以及公司成 本预算等情况，确定采购目标价格；3、在得到供应商的报价信息后，采购人员对供应商的报价条件 进行品种、规格、数量、质量要求等方面进行核对，以保证供应商可 以提供的物料符合公司实际的采购要求，并对供应商所报的价格、交 付期、售后服务等方面进行分析比较，以便选择条件最优的供应商；4、供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时， 采购人员应送请购部门确认；5、专用材料或用品，采购部应会同使用部门共同询价与议价；6、对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以 电话等联络方式向厂商议价。在公司规定的权限范围内，采购人员应 与供应商进行磋商，以使双方最终在全部条款上达成一致。7、对重大的物资采购，无论是技术、商务谈判，要保证参加人 数不少于两人。有关价格、选型及其他重要的技术、商务谈判，要求 有两个以上的部门派人参加。第十一条购前核决及权限采购经办人员经与厂商初步沟通并完成询价后，在“请购单”上详填列以下事项，呈报负责销售上级核决：1、询价或议价结果及拟订“订购厂商” “交货期限”与“报价有 效期限”；2、注明与厂商议定的付款条件；3、需与供应厂商签订长期合同者，外购部门应以签呈及拟妥的 长期合同书。核决权限按照请购类别和对应的级别逐级呈销售部主管、主管销 售的副总经理或总经理核决。“请购单”经核决后，如发生采购数量、金额的变更时，请购部 门应依更改后的采购金额所需的核决权限重新呈核；但若更改后的核 决权限低于原核决权限时仍应由原核决主管核决。第十二条价格复核与市场行情资料提供1、采购部门应调查主要材料的市场与行情，并建立厂商资料， 作为采购及价格审核的参考。2、采购部门应就企业内各公司事业部所提重要材料的项目，提 供市场行情资料，作为材料存量管理及核决价格的参考。第三章采购的实施第十三条订购作业1、采购经办人员接到经核决的“请购单”后，应与供应厂商进 一步接触，进行正式的质量、价格和后续服务谈判。对金额较大的或 批量采购，应到对方生产工厂进行实际考察，在充分了解对方的资信 程度、供货能力和现货品质后，向对方明确订货意向。第十四条签订订货单1、在采购作业所需的全部条款与供应商达成一致后，采购人员 需填写正式的采购订单，订单需要列明至少下列条款：a、供应商资料：包括名称、地址、联系人、联系方式；b、采购物料的详细描述：包括品名、型号、规格等，如有超出 标准的特殊要求需特别注明；c、订单所采购的数量/重量：单位包装数量/重量；包装件数；d、价格：单价，合计价、合同总额，定金或预付款e、交付期：分批交付时应明确每批的交付时间和交付数量。f、付款方式g、标识：物料本身或包装上的文字标记（订单号、供应商、品 名、规格、单位包装的数量/重量、批号）。h、所需的质量证明资料（检验单、质保单、出厂证明单、化验 报告等）。i、质量保证条款：发生质量问题时进行退换或其他处理方法。j、装箱清单（送货单）和销售发票的要求。2、采购订单原采购项目核决人审核后，加盖公司合同公章经对 方签章后生效。到供应厂商处现场采购的，有授权代理人签字，对方 签章后生效；采购单一式二份，双方各保存一份。采购部负责采购订 单跟踪和存档。3、采购人员应跟踪控制物料订购交期，及时向供应商跟催交货 进度。4、发货前要求供应商于“送货单”上注明“订购单编号”及“包 装方式”，以便验收确认。5、若属分批交货者，采购经办人员应于“订购单”上加盖“分 批交货”章以资识别。第十五条订货合同长期定货和大额进货，原则上均应通过签订合同的办法进行。应 与承售商定买卖合同书一式四份，第一份正本存采购单位，第二份正 本存承售商，第三份副本存请购单位，第四份副本及暂付款申请书的 第二联送会计单位供整理定金或付款用。第十六条紧急订货采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件，主管应立即 指定经办人员先行询价、议价，接到请购单后，按采购程序明确专人 迅速办理。第十七条进度控制及事务联系1、采购部门应将采购过程分为请购、询价、订购、交货四个阶 段，以“采购进度控制表”控制采购作业进度。2、采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应填制“进度异 常反应单”并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经呈主管核示 后转送请购部门，依请购部门意见拟订对策处理。第十八条采购作业方式除一般采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选 择下列一种最有利的方式进行采购：1、集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采 购较为有利者，可核定材料项目，通知各请购部门依计划提出请购， 采购部门定期集中办理采购。2、长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大宗的材料，采 购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知各请购部门 依需要提出请购。第十九条退货作业对于检验不合格的材料退货时，应开立“材料交运单”并检附有 关的“材料检验报告表”呈主管签认后，凭此异常材料出厂。第四章验收与付款第二十条货物进厂验收1、货物进厂供应商交货时采购部通知仓库，实际清点件数或称 重，对货物携带的有关证件进行验证，经与请购单内容核对相符后签 收，仓库出具收料单并有库管员签章入库。如发现不符时，即通知采 购部会同处理。2、对有专项质量要求的原料，有检测手段的同时通知检验试验 室检测验收，无检测手段的物资同时通知使用部门派员验收。验收合 格后于仓库出具收料单并有库管员签章、使用部门在验收栏加盖印