公文写作教材

2013公文写作知识教材 内容提要：共两节。分别讲述了公文的基础知识和公文规范。基b知识邢分主要讲述公文的定义、特点和作用。公文规范主要从文种、格式、行文、语言、处理等六个方面对公文从拟制运行一处理这一思维流程中一些关键性问题子以讲述。 核心概念：公文（广义、狭义）；办法；国标；公文文种；公文格式；公文行文；公文语言；公文处理；公文作者。 第一节公文基础知识 为了指导和规范全党和全国的公文工作，中共中央办公厅于1996年5月3日颁发实施了中国共产党机关公文处理条例（以下均简称条例），国务院于2000年8月24日发布，2001年1月1日起施行了国家行政机关公文处理办法（以下简称办法）；此外，国务院办公厅秘书局于2000年11月编发了国家行政机关公文格式（以下简称国标）的国家级标准。以上两个法规性文件和一个国家级标准，不仅是各级机关、企事业单位在公文工作中必须遵循的准则，也是本书介绍公文知识的主要依据。 一、公文的定义 公文的定义有广义和狭义之分。广义的公文即公务文书，泛指各单位在一切公务活动中形成和使用的各类应用文书。狭义的公文特指条例和办法中规定使用的相关文书，亦称法定公文、党政公文或通用公文。 在条例中，中共中央办公厅将党的机关的公文定义为：“是党的机关实施领导，处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。” 在办法中，国务院将行政机关的公文（包括电报）定义为：“是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。” 二、公文的特点 公文不仅明显地区别于各种文学作品，同时，也有别于机关其他应用文。公文主要有以下五个特点： （一）有鲜明的政治性 从公文的产生和演变中，我们知道，公文是随阶级、国家、文字的产生而产生的，其基本内容是国家政权机关的指挥意志、行动意图、公务往来的系统记录，直接反映国家政权的政治意向和根本利益。所以，公文具有鲜明的政治色彩。今天，公文是传达党和国家的路线、方针、政策、法令、法规，实施党的领导、实施国家管理的重要工具。 （二）有法定的作者 公文的作者，是依照法律和一定的组织程序产生的单位及其负责人，即党政机关、企事业单位、社会团体及有关单位负责人。这些单位和一单位负责人的权力，是通过一定的法律手续赋予的。机关的负责人，代表他的机关，不是代表个人。比如以国家名义发布命令，主席是代表国家，不代表私人、公文就是由这些法定的作者根据自己的职能和权限制发的。 （三）有法定的权威性 公文是代表机关发言的，具有制发机关的法定权威。公文一经正式发布，就具有一定的强制性和行政约束力，有关单位和个人就要遵照执行，不能有随意性。例如，中共中央文件代表了党中央的意见，全党都必须遵照文件的精神贯彻执行。 （四）有特定的效用性 由于公文是在现实工作中形成和使用的，是为推动现实工作服务的。因此，它有很强的针刘性和时间性，它往往针对现实工作中某一特定问题提出意见以及解决办法，促进问题的解决。这项工作一旦完成，由此形成并使用的公文的作用也随之结束。当然，各份公文的有效期限不等，宏观的纲领性文件或法规性文件时效较长，微观的具体工作文件时效较短。如关于某件具体事情的公函，事成之后，其效用就自然结束。 （五）有规范的体式 体式即体裁、格式。一般文章都有一定的体式，但比较灵活，多种多样。在长期办理公务的过程中，人们为了便于起草、处理、管理、提高工作效率，逐步形成了一套规范的公文体裁和格式，由最高领导机关作出严格规定，并发布实施。 办法明确规定国家行政机关公文有13种；条例规定党的系统的公文主要有14种。在此规定外，各级组织、单位行文，原则不能超出这些文种而自制出新的文种。 力、法和条例还规定了公文的格式。办法规定有十六项格式，条例规定有十七项格式，镶国家行政机关公文格式具体规定了国家行政机关公文格式各项目的区域、大小和方位。这些特定格式，是公文严肃性、规范化的重要标志。 三、公文的作用 （一）领导指导作用 党和国家机关的领导作用，很重要的一条就是制订路线、方针、政策，制发各种办法、措施。而路线、方针、政策、措施等通常是以制成各种公文的形式下达的。上级机关下发的文件，就是把领导意图直接发布出去，表明对有关问题的态度，并提出解决的意见、办法；这些文件对各条战线、各个地区的工作都起着领导和指一导作用。 （二）联系公务作用 公文本来就是顺应着联系和处理公务的需要而产生的联系、处理公务的范围是十分）泛的。一个机关、单位反映意见、交流情况、请答问题、商洽工作等联系上下左右的活动，往往都是通过公文往来实现的 （三）宣传教育作用 公文的这一作用，体现在公文文本中要提出工作方针一、任务和措施，讲解工作意义，使人们提高认识，使人们不但知道要做什么，怎样去做，而且知道为什么要这样做；从而减少盲日性增强自觉性，把党和政府的意图变为自觉的行动。这样，就能把上下左右的意志都集中到完成共同的任务中来。 （四）凭证依据作用 公文是机关办事的依据二下行文是下级机关开展工作、处理问题的重要依据；平行文是不相隶属机关联系公务接洽问题的重要凭证；上行文是上级机关批复问题或发出指示的重要依据。另外，公文立卷归档后，还具有史料的作用，是今后查考工作、研究历史的重要凭证 （五）规范言行作用 在我国，许多党的纪律、行政法令法规是通过公文颁发并宣布生效的，而有些公文，如通告、指示、命令、条例、规定等，本身就具有法定效力，一经发布，就必须坚决执行，任何人不得违反。这样，它们就必然成为人们在某一方面的言论、行为的规范。 第二节公文规范 一般地说，所谓规范包括约定俗成和明文规定的标准两个方面。我国现代公文规范就是专指我国现行公文体制中应当遵循的，已经由各级机关及广大群众在长期公文实践中认定或形成的，我国最高权力机关已经确定或明文规定的有关公文从制作、运行到管理的若干标准。具体地讲，我国现阶段公文的规范，主要是指的中办的条例和国务院的办法中有关公文的若干标准；以及由国家技术监督局制定的国家行政机关公文格式中的有关标准；再加上在长期公文实践中，我国广大干部和群众在公文写作中探索和总结的一些已被公认的原则和规律。以上这些，就构成了我国现代公文工作应遵循的规范。 概括起来，我国现行公文的规范主要应包括公文文种规范、公文格式规范、公文行文规范、公文语言规范、公文处理规范和公文其他规范等6个方面的内容。 一、公文文种规范 关于公文文种规范问题，条例、办法分别在第二章里有专章表述。概括起来，公文的文种规范主要包括公文的类别规范和文种的选用规范。 （一）公文的类别规范 从不同的角度，公文可以分成不同的类别。我们介绍两种常见的归类方法： 1按党政系统分 （l）条例规定党的系统的公文为14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。 （2）办法规定国家行政机关公文有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通报、议案、通知、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 其中，党政公文相同的文种有9种，党的公文中的决议、指示、公报、条例、规定这五种，行政公文中没有；而行政公文中的命令、议案、公告、通告这四种，又是党的公文中没有的文种因此，合并党政相同的公文，保留不同的文种，通用公文共有18种。 2按行文关系分 公文可分为下行文、平行文、上行文。行文关系不同，公文流动传递的方向就不同。 （1)下行文 自上向下流动、传递的公文。有命令（令）、决定、决议、指示、公报、公告、通告 通报、条例、规定、批复、会议纪要，还包括多数通知。 （2）平行文 不相隶属机关之间的行文，就是平行文。主要有函、议案和部分通知。 （3）上行文 自下向上流动、传递的公文。主要有报告、请示两种。 其中“意见”这一文种既可用于上行文、下行文，也可用于平行文C （二）文种的选用规范 当机关领导的意图要形成书面材料的时候，我们首先遇到的问题就是选用什么公文文科 才最适合表达这一意图。为此，公文文种的选用问题，就成了我们每个机关干部从事公文写 作这一系列活动中的第一个重要环节。文种选用不当，内容的表达就必然受到制约；轻则会 闹笑话，重则会影响工作。公文文种的选用十分讲究。为此，我们必须弄清党政18种不同公文文种的功能及适用范围。根据条例和办法的规定： 公报条例规定：适用于公开发布重要决定或者重大事件。 决议条例规定：适用于经会议讨论通过的重要决策事项。 指示条例规定：适用于对下级机关布置工作，指出开展工作的原则和要求。 条例条例规定：适用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。 规定条例规定：适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。 命令（令）办法规定：适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。 决定谈条例规定：适用于对重要事项作出决策和安排。办法规定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 公告仗办法规定：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 通告办法规定：适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。 通知条例规定：适用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关和有关单位共同执行或者周知的事项。办法规定：适用于批转卜级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 通报条例规定：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。办法规定：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况。 议案办法规定：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 报告条例规定：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，提出建议，答复上级机关的询问。办法中设“提出建议”这一内容、 请示条例和办法矛同时规定：适用于向上级机关请求指示、批准。 批复条例规定：适用于答复下级机关的请示。办法中还在“请示”后面加有“事项”二字 意见条例和办法都规定：适用于对重要问题提出见解和处理办法。 函条例规定：用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请示批准等。办法规定：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题；请求批准和答复审批事项。 会议纪要条例规定：用于记载会议主要精神和主要情况。办法规定：适用于记载、传达会议情况和议定事项。 （三）违反公文文种选用规范的混乱现象 我国公文工作的实践证明，中央办公厅、国务院规定的党政系统公文的正式文种是管用和够用的，基本卜能满足各级机关、企事业单位实际工作中对公文文种的需要；并且条例、办法中对各正式文种之间内部的职能与分工也是合理的，它们之间既相互独立又相互衔接，形成了一个较为完整和系统的有机整体。 然而，目前我国各级机关、企事业单位中，乱用文种的现象却较为普遍，有的甚至是相当严重的。概括起来，主要表现在三个方面： 1混用文种 指的是不按条例、办法中有关正式文种的功能和适用范围去选用文种，而造成邻近文种相互混用的现象。 混用文种的现象常常出现在“公告”与“通告”、“决议”与“决定”、“请示”与“报告”、“条例”与“规定”、“请示”与“函”等几组邻近文种之间。以“报告”和“请示”为例：不少单位向上级机关行文时，该用“报告”的用成“请示”，该用“请示”时偏用成“报告”，或者在报告中夹带请示，在请示中顺便报告；甚至将两个文种合二而一，并称“请示报告”。再如“请示”和“函”的混用问题，不少单位未弄清行文对象是“上级机关”或“不相隶属机关”，凡是有求于人的事均使用“请示”，这就造成了文种之间的相互混用 2.自制文种 指的是超出条例、办法规定的公文正式文种之外，随心所欲，生造部分非公文文种并俨然以正式公文行文的现象。一些机关单位常见的自制文种有：x x市经委关于深化企业内部改革的思路、x x公司关于要求减免部分工商税的请求、x x县人民政府关于即将出台部分改革政策的吹风，这里的“思路”、“请求”、“吹风”等均是各单位随心所欲的自制文种。另外还有“汇报”、“构想”、“思考”、“框架结构”等自制文种也常用在一些机关单位的正式文件中。 3.误用文种 指的是把属于机关的其他应用文，特别是事务文书中的文种，误作为正式公文文种直接加以使用的情况。主要表现在：把计划类文种“要点”、“打算”、“安排”、“设想”等误作公文文种使用，如中共x x省委2002年工作要点。把属于总结类的文种“小结”、“体会”、“总结”等误作公文正式文种直接使用，如x x县人民政府2005年二季度工作小结冬还有把属于规章制度类的文种“办法”、“规程”、“须知”、实施细则”等以及把简报类文种“情况反映”、“快讯”、“动态”等误作为公文正式文种直接使用的现象。 二、公文格式规范 公文格式指公文的整体格局和外部组织形式，是公文严肃性、规范化的重要标志，也是其法定权威性和约束力在形式上的表现。条例和办法均在第三章中作了专章表述。 公文格式的作用在于保证公文的完整性、正确性和有效性，并可以给日后的公文处理工作和档案工作提供条件和方便。 公文格式的主要内容包括格式的类别规范、格式的制作规范、格式的方位规范和特定格式等四个方面。 （一）公文格式的类别规范 从不同角度可以将公文格式分成不同的类别。 1按条例、办法和国标分 条例规定党的系统正式公文标印格式包括版式和文件体式的有关部分。即：版头、发文字号、份号、密级、紧急程度、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记等十七项。 办法规定行政公文格式由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等十六项组成。 国标规定行政公文格式各要素分为眉首、主体、版记三部分共18项。 其中，需要说明的是：条例中规定的“份号、发文机关署名、印发传达范围”这三项格式办法中没有，而办法中规定的“附注、附件”这两项格式条例中却没规定；国标在办法规定的16项格式之外，还增加了“份号、页码”这两项格式。 2.按格式使用的严格程度分 公文格式可分为指定性格式项目（如版头或发文机关标识、发文字号、标题、正文、成文日期等）和选择性格式项目（如秘密等级和保密期限、紧急程度、签发人、附注、附件等）两个部分。 （二）公文格式的制作规范 本书在介绍公文格式的制作规范时，着重介绍条例、办法中规定的各项格式。在党政格式称谓或制作要求不统一时，本文将分别予以介绍。 1.条例称版头。由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字或者加括弧标明文种名称组成，用套红大字居中印在公文首页上部。联合行文，版头可用主办机关名称，也可并用联署机关名称。在民族区域自治地区，版头可并用自治民族的文字和汉字印制。 办法称发文机关标识。应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关应当排列在前。 2.发文字号由机关代字、发文年度（或年份）和发文顺序号（或序号）组成。如中发20053号、国办发200621号。联合行文，只标明主办机关发文字号。 3.份号，是标注同一公文正本份数的序号。条例规定涉密公文应标注份数序一号。办法规定仅在绝密、机密级公文中标引。 国标对行政公文份号的位数未作规定，国际条文释义提出“至少应不少于两位，即1编为01，其位置标注在文件首面左F-角。如:0000132标识为本份文件的第132份。 4.秘密等级是公文涉密程度的标志，标注在文件首面右上角，秘级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。办法规定涉密公文应标明密级和保密期限。 5.紧急程度是对公文送达和办理的时间标志，行政公文标注在文件首页右上角，密级下方位置。紧急文件应当分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。 6.签发人是代表机关核准并签发公文的领导人。上行文应当标注签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。 7.办法规定：公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类。一般应当标明发文机关。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。条例规定公文标题由发文机关名称、公文主题和文种组成，位于发文字号下方。如中共中央关于建立社会主义市场经济体制若干问题的决定。 8.主送机关是指收受、办理文件的单位，俗称抬头。一般应当用全称或规范化简称或者同类型机关的统称。 9.正文是文件的主体部分，用来表达文件的内容。 10.附件说明是对附属于正件的其他文件或材料的说明。应当在正文之后，成文日期之前注明附件顺序和名称。 11发文机关署名俗称落款，条例规定发文机关署名应使用机关全称或规范化简称。 12.成文日期是公文形成或生效的时间标志，以领导人签发或会议通过的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。电报，以发出日期为准。决议、决定、条例、规定等不标明主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。成文日期应当写明年、月、日。 13机关印章是公文作者合法性及公文效力的标志。条例规定，党的公文除会议纪要和印刷有特定版头的普发性公文外，公文应当加盖发文机关印章。办法规定：行政公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。 此外，格式对印章使用还作出如下规定：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。 14.印发传达范围，条例规定加括号标注在成文日期的左下方，如“（此件发至县团级）”。 15.主题词是用以提示文件基本内容并经过规范化处理的词语，公文应当标注主题词。其位置标注在文件末页下部，抄送范围上方。 主题词标注的原则和方法：一是上报的文件，应当按照上级机关的要求标注主题词。二是一份文件的主题词最多不超过五个。三是先标类别词，再标类属词最后标文种词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词，如国务院关于加强水土保持工作的通知，先标类别词“农业”，再标类属词“水土保持”，最后标上“通知”。四是一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。五是根据需要，可将不同类的主题词进行主配标引。六是当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可只在类别词中选择适当的词标引。 16.抄送机关指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。抄送机关名称标注于印制版记上方。 17条例规定：印制版记由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于公文末页下端。截办法称这项格式为“印发机关和印发日期”。 18.附注主要用于公文中生僻词语、专业术语、引语出处的解释，若需要注释的词语多，应分别编上序号，按数码顺序排列，附注标注在成文日期的左下端。 19.附件应当置于主件之后，与主件装汀在一起，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。213-217 （三）公文格式的方位规范 关于公文每项格式的方位，参照国标的规定用几张示意图，将行政机关公文格式标示出来。（注：插人五张公文格式图）。000001 机密一年 特 急X X X X X文件X X X20001号关于X X X X X X的通知X X X X X X X X :X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。图1公文首页版式 注：版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。 机 密 特 急X X X X X文件X X X2000x号 签发人：XXX XXXX X X X X X请示X X X X :X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。 图2上报公文首页版式 注：版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。附件：1. X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 2. X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 二年一月一日（盖章）（X X X X X X）主题词：X X X X X X抄送：X X X X X X X X X X， X X X X X X X X X X X X， X X X X X X X X X X X ，X X X X X X X X X X， X X X X X X X X X X ，X X X X X X X X X X 。X X X X X X 2000年X月X日印发 图3联合行文公文末页版式！ 注：版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。附件：1. X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 2. X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X二年一月一日（两个盖章）主题词：X X X X X X抄送：X X X X X X X X X X， X X X X X X X X X X X X， X X X X X X X X X X X ，X X X X X X X X X X， X X X X X X X X X X ，X X X X X X X X X X 。X X X X X X 2000年X月X日印发 图4公文末页版式 注：版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。附件：1. X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 2. X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X二年一月一日（多个盖章）主题词：X X X X X X抄送：X X X X X X X X X X， X X X X X X X X X X X X， X X X X X X X X X X X ，X X X X X X X X X X， X X X X X X X X X X ，X X X X X X X X X X 。X X X X X X 2000年X月X日印发 图5联合行文公文末页版式2 注：版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。 （四）特定格式规范 1信函式格式 发文机关名称仁边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋字体，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm何行居中排28个字。发文机关名称及双线均印红色。两线之间各要素的标识方法从本标准相应要素说明。 2命令格式 命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识令号；令号下空2行标识正文；正文下空一行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称在签发人签名章下空1行右空2字标识成文时间。分送机关标识方法同抄送机关。其他要素从本标准相关要素说明。 3会议纪要格式 会议纪要标识由“x x x x x会议纪要”组成。其标识位置同其他公文格式一样用红色小标宋字体，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准相关要素说明。 三、公文行文规范 条例和办法均在第四章分别就党政系统的行文规则作了若干规定，归纳概括起来有以下八大行文规则。 （一）行文精简的规则 行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精，可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短 （二）按职权范围行文的规则 各级党政机关的行文关系，都应根据本机关的隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示或报告。 （三）职能部门行文的规则 党政各职能部门，在自己的权限内，可以相互行文，可以向下级机关相关业务部门行文；也可以根据本级党委和政府的授权和有关规定，对下级党委或政府直接行文属于部门职权范围内的事务，应当山部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门须经上级审批的事项，经上级同意也可以由部门行文，文中应当注明经上级同意。 部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。 （四）联合行文的规则 同级党政机关、同级党政各部门、上级党政部门与下一级党政机关可以联合行文；党政机关及其部门与相应的军队机关及其部门可以联合行文；党政机关与同级人民团体和行使党政职能的事业单位也可以联合行文。 （五）文件抄送的规则 向；级机关或者本系统的重要行文，应同时抄送直接上级机关；因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关；受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关；上级机关向受双重领导的下级机关行文时，必要时应当抄送其另一上级机关 （六）协商一致的规则 几个部门之间未对一有关问题协商一致时，一律不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关有权责令纠正或撤销。请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报；经过协商未能取得一致意见时，应当在请示中写明。 （七）向上请示的规则 下级向上级报请示公文要注意以卜五个问题：一是按级请示。各机关在一般情况下，应向直接上级请示，不得越级行文请示问题。二是请示一般应一文一事。三是请示除领导直接交办的外，一般不要直接送领导者个人，应归秘书部门统一处理。四是上报的请示不要同时抄送给下级机关；五是不要多头请示，一份请示一般只有一个主送机关，有关事项由这个机关负责批复和处理；受双重领导的机关上报请示，应根据内容写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复请示事项。 （八）文件退回的规则 对不符合行文规则的上报公文，上级机关的秘书部门可退回下级呈报机关。 四、公文语言规范 公文语言是各级机关、企事业单位公务活动的交际工具，语言使用正确与否，语言表达完整与否，都直接关系到工作开展的质量和公务活动的成效。 不同体裁的文章，由于其反映现实，表达思想的方式不同，它们的语言风格也各异。而不同体裁的语言特点，就称为语体。 千百年来，在公文的形成和发展中，在人们办理实际公务的过程中，逐步形成了公文语言运用的特殊语体，这就是公文语体。公文语体与其他各类文章的语体相比，风格迥异、个性特点十分鲜明，其特点和要求概括起来主要有八个字：准确、简明、朴实、庄重。 （一）准确 准确，是公文语言的第一要素、基本特点和本质要求，公文语言的其他三个特点是以它为前提和条件的。公文语言的准确具体表现为用词准确、造句恰当，句与句之间逻辑联系紧密，能恰如其分地说明情况、阐述做法、表达思想。为使公文准确，有以下几个方面的要求： 1精选中心词 文章由句子组成，句子由词汇组成，中心词在组句中有重要作用。我国的汉语，是世界各语种中拥有最大量词汇的语种之一，词汇的丰富为达意的准确提供了条件，同时也增加了选词的难度。汉语中拥有大量的同义词，一个基本意思的表达，往往可以选用若干个同义词，但其中必然有一个是最恰当的。由于同义词有词义轻重、意义褒贬、语体风格、范围大小、程度深浅等诸多细微区别，在公文写作中就要求作者有辨析同义词差别的能力，能在众多的词汇中，精选出最恰当的一个来准确地表达意思。例如，母亲、妈妈、妈咪这一组同义词中，由于它们的语体风格不同，母亲是书面语体，妈妈是口语语体，妈咪是方言语体，故在公文中，主要使用“母亲”这一词语而极少使用口语或方言语体。 2善用附加语 中心词的选用有一定难度，然而仅有中心词还是很不够的。一个概念，内涵往往较为丰富，为了把握程度、范围、性质等方面的分寸，往往要在中心词的前面加上附加语，对中心词加以修饰和限制、这样才能把一个意思表达得更加准确。例如，在制发一份交通事故的通报时，就应当从时间、地点、性质等多方面对该事故进行界定。行文时应在“交通事故”这一中心词前加上“某年某月某日上午10时，位于某市某地段上发生了一起客货车迎头相撞，致使两人死亡、3人重伤的恶性”等附加成分。 3巧选关联词 为达意的准确，脉络的清晰，结构的严谨，公文中常常需使用多种关联词语，特别是在公文的缘由部分（或称开头，导言部分），为了把发文的原因、根据、目的、经过等恰当地表达出来，公文中常常选用“由于”根据”“为了”“结合”“经研究”、“现特作”等关联词语。 4.慎用模糊语 在通常情况下，公文要选用准确的词语来达意。但遇到公文要反映本身就具有模糊特点的事物时，或者是一些无法用准确的事实和数据来表达，也勿须用确切的语言和数据来表达的事物的时候，谨慎地使用一些模糊语言，非但不会减低公文的准确性，反而会十分得体地反映客观情况。例如国务院的一份公文中有这样一段话：“近年来，全国各地文物走私和盗掘古墓葬、古遗址的犯罪活动屡有发生，不少文物被盗运出境。”这一句话中，就连续选用了“近年来”、“各地”、“屡有”、“不少”等模糊词语。 （二）简明 指简洁、明快、浅显易懂。公文的简明，主要有以下几个要求： 1词义要明确 公文中十分注重选用意思明确的词语，忌用一词多义、容易产生歧义和误解的词语，即使用了，也要作必要的解释和说明。例如公文在安排部署工作、通知召开会议或组织某项活动时，常常用到“下周星期一”之类的词语，这就是一个不定和多意的词；如果用了，则必须在后面补充注明“下周星期一”指的是某年某月某日。 2多用基本义 我国汉语在长期的演变和发展中，一个词语的基本意义常常会产生出若干个引申意义和比喻意义，这些词语用在不同的语言环境中，就会产生出与本意完全不同的意思来。公文在选用词语中往往采用其基本意义而较少用它的引申或比喻意义。如在开展造林绿化，保护生态环境的公文中，常常要求人们要爱护身边的“花草树木”，这里的花草即是用的词的本意；而与我们指责某些作风不正的人老爱“拈花惹草”的“花草”的意思就大相径庭了。 3常用缩略语 公文中适当使用事物的缩略语，是使公文语言简明的有效方法。然而，公文中的缩略语强调规范化，规范化的缩略语可在公文行文时直接使用；而没有规范化的缩略语却不能在公文中滥用，否则就会闹笑话或酿成大错。如不能把“市场管理委员会”缩略为“市委”，或把“城市公共基础设施建设办公室”缩略为“公基办”。公文缩略语的规范化，要注意两点： （l）约定俗成。所谓约定俗成是指某种事物的名称或社会习质是由广大群众通过长期实践而认定或形成的。如“十一届三中全会”、“三个代表”、“建设四化”等都是约定俗成的缩略语，便可在公文中直接使用。 （2）先全后简。在有的事物名称未约定俗成，但又文字较多且需要在公文中反复出现的情况下，就应当就让该名称在公文中第一次出现时采用全称，然后用括号注明以下简称“某某”，便可将缩略语在本篇公文中重复使用了。 4.句式有选择 汉语中，为表达一个基本意思，可采用多种句式为了直接地介绍情况，表达观点、说明要求，公文中使用最多的是陈述句和祈使句，而很少使用描写句、疑问句、感叹句。如公文的开头常用“党的十一届三中全会以来”、“近段时期以来，由于，不少地区和单位出现了”等陈述句式。而在下行文中常出现要、要求”的祈使句，上行文中常出现请恳请”的祈使句 （三）朴实 指语言平易、朴素、实在。要求叙述不花哨、说明要浅显、议论求精当。 I慎用形容词、修辞语 公文语言与诗词歌赋中的语言迥然不同，与散文小说、戏剧的语言也差距甚远，它追求的是表述的准确、明白、流畅、深刻，而不刻意求生动、形象，更忌浮华艳丽，文采飞扬。因此，公文在选用形容词、修辞语时，显得十分慎重，公文中有时也要运用一些修辞语，然而，这些运用都是十分谨慎和有限的，必须以达意的准确为准绳。如公文写作中就几乎不用夸张、婉曲、双关、反语等修辞手段。 2.实话实说，直截了当。 公文不能像文学作品那样搞铺陈、渲染，运用曲笔绕弯子，兜圈子。它通常是开门见山，直叙事实，直陈意见，直提要求，力戒说假话、说大话、说空话。因此，公文通常在开乡、讲清缘由后，就分条列项，直接分述有关内容 （四）庄重 所谓庄重，就是指公文的语言要端庄、郑重、严肃、认真。要求不用戏谑语，不追求诙谐与幽默，一般不用日语和方言土语。 1客观地叙述、阐释和评价 公文是代表机关发言的，在写作中不能带有任何个人的情绪和感情色彩。叙述时要客观、公正，说明时要明显、平易，在评议时要中肯、求实一切都应当是客观、公正无私、实事求是的 2使用书面语 公文语言需要大众化既通俗又浅显易懂，但它又不能像一般记叙文，特别是通俗小说、方言文学那样大量采用口语和方言，而是强调使用规范化的书而语，这样才能使之既平易，又不失庄重、严肃的色彩、例如，公文中的“自觉”一词，就不能用重庆歇后语说成：“口子进医院治脚（自觉）” 3使用公文专用语 公文专用语是人们在长期公文写作实践中形成和使用的相对一固定、十分简洁的语言，它既保留了某些古汉语的特色，又使公文获得言简意赅的效果，因此长期沿用经久不衰。这些公文专用语主要有以下四类： （1）称谓用语。自称用语：我省、我地、我局、本公司、本企业等；对称用语：贵市、贵公司、你厂一、你校等：他称用语：该市、该地区、该局、该厂等、 （2）领起用语这类川语在公文分层次、分段落阐述不同内容时，居于各段之首，起带出主要内容的作用一常用的有：全会认为、大会审议了、会议强调指出、代表们一致认为、国务院要求、党中央号召等，常用于公报、决定、决议、会议纪要等公文中。 (3）承启用语。这类用语通常出现在公文的缘由（开头、前言、导语）部分结束，内容事项（主体、中间）s 部分开始的中间，承接前面的事由，带出后面事项起承上启下的作用是全文上下衔接的过渡性语言如“为此，特作如下通知”、“现就这项工作的开展提出如下建议”、“特此命令你们”、“现将情况报告如下”等。 (4）结尾用语。是各类公文正文结尾时表收束、祈请、指示、强调性的结语。如：“以上各项望各地遵照执行”、以上规定希各有关方面切实一贯彻”、“当否，请批复”、“以上意见如无不妥请批转各地执行”、“特此通知”等 除以上四类公文专用语外，公文中还有“批转”、“转发”、“印发”、发布”、“颁布”、“拟清”等多种令用语。 五、公文处理规范 公文处理土作，是党政机关公文工作中的一个重要组成部分，是机关办理公务的一种重要形式，贯穿于机关各项工作之中，为机关政务活动正常运转提供保证。它既是机关的一项基础性工作，也是机关的一项经常任务。 党政机关公文处理的基本要求是及时、准确、安全和规范化、制度化、科学化。 本书介绍的公文处理规范方面的知识，特指党政机关处理公文的运转流程和相互衔接的一系列程序及其操作规范。虽然机关的公文处理工作与机关的公文写作有密切的联系，但就其性质，它毕竟不是机关公文写作活动的重要部分。因此，本书只十分简明地介绍机关公文工作中有关收文、办文、制文、发文和立卷归档这五大程序及其规范的相关知识。 （一）收文程序 收文是公文进入机关运转的第一阶段收文的主要程序有：签收、拆封、登记、审核、分送五个环节。然后，进人办文程序中的第一个环节承办 （二）办文程序 办文是公文运转中的一个重要阶段办文的主要程序有：承办、拟办、批办、转办、催办、办复等六个环节然后，办文的最后个环节办复往往与制文程序中的第一个环节交拟相连。 （三）制文程序 制文是文件产生的流程，是公文运转中一个极为重要的阶段制文程序主要有：交拟、拟议、拟稿、审核、签发、缮印、用印等七个环节一制文程序的最后一个环节用印又往往与发文程序中的第一环节分发相连 （四）发文程序 发文是公文在机关中运转的最后一道关日发文的程序主要有：分发、路记、封