公司质量手册及程序文件信息沟通管理程序

XXXXX有限公司控制状态：信息沟通管理程序文件编号：SJ/QP-014文件版本：B生效日期：发文编号：编制质量部审核XXX批准XXXX1目的建立和疏通信息流通渠道，加强信息流通接口管理，确保与公司质量管理体系运作的相关信息能得到及时的沟通和处理。2范围适用于与本公司整体运作有关的各类内外部信息沟通的管理。3定义和术语无4职责各部门负责工作范围内的企业内外部的信息收集和整理。质量部负责与产品质量相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。销售部负责与市场动态相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。管理部负责与企业管理相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。总经理负责对信息收集、统筹及其在内部沟通全过程的监督和控制。5程序工作流程：沟通内容（信息）之分类一信息的收集一信息重要度分级一信息沟通一沟通效果评价一沟通改进一沟通内容（信息）的归档与保存沟通内容（信息）之分类5.1.1 外部信息5.1.1.1 与产质量量有关的外部信息a.客户、产品检查机构、质量技术监督机构、认证机构等检查或监测结果及反馈的信息。b.产品标准类信息。c.市场动态、行业动态（包括竞争对手）中与质量相关的信息。d.供应商的质量信息及投诉等。e.其它外部与产质量量相关的各类信息。5.1.1.2 与企业管理相关的外部信息a.政府及有关部门颁布的与企业运作有关的信息，如法律、法规、条例b.市场、行业动态（包括竞争对手）中与企业管理相关的信息c.与企业有合作关系的社会机构、团体、企业的相关反馈信息。5.1.2 内部信息a.体系运行情况、质量方针目标的实施情况、生产过程情况、产品检查情况等。b.员工对有关产品质量的建议和意见等。c.企业规章制度的建立、推行、运作效果等相关情况。d.财务、人事、行政、后勤、安全、卫生等情况。e.员工有关企业内部管理的建议和意见等。信息的收集信息（数据）每月收集、分析、传递、汇总至少一次，各部门按部门职能和各运行程序的规定收集和整理相关的信息。信息重要度分级根据信息的紧急及重要程度，分为三级：A、一级数据为重要且紧急的数据，指直接影响顾客满意度的数据；B、二级数据为不重要但紧急的数据；C、三级数据为日常信息，不需标识。数据的标识由数据收集部门在信息单的右上角打V”说明。信息沟通5.4.1 沟通方式及追踪落实5.4.1.1 会议5.4.1.会议计划a例行性会议b临时性会议1.1.1.1 行性会议表1：例行性会议的相关规定会议名称周期会议目的时间主持人会议主席参加人员经营会议季经营计划执行分析及调整不定期总经理总经理部门经理及以上成员管理评审会议按计划质量管理体系运行情况及改进需求按计划管理者代表总经理各部门主管月例会月布置有关事项安排追踪已布置工作及事项协调每月最斤-个周末15:30总经理总经理各部门主管生产调度会周生产计划及事项协调周六生产部经理生产部经理车间、有关主管质量分析会重大质量问题质量问题分析、解决措施探讨落实不定期质量部经理质量部经理车间主任以上有关主管、质量部主要人员新产品开发会议按项目进度新产品开发相关事宜安排不定期项目组长技术部经理项目组成员和列席人员早会天各班组内部工作安排每日早7:30部门主管、车间主任、组长部门主管各班组全体员工员工座谈会季了解员工心态及管理、技术现状不定期管理部经理总经理或管理部经理根据实际情况分批确定5.4.1.临时性会议由总经理或相关权责主管在信息沟通之必要时提议，经总经理或相关部门主管同意时召开。1.1.1.2 会议管理a.例行性会议如有变更，原则上应提前半个工作日通知，如无变更则不另行通知。b.临时性会议原则上应至少提前1小时通知参加人员。c.会议参加者必须准时出席必要时填写签到表，因故无法到会者，事先须向主持人请假并取得许可，或派代理人出席（代理人应向主持人报备），迟到、早退者须向主持人报备，取得谅解及同意。d.会议应事先明确主题，与会人员应依据本职工作做好各种准备（包括资料、数据）。e.主持人应控制会议时程，尽量在规定的时间内结束会议。f.会议决议的落实实施情况，应作为下次会议议题之一。1.1.1.3 会议纪律a.参会人必须清楚与会目的，简单扼要的阐述需呈报事项；b.在进行专项讨论的时候，与会人员需围绕主题进行；c.会议主持人应根据讨论议题，适时的控制会议时间；d.会议中途需离席时，需向主持人说明；e.在会议主持人宣布会议结束后，方可散会。1.1.1.4 会议决议追踪落实。a.会议结束后，由会议主席根据会议沟通内容的重要程度决定是否签发会议纪要，并分发相关部门或人员。b.签发会议纪要的，由会议主席指定专人对会议纪要相关内容的落实情况进行追踪，并汇报追踪结果5.4.2计划、报表、报告和通告沟通计划、报表、报告和通告频次责任部门（车间或人员）呈报、主送抄送（报）月度工作计划各部门（科、车间或人员）总经理月度工作计划报告总经理生产报表生产日报日仓管员一生产副总生产部生产月报每月仓管员总经理、财务部生产副总、生产部质量报表外购外协品月检验员质量部经理物管部、生产部自制在制品日检验员r质量部经理生产部月质量部经理有关各部门交付后产品出现时销售-质量总经理有关各部门质量体系运行情况内审后管埋者代表总经理管理评审前管理者代表总经理废品损失报表月度生产部财务部或有关部门各部门产品开发报表开发结束项目组长生产部经理总经理工艺检查结果每日工艺员生产部经理车间主任生产工艺报告月度生产部经理总经理生产部、质量部采购情况报表及分析月度生产部经理采购部经理总经理供夙商开发及管理情况报告人事管理情况报告月度管理部总经理行政管理情况报告r后勤管理情况报告现场5S检查结果月度管理部经理生产部常务副总设备运行维护报表月度车间主任生产部动力消耗报表月度财务部仓库报表材料报表需要时，月度仓管员:生产、物管、财务半成品报表生产、财务成品报表生产、业务、财务总经理废品月报月度r财务总经理奖罚通告必要时管理部奖罚对象根据相关规定事务通告相关部门报告要求见【各部门主管报告要求】5.4.3其它沟通形式沟通方式适用时机工作联系单反映和解决行政事务方面宜用信息反馈单反映和解决质量问题宜用总经理信箱员工需要越级反映情况和提供意见的时候公告需要将信息告诉大部分人的时候电话时间紧迫或内容不重要个别交谈各级主管自定走访为了解更多信息和实际情况，以及体现诚意时用，对内部员工、外部的供应商、客户、合作者均适用调查表对员工和顾客满意度的调查沟通效果评价和沟通改进：见持续改进管理程序。沟通内容（信息）的归档与保存。5.6.1各部门均需做好信息原稿和接收信息的保管和归档、处置工作，属于文件类的按文件控制程序执行，属于记录类的按记录控制程序执行。6支持性文件各部门主管报告要求纠正和预防措施管理程序持续改进管理程序文件控制程序满意度管理程序记录控制程序7 记录会议签到表会议纪录议/一年工作联系单信息反馈单保存期三年保存期：重大会议/三年甚至更长；一般会保存期二年保存期二年