第三部分 文档处理的综合操作 培训讲座课件

第三部分 文档处理的综合操作1、样式的创建、修改与应用2、模板的创建和应用3、主控文档和子文档的创建与应用4、题注和书签的创建5、常用的几种自动功能6、邮件合并1、样式的创建、修改与应用(1) 样式的分类(2) 应用既定样式(3) 修改既定样式(4) 创建新样式(5）删除样式(1)样式的分类：字符样式;段落样式;(2)应用既定样式： 选中需要应用样式的内容,单击格式工具栏上的样式框或“样式和格式”面板中的样式。 (3) 修改既定样式：方法：在“样式和格式”面板中，单击所选样式右侧的按钮，选“修改”,即可调出修改面板(概念阐述)；注：样式一旦修改，所有使用该样式的内容均自动修改；概念阐述u基准样式：如果要创建的样式同某个已有的样式比较接近，则可以选择该样式作为基准，这样只需稍做修改即可。u添加到模板添加到模板: :将该样式添加到模板中,就会通过对模板中样式的相互调用,使用样式的应用范围从本文档扩展到其他文档. u自动更新：如果设置“自动更新”,则在应用同一样式的不同段落中，对任一段格式的修改，都会作用于其他相关段落,否则只会影响当前段落。方法：在“样式和格式” 面板中单击“新样式”按钮； (4) 创建新样式：（5）删除样式方法：在“样式和格式”面板中，单击所选样式右侧的下拉按钮，选“删除”；注:样式一旦删除，所有使用该样式的内容自动清除格式；2、模板的创建和应用（1）模板的概念（2）基于文档创建模板 (3) 基于模板再建模板（4）使用向导创建模板（5）模板的修改（6）模板间样式的相互调用（1）模板的概念n模板是一系列内容和样式的集合。n任何 Word 文档都是以模板为基础的，我们平常使用的Word文档，基本上都是基于Normal.dot.dot模板的,具有宋体、5号、两端对齐、单倍行距等属性。nWord提供了30多个应用于各种场合的预置模板，通过这些模板可以制作出各种类型的专业文档；n我们还可以根据需要创建自己的模板。（2）基于文档创建模板 方法： 新建文档，在文档中编辑内容和样式，另保存为“模板文件”。 注：模板保存于“本机模板”的“常用”项中。（3）基于模板新建模板n基于某种模板先创建文档或模板,再修改文档或模板的内容及样式,以新名称另存为模板文件.n注:基于文档创建的模板,其本质也是基于模板(normal)创建的新模板.（4）使用向导创建模板n模板向导是一种可根据用户现场提供的各种参数改变自身结构和面貌的一种特殊程序，可直接生成所需的模板；nWord提供了多种向导模板；n举例：利用向导生成名片(如图)。（5）模板的修改 方法： 基于模板新建文档或模板，进行修改后,再以同名称同路径执行“另存为”命令,以替换原来的模板；（6）模板间样式的相互调用n单击“工具”菜单下的“模板和加载项”，打开“模板和加载项”对话框；n选定“模板”标签，单击“管理器”按钮，打开管理器对话框；n单击“样式”选项卡，打开源模板，选定所需样式，单击“复制”按钮，即可将该样式添加到当前文档。3、主控文档和子文档的创建与应用（1）主控文档和子文档的概念（2）创建主控文档和子文档（3）展开和折叠子文档（4）合并和拆分子文档 (5）插入和删除子文档（6）重名子文档（1）主控文档和子文档的概念 在编辑一个长文档时，一方面会影响提取处理速度，另一方面用户查阅速度变慢；如果将文档的分为若干独立的文档，又无法进行统一处理，如设置页码、页眉页脚、目录等。 主控文档是处理长文档最合适的方法。主控文档包含若干个独立的子文档。我们既可对主控文档进行统一设置，又可对子文档独立编辑。（2）创建主控文档n创建主控文档：打开文档，进入大纲视图，使用内置的标题样式和大纲级别建立文档大纲，就创建了主控文档；注：各级大纲格式的有无设置。n主控文档工具栏：（2）创建子文档 在主控文档中，选择具有有效标题级别的标题和文本，然后单击“主控文档”工具栏中的“创建子文档”按钮。注：若主控文档中已经创建了子文档，则只有在已创建子文档展开的条件下，才能创建新的子文档。（3）展开和折叠子文档 单击“大纲”工具栏上的“展开子文档”或“折叠子文档”按钮。注：展开与折叠相对于所有子文档而言； 当子文档折叠后，以超链接的形式存在；（4）合并和拆分子文档n合并子文档：u条件：需合并的子文档必须位置相连。u方法：选择要合并的多个子文档（按shift），单击“合并子文档”按钮；n拆分子文档：u在子文档内选择要独立出去的子文档，单击“拆分子文档”按钮。（5）插入和删除子文档n在主控文档中，可以插入已有文档作为子文档。n插入子文档的方法：u选择插入点，单击“插入子文档”按钮；u注意：插入子文档时，已有子文档必须展开。n删除子文档的两种方法：u选中子文档，单击“大纲”工具栏中的“删除子文档”按钮，可将该子文档的形式删除，但标题级别保持不变；u选中子文档，按Del键，可将子文档删除，但这种删除仅删除了主控文档中的相关内容，并不影响文件在磁盘上的存储。u注：第一种方法，需要在已有子文档展开时进行；第二种方法，没有此要求。（6）子文档重命名n当折叠子文档时，子文档自动以第一行文本命名保存。n不能对子文档直接重新命名，而应在子文档折叠的情况下，对其相应独立文档进行另存为。n注：每次折叠都会自动生成相应子文档。4、插入题注和书签（1）插入题注（2）插入书签（1）插入题注n 题注用于为图形、图表和公式等添加说明；n方法：u 选择要插入题注的对象，执行“插入”/“引用”/“题注”；u 设置题注的标签、位置，及说明性文字；u将图片和题注进行组织；u根据要求确定组合后的版式；（2）插入书签作用：将光标快速定位到文档中的指定位置；方法：设置插入点，选择“插入”/“书签”；查看效果：执行“编辑”/“定位”命令注：书签命名不能以数字开头；5、使用各种自动功能（1）自动图文集（2）自动更正（3）自动编写摘要（4）自动生成目录（1）自动图文集u自动图文集是为方便使用各种常用文本、表格和图形对象而准备的图文集合，以快速地在文档中添加一些常用对象。u使用系统自带的自动图文集：选择“插入”/“自动图文集”命令，然后选择常用类型及内容； 注：中英文自动图文集的转换u创建自动图文集词条：内容：可以是文本、图片、表格等。方法：如果创建的对象是单纯的文本，可执行“插入”/“自动图文集”/ “自动图文集”命令，在打开的“自动更正”对话框的“自动图文集”选项卡中设置词条；如果创建的对象不是纯文本，可先将内容选中，再执行“插入”/“自动图文集”/ “新建”命令，为指定的内容命名即可。u引用自定义的自动图文集：执行“插入”/“自动图文集”/“正文”，再选择所需内容。（2）自动更正n此功能用于自动更改经常出现的习惯性拼写错误,并可用于输入中的以简代繁，造词、造句等；n选择“工具”/“自动更正”命令，打开对话框；n在“替换”框中输入要被替换的文本，在“替换为”框中输入替换的文本，单击“添加”按钮，即可扩展勘误表。（3）自动编写摘要n选择“工具”/“自动编写摘要”命令，打开“自动编写摘要”对话框；n设置摘要类型；n设置摘要长度：选择摘要内容占原文内容的百分比（以句数计算）。（4）目录自动生成u在大纲视图或页面视图下，设置文档的标题级别；u目录的生成： 定位插入点，执行“插入”/“引用”/“目录和索引”，在“目录”选项卡中，设置目录的格式。u目录的修改与使用 ：更新目录，按F9键；删除目录，先选内容再按Del键。目录独占一页6、邮件合并(1)创建主文档(2)创建数据源选择“工具”/“信函与邮件”/“合并邮件”，打开邮件合并面板,选择一种文档类型（信函、信封、标签、目录）；单击下一步，选择开始文档（使用当前文档、从模板开始、从现有文档开始）；单击下一步，选择收件人（使用现有列表、键入新列表、从Outlook联系人中选择）；创建新的数据源;保存数据源(3)编辑主文档插入合并域:单击下一步，“撰写信函”/“插入合并域”/“其他项目”；插入word域:单击“邮件合并”工具栏中的“插入word域”按钮，选择“fill-in”,输入提示文字和默认填充文字。保存主文档。6、邮件合并（4）合并邮件n若合并所有记录，则直接点击下一步；若有选择的合并，则需单击上一步，编辑收件人列表；n单击下一步，预览信函；n单击下一步，完成合并，若此时保存文档，则保存的是一个信函，包含多个文档，每个文档包含一条记录，如图；为了达到在同一个文档显示全部记录的目的，应单击“邮件合并”工具栏中的“合并到新文档”按钮，效果如图。6、邮件合并